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文档简介

电话与传真管理制度一、引言现代办公环境中，电话和传真作为重要的沟通工具，对于保持工作顺利进行和高效沟通起着至关重要的作用。为了规范和管理公司内部的电话和传真使用，制定电话与传真管理制度势在必行。本文档旨在确保电话和传真的安全使用，提高工作效率，减少沟通错误的发生。二、适用范围本电话与传真管理制度适用于公司全体员工，包括全职员工、兼职员工以及派驻外地的员工。三、职责分工1.管理部门负责制定和修订电话与传真管理制度，并进行推广和培训；2.各部门负责按照制度规定统一购买和维护电话和传真设备，并进行日常的管理；3.各员工负责合理使用电话和传真设备，并妥善保管账号和密码，不得将其泄露给他人。四、电话使用规定1.电话打卡：（1）所有员工上班及离开办公区域时，必须按规定进行电话打卡，以便管理部门对电话使用情况进行统计和管理；（2）外勤人员在外地工作期间，必须定期与公司进行电话联系，并及时报告工作情况。2.电话接听：（1）对于来电，员工应尽快接听，并礼貌地回答及处理对方提出的问题；（2）电话接听时，应保持专注，不得随意打闹或进行私人交谈；（3）电话接听结束后，必须及时记录来电信息，并按照规定进行处理和回复。3.长时间私人通话：（1）员工不得在上班时间内进行长时间的私人通话，以免影响工作进度；（2）若员工需要接打私人电话，应选择合适的时间和地点，不得影响他人的工作。4.电话会议：（1）对于需要召开电话会议的情况，部门负责人应提前通知相关人员，并确保电话会议能够按时进行；（2）电话会议期间，参会人员应保持专注，不得进行其他与会议无关的操作。五、传真使用规定1.传真发送：（1）发送传真前，员工应确认传真的内容和接收方的传真号码，以免出现传输错误；（2）传真件一旦发送，员工需保存传真送达成功的证据，并将其归档。2.传真接收：（1）员工应将接收到的传真及时进行分类整理，并将重要的传真及时转交相关人员；（2）接收到机密或重要的传真文件，员工应妥善保管，并按规定进行及时处理。3.传真转发：（1）员工若需将传真转发给其他人员，应先经过相关部门的批准，并保证传真的内容真实准确。六、安全管理1.账号和密码保护：（1）员工须妥善保管个人使用电话和传真的账号和密码，不得将其泄露给他人；（2）员工应定期更新密码，以保障账号的安全性。2.设备保护：（1）员工不得私自更改电话和传真设备的设置，如需更改，应经过相关部门批准；（2）员工应保持电话和传真设备的清洁，定期进行维护和保养，确保设备的正常使用。七、违纪处罚对于违反电话与传真管理制度的员工，将按照公司相关规定进行相应处理，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、解雇等。八、附则本电话与传真管理制度由管理部门负责解释，并进行必要的修订和补充。制度的修改和修订须经过相应程序，并及时通知全体员工。总结：电话与传真作为重要的办公工具，在现代办公环境中起着不可替代的作用。通过制定电话与传真管理制度，可以规范和

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