国外大型会议策划的流程

国外大型会议策划的流程_大型会议策划方案

任何一场大型会议活动，其会议治理都可分为五大步骤：会前预备、会议开头、会议进展，会议总结以及跟踪执行。常言道，会务治理是核心，活动治理是目标。因此，要想胜利举办一场大型的会议活动，前期的会议筹划是关键。所谓会议筹划，它是一种资源的整合与配置过程，都是在掌握会议风险的根底上，使会议效果最正确。要想会议开得好，风险掌握早做到。大凡一场会议活动最可能消失的失误，在不同的会议阶段有不同的表现。比方：

1、会前预备：会议主题和日程及任务安排不明确，参会人员毫无针对性，参会人员也预备得不充分。

2、会议开头：会议程序太过繁复冗长，主持人力量有限，主题变动随便，而且参会人员的层次参差不齐。

3、会议进展：会议争论消极沉闷，甚至超出议题范围，会议过程拖沓，经常表现为议而不决。

4、会议总结：会议效果不明显，工作安排没有针对性，也没有条理清楚的会议总结。

5、跟踪执行：常常是那完那了，根本没有准时有效的后续工作跟进和信息反溃

会议本身是一个很重要的治理工具和手段，通过会议筹划，可以很好地对会议中的各个细节严格把关。如同工程治理一样，需要进展不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保工程准时、精彩

色地完成。比方会议预备方面的筹划，涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。

不仅如此，会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑工程、签订书面合同时的留意事项、衬托良好的会议气氛的技巧、会务治理人员分组、与会人员分组需留意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收工程、开会前12小时的检查工作细则，以及会务物品预备的名细等等，都特别重要。

会议流程筹划方案

会议流程筹划方案（一）

（一）活动主题：

主题：学校学生专业技能与就业专题研讨会

（二）会议时间：20xx年6月30日

（三）会议地点：一楼报告厅

（四）活动主旨：

提高每位大学生的专业技能，树立正确的就业观。

（五）活动目的：让每位学生树立正确的人生观，消退就业

择业消极观，恐惊心理。学习钻研专业技能，树立正确的就业观。从而促进大学生就业率。

（六）活动目标：

1、参会人数：1000人（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素、限1000人规模较为抱负）。

2、预期收获：参加的人员乘兴而来，满足而归。

3、塑造形象：大力鼓舞学生学习专业学问，树立好的形象。

4、传播思想：把会议的积极思想传播给学生，使得他们更好的去把握积极向上的思想。

（七）时间与留意事项：

07：00盘点清查各种物品的预备状况。

07：10确定能够到场的主要人员，并建立与会代表数据库，打印表格。

07：30到达会场，开头会场的布置。08：00开头会议。

10：00会议完毕。

10：10欢迎人员，清理睬场。

会议流程筹划方案（二）

一、会议主题：

“共享阅历相互鼓励团结进取”

二、会议时间

20xx年8月31日，9月1日

三、会议地点

会会议目的及意义

1、随着20xx年过半，为了更好地把我们这半年来的各项工作进展全面系统、详实精确地总结，共同共享我们的成长与阅历，也为了在下半年我们能有更好地进展，公司打算组织召开20xx年半年度活动。

2、今年作为海航公司清洁生产审核工程的标准之年，我们遇到了新的问题和困难，在各位同仁的共同努力下，我们根本完成年初制定的目标，在此对各位的支持和努力表示感谢！

四、会议参会人员

公司全体员工

五、会议流程与安排

本次年会的流程与安排如下：

20xx年8月31日（周五）

8:30全体参会员工到达会议指定地点，按指定排座就位并签到，行政人员清点到场人数，预备会议开头；

9:00—9:10大会进展第一项

由主持人宣布大会议程、宣读到会人员名单，宣布大会开头，放国歌，齐唱国歌。

9:10-9:20大会进展其次项

在主持人带着下，全体员工齐读公司存在的根源

9:20—10:20大会进展第三项

市场与技术部状元、榜眼就自己的成长过程与胜利阅历与大家进展共享，()并由总经理颁发个人荣誉奖。（每人10分钟）

10:20-10:40大会进展第四项

公司两位老员工就公司变化历程做历史见证的讲话。（每人10分钟）

10:40-12:00大会进展第五项

技术效劳中心术中心XXx代表公司目前最高审核技术主题进展发言（20分钟）

然后每位员工就20xx年上半年个人工作进展全面总结，并结合20xx年年初制定的规划与实际工作内容进展具体比照，明确提出自身存在的差距和问题并制定相应的解决方法；挨次为：

行政效劳部xxx的总结和规划（每人20分钟）财务效劳部xxx的总结和规划（20分钟）

12:00-14：00午餐

14:00-18:00会议进展第六项

工程进展中心xxxxxx的总结和规划（每人20分钟）技术中心xxxxxxxxx的总结和规划（每人20分钟）20xx年9月1日（周六）

9:00-10:30会议进展第七项

各部门主管就部门20xx年上半年整体状况和阅历教训进展具体全面的总结，进展预备；挨次为

工程开发部xxx经理就部门20xx年上半年整体状况和阅历教训进展具体全面的总结，进展述职报告预备（45分钟）

技术效劳中心xxx主任就部门20xx年上半年整体状况和阅历教训进展具体全面的总结，进展述职报告预备（45分钟）

10:30-11:00会议进展第八项

公司领导就公司20xx年上半年整体状况和阅历教训进展具体全面的总结，进展述职报告预备；

11:00主持人宣告此次大会完毕，组织员工离场。

六、会议预备及相关留意事项

会议的通知与宣传：公司行政效劳部将本次会议活动进展公示和宣传，到达全员知悉，争取全民参加。

物品的选购预备：软皮笔记本2包，签字笔2盒，水果若干，咖啡1盒，纸杯1袋物品预备：投影仪、激光笔、签到表

七、会议筹办任务

表格略

会议流程筹划方案（三）

1.时间：20xx年1月25日左右下午16：20－22：00；

2.地点：莎娜宾馆三楼锦绣厅

3.活动流程：

主题一：年度总结

地点：共好会议室

（1）时间：13：30——15：00

人员：吴总

内容：总结2023年公司的进展及20xx年公司的目标

（2）时间：15：00——15：50

人员：戴工、刘工、陈工、纪工、华主管

内容：汇报各部门的总结与展望

（3）时间：15：50——16：00

人员：陈明燕、来工、蒋斌、王西军、王福祥、姜水金

内容：给当月的生日人员过生日

主题二：布置会场

地点：萧山宾馆三楼锦绣厅

时间：16：20：——17：00

人员：人力资源部全体

内容：充分利用资源，把会场布置的有节日气氛

主题三：签到

时间：17：00——17：30

人员：全体人员

引导人员：崔甜甜（发放签到笔）

内容：全体人员在画卷签到墙上写上对公司的祝福及签下自己的姓名

主题四：用餐

时间：17：30-----19：00

主题五：晚会正式开头

时间：19：30——22：00

4.附晚会流程

致开场词（3分钟）

歌曲开场（5分钟）

3个节目（20分钟）

嬉戏+抽奖

（1）报纸时装秀（15分钟）

（2）抽取三等奖（约35人）（约10分钟）

5、5个节目（40分钟）

6、嬉戏+抽奖

（1）我是pose王（10分钟）

（2）抽取二等奖（10个）（约5分钟）

7、5个节目（40分钟）

8、嬉戏+抽奖

（1）一个萝卜一个坑（15分钟）

（2）抽取一等奖（5个）（约5分钟）

备选嬉戏

（1）心有灵犀一点通

（2）大串联

9、颁奖（15分钟）

（1）最正确员工奖（1名）入围名单。

入围条件：月考核成绩在良好以上的

（2）最正确设计师（1名）入围名单。

入围条件：月产值在50万以上的，或者年产值在200万以上的

（3）最正确工程经理（1名）

入围条件：客户满足度在90分以上的，工程质量在90分以上的，没有未收尾款的

（4）最正确新人奖（1个）

入围条件：工作半年以上的，未到一年，各项成绩表现突出的

10、完毕，拍全家福

大型会议筹划书

大型会议筹划书（一）

一、会议名称：2023年XXX影视集团年终表彰大会

二、会议时间：2023年11月18日8:30-11:3014:00-18:00

三、会议分组安排：

组别

负责人

负责内容

总指挥

张正

是整个会议流程、安排及各小组总领导。

筹划组

张红

会议内容、会场布置、会议、会议方式等筹划。

组织组

田明

依据各组需求，安排人员及安排工作。

后勤组

陶叶

车辆、安保、饮食、休息效劳及领导接站到站效劳工作等。

宣传组

隋水

通过各种传播渠道宣传会议及会议参与人员通知工作。

秘书组

米阿敏

会议前材料的派发和领导讲话记录、语言文字翻译、会议总结。

五、详细时间安排

上午

6:00

各工作组就位、车辆动身、工作人员就位开头布置。

8:30-10:00

各考勤组开头对相关人员、签到考勤工作。

10:00-11:30

省委领导讲话、机关单位相关人员讲话。

11:30-12:30

全体人员用餐。

下午

13:45-14:00

各考勤组开头对相关人员、签到考勤工作。

14:00-16:00

集团领导讲话，各分公司负责人讲话及相关报告与总结。

16:00-18:00

年终表彰、先进代表讲话、各部门领导进展相关总结。

18:10

各工作组就位、车辆动身、工作人员就位开头整理睬场。

六、会议内容

第一项：省委领导讲话（省委领导、相关机关单位通过ppt、数据及相关材料叙述XXX影视集团近几年的进展以及在政府的帮忙下所取得的成绩及以后相关扶持政策。）

其次项：集团领导讲话，各分公司2023年报告与总结（集团领导通过ppt、数据、短片及材料叙述2023年在某背景下所取得的成果和所遇到的问题及缺乏和今后解决问题方法。各分公司2023年的报告与总结。）

第三项：对先进集体、个人等进展颁奖、先进代表讲话、此次会议各组部门负责人对此次会议进展相关总结。

经费预算

11.水费1x3=3元2.材料费2x30=60元3.气球0.5x30=15元4.条幅3x25=752车辆、伙食、效劳人员加班、宣传等支出。

大型会议筹划书（二）

主标题：“中国人口安康救济工程”系列活动

副标题：《拥抱安康时代》专题讲座暨“救济工程”启动仪式

横幅：了百姓心愿圆人类幻想

关爱时时有救济到处在

为天下家庭减轻负担让天下百姓欢乐安康

活动宗旨：

为天下家庭减轻负担，让天下百姓欢乐安康。

活动目的：

让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口安康救济工程”，了解其独特的宣导和效劳，以消退百姓对“救济工程”的生疏感及对昂扬医疗费的恐惊心理。树立“关爱时时有，救济到处在”的效劳人口安康事业的品牌形象，从而促进“救济工程”的全面推动。

活动目标：

1、参会人数：200人（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为抱负）。

2、预期收获：参加的单位和个人乘兴而来，满足而归。

3、塑造形象：以各项产品和效劳让受益百姓记住“救济工程”，并树立强势品牌形象。

4、传播品牌：形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。

为了掌握风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场治理及会场布置等做了准确设计，准确到从现在起的每人、每天、每事，甚至准确到会议当中的每人、每事、每分钟。如：

时间事项

07：00盘点清查各种物品的预备状况。

07：10确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。

07：20相关人员带齐各种物品从组委会动身。

07：50到达会场，开头会场外的布置。

08：30开头会场内的布置，调试各种设备及网络。

09：10会场布置完成，相关人员待命。

09：20与会代表开头在会场门口聚拢，等待入场。

09：30开头入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。

09：50播放视频

09：55-10：00幕后音

10：00-10：05开场白

10：05-10：07护卫领导一入场，播放“拉德茨基进展曲”

10：07-10：20领导一讲话

10：20鲜花

10：20-10：22护卫领导一退场播放“退场音乐”

10：22-10：25主持

10：25-10：27护卫领导二入场播放“拉德茨基进展曲”

10：27-10：35领导二讲话

10：35鲜花

10：35-10：37护卫领导二退场播放“退场音乐”

10：37-11：10专家演讲：《拥抱安康时代》

11：10-11：30演示产品

11：30-11：40试点代表受赠，领导授匾／授牌

11：40-12：00受赠代表讲话（4位）

12：00-12：05领导退场播放“会后音乐”

12：05-12：15代表入席午餐宴会

12：15-12：20组委会领导：祝酒词

12：20-13：30午餐宴会／产品演示区及体验区开头活动

13：30-14：00欢迎嘉宾出场

14：00会场清理

大型会议接待方案

大型会议接待方案（一）

一、会前预备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定具体的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定留意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、争论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分表达会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，访问席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放相宜花卉。

7、后期效劳工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化消遣、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的预备工作。

9、进展会前检查或向领导汇报预备工作状况。

二、会务组织与效劳工作

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场预备状况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开头前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议完毕后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。依据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

大型会议接待方案（二）

依据参与会议的人数不同、会议接待的预备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

依据会议规模，确定接待规格。

发放会议通知和会议日程。

会议通知必需写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参与者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要留意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参与会议，预备参与会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参与者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避开了外地人问路的很多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的详细安排，它是人们了解会议状况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

选择会场。

选择会场，要依据参与会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是到达一下标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“肯定不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

其次：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住宅较近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员肯定要对会场的照明、通风、卫生、效劳、电话、扩音、录音等进展检查，不能够由于“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺当”。否则，可能会造成损失。

第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议，依据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢送和庆祝。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄重，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗洁净，摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：

①圆桌型。假如是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消退不公平的感觉。另外，与会者能清晰地看到其他人的面容，因而有利于相互交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应留意来宾或上级领导与企业领导及伴随面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。假如使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采纳得最多的一种形式，它适用于以传达状况、指示为目的的会议，这时与会者人数比拟多、而且与会者之间不需要争论、沟通意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。

预备会议资料。

会务组应当预备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，便利于与会者的阅读和做好发言预备。

会议前的接待礼仪。

会前检查。

这是对在预备工作阶段考虑不周或不落实的地方进展的补救。比方检查音像、文件、锦旗等是否预备齐全。

提前进入接待岗位。

接待人员应当在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，假如是要求接待档次比拟高，可以派礼仪小姐担当。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。假如是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精巧些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应常常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开头前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热忱向与会者解答各种问题，满意各种要求，供应尽可能周到的效劳。

会议中的效劳礼仪

会议进展中的效劳要做到稳重、大方、灵敏、准时。

倒茶效劳人员留意观看每一位与会者，以便准时为期天茶水。到谁是动作轻快、快捷、标准。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水精确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。假如操作不慎，出了过失，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌惊慌张，来回奔驰，将与会者的留意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。

其他效劳会议按拟定的程序进展，应紧凑，不要消失冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项预备工作。如，会议进展第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应马上播放出国歌。又如，大会宣布方法荣誉证书，组织人员应快速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进展模拟训练，避开会场上消失混乱。

假如与会者有电话或有人要相告特殊重要的事，效劳人员应走到他身边，轻声转告他。假如要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避开无关人员在台