常用表达方式UsefulExpressions

LessonOneMemosNoticeInvitationHandlingMessages

HomeⅠ．背景知识（BackgroundKnowledge）Ⅱ．范例（Samples）Ⅲ．常用表达方式（UsefulExpressions）

MemosHomeⅠ．背景知识（BackgroundKnowledge）Memo一词为“Memorandum”的缩写形式，意为“备忘录”，有时也被称为“便函”。便函是公司内部信息沟通的主要形式。其特点是简明、高效，常用来提醒某人某件事或引起某人对某事的关注。

便函，顾名思义，其格式与正式的商务信函比起来就随便一些，通常包括：致（To），自（From），事由（Subject），日期（Date）和内容要点（Message）。正是由于这种简单、易懂的格式，便函内容才显得一目了然，条理清晰，从而快速、直接地向其目标读者传达信息。便函的语言应较为通俗，以便达到简明、易懂、切题的目的。在便函中应尽量使用规范的商务用语，使便函显得更具商务特色，还要保持句子和段落尽量简短，避免提供不必要的信息。

便函的内容多种多样，包括传递信息、公布政策、指导员工、提出要求和提供建议等。

便函的结构格式（StructureandStyle）主要有以下两种：

MemosHomeMEMOTo:(致)

Subject:(事由)

From:(自)

Date:(日期)

Message(内容要点)1

MemosHomeMEMOTo:From:Subject:Date:Message2

MemosHome注释译文MEMORANDUMTo:DepartmentManagersSubject:In-serviceComputerClassesFrom:TrainingmanagerDate:24November,20051．FromMonday10Decembercomputerclasseswillbeheldinthetrainingcenter.Therewillbe2groups:advancedlevel(10:30-12:00)andintermediatelevel(8:30-10:00).2．Pleaseencourageyourstafftoattendoneofthesessions.Allteachingmaterialswillbeprovidedbutstudentswillbeexpectedtodohomeworkandpreparationoutsideworkinghours.3．PleasesendmethenamesofallinterestedstaffbynoononFriday28November.4．Thesizeofeachclasswillbelimitedto16participants.Ⅱ．范例（Samples）

Sample1

MemosHome注释译文MEMORANDUMTo:DepartmentManagersSubject:In-serviceComputerClassesFrom:TrainingmanagerDate:24November,20051．FromMonday10Decembercomputerclasseswillbeheldinthetrainingcenter.Therewillbe2groups:advancedlevel(10:30-12:00)andintermediatelevel(8:30-10:00).2．Pleaseencourageyourstafftoattendoneofthesessions.Allteachingmaterialswillbeprovidedbutstudentswillbeexpectedtodohomeworkandpreparationoutsideworkinghours.3．PleasesendmethenamesofallinterestedstaffbynoononFriday28November.4．Thesizeofeachclasswillbelimitedto16participants.Ⅱ．范例（Samples）

Sample1

MemosHome参考译文：致：各部门经理事由：在职计算机（培训）班自：培训部经理日期：2005年11月24日1．从12月10日星期一起，计算机培训将在培训中心进行。培训将分为两个层次：8：30至10：00为中级班，10：30至12：00为高级班。2．请鼓励你部的职员参加其中一个班的课程。我们将提供所有的教学材料，并要求学员在工余时间做作业和预习。3．请在11月28日星期五中午之前，把愿意参加的职员名单送到我处。4．每个班的规模限制为16人。

MemosHome注释：1．intermediatelevel：中级水平，此处可译为“中级班”。2．in-servicecomputerclasses：在职计算机培训班。“In-service”译为“在职的”、“不脱产的”。例如：in-servicetrainingworkshops在职培训班。3．trainingmanager：培训部经理。又如：salesmanager销售部经理4．departmentmanagers：部门经理5．interestedstaff：对此感兴趣的员工，实际上指愿意参加该培训的员工。6．teachingmaterial：教材

MemosHome1．以上范例是某公司培训部经理致各部门负责人的便函。受函人、致函人、事由和日期都标了出来，令人一目了然。2．此便函内容分为四段，每段前面都编码排序。这样做可以使内容条理清晰，要点突出，便于受函人迅速准确地接受并理解信息。第一段简要介绍了拟开办计算机培训班的大致情况，包括培训的时间、地点、两组不同程度的培训等。第二段对培训班做了进一步说明。第三段要求受函人反馈信息并规定了具体截止时间。第四段说明了培训班的人数限制。此便函条理清晰，语言简洁易懂，充分体现了便函的特点。

MemosHomeⅢ．常用表达方式（UsefulExpressions）1．Iwantyoutopassmealltheinformationyouhaveabout…我想让你交给我有关……的所有资料。2．Ishouldliketoknowexactlywhatactionhasbeentaken.我想确切地知道采取了什么样的行动。3．Ishouldlikeyoutogivemearecordof…我想请你给我……的记录。4．Pleasefindoutwhatisgoingon.请查明发生了什么事情。5．Iaminformed(told)that…我获知……

MemosHome6．Couldyoupleaseensurethat…你能够确保……吗？7．I’mwritingtoremindyouthat…我写信提醒你……8．Ihaveofferedadiscountof…我给出了……的折扣。9．Ihavesentacheckfortheoutstandingsumto…我给……寄了一张支票，偿付未清款项。10．Weshouldtakethisintoconsideration.我们应该考虑这件事。

MemosHomeⅠ．背景知识（BackgroundKnowledge）Ⅱ．范例（Samples）Ⅲ．常用表达方式（UsefulExpressions）NoticeHome

通知（Notice）是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。有时候通知也可以由公司用来向外部发布信息。尤其是当公司想告知公众有关其产品、服务或重大事件时，常常会使用通知这种高效、经济和便捷方式。通知的内容很丰富。包括开业仪式、政策改革、庆祝活动、人事变动以及最新举措等。这些都可以用通知的方式告知各界。通知的对象可以是公司内部员工、一般公众或主要客户等。通知的写法有两种：一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼；另一种是以书信的形式，发给有关人员，这种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。其格式如下：Ⅰ．背景知识（BackgroundKnowledge）NoticeHome例1布告形式的通知

通常此类通知上方正中写Notice或NOTICE（通知），发出通知的单位的具体名称可放在正文前，也可放在正文后，右下角处，发出通知的日期写在左下角处。NOTICEAllprofessorsandassociateprofessorsarerequestedtomeetinthecollegeconferenceroomonSaturday,August18,at2:00p.m.todiscussinternationalacademicexchanges.April.26,2005译文NoticeHome例1布告形式的通知

通常此类通知上方正中写Notice或NOTICE（通知），发出通知的单位的具体名称可放在正文前，也可放在正文后，右下角处，发出通知的日期写在左下角处。NOTICEAllprofessorsandassociateprofessorsarerequestedtomeetinthecollegeconferenceroomonSaturday,August18,at2:00p.m.todiscussinternationalacademicexchanges.April.26,2005译文NoticeHome参考译文：通知

本星期六（8月18日）下午二时，全体教授和副教授在学院会议室开会，讨论国际学术交流问题，请准时出席。2005年4月26日NoticeHome例2书信形式的通知DearExaminee:Asyouknow,duetounfortunatecircumstances,ETSwasforcedtocancelthescoresoftheOctober1992TOEFLadministrationinthePeople'sRepublicofChina.Atthattime,youwerenotifiedthatyouwouldbeabletotakeanotherTOEFLwithoutchargeupthroughtheOctober1993administration.YoushouldbeawarethattheTOEFLprogramhasalongstandingpolicyofnotrefundingtestfeeswhenadministrationsarecancelled.Weapologizeforanyinconveniencethatthismaycausetoyou.

RussellWebster

ExecutiveDirector

TOEFLProgram

EducationalTestingService译文NoticeHome例2书信形式的通知DearExaminee:Asyouknow,duetounfortunatecircumstances,ETSwasforcedtocancelthescoresoftheOctober1992TOEFLadministrationinthePeople'sRepublicofChina.Atthattime,youwerenotifiedthatyouwouldbeabletotakeanotherTOEFLwithoutchargeupthroughtheOctober1993administration.YoushouldbeawarethattheTOEFLprogramhasalongstandingpolicyofnotrefundingtestfeeswhenadministrationsarecancelled.Weapologizeforanyinconveniencethatthismaycausetoyou.

RussellWebster

ExecutiveDirector

TOEFLProgram

EducationalTestingService译文NoticeHome参考译文：各位考生：

如你所知，很遗憾，教育考试服务处被迫取消1992年10月在中华人民共和国进行的托福考试成绩，当时，我方通知你直至1993年10月止，可免费参加在此期间的任何一次考试。你当知道托福考试项目有一条长期的政策：当考试被取消时，不予退还考试费用。

我们对因此带给您的不便深表歉意。

教育考试服务处，托福考试项目执行主任：

拉塞尔·韦伯斯特（签字）

NoticeHomeLECTUREByProfessorLarryMachoski

FromUniversityofNorthCarolina,ChaplehillOnMultinationalandGlobalizationAtRoom806,JohnsonHall2:30p.m.,Friday,August21,2004

Ⅱ．范例（Samples）1．这是一个典型的在单位内部张贴的通知。写明了事件、人物、时间和地点。2．Lecture一词写在首行中心的醒目位置，突出了信息的重点。3．以意群为单位分成若干行，便于读者理解。4．语言简练。Sample1注释译文NoticeHomeLECTUREByProfessorLarryMachoski

FromUniversityofNorthCarolina,ChaplehillOnMultinationalandGlobalizationAtRoom806,JohnsonHall2:30p.m.,Friday,August21,2004

Ⅱ．范例（Samples）1．这是一个典型的在单位内部张贴的通知。写明了事件、人物、时间和地点。2．Lecture一词写在首行中心的醒目位置，突出了信息的重点。3．以意群为单位分成若干行，便于读者理解。4．语言简练。Sample1注释译文NoticeHome参考译文：讲座主讲人：北卡罗来纳州大学教授LarryMachoski主题：关于跨国公司和全球化时间：2004年5月21日下午地点：约翰逊楼902室

NoticeHome注释：1．multinational：n.跨国公司2．globalization：n.全球化NoticeHomeⅢ．常用表达方式（UsefulExpressions）1．Weapologizeforanyinconveniencethatthismaycausetoyou.我们对因此带给带来您的不便，深表歉意。2．berequestedto…被要求做某事3．owingto…,wedecidedtoopenabranchin…：由于……，我们决定在……开设分公司。4．Wetakethisopportunitytoexpressourthanksfor…andhopethat….借此机会，我们对你们的……表示感谢并希望……。NoticeHome5．…TradingCo.,Ltdispleasedtoannounceitsestablishment.Weshallbeinoperationfrom….

……贸易公司很高兴宣布成立。我们将从……起开始营业。6．Tomarkthisspecialoccasion,customerswillbeofferedwithaspecialopeningdiscount.

为庆祝这个特殊的日子，所有顾客将享受开业打折优惠。7．Wearepleased/happytoinformyou/letyouknowthat…orwehavethehonortoletyouknowthat…我们很高兴地（或者很荣幸地）告诉大家……8．Awelcomingceremonywillbeheldin…欢迎仪式将于……举行。NoticeHomeⅠ．背景知识（BackgroundKnowledge）Ⅱ．范例（Samples）Ⅲ．常用表达方式（UsefulExpressions）InvitationⅣ．练习（Exercises）Home

书面邀请在国际交往、商务活动和社交等活动中使用较为频繁。比如在筹办大型招待会、宴请聚会、周年活动、舞会、茶话会、酒会等活动时，就需要向嘉宾事先发出邀请，并根据回复来决定活动规模和相应的准备工作。

邀请可以分为两类：请贴（invitationcard）和邀请函(invitationletter).

邀请通常采用发请贴的形式。请贴又称请柬，但不是信函，包括以下主要内容：●邀请的原因●嘉宾的姓名●活动的具体时间、地点等。Ⅰ．背景知识（BackgroundKnowledge）InvitationHome

正式邀请的请贴有严谨的格式和固定的写法，需要认真掌握。正式请贴一般采用第三人称来写，不使用I，we，you等代词，并且无须签名，其格式也与普通信函不同。正式邀请信函一般使用质地较好的硬纸，有时也用卡片，以纸或卡片的纵中轴线为中心安排请柬内容，每行文字长短不一。书写时注意以下事项：

1．请柬一般是打印的，但也可以部分打印和手写（通常是姓名）相结合。

2．一般情况下正式请贴上应写上邀请人、被邀请人的姓名全名，不用缩写。写明邀请活动的类型（如招待会、酒会、开幕式、庆典活动或婚礼等）具体时间、地点、联系电话、服饰要求等等。正式邀请的格式和注意事项如下：HomeInvitation3．正式请贴还要包括“RSVP”。RSVP是法语Repondezs’ilvousplait的缩写，意为“请赐回音”，表示邀请人期待被邀请人能尽快给予回复。在“RSVP”下面留有电话号码和联系人姓名，可以直接打电话回复。如果请贴上写有“REGRETSONLY”的字样，则表示如不能出席，请赐复为盼。

4．正式请贴书写以中线为准，每行字数不一，常按意群分行，错落有致，美观醒目。有时根据意思，一个介词也可以独占一行。行与行之间无需标点符号。总之，全部内容要居中，以左右均匀对称的形式排列。

5．正式请贴一般应在十天或两周前发出，活动越正式越需要早些发请贴。HomeInvitation例1Invitationtoadinner（邀请参加家庭晚宴）

Mr.andMrs.RichardFrazer

requestthepleasureofthecompanyofMr.andMrs.L.F.Jonesatdinnerat6:45p.m.onMonday,10thJuneat100BeaconStreet,Boston,Massachusetts

R.S.V.P.Tel.01858509Informaldress

译文HomeInvitation例1Invitationtoadinner（邀请参加家庭晚宴）

Mr.andMrs.RichardFrazer

requestthepleasureofthecompanyofMr.andMrs.L.F.Jonesatdinnerat6:45p.m.onMonday,10thJuneat100BeaconStreet,Boston,Massachusetts

R.S.V.P.Tel.01858509Informaldress

译文HomeInvitation参考译文：

兹订于6月10日星期一下午6：45设宴于贝肯街敝宅：贝肯街100号，波士顿，马塞诸赛州。恭请L．F．约翰夫妇光临。

理查德·弗雷泽夫妇敬邀

敬请赐复

回复请电：018585098

非正式着装即可。

HomeInvitation

非正式邀请通过打电话发出，但有些人喜欢以书面形式发出邀请，如写邀请信、邀请条或普通邀请卡。有的为手写，有的为打字。文字特点为简练、热情。这种信函形式不拘，依据书写者与收信人亲昵程度而定。非正式的请柬较具私人性与亲密性，经常有信头、称呼、收信人地址及签名，通常可用纯白或印有姓与名的第一个字母的信笺，惯例上，写信人地址书写在信笺的左下角，写信者可用第一人称，以“I”提及自己，以“you”称呼收信人。非正式邀请的格式HomeInvitation例2Invitationtoacelebration（邀请参加典礼）Dearsir/madam,OnnextMonday,March12,wewillhostaneveningofcelebrationinhonoroftheretirementofMr.JerryEldridge,Presidentof[company].YouarecordiallyinvitedtoattendthecelebrationatBaiYunHotel,80HuanShiRoad,onMarch12from7:00p.m.to10:00p.m.Mr.JerryEldridgehasbeenthePresidentof[company]since1986.Duringthisperiod,[company]expandeditsbusinessfromGuangzhoutosouthofChina.Nowit'souropportunitytothankhimforhisyearsofexemplaryleadershipandwishhimwellforahappyretirement.PleasejoinustosayGood-byetoMr.JerryEldridge.

SeeyounextMonday.Yourssincerely,译文HomeInvitation例2Invitationtoacelebration（邀请参加典礼）Dearsir/madam,OnnextMonday,March12,wewillhostaneveningofcelebrationinhonoroftheretirementofMr.JerryEldridge,Presidentof[company].YouarecordiallyinvitedtoattendthecelebrationatBaiYunHotel,80HuanShiRoad,onMarch12from7:00p.m.to10:00p.m.Mr.JerryEldridgehasbeenthePresidentof[company]since1986.Duringthisperiod,[company]expandeditsbusinessfromGuangzhoutosouthofChina.Nowit'souropportunitytothankhimforhisyearsofexemplaryleadershipandwishhimwellforahappyretirement.PleasejoinustosayGood-byetoMr.JerryEldridge.

SeeyounextMonday.Yourssincerely,译文HomeInvitation参考译文：尊敬的先生们/女士们：我们将于三月12日下周一举行晚会，祝贺公司总裁JerryEldridge先生光荣退休。我们诚挚邀请您于3月12日下午7点到10点于环石路80号白云宾馆参加晚会。

JerryEldridge先生自1986年以来一直担任本公司总裁。在此期间，公司的业务从广州拓展到中国南方。现在，我们愿借此机会对他的模范领导表示感谢，并祝他荣退愉快。请大家和我们一起与JerryEldridge先生道别。下周一见。您的诚挚的

HomeInvitationⅡ．范例（Samples）Sample1:Invitationtoproductpresentation（邀请参加产品介绍会）May5,2005

Dearsir/madam,

WewouldliketoinviteyoutoanexclusivepresentationofournewDX700saudio-visualsystem.ThepresentationwilltakeplaceattheWilsonExhibitionCenter,300KingStreet,GreenLand,at2:00p.m.onTuesday,May15.Therewillalsobeareceptionat4:00p.m.Wehopethatyouandyourcolleagueswillbeabletoattend.

MarkTechInc.isaleadingproducerofhigh-qualityaudio-visualequipment.Asyouwellknow,recenttechnologicaladvanceshavemadeaudio-visualsystemsincreasinglyaffordabletothepublic.Ournewmodelsoffersuperbqualityandsophisticationwitheconomy,andtheirnewfeaturesgivethemdistinctadvantagesoversimilarproductsfromothermanufacturers.

WelookforwardtoseeingyouonTuesday.Justcallourofficeat123-4567andwewillbegladtosecureaplaceforyou.

Sincerelyyours,

KathleenCurtis

MarketingDepartment

MarkTechInc.

143WedgemereAvenue

LosAngeles,California

注释译文HomeInvitationⅡ．范例（Samples）Sample1:Invitationtoproductpresentation（邀请参加产品介绍会）May5,2005

Dearsir/madam,

WewouldliketoinviteyoutoanexclusivepresentationofournewDX700saudio-visualsystem.ThepresentationwilltakeplaceattheWilsonExhibitionCenter,300KingStreet,GreenLand,at2:00p.m.onTuesday,May15.Therewillalsobeareceptionat4:00p.m.Wehopethatyouandyourcolleagueswillbeabletoattend.

MarkTechInc.isaleadingproducerofhigh-qualityaudio-visualequipment.Asyouwellknow,recenttechnologicaladvanceshavemadeaudio-visualsystemsincreasinglyaffordabletothepublic.Ournewmodelsoffersuperbqualityandsophisticationwitheconomy,andtheirnewfeaturesgivethemdistinctadvantagesoversimilarproductsfromothermanufacturers.

WelookforwardtoseeingyouonTuesday.Justcallourofficeat123-4567andwewillbegladtosecureaplaceforyou.

Sincerelyyours,

KathleenCurtis

MarketingDepartment

MarkTechInc.

143WedgemereAvenue

LosAngeles,California

注释译文HomeInvitation1．exclusivepresentation：专业演示会。“exclusive”指“专有的，专门的”，“presentation”为“演示”，“展示”。2．audio-visualsystem：音像系统3．takeplace：发生。这里指举行。相当于“beheld”。注意takeplace是不及物动词短语，只能用主动语态，表示某件事发生或者某个活动举行，其主语为某件事或某个活动。而hold指“举行”时，如果主语为某个活动或会议，则必须用被动语态。

例如：TheinternationalfairtookplaceinGuangzhou.

TheinternationalfairwasheldinGuangzhou.注释：HomeInvitation4．WilsonExhibitionCenter:威尔森展览中心5．aleadingproducerofhigh-qualityaudio-visualequipment:高品质声像设备的主要生产商6．technologicaladvances:技术进步7．increasinglyaffordable：日益为老百姓所接受。此处的接受是指价格上可以接受，可以支付得起。Increasingly用来修饰形容词，表示“日益、日渐”8．superbquality:极高的品质。Superb一词指质量极高的、上乘的、一流的。公司在推销自己的产品时常用该短语。9．distinctadvantages:明显的优势。Distinct指“独特的”、“明显的”。10．MarketingDepartment:市场部HomeInvitation参考译文：尊敬的先生/女士们：我们盛情邀请您参加我公司新型DX700s音像系统专场展示会。展示会将于5月15日星期二下午2:00在威尔森展览中心举行。下午4:00还将举行一个招待会。希望您和您的同行能届时光临。马克技术有限公司是高品质音像设备的主要生产商。众所周知，近来由于技术进步，音像系统的价格日益为老百姓所接受。我们的新样品物美价廉。全新的特点使它们与其他品牌的同类产品相比，具有与众不同的优势。我们盼望能在星期二的展示会上见到您。如需预定位子，请拨打电话123-4567。您诚挚的

KathleenCurtis

加利福尼亚州洛杉矶市，Wedgemere

大街143号马克技术有限公司营销部

2005年5月15日

HomeInvitation1．这是一份非正式的邀请函。其书写格式近似普通商务书信。2．信中第一段开门见山，直截了当地向对方提出了邀请，并写明了具体的活动名称、时间、地点以及相关安排等。这正是初学者应注意的地方，即：邀请函应把主要信息（primaryinformation）安排在第一段最引人注意的位置，让读信人对信件的主要内容和目的一目了然。3．第二段在介绍展示会的同时，又不失时机地推销了本公司及其产品，提升了其公司形象。语言自然得体，笔墨不多，恰到好处，没有牵强附会之感。把商业信函的功能发挥得淋漓尽致。4．一段再一次表达了诚挚邀请，并告知对方电话联系。5．从整体上看，该邀请函条理清晰、重点突出，凸现了商业信函基本写作原则，即：“conciseness,concreteness,clarityandcourtesy”(简洁、具体、清楚和礼貌)，是一个较好的写作范例。HomeInvitation1．Mr.andMrs.…requestthehonorofyourpresenceatthemarriageoftheirdaughter…to…on…at…

兹订于……月……日星期……上/下午……时在……为小女……与……举行结婚典礼，恭请光临。2．Mr.andMrs.…requestthepleasureofMr.andMrs.…’scompanyatdinner/acocktailparty/abuffetdinner/banquet/luncheon/ateaparty/aballdanceat…on…at….

谨订于……月……日星期……上/下午……时在……举行晚宴/鸡尾酒会/冷餐会/酒宴/午宴/茶会/舞会，敬请光临。Ⅲ．常用表达方式（UsefulExpressions）HomeInvitation3．Cordiallyinvitesthepleasureof…totheNewYear’sEveParty/theannualmeeting/areception/theinaugurationoftheShanghaiHotel/the10thanniversaryof…on…at…

兹订于……月……日星期……时在……举行除夕晚会/年会/招待会/上海大饭店开业典礼/……10周年庆典。恭请……光临。4．Wouldyoupleasehavedinnerwithusat…on…at…?

请你们在……月……日星期……时在……与我们共进晚餐。

Wouldyoupleasedomeafavorbyjoiningaparty?

敬请参加我们的聚会。HomeInvitation5．Wewouldbeveryglad/pleased/delightedifyoucouldcome.

如果你能参加，我们将十分高兴。6．Wesincerelyhopeyoucanattend.我们期待您的光临。7．Pleaseletmeknowassoonaspossibleifyoucancome.如果能来，请早日告知。

Pleaseconfirmyourparticipationatyourearliestconvenience.是否参加，请早日告知。8．Justcallourofficeat123-4567andwewillbegladtosecureaplaceforyou.只要打我们办公室的电话123-4567，我们会很乐意为您保留位子。HomeInvitation1）FulldetailsontheFairwillbesentinaweek.2）Welookforwardtohearingfromyousoon,andhopethatyouwillbeabletocome.3）OnnextMonday,March12,wewillhostaneveningofcelebrationinhonoroftheretirementofMr.John,thepresidentofourcompany.Ⅳ．练习（Exercises）1．把下列英文句子翻译成汉语关于交易会的详情我们将于一周内寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。3月12日下星期一晚，我们将为总经理约翰先生荣退举办典礼。HomeInvitation4）Nowit’souropportunitytothankhimforhisyearsofexemplaryleadershipandwishhimwellforahappyretirement.5）MarkTechInc.isaleadingproducerofhigh-qualityaudio-visualequipment.我们借此机会感谢他多年来的领导并希望他荣退愉快。马克技术公司是高品质音像设备的主要生产商。HomeInvitation1）由于业务不断扩展，本公司决定在中国开设分公司。2）我们很高兴地告诉大家我们已经决定将公司迁至新的办公地。3）我们很高兴地通知您Mr.Bowel从5月8日起担任我公司新的首席执行官。2．把下列汉语句子翻译成英文Owingtotheexpansionofourbusiness,wehavedecidedtoopenabranchinChina.Wearepleasedtoletyouknowthatwehavedecidedtomoveourofficetoanewlocation.Wearepleasedtoinformyouthat,effectiveMay8th,Mr.BowelwillbeournewCEO.HomeInvitation1）Pleaseencourageyourstaff______partinthecomputertraining.A.takeB.totake C.taking D.took2）Youareexpected______themeetingat8o’clocktomorrowmorning.A.to B.toattendingC.toattendinD.toattend3）Thetimeofyourspeechshouldbelimited______15minutes.A.to B.with C.forD.on4）Wewillprovideyou______enoughfood.A.for B.with C.to D./3．选择题BDABHomeInvitation5）Hehasgotused______byair.A.totravel B.intraveling C.totraveling D.intotravel6）Theproductdisplaywill______attheExhibitionCenter.A.hold B.beheld C.betakenplace D.beholding7）Theirnewfeaturesgivethemdistinctadvantages______similarproductsfromothermanufacturers.A.on B.upon C.than D.over8）Please______yourparticipation______yourearliestconvenience.conform…to B.confirm…to C.take…at D.confirm…atCBDDHomeInvitation1）假如你是上海国际贸易咨询公司的办公室秘书。由于该公司刚刚成立，需要告知商界各家公司，以更好地开展公司业务，需要你起草一份书信式的开业通知，内容包括：（1）很高兴地告诉大家公司成立了。（2）公司的宗旨是提供在进出口业务方面的咨询服务，为贵公司寻求国外合作伙伴，愿做贵公司与国外公司之间关系的桥梁。（3）欢迎大家咨询有关贸易发展和商务合作方面的问题。4．情景写作forreferenceHomeInvitationDearSirs:WehavemuchpleasureinannouncingthatShanghaiInternationalTradingConsultingFirmhasestablished.Ourfirmaimstoprovideconsultingservicesonimportandexportbusinesstransactions,helpyoufindforeignpartners,andtobridgeyouandyourforeignpartners.Anyinquiriesabouttradedevelopmentandbusinesscooperationaresincerelywelcome.Pleasecontactusifyouhaveanyquestions.OurtelephonenumberiSincerelyyours,1)HomeInvitation2）根据以下信息书写一份正式请柬。

温切斯特合作银行（TheWinchesterCo-operativeBank）敬邀光临于新址举行的开业典礼。

时间：星期六上午8点整，6月6日

服饰要求：正式着装

需要回复，电话：0882978forreferenceHomeInvitation

TheWinchesterCo-operativeBank

requestyourpresence

attheformalopeningceremony

initsnewquarters

onSaturday,6Juneat8a.m.

R.S.V.P.Tel.0882978Formaldress2)HomeInvitationLessonTwoLetter,FaxandE-mailLetters

Fax

E-MailHomeⅠ．背景知识（BackgroundKnowledge）Ⅱ．常用表达方式（UsefulExpressions）LettersHome

英文商务信函是一种常见的商业联系媒介，一般通过电脑或打字机书写完成。商务信函实质上是一种“推销函”，写信人通过商务信函的形式推销自己的产品、服务、专利或者某种观念。好的商务信函可以为公司赢得新业务，能促进和发展同客户的关系，并消除彼此之间的误会，使双方达成共识，愉快合作。相反，商务信函写不好，就可能引发新矛盾，失去与客户合作的机会。

要想写好商务信函，不仅要具备相关业务知识，掌握法规和条款，还应该具备较扎实的语言功底，熟悉信函的书写格式和行文要求。Ⅰ．背景知识（BackgroundKnowledge）LettersHome

写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句，而需要用简单朴实的语言，准确地表达自己的意思，让对方非常清楚地了解你想说什么。在商务活动中，时间就是金钱，效率就是生命。简洁的表达与有效率地掌握分寸是最重要的。由于信函都是有目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合写信人的目的。在写作之前不妨仔细考虑一下，写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。商务信函的写作特点LettersHome（1）礼貌（Courtesy）：信函的书写语气和态度要体现诚恳和礼貌，对待不同的客户，语言上不应有亲疏之分，体现平等待人的态度。特别要注意，当双方观点不能统一时，首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对你的指责不公平时，应表现出高姿态，可以据理力争，说明自己的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。（2）明晰（Clarity）：信函的主题要突出，层次分明，语言浅显易懂，让对方对信件内容一目了然。好的信函应该遵守以下8个“C”的写作原则：LettersHome（3）简洁（Conciseness）：信函语言应精练、言简意赅，避免拖泥带水。尽量使用“小词”、短句，因为短句更容易理解。一个单词可以表达就不要用词组。（4）正确（Correctness）：信函的语言使用，如单词拼写、句子结构、语法和惯用语法等，都应正确无误。“正确”还指不会引起误会的书写方式。例如，当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。（5）具体（Concreteness）：信函的书写要注意用词确切，恰到好处，各条款或观点要明确，不抽象，不笼统。LettersHome（6）体谅（Considerateness）：信函书写要考虑周到，尽量设身处地地为读信人着想，在对方可能接受的条件上，寻求最恰当的表达方式。（7）诚意（Conscientiousness）：信函书写时要有诚意，对有关问题要实事求是，以负责的态度，坦诚相告，决不能欺骗对方，因为这样做只会影响公司形象。（8）完整（Completeness）：信函书写时应该思路清晰，条理分明，内容完整。要给出所有必要的信息，把内容表达完整。LettersHome

信头（letterhead）：信头又称信端，指印刷在公司信纸上的文字，包括发信人的姓名、地址、电话号码、网址、电子邮件地址等内容。其目的在于使收信人一看就知道发自何方、何处、何时，复信时也便于参考。信头的位置一般在信纸的上方正中，有的在左上角。通常采取印刷方式或打印方式。如：EASTERNTEXTILESIMP.&EXP.CO.,LTD.12389ChangchunRoad,Dalian,ChinaTelax/p>

Http://Email:bcxbcx@411商务信函的构成要素：HomeLetters

发信日期（date）：发信日期低于信头位置，写法有英美之分。英式的写法常把日期写在月份的前面；美式的写法常把月份写在日期的前面，日期常用基数词，也可用序数词。年份之前的逗号可以省略。如：

2ndMay,2005或2May2005（英式）

June21st,2005或June212005（美式）HomeLetters

编号（ReferenceNumber）：编号是指根据部门、商品等事先分类而编的号，以便发信者或收信者取阅参考。一般打印在封内地址上方或信页底部。如：

a.OurRef:456JS/nbb.Inreply,refertofileNo.889-1HomeLetters

封内收信人地址（InsideAddress）：其目的是避免差错，便于收件人归档。位于信头下方，一般在信笺的左面，沿左面页边线写起。收信人的姓名（或公司名）和地址，与信封上的内容相同，但地址的语序与中文恰好相反：先写小的单位，再写大的单位。如：

Mr.RobertKeatsDirectorofSalesDepartmentWindsonKnittingMillsInc.295MagnoliaAvenueSpartanburg,SouthCarolina29301TheUnitedStatesofAmericaHomeLetters

指定收信人的姓名（AttentionLine）：“指定收信人”指的是“特定收件人”或者“经办人”。发信者如果希望收信单位的某个人或某个部门迅速办理此件时，须在封内地址的下面写上指定收信人的名字或部门名称，如下所示：

Attention:Mr.ThomasGreenAttention:PlymouthRockManufacturingCompanyHomeLetters

称呼（Salutation）：指写信人对收信人的称呼，位于封内地址下两至三行，从左边顶格写起，单独占一行。称呼后常用逗号。常见称呼如下：DearMary,DearMadam,DearSirorMadam,DearSirs,DearMses,（称呼两位及以上的女性）等等。HomeLetters

事由（SubjectLineorHeadline）：又称“信件主题”，即：将信件的主旨标示在信件的上方，便于对方很快知道信件的主要内容，有利于节省时间，提高效率，也便于归档和查阅。如：a.ColorTVsb.Re:YourOrderNo.345forGermancarsc.Subject:ClaimNo.MA-457972HomeLetters

开头语（TheOpeningAddress）：没有固定写法，习惯上是将收函日期、查号或编号，或主题内容等简单综合叙述，便于对方了解此信函是回复哪一封信的。如果是第一次通信，一般要介绍自己的目的、要求等。开头语自成一段，简明扼要，与信的正文分开。（现在有的信函不再用开头语）。正文（Body）：是信函的主体，表达具体愿望、要求和看法等主要内容。位置紧接开头语下面，可分为几段。每段表达一个意思。结尾语（TheClosingSentence）：结尾常用来总结正文内容，也可附加礼节性结束语，位于正文结束后，另起一段。例如：Weawaityourimmediatereply.Lookingforwardtoyourdetailedreplyatyourearlyconvenience.HomeLetters

礼节性结束语（ComplimentaryClose）：位于结尾语下隔一、二行处，从正中或偏右处写起，有人为了方便，也可从左边写起。首写字母大写，最后加上逗号，写法很多，写信人可根据与收信人的关系选用不同的说法。如：Cordially,Cordiallyyours,Sincerely,SincerelyyoursYoursSincerely,YoursFaithfully,YoursTruly,等等。HomeLetters

签名（Signature）：一般要有写信人的签名，这样使人感到对方认真、亲切、有礼貌。签名时如果代表单位，可把公司或商号名称用大写打印出来，并由负责人签名。主办人代号（IdentificationMark）：为了便于查找信函主稿人和打字者，商务信函中常把发信人与打字员的姓名首写字母打在署名位置下二行的左方。附件注明（EnclosureNotation）：信中如有附件，须在左下角主办人代号下方注明Enclosure，也常用缩写形式Enc.或Encl.。如附件有两个以上，要详细注明。如：Enclosures(2)Encl.(3)HomeLetters

附笔（Postscript）：也称作“再启”或“又及”，位于附件说明之下，缩写形式P.S.或PS，用来补充信写完之后又要交代的话。在正式信函中应避免附笔，避免给人留下办事不周的印象。副本注明（CarbonCopyNotation）：写信人如果把信抄送有关单位或个人，同时也想让收信者知道已抄送的单位或人，可在信件最后的左下角（正式公函在右下角）注明CC（CarbonCopy），CCto或copyto等，之后再打抄送单位或个人的名称。如：CCTheUniversalTradingCo.,Ltd.CopytoMr.JonesC.C.RobertKeats,PresidentHomeLetters商务信函的布局（Layout）LetterHead

信头（一般已打印好）

ReferenceNumber编号Date发信日期InsideAddress封内地址AttentionLine指定收信人姓名Salutation称呼SubjectLine事由正文：OpeningSentence(s)开头语

MainBody主旨段落（由一段或几段组成）

ClosingSentence(s)结尾ComplimentaryClose礼貌结束语Signature签名IdentificationMark主办人代号EnclosureNotation附件注明Postscript附笔CarbonCopyNotation副本注明HomeLetters商务信函的写作格式LETTERHEAD（信头）

（日期）

（编号）

(封内地址)

（称呼）

（事由）

（信文）

（结尾语及签名）1．齐头式（BlockStyle）

齐头式是指信函除信头之外每行开头都与左边边缘对齐。这种从上至下的齐头式排列显得整洁。打字时还能节省时间，方便迅速，因此这种格式受到了越来越多的人的欢迎。HomeLettersLETTERHEAD（信头）

（编号）

(日期)

（封内地址）

（称呼）

（事由）

（信文）

（结尾及签名）

（附件、附本、附言）2．改良齐头式（ModifiedBlockSyle）改良齐头式指除信头、日期、客套结束语和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白边缘看齐。HomeLetters3．简化式（SimplifiedStyle）每一行都是左对齐，开头称呼和结尾的祝语可以省略。很多商业信件都愿意采取这种方式。标题行以及写信人的姓名、职务全部大写。LETTERHEAD（信头）