会计电算化课件

會計電算化第一章概論會計電算化是融會計學、電腦技術和管理資訊系統為一體的邊緣學科。1954年美國通用電器公司的工資核算系統開創會計數據處理的新紀元，引起了革命性變革1981年8月，在財政部、第一機械工業部、中國會計學會的支持下，由中國人民大學和長春第一汽車製造廠聯合召開了“財務、會計、成本應用電腦問題討論會”，在會上首次提出了“會計電算化”的概念。會計電算化的概念第一節目前，對會計電算化還沒有嚴格的定義，其名稱也不統一。其基本內涵是將電腦技術應用到會計工作中，屬於管理資訊系統的一部分。但絕不僅僅是取代手工，而是實現會計資訊處理質的飛躍，會對會計理論和實物產生很大影響。資訊系統理論、電腦技術以及會計理論和方法是會計電算化的理論基礎和支柱。會計電算化的概念第一節數據：數據是反映客觀事物的性質、形態、結構和特徵的符號，是對客觀事物屬性的描述。它即可以是定量描述客觀事物的數字，也可以是定性描述客觀事物的字母、文字或其他符號。會計數據：會計數據則是用以描述會計事項，反映會計業務發生和完成情況，作為會計加工處理對象的數據，主要包括生產經營過程中產生的引起會計要素增減變動的原始數據，進入會計資訊系統中的各種原始憑證則是會計數據的載體。一、會計數據資訊：資訊是經過加工、處理的數據，是對數據的綜合和解釋，是數據加工的“產品”。會計資訊：是經過記錄、計算、分類、匯總的會計數據。按一定的規則收集原始憑證，經處理而形成的各種賬簿和報表則是會計資訊。會計數據和會計資訊並無嚴格界限，在會計處理過程中，經過加工處理的會計資訊，往往又成為後續處理的數據，會計數據和資訊的這種交替過程，存在於會計處理的各個環節之中。如在制證環節，原始憑證是會計數據，加工後的記賬憑證則是會計資訊；然而，在記賬環節，記賬憑證又是會計數據，總賬和明細賬是會計資訊；同樣，在報表和計畫編制環節，總賬和明細賬又成為會計報表和財務計畫等綜合會計資訊的會計數據。二、會計資訊1、數據來源廣，資訊處理量大2、數據關係複雜3、綜合性強4、規範性要求嚴格5、準確性要求高6、可追溯性及可驗證性強7、週期性重複，及時性要求高8、會計資訊層次多三、會計資訊處理的特點

所謂系統是由相互作用、相互聯繫的若干組成部分構成的，具有特定目標的統一體或有機整體。作為一個系統，必須滿足以下條件：

1、由兩個或兩個以上的組成部分構成；

2、各要素之間是相互聯繫、相互作用的；

3、各要素之間的聯繫和作用能產生整體功能。四、系統的概念1、整體性：系統是諸要素的有機組合，而不是簡單相加。系統具有其整體屬性、整體功能和整體運行規律。這種整體性是系統各要素之間相互聯繫、相互作用、協同動作的結果。2、相關性：系統各要素之間、各子系統之間、系統與環境之間都是相互聯繫、相互作用、相互依存、相互制約的。系統中每個要素和子系統都依賴於其他要素和子系統而存在，整個系統則依賴於環境而存在。3、層次性：系統可逐級分解細化，形成多級子系統。層次越低所完成的功能越具體，結構越簡單；層次越高所完成的功能越多種多樣，結構越複雜。4、動態性：系統均有其生命週期，有一個從孕育、形成、完善、成熟到改進或消亡的過程。5、目的性：任何系統都是為達到一定的目標而建立的。系統的目標是確定系統功能結構的依據。6、環境適應性：任何系統都存在於特定的環境之中，為適應不斷變化的外部環境，必須不斷地調整和改進系統的目標和功能系統的特徵資訊系統是指以資訊為處理對象的系統，其主要任務是進行資訊的收集、傳輸、存貯、加工，並在必要時向用戶提供資訊。每個資訊系統都有自己的目標，它決定了該系統將接受什麼數據，如何加工以便將這些數據轉化為資訊。資訊系統主要有管理資訊系統(MIS)，決策支持系統(DSS)等。五、資訊系統

資訊會計資訊系統是管理資訊系統的一個子系統，是專門用於收集、存貯、傳輸和加工會計數據，輸出會計資訊的資訊系統。會計的各項活動都與數據和資訊有關。會計資訊系統基本目標是核算和反映會計主體經濟活動的全部過程。它所定量描述的資金運動過程，與生產經營活動有明顯的同步性和一致性。所以會計資訊系統的首要目標是正確、及時、完整、全面地記錄和反映會計主體經濟活動的客觀情況，如各種資產的增減變動情況，負債的取得和清償情況，營業收入和成本費用的發生，利潤的形成和分配情況等。充分利用這些會計資訊進行分析和預測，為各級管理人員和投資者、債權人等提供決策支持。六、會計資訊系統

以電腦為主要資訊處理手段的會計資訊系統，通常稱為電算化會計資訊系統。它是一個人機系統，由會計人員、電腦硬體、電腦軟體以及系統運行規範等要素組成。１、會計人員。會計人員是電算化會計資訊系統的主體。包括從事會計業務處理的會計人員和從事系統開發、組織和維護的系統設計人員和系統管理員等。

2、電腦硬體。指進行會計數據輸入、處理、存貯、傳輸和輸出的各種電子設備。3、電腦軟體。電腦軟體包括系統軟體和會計軟體。系統軟體包括操作系統、資料庫管理系統等；會計軟體是專門用於會計數據處理的應用軟體。4、系統運行規範。指保證電算化會計資訊系統正常運行的各種制度和控制程式。七、電算化會計資訊系統

1、共同點（1）系統目標基本相同。（2）遵守相同的會計規範及各項政策制度。（3）遵守相同的會計理論和會計方法。（4）資訊系統的基本功能相同。

2、差別（1）運算工具不同。（2）資訊載體不同。其優點是數據處理迅速、方便；其缺點是刪除或被纂改後不留痕跡。（3）會計資訊的表示方法不同。大量的會計資訊要加以代碼化。八、電算化會計資訊系統與手工會計處理系統的異同（4）資訊處理方式不同。手工處理由許多人分工協作共同完成記賬、算賬、編表，通過證、賬、表核對保證數據的正確性。而電算化則由電腦集中完成全部的會計處理。原來的分類、登記、計算轉變為輸入、審核、處理、查詢、列印等電腦操作。這使得會計人員有更多的精力從事對財務活動的分析和控制。（5）內部控制制度和控制方法不同。手工方式最主要的措施是通過人員之間的職責分離實現相互牽制，完成各種檢查，核對和審核。在電算化系統中，某些職責分離，相互牽制的控制措施失去效用，加之磁介質數據能被不留痕跡地進行修改和刪除。為系統的安全可靠，必須結合電算化系統的特點，建立更為嚴格的內部控制制度。八、電算化會計資訊系統與手工會計處理系統的異同（6）資訊輸出的內容和方式不同。電算化系統所能提供的會計資訊無論在數量上還是在品質上都遠遠優於手工。（7）會計檔案的保管形式不同。（8）系統運行環境要求不同。

結論:電腦的應用對傳統的會計方法、會計理論都將發生巨大的影響，從而引起會計制度、會計工作管理體制的變革。會計電算化促進著會計工作的規範化、標準化、通用化和現代化。八、電算化會計資訊系統與手工會計處理系統的異同一、美國會計電算化的特點：1.專用會計軟體和通用會計軟體同時並存，相互補充。大型企業和特殊行業一般都用專用會計軟體；而中、小型企業一般用通用會計軟體。2.會計軟體市場競爭激烈。3.會計軟體的開放性不斷增強。4.各種會計軟體的功能日趨接近。5.會計軟體規範引起重視。6.以通用電子錶格軟體作為會計軟體使用。國內外會計電算化綜述第二節日本的會計電算化起步較早，發展也較快。主要有如下特點：1、日本的會計專用電腦。專門用於會計數據處理的電腦系統。簡單的專用機就是在一般微機的基礎上，將專用的操作系統和會計軟體固化在機器內而成；較複雜的專用機則是在主機的基礎上配置專用的鍵盤、大型顯示器、賬票印表機及專用會計軟體而成。2、日本的專用會計軟體。日本的大公司技術力量雄厚，電腦設備先進，有足夠的開發會計軟體的能力，致使日本各大公司通常都自己開發本公司的會計軟體，其特點是：（1）系統性強、網路化程度高。（2）數據輸入方法先進。3、日本的會計軟體規範性較強。二、日本會計電算化的特點

國外的會計軟體大都經歷了十幾年甚至幾十年的發展。軟體在研製思想上注重審計線索和高度集成性等方面都表現得很完善。

1．國外會計軟體重視軟體的內部控制功能

2．國外會計軟體適應現代審計的需求

3．國外會計軟體集成化程度高三、國外會計軟體的特點

我國會計電算化起步於七十年代，可分為三個階段：

1、試驗探索階段（1983年以前）（1）處理內容量大，簡單重複的單項會計業務；（2）以手工處理為主，電腦處理為輔；（3）僅限於極少數企業單位；（4）會計人員參與系統開發少，操作使用電腦的能力很差，複合型人才奇缺；（5）從軟硬體平臺看，硬體設備是中小型電腦；而軟體方面，沒有中文操作系統，程式設計語言以COBOL等為主。

2、自發無序發展階段（1983-1987年）（1）從處理內容看，從單項核算擴展到大部分會計核算業務並逐漸形成較完善的電算化會計資訊系統，在系統內實現數據共用；（2）應用企業迅速增加；（3）複合型人才大量出現，部分高校和研究機構開始招收會計電算化方向的研究生；（4）從軟硬體平臺看，硬體設備以微機為主，軟體方面使用了漢字操作系統，程式設計語言以資料庫語言DBASEⅡ、Ⅲ為主；（5）軟體的研製以應用單位開發為主，各級行業主管部門積極組織研製適合本行業特點的通用會計軟體。四、我國會計電算化的發展歷程及現狀存在的主要問題各單位自行組織開發，低水準重複開發現象嚴重。定點開發的專用軟體多，通用性強、適用範圍廣的會計軟體少。盲目購置設備，重視硬體投資，忽視軟體開發投資，設備利用率低下。四、我國會計電算化的發展歷程及現狀3、有序發展階段（1988年至今）

1989年，財政部頒發了《會計核算軟體管理的幾項規定》，1990年，財政部又頒佈了《關於會計核算軟體評審的補充規定》。這一階段會計電算化工作的突出特點是：（1）多用戶系統、網路系統；（2）由會計核算電算化向財務管理電算化發展；（3）出現商品化、通用化會計軟體；（4）湧現出專門從事會計軟體開發、研製、推廣、銷售的軟體公司；（5）支撐環境不斷提高，新型資料庫Oracle、SQLServer、Sybase、FoxPro等，也被越來越多的單位所採用。（6）會計電算化工作引起各級主管部門的廣泛重視。四、我國會計電算化的發展歷程及現狀

我國會計電算化工作儘管發展很快，但仍存在不少問題，主要表現在：（1）會計電算化還沒有完全普及，還有部分企業仍停留在手工操作水準上；（2）會計軟體處理的內容仍以核算為主，財務分析、財務管理、財務預測、決策的軟體較少，且品質不高，實用性較差，會計電算化深度還很有限，電腦主要限於代替手工記賬、算賬，將電腦用於輔助財會人員進行管理和決策，對會計資訊進行深層次的分析利用不多；（3）人才仍然缺乏。（4）發展尚不平衡，大型企業與中小型企業、沿海企業與內地企業、中央企業與地方企業、金融企業、工業企業與其他行業之間，在應用水準、深度和廣度上都存在十分明顯的差距。四、我國會計電算化的發展歷程及現狀1、會計軟體由核算型向管理型發展

1996年4月，中國會計學會召開會計電算化研討會，首次提出會計軟體應當由“核算型”向“管理型”發展，即由會計資訊系統向財務決策支持系統方向發展。從某種意義上講，管理就是決策，決策貫穿於整個管理過程。2、會計軟體由封閉型向開放式網路型發展隨著網路技術的發展，以及會計軟體不斷發展，會計軟體逐漸演變為網路財務軟體。網路財務軟體是以全面會計核算和企業級財務管理為基礎。五、我國會計電算化的未來發展

目前，電腦網絡正在改變著企業的業務形態和運營方式，也必然會影響和改變財務管理模式以及財會工作方式。網路財務軟體包括電算化會計資訊系統和財務決策支持系統兩部分，其主要功能如下:（1）網路核算：網路財務軟體的核心動力是網路核算，推動了財務管理從桌面走向網路；（2）協同業務：網上採購、網上銷售、網上服務等工作；（3）遠程處理：遠程報賬、遠程財務監控、遠程審計、遠程報稅、遠程報關等；（4）線上管理：線上資金調度、異地轉賬、線上證券投資等；（5）電子單據：網路財務將使會計介質發生全面變化，將出現各種電子單據；（6）電子貨幣：貨幣的電子化以及在此基礎上的網上支付、網上結算等。五、我國會計電算化的未來發展

3、網路財務軟體將建立“ASP商務服務”

ASP（ApplicationServiceProvider應用服務提供商）是指那些通過網路來為廣大客戶提供各種服務的商家。ASP是透過因特網提供企業所需的各種應用軟體服務。ASP強調以網路軟體服務為核心，替企業提供主機服務及管理和維護應用軟體。企業使用這些服務，只需終端電腦，通過因特網連接到ASP服務網站，鍵入公司登錄名及密碼即可，極大的方便了中小企業開展電子商務活動。

五、我國會計電算化的未來發展1、提出了會計理論的新課題隨著會計電算化的普及和網路的國際化，傳統的觀念、傳統的會計理論將受到嚴峻的挑戰，會計理論的新課題將擺在面前。(1)持續經營(2)會計分期(3)權責發生制(4)會計要素的確認與計量六、網路財務軟體的發展對會計理論與實務的影響2、規範性要求的提高會計電算化在過去的發展歷程中，基本上是按傳統的會計規範來處理會計實務，會計軟體除了作些小的改造，無法取得突破性的進展。（1）會計科目的統一第一：一級科目代碼長度的統一。第二：一級科目代碼對應的科目名稱的統一。會計科目代碼長度的統一與對應科目名稱的統一，將為上級企業和政府部門的數據採集、共用、匯總等帶來極大方便。（2）記賬憑證種類的統一（3）三大會計報表格式的統一

六、網路財務軟體的發展對會計理論與實務的影響3、賬簿形式的變革

(1)賬簿載體形式的改造。

(2)賬簿格式的改造。4、取消不必要的中間數據存儲。5、完善內部控制制度。6、促進審計工作的現代化

六、網路財務軟體的發展對會計理論與實務的影響一、會計軟體的開發方法1、生命週期法生命週期法是普遍使用的資訊系統開發方法，在系統開發中得到了廣泛的應用和推廣。它將資訊系統開發的全過程嚴格劃分為六個階段，即系統調查、系統分析、系統設計、程式設計、系統測試和運行維護。這六個階段構成了軟體的生命週期。各階段的主要任務及產生的文檔如表1-1所示。優點是便於大型系統開發，缺點是基於兩個基本的假定，即一是系統的目標能反映用戶的要求，二是系統開發的環境是相對穩定的。但是隨著企業環境的變化和時間的推移，用戶會不斷提出新的需求，用戶需求的多變性和系統運行環境的不確定性，動搖了該方法的應用前提。

會計軟體的開發方法與開發工具第三節生命週期各階段

主要任務

應形成的主要文檔系統調查階段瞭解用戶需求，摸清現行系統情況，描述原系統的會計數據量和數據流，分析建立新系統的必要性和可行性，確定新系統的目標和規模。系統調查報告;可行性研究報告;系統開發計畫。系統分析階段

對調查資料和用戶需求進行深入分析，抓住本質，找出關鍵問題，改進現行系統，補充新的功能，提出電腦會計資訊系統模型。系統分析說明書。系統設計階段根據系統模型，建立包括資料庫、基表結構和輸入、輸出內容在內的系統結構，對系統目標進行逐層分解，繪製系統模組劃分圖，定義各模組的功能、演算法、輸入、輸出、所用數據的來源和模組之間的數據傳遞關係等。系統設計說明書包括：總體設計詳細設計程式設計階段根據系統的詳細設計說明書，用指定的程式設計語言或開發工具予以實現，並進行反復調試，直至生成電腦可運行的高效根源程式代碼和可執行代碼。程式設計說明書;根源程式清單。系統測試階段

用模擬數據或系統前期數據對系統各模組進行單項調試和聯調，測試系統的正確性，判別系統功能是否達到要求，並對系統能否正式使用作出判斷。系統測試報告;用戶使用手冊。運行維護階段

對系統設計、程式設計和系統測試中未發現的問題進行修改和補充；對系統由於內外部環境和需求變化引起的變動進行修補；對系統使用者誤操作引起的系統非正常狀態和系統意外故障進行維護。系統運行日誌;系統維護報告。表1-1生命週期法開發會計資訊系統各階段的任務及應形成的文檔用戶需求程式設計用戶使用系統分析系統調查系統測試圖1-1生命週期法（瀑布式軟體開發方法）系統設計2、原型法（1）原型法的概念原型法的基本思想是：在獲得用戶基本需求的基礎上快速地構造系統工作模型，即初始模型，然後演示這個原型系統，在用戶參與的情況下，按用戶合理而又可行的要求，不斷地修改這一原型系統。每次修改都使系統得到一個更加完善的新原型，直到用戶滿意為止。主要內容如下:①主要功能模組

②會計資訊系統的主要數據存儲結構

③反映系統概貌的主要用戶介面

④主要輸入、輸出內容，如憑證輸入和賬表輸出

⑤與其他系統的介面關係

一、會計軟體的開發方法圖1-2原型法的開發流程（2）原型法的工作流程優點，開發週期短，見效快，可邊開發、邊使用，邊提高用戶的應用水準，能適應多變的開發環境和用戶需求。缺點，開發系統採用原型法，需要互動式開發環境和先進的開發工具支持，其初始原型設計較為困難。

（3）構造初始原型的原則

①盡可能利用現成軟體和模型，採用堆積木式組合方法快速構造原型。

②按最小系統原則構造具有代表性的小規模典型系統。

③利用高效率軟體工具生成原型。一、會計軟體的開發方法3、面向對象的開發方法面向對象方法是一種新的軟體開發方法，具有如下基本特徵。（1）把對象看成是數據和有關操作的封裝體①對象的名稱②數據：用來描述對象屬性的存儲或數據結構，它表明了對象的一個狀態③操作：即對象的行為，分為兩類：一類是對象自身承受的操作，即操作結果修改了對象自身原有的屬性狀態，另一類是施加於其他對象的操作，即將產生的輸出結果作為消息發送的操作，對象內的操作通常稱為方法④介面：主要指對外介面，是指對象受理外部消息所指定操作的名稱集合

一、會計軟體的開發方法

（2）面向對象方法運用了類與繼承的概念類：具有相同結構、操作並遵守相同約束規則的對象聚合在一起，稱之為類。類用來描述具有相同屬性和方法的集合，它定義了該集合中每個對象所共有的屬性和方法。對象是類的實例。繼承：一個類可以定義為另一個類的擴充或受限。這樣就可以通過繼承關係用原有的類來構造新的類。原有的類稱作父類，新類被稱為子類。通過繼承，軟體設計人員可以從現實中抽取具有普遍意義的類，然後通過繼承複用這些類，從而減少代碼數量。一、會計軟體的開發方法類的定義包括：

①類名：定義類的名稱；

②繼承：指子類繼承其父類的屬性、結構和功能；

③數據結構：是對該類數據的組織結構的描述；

④操作：指該類通用功能的具體實現方法；

⑤介面：指面向其他類統一的外部通訊協議。（3）面向對象方法用消息將對象動態地鏈接在一起（4）面向對象方法具有資訊隱藏性如果能按人們通常的思維方式來建立問題域的模型，則可以提高公共問題域中軟體模組化和可重用化的可能性。基於資訊隱蔽和抽象數據類型概念，把系統中的所有資源都看成對象，每個對象把一個數據類型和一組過程封裝在一起，並在定義對象時可以規定外界在其上運行的許可權。因此可以認為：面向對象=數據抽象+資訊隱蔽+繼承性+動態連接一、會計軟體的開發方法面向對象的開發方法的優點：①模組性：對象是一個功能和數據獨立的單元，相互之間只能通過對象認可的途徑進行通訊，相互可以較為自由地為各個不同的模組所使用；②封裝性：為資訊隱蔽提供具體的實現手段，用戶不必清楚對象的內部細節，只要瞭解其功能描述就可以使用；③可重用性：繼承性提供了一種代碼共用的手段，可以避免重複的代碼設計，使得面向對象的方法確實有效；④靈活性：對象的功能執行是消息傳遞時確定的，支持對象的主體特徵，使得對象可以根據自身的特點進行功能實現，提高了程式設計的靈活性；⑤易維護性：對象實現了抽象和封裝，使其中可能出現的錯誤限制在自身，不會向外傳播、易於檢錯和修改；⑥可擴充性：面向對象方法可以通過繼承機制來不斷地擴充系統功能，而不影響原有軟體的運行。一、會計軟體的開發方法4、面向對象方法、生命週期法、快速原型法相結合的系統開發方法軟體開發方法有很多，每種開發方法都有不同的特點，將各種不同的軟體開發方法有機的結合起來，取各種開發方法的長處和優點，是進行技術攻關的可取路線。三種方法相結合的技術路線如圖1-3所示。以生命週期法為主線，在系統開發過程中運用原型法快速構造系統原形，開發原型系統直到滿意為止，將滿意原型經系統測試後交付用戶使用，系統是不斷擴充的，直到完成全部系統的目標為止。在系統開發過程的每一步都採用面向對象的開發方法，特別是在程式設計中，充分利用面向對象方法的封裝性、繼承性、可重用性和易維護性等特點，快速開發系統原型。從而將這三種開發方法的優點有機地結合起來，相互取長補短，充分發揮整合後的優勢，使系統的開發過程呈現出螺旋式上升過程。因此，也有人將其稱為螺旋式開發方法，其開發過程如圖1-4所示。一、會計軟體的開發方法圖1-3三種方法相結合的技術路線圖

每完成一次迴圈就完成一個軟件開發週期，當環境發生變化時，又會對系統提出新的要求，又會開始新的一輪系統開發週期，但這並不意味著原系統的生命終止，而是對原系統的改造和昇華，這種改造和昇華或者是對原系統的功能修補擴充，或者是由於電腦技術不斷進步，更換軟體的運行平臺和開發工具，或者是兩者兼有，即使是更換軟體的運行平臺和開發工具，原系統的設計思想、原系統的功能和原系統的數據，新系統都要有所繼承和沿用。因此，整個系統開發呈現出螺旋式的循序漸進過程。圖1-4螺旋式系統開發方法1、會計軟體的運行平臺

會計軟體的運行平臺由硬體、系統軟體、資料庫管理系統三個主要部分組成，其中硬體由伺服器、終端機、網路佈線等組成，系統軟體由網路軟體（如Windows2000Server等）和操作系統（Unix、Windows等）組成，再加上資料庫管理系統（Oracle、SQLServer等）就構成了目前普遍採用的Client∕Server體系結構。

C/S結構是面向企業內部局域網資訊共用交流的一種體系結構，在企業內部可共用數據和資訊。企業管理者可以通過企業內部的局域網獲得財務、成本、材料、生產、銷售、服務等相關資訊。但是基於C/S結構的資訊系統只能提供內部某一區域的資訊，所瞭解的資訊受地理位置的限制，在當今企業組織模式下，很難滿足企業管理者掌握企業全部資訊的需求。

B/S結構是面向企業外部資訊收集、交流、共用的一種體系結構。利用B/S結構企業管理者可通過Internet獲得並共用豐富的企業內部及企業外部資訊。企業應結合C/S結構處理內部資訊的優勢和B/S結構處理外部資訊和發佈內部資訊的優勢，將二者結合起來，建立基於C/S和B/S的資訊系統，其結構如圖1-5所示。二、會計軟體的運行平臺與開發工具圖1-5C/S與B/S結合的資訊系統結構圖1.會計軟體的運行平臺

從圖1-5可見，企業資訊系統是通過C/S結構進行企業內部的資訊共用，通過B/S結構進行內、外部資訊共用，而C/S與B/S的介面通過核心伺服器介面部件集成，這樣C/S與B/S系統就結合成一個系統。企業內部人員通過局域網可以獲取企業內部資訊，同時可以通過核心伺服器的轉換作用實現對企業外部資訊的訪問。二、會計軟體的運行平臺與開發工具2.會計軟體的開發工具一般在網路管理層，由系統管理員設置用戶名、登陸號、口令等網路管理參數。在資料庫管理系統層，由資料庫管理員完成會計資訊系統所用資料庫的創建、分配表空間、設置資料庫訪問許可權等資料庫級管理工作，一般會計資訊系統與企業的其他管理資訊系統共用同一資料庫。在開發工具中，由會計資訊系統設計人員完成創建數據基表。編程人員根據任務書和數據基表結構，利用開發工具進行軟體開發。開發工具通過專用資料庫介面或通用資料庫介面（ODBC）與資料庫連接，專用資料庫介面在數據傳輸速度、效率、性能方面都要優越於通用資料庫介面，只有連接資料庫成功之後，開發工具才能對數據庫中的數據進行操作。數據操作有數據定義和數據維護兩種類型，二、會計軟體的運行平臺與開發工具數據定義是定義數據基表及其結構，是對數據基表列向（字段）結構進行定義，包括各字段的名稱、數據類型、長度、小數位數（數值型）以及完整性約束等。數據維護是對數據基表中的數據進行增、刪、改等操作，是對存儲在數據基表中的數據進行行向（記錄）維護。數據定義在開發工具中由專用模組實現，以交互方式實現，在程式中一部分開發工具不直接支持數據定義語句（SQL：DDL語句），但有一部分開發工具在嵌入的SQL語句中直接支持數據定義語句。而數據維護則不然，既可以交互完成，也可以編寫在程式中由程式完成，所有的開發工具在程式中都支持數據維護語句（SQL：DML語句）。二、會計軟體的運行平臺與開發工具PB：Sybase公司產品，是開發C/S結構MIS的首選開發工具。VB：Microsoft公司產品，是開發C/S結構MIS的較好開發工具。VF：Microsoft公司產品，是開發C/S結構MIS的開發工具。Delphi：Borland公司產品，是開發C/S結構MIS和系統軟體的開發工具。VC：Microsoft公司產品，是開發C/S結構MIS和系統軟體的開發工具。Java（JSP）：Microsoft公司產品，是開發B/S結構MIS的開發工具。ASP：是開發B/S結構MIS的開發工具。二、會計軟體的運行平臺與開發工具一、電算化會計資訊系統的系統劃分系統劃分為：總賬、報表、系統管理、應收款管理、應付款管理、工資管理、固定資產管理、成本管理、資金管理、存貨核算、庫存管理、銷售管理、採購管理、採購計畫。總賬、報表、系統管理是會計軟體必不可少的子系，在所有子系統中，以總賬為核心，都直接或間接地與總賬有數據傳遞關係，或者向總賬傳遞數據，或者從總賬中讀取數據。所有子系統中的報表都由報表子系統生成。這樣劃分的系統組成雖然明確、細緻，但其系統劃分過於繁雜、瑣碎，使子系統之間的搭配使用和數據傳遞關係複雜化，其系統劃分不盡合理。會計電算化資訊系統組成與數據處理流程第四節電算化會計資訊系統的系統劃分應遵循以下原則。1、可拆裝性原則。允許用戶方便地掛裝或卸掉某些子系統或模組，而不影響其他子系統或模組的正常運行。2、高內聚低耦合原則。即儘量把聯繫密切的功能放在一個子系統中，在同一子系統中的諸功能聯繫越密切，其內聚度越高；把聯繫不密切的功能放在不同的子系統中，儘量減少不同子系統之間的聯繫，包括功能調用關係和數據傳遞關係，各子系統之間聯繫越少，其耦合度越低。3、通用化原則。子系統及模組劃分要有助於提高系統的通用性，也就是說要儘量把能通用的子系統和功能模組獨立出來，把不能通用的子系統和功能模組也儘量獨立出來。對通用的子系統和功能模組採用外掛的方式與其他子系統聯繫起來。4、與管理職能相適應原則。各子系統和功能模組的劃分要以管理職能為基礎，適應管理業務流程，以便對企業的管理方法、習慣、組織機構等產生較少的影響。一、電算化會計資訊系統的系統劃分

電算化會計資訊系統比較合理的劃分方法是將系統劃分為：系統管理、憑證管理、出納管理、賬簿管理、報表管理、工資管理、固定資產管理、成本管理、供應管理、銷售管理十個子系統。在圖1-6中，把系統管理、憑證管理、出納管理、賬簿管理、報表管理五個子系統稱為核心子系統，而將工資管理、固定資產管理、成本管理、供應管理、銷售管理五個子系統稱為週邊子系統。之所以如此劃分，有以下幾點理由：

1、核心子系統是任何會計軟體所必需的，它們體現了會計軟體的本質特徵，是會計軟體區別於其他軟體的根本標誌；而其他子系統是否需要，則取決於各單位業務特點。

一、電算化會計資訊系統的系統劃分圖1-6電算化會計資訊系統的系統組成圖

2、會計資訊系統的核心子系統是企業中任何其他管理資訊系統所無法替代的，而各週邊子系統的功能，與管理資訊系統中的設備管理、人力資源管理、生產管理等子系統則存在著大量的重複與交叉。

3、核心子系統不僅是所有會計軟體所必備的，而且具有統一性高、規範性強、容易實現通用化的特點。對核心子系統的開發方法和技術細節進行研究，不僅更具有普遍意義和實用價值，而且便於導出反映會計軟體開發一般規律性的理論和方法，一、電算化會計資訊系統的系統劃分

1、系統管理的主要功能。

對核心子系統的其他子系統進行統一的運行管理、參數設置、許可權管理和基礎數據管理等。其功能包括：（1）賬套管理。包括賬套的建立、修改等；（2）賬套數據管理。包括各種數據字典的維護；（3）許可權管理。包括建立和分配各操作員的許可權，如功能模組的運行許可權、會計科目的使用權限等；（4）參數設置。包括憑證類別設置、會計期間設置、各種編碼規則的設置等。

總之，系統管理的主要功能是將通用的會計軟體轉化為某一單位的專用會計軟體。二、核心子系統的功能簡介2、憑證管理的主要功能。憑證管理的主要功能包括憑證的錄入、修改、查詢、匯總、審核、記賬等，另外還包括常用摘要維護；常用憑證管理；期末機制憑證的定義與生成等。憑證管理是會計資訊系統的上游系統和數據入口。3、出納管理的主要功能。出納管理的主要功能包括現金日記賬、銀行存款日記賬、資金日報、支票登記簿、期末銀行對賬等功能。4、賬簿管理的主要功能。賬簿管理的主要功能包括總賬、明細賬、科目發生額與餘額表、部門賬表、客戶往來賬表、供應商往來賬表、個人往來賬表、專案賬表等。迅速生成各種格式的總賬和明細賬，並能按用戶定義的各種組合條件生成科目發生額與餘額表。5、報表管理的主要功能。報表管理的主要功能包括標準財務報表範本、報表格式定義、報表公式定義、報表數據管理、圖形處理、報表匯總與合併等。不僅可以處理核心子系統的財務報表，而且還可以處理週邊各子系統的報表，讀取不同賬套的數據，對不同賬套的財務報表進行匯總合併等。二、核心子系統的功能簡介1、手工核算方式下會計數據處理流程的缺陷

會計核算不僅勞動強度大、重複數據多，而且資訊輸出的及時性和準確性都很差。2、電算化會計資訊系統的數據處理流程其主要指導思想是：第一，將數據存儲改為數據流，即以快速的數據加工取代中間數據的大量存儲；第二，變分散處理為即時處理，即利用電腦的快速處理能力，將手工核算長時間、分步驟的核算過程視為可瞬間完成的電腦程式運行的過程；第三，變分工協作為集中處理。三、電算化會計資訊系統的數據處理流程圖1-7電算化會計資訊系統的數據處理流程圖

（1）由操作員輸入記賬憑證，或直接上機編制記賬憑證，或由電腦自動轉賬生成記賬憑證，所輸入的記賬憑證存儲在憑證（PZ）基表中；

（2）對憑證（PZ）基表中的記賬憑證進行審核和修改，對於涉及到現金和銀行存款科目的記賬憑證，還要由出納人員進行出納審核，以確保記賬憑證的確准無誤；（3）隨時對審核無誤的記賬憑證進行記賬處理，更新有關科目的發生額與餘額數據，包括科目字典（KMZD）、部門發生額與餘額基表（BMYE）、往來戶發生額與餘額基表（WLYE）、專案發生額與餘額基表（XMYE）和外幣發生額與餘額基表（WBYE），並在憑證（PZ）基表中將已記賬的憑證打上已記賬標誌；（4）根據各有關科目發生額與餘額及記賬憑證隨時生成並輸出日記賬及各種明細賬；（5）根據各有關科目發生額與餘額隨時生成並輸出總賬；（6）根據各有關科目發生與餘額隨時生成並輸出會計報表。

三、電算化會計資訊系統的數據處理流程一、系統管理的功能模組劃分系統管理的主要功能是對核心子系統中的各子系統進行統一的運行管理、參數設置、許可權管理、基礎數據管理等。其主要職能是將通用會計軟體轉化為某一具體單位的專用會計軟體，包括系統的初始化和投入運行後日常系統管理。系統管理的總體設計第一節圖2-1系統管理的功能模組劃分圖※數據字典維護

※系統授權管理

※系統數據管理

※系統管理

※系統參數設置

一、系統管理的功能模組劃分一、系統管理的功能模組劃分

1、系統參數設置。包括賬套參數設置、憑證類別設置、各種編碼規則的設置等。一個單位可以建立多套賬進行核算。各賬套之間是獨立運行的，互不干擾。但報表管理子系統可以讀取不同賬套的數據，可以對不同賬套的財務報表進行匯總、合併等處理。

2、數據字典維護。包括會計科目字典、部門字典、倉庫字典、外幣匯率字典、往來字典（客戶、供應商、個人往來）、專案字典等，對這些字典的維護包括數據的增加、修改、刪除、查詢、列印等處理。

3、系統授權管理。包括啟用系統管理員；確定賬套主管；建立和分配各操作員的許可權，如功能模組的運行許可權、會計科目的使用權限等。

4、系統數據管理。包括數據備份；數據引入；期初數據處理；期末結賬；結轉上年數據等。一、系統管理的功能模組劃分

數據存儲設計就是對系統中涉及到的數據字典和數據基表進行存儲結構設計。各種數據都按定義的數據結構存儲在資料庫中。對於有歷史數據的基表在資料庫中應各設計兩個，其數據結構基本相同，只需在給出數據結構的基礎上，加上一個4位的年份字段，並將此字段作為組合主鍵之一，這樣就可以保證主鍵數據的惟一性，不同年份的數據以年份字段加以區分，不同賬套的數據以賬套號加以區分。用設有年份字段的基表存儲歷史數據，以年份字段的內容區別各個不同年份的數據。將當年數據單獨存儲，有利於提高其數據處理速度。在C∕S網路環境下，系統中的所有數據基表都存儲在伺服器端，伺服器必須安裝與會計軟體配套的資料庫管理系統，軟體安裝程式分伺服器安裝程式和客戶機安裝程式兩種，伺服器安裝程式將自動在資料庫中創建所需要的數據基表和與資料庫連接的登錄名。二、系統管理的數據存儲設計基表名稱含義作用歷史基表Kmzd科目字典存儲會計科目及其發生額與餘額數據有Bmzd部門字典存儲核算單位的下屬部門數據有Ckzd倉庫字典存儲核算單位的所有倉庫數據Wbhlzd外幣匯率字典存儲各種外幣與本位幣的折算匯率有Khflzd客戶分類字典存儲客戶分類數據有Khdazd客戶檔案字典存儲客戶檔案數據有Gysflzd供應商分類字典存儲供應商分類數據有Gysdazd供應商檔案字典存儲供應商檔案數據有Grwlzd個人往來字典存儲個人往來檔案數據（可與職員檔案共用）有Xmflzd專案分類字典存儲專項核算的專案類別數據有Xmkmzd專案核算科目字典存儲各大類專案的核算會計科目和基表名稱有系統管理涉及到的數據字典和數據基表基表名稱含義作用歷史基表Xmjgzd專案檔案結構字典存儲明細專案類別對應的專案檔案數據結構有Gnzd功能字典存儲會計軟體的所有功能編號與名稱Czyzd操作員字典存儲系統所有操作員資訊Czyqxzd操作員許可權字典存儲操作員的運行許可權設置Xtcs系統參數存儲賬套參數、結算標誌參數、其他參數等Xtrz系統日誌存儲系統的運行情況有Bmye部門發生額與餘額存儲各科目、各部門的發生額與餘額有Wlhye往來戶發生額與餘額存儲各科目、各往來戶的發生額與餘額有Xmye專案發生額與餘額存儲各科目、各項目的發生額與餘額有Wbye外幣發生額與餘額存儲各科目、各往來戶、各項目的外幣發生額與餘額有系統管理涉及到的數據字典和數據基表

１、會計科目字典的作用及其數據結構科目字典存儲所在賬套的主要會計科目及其12個月的發生額與餘額。該字典體現了會計核算的體系與內容，用於分門別類地反映企業經濟業務核算資料，為登記賬簿、編制財務報表奠定基礎。科目設置是會計資訊系統的核心，它反映整個企業會計核算乃至財務管理的體系結構，科目字典的數據結構設計是電算化會計資訊系統設計的關鍵，其結構設計將影響整個系統的設計思想。２、部門字典的作用及其數據結構部門字典存儲核算單位的所有下屬部門，其下屬部門最多可分5級。在會計核算中，往往需要按部門進行分類核算和匯總。將部門字典設計為各賬套公用，這樣設計有一定弊端，不同賬套的核算部門絕大多數是不同的，若各賬套公用部門字典可能導致部門雜亂，使各賬套核算時選擇部門困難，因此部門字典應分賬套設置為宜。(與教材不同)二、系統管理的數據存儲設計

3、倉庫字典的作用及其數據結構存貨一般是在倉庫中保管的，對存貨的核算管理，首先應對倉庫進行管理，因此，進行倉庫設置是供、產、銷鏈管理的重要基礎工作。倉庫字典在一般情況下應各賬套公用。4、外幣匯率字典的作用及其數據結構企業的外幣業務核算可以採用年匯率、月匯率和日匯率三種。若不及時錄入這些記賬匯率，則在憑證錄入或憑證修改中，若涉及到外幣業務，則匯率為零。到期末用匯兌損益科目調整外幣業務所發生的匯兌損益。二、系統管理的數據存儲設計５、客戶分類字典的作用及其數據結構客戶分類字典存儲銷售業務所涉及到的往來客戶的分類資訊，當有必要時，可對客戶進行分類，以便進行分類統計和匯總，分類可按行業、地區等進行劃分。在最明細分類之下可設置具體往來客戶，具體往來客戶存儲在客戶檔案字典中。客戶分類最多可分5級。６、客戶檔案字典的作用及其數據結構客戶檔案字典存儲銷售業務所涉及到的具體往來客戶資訊，在最明細分類之下可設置具體往來客戶。７、供應商分類字典和供應商檔案字典的作用及其數據結構這兩個數據字典分別與客戶分類字典和客戶檔案字典類同，其數據結構也類似。８、個人往來字典的作用及其數據結構個人往來字典存儲核算單位的個人往來和全體職員資訊。二、系統管理的數據存儲設計9、專案分類字典的作用及其數據結構企業的專案核算可能多種多樣，為此應允許企業自行定義多種專案核算，企業可將具有相同特性的專案定義為一個專案大類，在專案大類之下還可以定義專案子類。在最明細專案類別之下可設置具體專案，具體專案資訊存儲在專案檔案中。專案分類字典存儲企業的所有核算專案類別資訊。10、專案核算科目字典的作用及其數據結構在專案核算中，由於各大類專案的性質和內容不同，所以各大類專案所對應的檔案數據結構也不同，這就要求每一大類專案都對應於一個專案檔案字典，存儲該大類專案的具體明細專案的檔案數據。因此，用戶就要對各大類專案的專案檔案字典基表名稱進行定義，並要定義各大類專案的核算會計科目，所定義的數據就要存儲在專案核算科目字典中。二、系統管理的數據存儲設計11、專案檔案結構字典的作用及其數據結構企業的專案核算可能多種多樣，專案的類型不同，其專案檔案的數據結構也必然有所差異，如在建工程專案檔案數據與科研課題專案檔案數據就會有很大差異，對外投資與合同也是如此，因此應允許企業自行定義專案檔案的數據結構。每大類專案無論有多少級與多少個子專案，其專案檔案的數據結構都相同。也就是說專案檔案的數據結構是對應於專案大類（一級專案）的，而專案檔案中存儲的具體明細專案數據是對應於專案明細類別（末級分類）的。12、功能字典的作用及其數據結構功能字典是會計軟體的內置數據字典。該字典存儲已安裝軟體的所有子系統及其功能模組的編號和名稱。該字典是為系統受權設計的。13、操作員字典的作用及其數據結構操作員字典存儲可進入系統的所有操作員資訊。二、系統管理的數據存儲設計14、操作員許可權字典的作用及其數據結構操作員許可權字典存儲操作員的運行許可權數據。包括對子系統和功能模組的運行許可權，以及對會計科目的使用權限等。

15、系統參數基表的作用及其數據結構系統參數包括各賬套的賬套參數、各種編碼的編碼方案、憑證類型、各種處理標誌等。這些參數是系統運行的基礎，各種處理標誌是控制系統有節奏、按步驟運行的可靠保證。16、系統日誌基表的作用及其數據結構提供隨時對操作員上下機時間、使用的功能模組等情況進行登記，形成上機日誌，以便使所有的操作都有所記錄。17、部門發生額與餘額基表的作用及其數據結構當採用按部門進行核算，並按部門歸集各種費用時，系統就要記錄各部門、各種費用專案的發生額、累計發生額和餘額。要對各部門、各種費用指標進行考核，對各部門、各種費用指標的計畫數、節餘數也要進行存儲。這些數據都要存儲在該數據基表中。二、系統管理的數據存儲設計18、往來戶發生額與餘額基表的作用及其數據結構往來戶分為客戶、供應商、個人三種，這三種往來戶的檔案數據分別存儲在各自對應的數據字典中，並且客戶和供應商的分類數據也分別存儲在各自對應的分類字典中。往來戶相當於往來核算的明細會計科目。對這些明細往來科目的發生額與餘額，系統必須進行記錄。19、專案發生額與餘額基表的作用及其數據結構在專案核算中，每大類專案都有各自的專案檔案字典，專案檔案可能有多個。在不同專案檔案中的專案編號有可能發生重複，而不同專案檔案中的專案發生額與餘額又要存儲在同一基表中，這就要求必須合理地設計專案發生額與餘額基表的主鍵。20、外幣發生額與餘額基表的作用及其數據結構在會計核算中，不僅要對外幣科目的發生額與餘額進行記錄，而且還要對部門、往來戶、專案所涉及的外幣發生額與餘額進行記錄。二、系統管理的數據存儲設計

一、賬套參數設置賬套參數設置包括建立新賬套和修改賬套參數兩個功能，必須以系統管理員身份登錄才可建立新賬套，對於已存在的賬套可由系統管理員或賬套主管進行修改。賬套參數包括賬套基本資訊、單位資訊、核算資訊、分類資訊四種，這四種資訊都存儲在系統參數基表中。

1、建立新賬套。在建立新賬套嚮導下進行，按四種資訊分類一屏一屏地輸入各種數據。（1）已有賬套：採用下拉式列表框，此欄目數據只能查閱，不能輸入和修改，用此列表框可查閱系統中已經建立的賬套。（2）賬套號：用來輸入新賬套的編號，該編號由2位數字或字母組成，該編號必須輸入（3）賬套名稱：用來輸入新賬套的名稱，賬套名稱必須輸入。系統參數設置第二節（4）賬套路經：賬套路經應建立在伺服器硬碟上，輸入賬套路經時，可採用下拉式列表框，根據伺服器硬碟資源在已建立的磁片目錄中選取，賬套路經用於賬套數據備份，系統將根據該賬套路經和操作員字典，為每一個操作員建立一個工作目錄，並在該工作目錄下創建“我的賬簿”檔夾。（5）啟用年月：記錄新賬套被啟用的年月，啟用年月必須輸入，該啟用年月數據將用於設置當前年份和當前月份兩個數據項，作為這兩個數據項的初始值。（6）會計期間設置：系統將自動根據啟用年月給出一個會計期間列表，啟用年月之前的會計期間不可修改，啟用年月之後的會計期間可由用戶隨意設定。對於不可修改的會計期間應採用不同顏色加以區分，當確認會計期間設置之後，程式先將各期間的起始日期與終止日期轉換為字元型數據，然後再將這兩個數據中間以“，”串接後存入系統參數基表中。

一、賬套參數設置

（1）本位幣編號：用來輸入新賬套的本位幣代碼，此代碼必須輸入。（2）本位幣名稱：用來輸入新賬套的本位幣名稱，用戶必須輸入。（3）企業類型：用戶必須從下拉式列表框中，按規定的企業類型中選擇輸入，企業類型由系統預置。（4）行業性質：用戶必須從下拉式列表框中，在規定的行業性質中選擇輸入，系統根據此項預置會計科目和財務報表。同樣此資料項目的意義也不大。（5）賬套主管：輸入新賬套的賬套主管，賬套主管應由系統管理員設置，並且系統管理員應先設置操作員之後，才設置賬套參數。（6）按行業預置科目和報表：如果用戶希望預置會計核算科目和報表，可在該選項前打勾。一、賬套參數設置

輸入核算資訊後，可進行下一步:（1）客戶分類：如果企業的客戶較多，需要對客戶進行分類管理，則可選擇客戶分類選項。（2）供應商分類：如果企業的供應商較多，需要對供應商進行分類管理，則可選擇供應商分類選項，如果企業的供應商較少，不需要對供應商進行分類管理，則可不選擇供應商分類選項。（3）有無外幣核算：如果企業有外幣業務，則可選擇此項。輸入完所有的參數後，可選“完成”按鈕，完成此次操作，此次設置的所有參數都被存儲到系統參數基表中；點擊“上一步”則可返回到上一介面；點擊“放棄”則可取消此次建賬操作。一、賬套參數設置

2、修改賬套參數。

賬套參數設定之後，可用修改功能來查閱或修改。若無會計業務發生時，所有參數都可修改；若有會計業務發生時，則只允許修改不影響核算的資訊，核算涉及到參數一律不許修改。修改步驟如下：（１）用戶以賬套主管身份註冊，選擇要修改的賬套；（２）進入系統管理介面，選擇系統參數設置菜單的賬套參數修改選項；（３）系統自動列示註冊時所選賬套的賬套基本資訊、單位資訊、核算資訊、分類資訊，賬套主管可根據實際需要修改允許修改的內容。一、賬套參數設置

在憑證參數設置中，仍然提供兩種最常用的憑證類型，即不分收付轉和分收付轉兩種。憑證編號方案也提供兩種常用編碼方案，即全年連續編號和按月連續編號兩種。

（1）憑證類型：有不分收付轉和分收付轉兩種，建議電算化後憑證不分收付轉，憑證類型必須選擇一種。（2）編號方案：有全年連續編號和按月連續編號兩種，用戶根據需要選擇，該項也為必選項。（3）收付轉憑證限制科目：所謂收付轉憑證是針對現金和銀行存款科目而言的，因此，其限制科目也必然局限於這兩個科目，限制類型有借方必有、貸方必有、借貸必無等可選值，會計科目應限制在現金和銀行存款兩個總賬科目。

二、憑證參數設置系統應提供各種編碼進行分級設置的功能，可分級設置的編碼包括：科目編碼、部門編碼、客戶編碼，供應商編碼等。編碼級次和各級編碼長度的設置，是決定用戶單位如何編制基礎數據的編號，是構成用戶分級核算、統計、匯總和管理的基礎。（1）最大級數：是指編碼最多可分幾級，此級數由系統預置，科目編碼和部門編碼此級數包括末級明細，而客戶、供應商、專案分類編碼此級數則只包括分類編碼，不包括末級明細。（2）最大長度：是指編碼的最大可用位數，此長度應與各字典中該編碼的長度一致。（3）單級最大長度：是指某一級編碼的最大可用位數，長度應不大於9。（4）是否分類：除科目編碼和專案分類編碼必須分類外，其他編碼都可不進行分類。（5）第一級至第8級長度：是指各級編碼的最大可用位數，

三、編碼方案設置在核心子系統中，數據字典包括科目字典、部門字典、客戶分類字典、客戶檔案字典、供應商分類字典、供應商檔案字典、個人往來字典、專案分類字典、專案核算科目字典、專案檔案結構字典、專案檔案字典、倉庫字典、功能字典、操作員字典、操作員許可權字典、匯率字典16個數據字典，其中除了功能字典由系統自動填列外，其他15個字典都需要維護。一、會計科目字典維護的功能設計科目字典存儲所在賬套的主要會計科目資訊，其中科目基本資訊需要維護，而發生額、累計發生額和餘額數據由憑證管理的記賬功能登記，除期初餘額在系統數據管理中錄入外，正常運行時，這些數據不允許用戶改動。在科目字典中，一級科目必須符合會計制度的規定，而二級以下明細科目可由用戶單位根據實際情況自行設置。會計科目設置要求如下。

數據字典維護的功能設計第三節會計科目設置要求如下：1、必須滿足本單位的核算與管理要求，必須滿足填列財務報表的要求。2、會計科目的設置必須保持協調性和體系完整性。不能只有下級科目而無其上級科目。在設置明細科目時，其上級科目必須已經存在。3、在會計核算年度內，對於有業務發生的會計科目，不能刪除，其編號等有關核算資訊也不允許修改，也不能在發生過核算業務的明細（最底層）會計科目之下再設置下級科目。若要刪除、修改、以及增設明細科目，可在初始裝載數據或年度會計核算已結賬，下年會計業務開始之前進行，但要注意餘額的結轉，只有其餘額為零時，才允許處理。4、會計科目的設置要考慮到與子系統的銜接。在核心子系統中，只有末級科目才允許有發生額，才能接收各子系統轉入的數據，因此，要將各子系統中的會計核算科目設置為末級科目。科目字典維護功能完成對會計科目的設置和管理，用戶可以根據會計業務的實際需要，方便地增加、插入、修改、查詢、列印會計科目。一、會計科目字典維護的功能設計

1、增設會計科目會計科目的增加功能可隨時使用。設有“新增”功能，各資料項目說明如下。（1）科目編號：科目編號是科目字典數據基表的主鍵，必須輸入且要惟一。要滿足科目編碼方案的各級位數要求；第二要滿足惟一性要求；第三要滿足新增的會計科目其上級科目必須已經存在且為非末級科目。（2）科目名稱：最多可輸入10個漢字，用戶必須輸入。（3）科目全稱：科目全稱是將各級科目名稱串接起來，系統根據其已有的上級科目名稱和本級科目名稱自動生成，不需用戶輸入。（4）助記碼：用於幫助記憶會計科目。其主要作用是在憑證錄入時，方便錄入會計科目。助記碼的編碼方案有多種，較常用的有兩種，其一是用科目名稱中，各個漢字拼音的頭一個字母組成，其二是用各級科目名稱的第一個漢字拼音字頭聯接起來構成。（5）科目級次：系統根據設定的會計編碼方案和輸入的科目編號位數自動生成科目級次，不需用戶輸入。（6）科目類型：科目類型具有資產、負債、權益、成本、損益五個可選值，當採用全部活頁夾新增科目時，科目類型需要在上述五個可選值中，以值列表方式選擇其一，當採用其他活頁夾新增科目時，科目類型不需輸入，由系統根據活頁夾類型來自動產生。一、會計科目字典維護的功能設計（7）科目餘額方向：具有借、貸兩個取值，但允許用戶改動（如累計折舊、壞賬準備等科目），改動時以值列表方式在借、貸兩個值中選取。下級科目的餘額方向必須與其上級科目一致。當改動上級科目的餘額方向時，其所有下級科目的餘額方向也自動跟隨改變。（8）賬簿格式：定義科目在賬簿輸出（顯示、列印）時的默認格式。系統提供了金額式、外幣金額式、數量金額式、外幣數量式四種。（9）部門核算標誌：用打標記的方法對需要進行部門核算的科目打上“√”標誌。（10）往來核算：具有“客戶”、“供應商”、“個人”三個可選值，對需要進行往來核算的科目，該項可在上述三個可選值中，以值列表方式作出選擇。（11）專案核算標誌：用打標記的方法對需要進行專案核算的科目打上“√”標誌。（12）外幣核算：在同一單位可能具有多種外幣核算業務，該項存儲需要進行外幣核算科目所對應的外幣編號，此編號從外幣匯率字典中，以值列表方式選取。（13）數量核算：該項存儲需要進行數量核算科目所對應的數量計量單位，此項為空時，表示所對應的科目不需要進行數量核算，不為空時，表示所對應的科目需要進行數量核算，且其數據的計量單位即為此項的內容一、會計科目字典維護的功能設計

（14）末級科目標誌：用打標記的方法在末級科目上打上“√”標誌。打此標誌時必須慎重，只有有此標誌的科目，在制單（編制記賬憑證）時才可選取，因此，要將所有末級科目全部打上標誌。另外，對於具有末級標誌的科目，系統不允許在其下再增設會計科目，因此，對於非末級科目，絕對不允許打末級標誌。（15）科目賬類：標記科目的所屬賬類。有現金、銀行、普通三類，現金科目為“現金”、銀行存款科目為“銀行”、普通科目為空。此項輸入可採用下拉列表框在“現金”、“銀行”和空白三個值之間選擇。

16）科目封存標誌：用打標記的方法對以後不再使用的會計科目打上“√”標誌。對於具有封存標誌的科目，在制單時系統不予列示。在年終整理會計科目時，可將已封存會計科目刪掉，但應將餘額結零。

一、會計科目字典維護的功能設計2、修改會計科目

不允許隨意修改會計科目，對於沒有會計業務發生的科目資訊可以進行修改，對於有會計業務發生的科目則只允許修改科目名稱、助記碼、科目封存標誌三項數據。3、刪除會計科目會計科目的刪除具有一定限制，不允許隨意刪除會計科目，對於沒有會計業務發生的科目可以刪除，對於有會計業務發生的科目則不允許刪除,具有下級科目的會計科目不允許刪除。會計科目的刪除比較簡單，在圖2-9會計科目維護總控介面，先選定允許刪除的會計科目，然後點擊“刪除”即可。由於會計科目的刪除應慎重，所以刪除程式要對被刪除科目進行檢查：第一要檢查被刪除科目的餘額是否為零，若不為零則不允許刪除；第二要檢查未記賬憑證中，是否有被刪除科目的業務發生，若有則不允許刪除；第三要檢查被刪除的科目是否有下級科目，若有則不允許刪除。一、會計科目字典維護的功能設計4、查詢會計科目查詢功能也可稱為篩選或過濾。就是將滿足條件的會計科目篩選出來，而將不滿足條件的會計科目過濾掉。輸入的條件越多，查詢出來的會計科目就越少，查詢就越精確；如果用戶在查詢條件介面什麼也不輸入，則系統將所有會計科目全部列出。另外，可用年份下拉列表框選擇以前年份，對於以前年份的科目字典數據系統處於數據查詢狀態，增加、刪除、修改功能失效，其他功能有效，此時可對以前年度的會計科目數據進行查詢和列印。

5、列印會計科目系統應提供對打印的列向可隨意選擇的功能，即用戶可挑選要列印的列，選中的列列印，沒選中的列不列印。將查詢功能與列印的列向選擇功能結合起來運用，，從而實現行向與列向的矩陣區塊的拼接輸出。一、會計科目字典維護的功能設計部門字典存儲核算單位的所有部門資訊。有隸屬關係的上下級部門之間具有數據匯總關係。部門字典的維護與科目字典維護的基本功能類同，但要比科目字典維護簡單。部門字典的維護功能包括增加、修改、刪除、刷新、列印五項功能。1、增設部門數據（1）部門編號：必須輸入，且既要符合部門編碼方案的設置，又要惟一。（2）部門名稱：必須輸入。最多可輸入8個漢字。（3）部門全稱：與科目全稱類似，系統根據其已有的上級部門名稱和本級部門名稱自動生成，不需用戶輸入。若部門不分級時，部門全稱與部門名稱相同。

(4）助記碼：可為空，此編碼可採用科目字典的助記碼編碼方案，即用各級部門名稱的第一個漢字拼音字頭構成助記碼。（5）部門屬性：可為空，若要取值可直接輸入，也可由值列表選取，其取值可設計為管理部門、職能科室、技術部門、科研機構、生產部門、採購部門、銷售部門等。二、部門字典維護的功能設計

（6）負責人：可為空。（7）詳細地址：可為空。（8）聯繫電話：可為空。（9）備註：可為空。2、修改和刪除部門數據修改和刪除功能的使用具有一定限制，具有下級部門的部門不允許刪除，若某部門有核算業務發生過，則該部門的資訊不允許刪除，部門編號也不允許修改，除部門編號外其他數據可以修改。3、刷新部門數據在區分賬套的環境下，刷新功能用處不大。4、列印部門數據部門數據不會太多，可全部列印。但部門全稱字段可不列印。如果列印寬度不夠，則備註字段也可不列印。

二、部門字典維護的功能設計空

１、倉庫字典存儲核算單位的所有倉庫資訊，包括材料庫、產成品庫等。該字典中的數據是公用數據，可以為各賬套使用。倉庫字典不設計歷史基表。其維護功能與部門字典維護功能類同，包括增加、修改、刪除、刷新、列印五項功能。增設倉庫數據（1）倉庫編號：必須輸入，且惟一。（2）倉庫名稱：必須輸入。最多可輸入8個漢字。（3）詳細地址：可為空。（4）所屬部門：可為空。（5）負責人：可為空。（6）電話：可為空。（7）計價方式：必須輸入，該資料項目應採用值列表方式輸入，其值列表的可選值可設計為計畫價法、全月平均法、移動平均法、先進先出法、後進先出法、個別計價法、售價法等。三、倉庫字典維護的功能設計

（8）貨位管理標誌：用打標記的方法對實行貨位管理的倉庫打上“√”標誌。（9）資金限額：資金限額為該倉庫存貨的最大資金額度，可以不輸入。（10）備註：輸入有關倉庫的其他需要說明的資訊，可以不輸入。2、修改和刪除倉庫數據修改和刪除功能的使用應有一定限制，在初始裝載數據時，修改和刪除功能可以使用，在正常運行情況下，一般不要對倉庫字典數據進行刪除和修改。倉庫字典維護的其他功能與部門字典維護相同。三、倉庫字典維護的功能設計其具體維護功能如下:1、增加外幣若選“增加”功能，系統在幣種表格內自動新增一空行，可在此行內輸入新增外幣的編號、幣名、幣符、最大誤差四項數據。然後再選擇折算方式、匯率方式兩項數據，這兩個數據項採用單選組方式，對於匯率大於1的外幣，適宜採用本位幣=外幣﹡匯率；對於匯率小於1的外幣，適宜採用本位幣=外幣∕匯率。

2、修改外幣外幣資訊的修改具有一定限制，對於有會計業務發生的外幣資訊則不允許修改，如外幣編號、外幣幣種（外幣名稱）、折算方式、匯率方式、及已使用或現使用匯率等核算資訊，其他資料項目為可修改狀態。3、刪除外幣外幣資訊的刪除具有一定限制，對於有會計業務發生的外幣資訊則不允許刪除。先選定允許刪除的外幣，然後點擊“刪除”即可。4、列印外幣系統只提供列印外幣基本資訊和本月匯率資訊功能。在選擇年匯率作為記賬匯率，或選擇日匯率作為記賬匯率時，可全部列印，選擇月匯率作為記賬匯率時，則只列印外幣基本資訊和本月匯率資訊。四、外幣匯率字典維護的功能設計

個人往來字典存儲核算單位的個人往來資訊。該字典都要存儲本單位的所有職員資訊。個人往來字典的維護功能包括增加、修改、刪除、列印四項功能。維護時系統默認為當前年份，用年份下拉列表可對以前年度的個人往來字典數據進行查詢。１、增設個人往來數據選“增加”則系統在數據區的最後一行之後，自動增加一個空行，可直接在此空行內輸入新增個人往來數據。（1）人員編號：必須輸入，且惟一。（2）人員姓名：必須輸入。最多可輸入4個漢字。（3）助記碼：可為空，助記碼可採用人員姓名拼音字頭編碼方案。（4）所屬部門：可為空，輸入時可採用值列表方式在部門字典中選取，選擇後顯示部門全稱，而存儲時存儲部門編號。（5）人員屬性：可以為空，其值列表的取值可設計為管理人員、科室人員、技術人員、科研人員、生產人員、採購人員、銷售人員等可選值。（6）備註：可為空，也可輸入與個人往來有關的說明資訊。五、個人往來字典維護的功能設計2、修改和刪除個人往來數據修改和刪除具有一定限制，若某個人有往來業務發生過，則該個人的資訊不允許刪除，人員編號也不允許修改，外其他數據可以修改。選“修改”後即可對數據區的個人往來數據進行修改。3、查詢個人往來數據先要輸入查詢條件，所不同的是輸入查詢條件時，這些資料項目並不要求全部輸入，一般只需輸入其中幾項即可，其查詢功能與會計科目查詢功能類同。4、列印個人往來數據當個人往來數據不太多時，可全部列印。當個人往來數據比較多時，可先用查詢功能進行查詢，利用查詢功能可以實現對數據的行向篩選。“確認”與“放棄”功能與部門字典維護相同。“確認”時維護的個人往來數據被存儲到個人往來字典數據基表中。五、個人往來字典維護的功能設計

對於銷售往來客戶，既可進行分類核算與管理，也可不進行分類核算與管理。客戶分類必須按客戶編碼方案的設置進行分類。有隸屬關係的上下級客戶分類之間具有數據匯總關係。客戶分類字典的維護功能包括增加、修改、刪除、列印四項功能。維護時系統默認為當前年份，可用年份下拉列表框對以前年度的客戶分類數據進行查詢。

１、增設客戶分類選“增加”則系統在數據區的最後一行之後，自動增加一個空行，可直接在此空行內輸入新增客戶分類數據。（1）客戶分類編號：必須輸入，且要符合客戶分類編碼方案的設置，又要惟一。（2）客戶分類名稱：必須輸入。最多可輸入10個漢字。（3）客戶分類全稱：，客戶分類全稱是將各級客戶分類名稱串接起來，系統根據其已有的上級客戶分類名稱和本級客戶分類名稱自動生成，不需用戶輸入。六、客戶分類字典維護的功能設計（4）助記碼：可為空，助記碼可採用科目字典助記碼的編碼方案。（5）末級分類標誌：若採用客戶分類核算與管理，則對於末級分類必須作標記，為末級客戶分類打上“√”標誌。2、修改和刪除客戶分類修改和刪除具有一定限制，具有下級客戶分類的上級客戶分類不允許刪除，若某客戶分類所對應的客戶有核算業務發生過，則該客戶分類的資訊不允許刪除，客戶分類編號不允許修改，除客戶分類編號外其他數據可以修改。選“修改”後即可對數據區的客戶分類數據進行修改。刪除時先在數據區選擇要刪除的客戶分類，然後選“刪除”即可。

3、列印客戶分類數據客戶分類數據不會太多，可全部列印。“確認”與“放棄”功能與部門字典維護相同。“確認”時維護的客戶分類數據被存儲到客戶分類字典數據基表中。六、客戶分類字典維護的功能設計

客戶檔案字典存儲銷售業務所涉及到的具體往來客戶資訊。在客戶分類資訊與客戶檔案之間，以及客戶檔案與科目字典中的某些科目之間都具有統馭與明細關係。客戶檔案字典維護功能完成對往來客戶資訊的設置