办公自动化第01章

办公自动化

OfficeAutomation1汉语言文学（文秘）应具有的职业素质高度的政治责任心和思想觉悟，较高的政策水平掌握本部门、本行业的业务知识，懂得本单位的专门业务和工作规律良好的工作作风，干练的办事能力，注重调查研究，办事认真负责，准确迅速，讲究效率较强的写作能力，口头表达能力，协调组织能力，应变能力等。掌握现代办公设备的使用与日常维护的技术，熟练操作计算机，掌握计算机基础知识，熟练掌握办公自动化基本技能。

2培养目标：本专业主要培养具有系统的秘书学理论知识，具有创新精神和初步科学研究能力，德、智、体、美全面发展，能胜任机关与企事业单位的文秘档案、文化宣传、新闻报道等方面的实际工作，或汉语言文学教学与研究工作的应用型高级专门人才。3高级文秘办公自动化要求Windows专业操作

上网操作

多媒体播放

病毒防治

office办公软件的使用

Word:图文混排,复杂表格的制作

Excel:电子表格,函数与公式，财务计算

Powerpoint:演示文稿制作。

打印、复印

软件安装、硬件配置及功能

4教学安排学时分配考核标准32学时，1-5,7，9,13周，15-18周；第6、8,12,14周上机平时成绩(30%)+期末考试(70%)注重学习的过程5要求通过本课程的学习，能够了解办公自动化的基本概念、掌握现代办公设备的使用和利用计算机进行文字处理和数据信息处理的方法,以及网络环境下的办公自动化和电子商务的基本概念及操作。熟练掌握Windows操作系统、Office软件、其他办公软件、常用软件、网络、通信等的基本使用。

6第1部分办公自动化概述第2部分办公自动化相关技术第3部分办公自动化常用设备第4部分办公自动化软件第5部分网络环境下的办公自动化第6部分电子商务与电子政务等主要内容7【第1章办公自动化概述主要内容】1.1办公自动化概述1.2办公自动化系统的建设与发展8要求：理解办公自动化定义，特点，功能了解OA系统系统的发展与前景掌握OA系统开发步骤掌握OA系统的构成要素91.1办公

1.办公的概念办公活动：办公活动是围绕企业或行政管理单位的最终目标而进行信息或事务处理和决策的活动。办公活动的主要任务是日常事务工作的组织、领导和实施计划等。最基本的办公事务有文字处理，报表处理，公文管理，文档管理，编辑、排版和印刷，日程管理，邮件处理，事务处理，计划安排以及通信处理等.102.传统办公方式存在问题：(1)劳动强度大，工作效率低，办事周期长。(2)办公质量低，数据可靠性差。(3)决策困难。(4)文件、材料的保存常常出现问题。(5)办公成本高，费用急剧增加。

传统办公活动=具体事务（90%）+决策分析（10%）我们的目标：新式办公活劢=具体事务（10%）+决策分析（90%）11一些问题*公司要签订一份合同，需要总裁签字，但是总裁出国怎么办？*一个大型公司，业务范围遍及全国，北京总部要查看昆明的销售业绩怎么办？*公关部门截获一个重要的商业机密，要及时传递给销售部门怎么办？*公司新进一批员工，迟迟不能进入角色怎么办？*公司新项目需要不同地域分公司进行合作，协调处理，共同构建项目计划怎么办？*……？12如果你是老板你该怎么办？13员工办公场景*每天打开电脑，单位或同行业发生的重要新闻一目了然；亟待处理的工作，系统给出具体明显的标示；当遇到问题或困难时，可以通过网上实时协同工具寻求帮助。*对销售部门而言，可以通过联网系统自动获取公司营业数据，相关信息可以通过联网系统迅速传递至各部门。*不同地域的相关责任部门，可以通过协作系统，共同对文档进行创建、修改等处理，协同办公。*……14一、

办公自动化的基本概念办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。国务院电子振兴办办公自动化专家会议办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。15办公设备的发展：笔墨纸砚——打字机、电报、电话机——电子计算机——复印机、传真机、影印机等办公公文和信函传递：人、马——传真机——网络——全面办公自动化16二、办公自动化实现的功能

办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

文字处理、数据处理、语音处理、图像处理、通信功能等。

17①、文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。②、文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。③、行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

18④、信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。⑤、决策支持。OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。⑥、图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。19如：(1)内部通信平台、信息发布平台的建立。

(2)工作流程的自动化。

(3)文档管理的自动化。

(4)辅助办公。

(5)信息集成。

(6)分布式办公的实现。20办公自动化系统核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需要的信息。事务层：包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件管理、人事管理、资源管理等；管理层：包含事务层，是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统结合的办公系统。决策层：具有决策（辅助决策）功能的最高级系统。三、

办公自动化系统的层次模型21办公自动化的内容1．公文管理2．会议管理3．部门事务处理4．个人办公管理5．领导日程管理6．文档资料管理7．人员权限管理8．业务信息管理22232425261）OA系统的开发

1.OA系统分析

OA系统分析是开发研制OA系统的第一个阶段，其目的是建立一个明确、具体而又切实可行的系统，即解决“做什么”的问题。其具体步骤如下：(1)调查研究(2)可行性分析

(3)用户需求分析(4)系统总体规划四、办公自动化系统的建设与发展27

2.OA系统设计 系统设计阶段的工作分为总体设计和详细设计。

3.OA系统实施

(1)编程

(2)测试

4.OA系统的运行与维护

282）OA系统的构成要素 一个典型的办公自动化系统大致包括六种要素：人员、组织机构、办公制度与办公例程、技术工具、办公信息和办公环境。

1.人员

(1)信息使用人员。

(2)系统使用人员。

(3)系统服务人员。

29

2.组织机构 现行办公组织或办公机构的设置很大程度上决定了OA系统的总体结构。

3.办公制度 办公制度是有关办公业务办理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则，也是设计OA系统的依据之一。

304.技术工具

技术工具包括支持办公活动的各种设备和技术手段，是决定办公质量的物质基础。OA系统中的设备主要为三大类：计算机、通信设备和其他办公设备，如传真机、复印机、多功能一体机等。

31

5.办公信息 办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。

6.办公环境 办公环境包括内部环境和外部环境两部分。322）未来的OA系统未来的OA系统将向以下几个方向发展：(1)小型化。(2)集成化。①网络的集成，②应用程序的集成，③数据的集成④界面的集成。

(3)网络化。(4)智能化。(5)多媒体化。33具体发展趋势办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化办公管理知识化办公系统智能化34五、办公自动化系统应用1.信息一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括四个环节：信息采集、信息加工、信息传输和信息保存。 信息是事物发出的对于接收者来说是预先不知道的消息、指令、数据等，是通过一定的具体方式（文字、数据、声音、图形、影像等）表现出来的。35信息化社会3C（人类社会的生产活动和社会活动的“三化”）通信化——Communication

计算机化——Computerization

自动控制化——Control4A（单位或产业的“四化”）：工厂自动化——FactoryAutomation

办公自动化——OfficeAutomation

家庭自动化——HomeAutomation

农业自动化——AgricultureAutomation362.管理信息系统1）

管理信息管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据的总称。管理信息的表现形式有：报告、报表、单据、进度图，此外，还有计划书、协议、标准、定额等，类似于报告的形式。372）管理信息系统MIS（ManagementInforamtionSystem)

管理信息系统是一个由人、计算机组成的能进行信息的搜集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。

管理信息系统能实测企业的各种运行情况；利用过去的数据预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。38内容组成●数据录入●数据维护；●

数据查询；●数据统计及报表打印；●系统维护；●其他辅助功能；●帮助系统。394041424344办公信息系统的举例1)政府型办公信息系统2)事业型办公信息系统3)企业型办公信息系统4)经营型办公信息系统5)专业型办公信息系统6)案例型办公信息系统7)控制中心型办公信息系统8)事务型办公信息系统45××省政府OIS的应用实例46471.是当今社会发展的潮流和趋势，其程度标志着一个国家的生产力发展水平。

A全球化B市场化C信息化D军事化

2.“管理信息系统”的英文缩写是。

ACADBEDICCIMSDMIS482.在使用WindowsXP的过程中，若出现鼠标故障，在不能使用鼠标的情况下，可以打开“开始”菜单的操作是。

A按<Ctrl>+<Shift>键B按空格键C按<Ctrl>+<Esc>键D按<Shift>+<Tab>493.当前窗口处于最大化状态，双击该窗口标题栏，则相当于单击。

A最小化B关闭按钮C还原按钮D系统控制按钮504.WindowsXP中，当一个应用程序窗口被最小化后，该应用程序。

A被转入后台执行B被暂停执行C被终止执行D继续在前台执行

516、选定多个连续的文件或文件夹，应首先选定第一个文件或文件夹，然后按__键，单击最后一个文件或文件夹。

ATabBAltCShiftDCtrl

527、在Windows操作系统中__。

ADos应用程序窗口与Windows应用程序窗