第1章 秘书培训与会务准备课件

秘书实务千里之行，始于足下……追寻成功者的脚步，你会发现，他们往往是从普通的秘书职业启程……第1章秘书培训与会务准备秘书实务课程的性质1，商务英语和商务文秘专业的基础课；2，……专业主干课；3，……专业必修课；4，取得四级秘书证的重要基础课程；5，实践性较强的课程；6，最为强调团队合作精神的课程；第1章秘书培训与会务准备关于团队合作精神1，本课程要求正式上课前分好小组；2，分组原则上一般以寝室为单位；3，走读同学必须本着双方自愿的原则加入到某一宿舍的组别当中；4，各小组选出临时小组长一人；5，小组长工作职责是临时召集本组同学课堂讨论、分工处理作业。为方便评讲，请各小组长安排专人将作业打字，制成软盘（若能制成POWERPOINT更好），并写好班组交给学习委员统一收后交给教师批改；第1章秘书培训与会务准备6，无故迟交作业或不交作业的小组，该次成绩计0分；7，团队合作精神既是完成作业、获得平时成绩的重要保障，也是本门课程要求训练的一项内容；第1章秘书培训与会务准备关于考试与成绩本课程采取期末试卷成绩（60%）与平时作业成绩（40%

）相结合的方式，最终算出每位同学的总成绩。如某同学所在小组平时成绩为80分，考试成绩为55分，最后总评为65分；或平时成绩为50分，考试成绩为60分，最后总评成绩为56分；第1章秘书培训与会务准备高职毕业的王俐上班的第一天，公司人事部赵经理就递了一份试用期用工合同在她的面前：第1章秘书培训与会务准备临时劳动合同甲方：风光旅游有限责任公司乙方：甲方经过面试，决定录用乙方为甲方总经理办公室秘书。试用期间，乙方应按甲方工作要求做好本职工作，相关待遇按甲方有关规定执行：第1章秘书培训与会务准备一、甲方为乙方提供必备的工作条件，乙方应服从甲方的相关工作安排，并遵守甲方的一切规章制度。二、乙方试用期为三个月整，从双方共同签字之日算起。双方若有一方要求提前解除本协议，需提前三天通知对方。试用期满，经双方共同协商一致后，可签订正式劳动合同。三、本协议一式二份。甲、乙双方各一份。

甲方：风光旅游有限责任公司（章）乙方：年月日第1章秘书培训与会务准备王俐仔细看过后，没发现有什么问题，很快就签了字，交了上去，自此，她的三个月试用期开始了。第1章秘书培训与会务准备第一章

秘书培训及会务准备

第一节

秘书岗前培训

第1章秘书培训与会务准备总经理办公室：李总：“王俐啊，这次公司召了一批办公室文员，我打算在她们岗前培训班上讲一讲秘书工作的沿革、发展及意义，当然是很简单的，重点是要讲一下秘书的职业道德问题，你是秘书专业毕业的，这个讲话稿就由你来起草吧！”王俐：“好的，李总！”第1章秘书培训与会务准备秘书办公室：王俐第一次接受李总的任务，可是一定要做好的哦！经过思考，她终于拟定了要写的内容：1，什么是秘书；2，秘书工作特点及发展前景；3，秘书工作的作用。4，秘书职业道德的内容。第1章秘书培训与会务准备相关知识：（一）秘书“秘书”一词大约在我国汉代以前就已出现，当时指的是神秘之书或密藏之书。汉代以后，逐渐成为一种官职名称。三国时曹操设“秘书令”，掌管机要，略具了现代秘书的一些职能。经过一千多年的演变，直到孙中山领导的中华民国政府成立，现代秘书职业才真正确立起来。西方“秘书”一词源于拉丁文字“Secretarius”，意为可靠的职员。在英语词汇中，“Secretary”除指秘书外，另有书记、干事、大臣、部长等义。我们认为，秘书是为单位或部门主管人员提供服务的参谋或助手型人员的通称。第1章秘书培训与会务准备（二）秘书工作特点及发展前景秘书工作最为主要的特点是辅助性。其发展前景可以概括为：社会普遍化、专业细致化和职能多样化。（三）秘书工作的意义秘书工作在单位中主要起枢纽作用。一般包括参谋作用、办事作用、窗口作用、督查作用等。第1章秘书培训与会务准备（四）秘书职业道德1，文明礼貌；2，爱岗敬业；3，诚实守信；4，办事公道；5，勤劳节俭；6，遵纪守法；7，团结互助；8，开拓创新。（请观看录像）第1章秘书培训与会务准备（五）“国际行政管理者协会”和秘书节INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFDSSIONALS缩写为IAAP，即“国际行政管理者协会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心平台。前身为“国际职业秘书协会”，成立于1942年，原名美国全国秘书协会，总部在美国密苏里州堪萨斯城。有董事会，有《秘书》、《秘书工作范例》、《职业秘书道德准则》杂志出版。下有一个“未来秘书协会”。第1章秘书培训与会务准备每年举办“特许职业秘书考试”，在全世界250个考点同时进行。自1952年起，将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”，该周三为秘书节。2000年，将秘书周和秘书日改为行政专员周和行政专员日。第1章秘书培训与会务准备实训题：请替王俐写出这份讲话稿，结合相关知识，注意讲话人的身份、目的和要求。第1章秘书培训与会务准备第二节

会务准备

总经理办公室：李总：“小王，公司打算召开一次客户恳谈会，主要是本省范围内的一些老客户和一些新增的优质客户。这是公司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿出10万元左右的经费来开这个会。时间三天左右，地点不要远，就在本省内选一个与我们长期合作的旅游点就行。你接下来就具体策划这个事，争取在半个月后把会议邀请函发出去。你考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。”王俐：“好的。我会先写一个较详细的会议方案给您，等修改定下来，后面的会务上的事情就好办了。”这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。经过反复思考，王苗终于整理出了会议方案的基本头绪：会议经费各项目预算；名称；议程和日程；会场选择。并草拟了这样一份会议方案：第1章秘书培训与会务准备风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议方案总经理：为开好这次会议，以利于公司将来的更大发展，拟于2005年2月中旬召开为期两天的全年业务恳谈会。现将会议方案报告如下：一、会议议题。应围绕我公司业务发展来进行，主要有：我公司董事长致欢迎辞；总经理介绍我公司相关情况和业务范围；客户代表发言；专家专题报告；分组讨论我公司目前业务拓展中存在的问题；回答客户提问等。二、会议议程和日程待定。三、会务准备。成立两个组，会务组负责会议的组织和资料准备；后勤组负责与相关单位联系，保障会议顺利召开。第1章秘书培训与会务准备四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元；交通费1万元；纪念品费1万元。五、后勤保障。会议按不超过100人的规模安排后勤事务。后勤方面主要租用本省莲花市风景区宾馆。以上报告，如有不妥，请指示后改正。

年月日第1章秘书培训与会务准备相关知识：拟定会议方案是秘书人员重要工作之一，也是考验一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。（1）会议的主题和议题会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一要结合本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。（2）会议名称会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中有的还可以包括时间、范围等。如“风光旅行有限公司2005年业务恳谈会”。第1章秘书培训与会务准备（3）会议议程与日程会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时，要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上三个单元时间安排，并将会议议题具体化。第1章秘书培训与会务准备（4）如何选择会址选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择是要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有二至三米左右的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。第1章秘书培训与会务准备总经理办公室：李总：“小王，这份会议方案写得基本上可行，只是还有许多细节要一一去落实，你抓紧时间，认真看一遍后把要落实的事项一一标注出来，并说说你的落实步骤，有什么做不了主的直接向我