办公自动化基本知识

《办公自动化实用技术》桂林师范高等专科学校任意选修课课程负责人蒋昌茂《办公自动化实用技术》电子教案

本课程负责人简介

《办公自动化实用技术》课程简介《办公自动化实用技术》电子教案蒋昌茂，男，讲师。1995年毕业于华中师范大学地理系地理学专业，理学学士学位。2023年桂林电子科技大学计算机与控制学院计算机应用技术专业研究生班毕业，获计算机技术专业硕士学位。联系：Email：本课程负责人简介1.2007《儿童文学》网络教学课件作品，第一届本校教育教学软件大赛一等奖2.2007《儿童文学》网络课程作品，第六届广西高校教育教学软件大赛三等奖3.2023《特殊化方法》课例，第二届广西高校现代教育技术教学应用大赛二等奖4．2023《儿童文学》网络课程作品，第七届广西高校教育教学软件大赛优秀奖。5.2023《儿童诗》课例，第二届本校现代教育技术教学应用大赛一等奖3.2023《儿童诗》课例，第三届广西高校现代教育技术教学应用大赛二等奖最近获奖情况《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案1．2023获取国家实用新型专利《基于光触媒纳米材料杀菌方法的智能化电子消毒鞋柜》，专利号为：ZL202320300446.62．2023获取国家实用新型专利《多功能电子橱柜》，专利号为：ZL20232030079963．2023研究工程《初等教育专业数学方法论课程的教学改革与实践》，广西高校教学成果三等奖。4.主持并完成省科技厅横向工程《爱波仕资讯通综合效劳平台》省科技厅支助30万，企业投资160万，顺利结题。最近成果《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案1.2007广西教师教育精品课程《数学方法论》2.2023广西高校精品课程《儿童文学》最近负责精品课程网站建设主要负责精品课程网站规划、设计与制作，互动式网络教学平台的构建和现代教育技术应用于教学的研究。《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案1．2023.10《IP语音通信原理、设计及组网应用》电子工业出版社，第二作者2．2023.10《无线宽带IP通信原理及应用》电子工业出版社，第一作者最近著作《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案《办公自动化实用技术》电子教案

《办公自动化实用技术》课程简介《办公自动化实用技术》是一门多学科交叉、内容新颖、实践性和实用性很强的课程，目前办公自动化技术正在得到普及和推广。把这门课程作为教育与管理类专业的一门专业选修课程，通过学习，学生应充分理解办公自动化的含义、办公自动化系统的模式与功能，初步掌握现代办公设备的使用，学会利用微型计算机进行文字处理和数据信息处理的方法，了解办公自动化系统维护的根本方法，为将来毕业后从事现代文秘、行政管理、人事管理及新闻等工作打下良好根底。《办公自动化实用技术》电子教案课程教学的根本要求1．本课程属任意选修课程，侧重介绍办公自动化软硬件的使用方法和操作技巧。2．本课程是一门实践性、实用性很强的课程，在具体的教学过程中，应尽量结合教学实际，引导学生开展一些可能的教学实践活动，要创造条件让学生多动手、多实践、多操作。《办公自动化实用技术》电子教案使用教材和参考书目1．教材：周贺来编著.《办公自动化实用技术》中国水利水电出版社;第二版。2．参考书目：周艳辉主编《办公自动化实训教程》，科技出版社。宋清龙编著《计算机应用根底》，高等教育出版社。陈魁编著《PPT演义》，电子工业出版社。《办公自动化实用技术》电子教案教学内容及时数分配《办公自动化实用技术》电子教案考核方法考勤20%平时作业和期末考查80%《办公自动化实用技术》电子教案期末考查上机考试：第一局部：根底知识局部：30题单项选择题。第二局部：Word操作题：〔3道大题〕第三局部：Excel操作题：〔6道小题〕《办公自动化实用技术》电子教案THANKS!《办公自动化实用技术》电子教案第1章办公自动化根底知识《办公自动化实用技术》课程《办公自动化实用技术》电子教案28【本章内容介绍】本章首先指出了办公自动化的根本概念、开展状况、未来开展趋势、我国办公自动化的开展过程和整表达状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及平安和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的根本知识。《办公自动化实用技术》电子教案29【本章主要知识点】

办公自动化的含义办公自动化的层次办公自动化的模式办公自动化的开展过程办公自动化的开展趋势我国办公自动化开展概况办公信息系统的组成与功能办公信息系统的平安与保密 办公信息系统的类型和应用实例《办公自动化实用技术》电子教案30【本章重点难点】重点办公自动化的根本概念国内外办公自动化的开展情况办公信息系统的组成与功能办公信息系统的平安与保密难点办公自动化的开展趋势办公信息系统的平安与保密措施《办公自动化实用技术》电子教案本章目录1.1办公自动化概述1.2办公信息系统内容简介1.3办公信息系统的平安与保密《办公自动化实用技术》电子教案1.1办公自动化概述

1.1.1办公自动化含义与作用11.1.2办公自动化的三个层次21.1.3办公自动化的两种模式31.1.4办公自动化的发展历程41.1.5办公自动化人员的技能要求5《办公自动化实用技术》电子教案331.1.1办公自动化含义与作用

1.概念的提出办公自动化〔OfficeAutomation,简称OA〕作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。〞《办公自动化实用技术》电子教案1.1.1办公自动化含义与作用

2．办公自动化的含义办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的一局部办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成效劳于某种目标的人——机信息处理系统，其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求得更好的效果，以到达既定〔即经济、政治、军事或其它方面的〕目标。实现办公活动的高效率、高质量。

实现办公信息处理的大容量、高速度。实现办公活动的智能化。3．办公自动化的作用《办公自动化实用技术》电子教案351985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义办公自动化〔OfficeAutomation,简称OA〕是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成效劳于某种目标的人——机信息处理系统，以到达提高工作质量、工作效率的目的。《办公自动化实用技术》电子教案1.1.2办公自动化的三个层次

事务处理型最根本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。管理控制型包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的根底数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。辅助决策型最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为根底，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统。《办公自动化实用技术》电子教案

三者之间的关系：事务型办公系统

管理型办公系统

决策型办公系统1．事务型办公自动化系统〔1〕事务型办公自动化系统的功能①文字处理功能。②个人日程安排。③行文〔文件〕办理。④函件处理。⑤文档资料管理。⑥编辑排版。⑦电子报表。⑧其他数据处理。〔2〕事务型办公自动化系统的组成事务型办公自动化系统由微机配以根本办公设备(复印机、打印机、机、印刷系统、缩微系统、会议用各种录音设备和投影仪等)、简单的通信网络、独立支持它的具有各种根本功能的软件(小型关系型数据库软件及专用软件等)等组成。2．管理型办公自动化系统〔1〕管理型办公自动化系统的功能管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件类型的信息流的处理。〔2〕管理型办公自动化系统的组成在事务型办公用根本设备的根底上，增加高档微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门间有很强的通信能力。除通用、专用软件外，还要求有自己的信息管理系统，在事务型办公系统的根底上参加专用数据库。3．决策型办公自动化系统〔1〕决策型办公自动化系统的功能决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为根底，主要具有决策和辅助决策的功能。其功能的强弱反映了该系统水平的上下。其数据库还包括模型库、方法库、知识库和专家库等。〔2〕决策型办公自动化系统的组成设备在综合通信网的支持下工作。其软件在管理型办公自动化系统的根底上，扩充了决策支持功能。它具有完善的通信网络，包括本部门的专用网络和公共网络。现代办公活动中突出地表达了“通信化〞、“计算机化〞、“自动控制化〞。它将形成一个强大、高效率的信息网，是信息社会的中枢。信息经处理后效劳于整个办公领域，大大提高了工作效率。而办公自动化的普及和开展，使人们从重复的简单劳动中解放出来，将精力投入到其他有创造性的工作中，促进了整个社会的开展，最终将加快全社会的自动化〔生产自动化、办公自动化、家庭自动化〕进程。1.1.3办公自动化的两种模式

1.个人办公自动化个人办公自动化指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图形图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如MicrosoftOffice、WPSOffice等实现，在单人单机使用时非常有效。2．群体办公自动化群体办公自动化用来支持群体间的动态协同办公，一般是指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。

《办公自动化实用技术》电子教案1.1.4办公自动化的开展历程1．办公自动化的起源20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。相关知识:美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.我国70年代末长春“一汽〞最早使用计算机开始进行数据处理工作.《办公自动化实用技术》电子教案1.1.4办公自动化的开展历程2．办公自动化的开展演变办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的根底上，以单位为中心向单位内联机开展，建立起电脑局部网络系统〔简称局部网络〕。20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统开展的阶段。20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化〞的阶段。《办公自动化实用技术》电子教案1.1.4办公自动化的开展历程3．办公自动化的开展趋势办公自动化未来开展将表达以下几个特点：办公环境网络化办公操作无纸化办公效劳无人化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化办公管理知识化《办公自动化实用技术》电子教案48我国OA开展过程及其整表达状我国OA开展过程我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段,80年代中期，制定了办公自动化的开展目标及远景规划。20世纪80年代末，我国开始大力开展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能表达国家实力的国家级OA系统.20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如MicrosoftVisualStudio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速开展引发市场竞争的逐渐剧烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的开展阶段。《办公自动化实用技术》电子教案49整表达状我国办公自动化开展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断开展壮大。《办公自动化实用技术》电子教案我国OA开展过程及其整表达状1.1.5办公自动化人员的技能要求

信息检索文稿处理表格绘制数据处理图表创立幻灯片制作文件共享网络发布办公设备应用《办公自动化实用技术》电子教案1.2办公信息系统内容简介

1.2.1办公信息系统的含义11.2.2办公信息系统的组成21.2.3办公信息系统的类型31.2.4办公信息系统的功能4《办公自动化实用技术》电子教案1.2.1办公信息系统的含义

在2000年11月召开的办公自动化国际学业术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统〔OfficeInformationSystems，简称OIS〕，认为：OIS是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人—机信息系统。《办公自动化实用技术》电子教案1.2.2办公信息系统的组成

办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是1．办公人员2．办公信息3．办公流程4．办公设备《办公自动化实用技术》电子教案1.2.3办公信息系统的类型

政府型事业型企业型经营型专业型案例型控制型事务型《办公自动化实用技术》电子教案1.2.4办公信息系统的功能

1．办公信息系统的根本功能〔1〕公文管理〔2〕会议管理〔3〕部门事务处理〔4〕个人办公管理〔5〕领导日程管理〔6〕文档资料管理〔7〕人员权限管理〔8〕业务信息管理《办公自动化实用技术》电子教案1.2.4办公信息系统的功能

2．办公信息系统的功能框架

3．网络化办公环境下办公信息系统的集成功能

具体来说，一个完整的OIS办公信息系统应该实现下面7个方面的功能。〔1〕建立内部通信平台〔2〕建立信息发布平台〔3〕实现工作流程自动化〔4〕实现文档管理自动化〔5〕实现辅助办公自动化〔6〕促进业务信息集成〔7〕实现分布式办公《办公自动化实用技术》电子教案1.3办公信息系统的平安与保密1.3.1办公信息系统安全与保密的含义11.3.2办公信息系统安全与保密的影响因素21.3.3办公信息系统安全与保密的制度管理31.3.4办公信息系统安全与保密的技术方法41.3.5办公信息系统安全与保密的对策方案5《办公自动化实用技术》电子教案58加强系统平安与保密工作的必要性和重要性:办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性要求。所以，加强其平安性，保证其内容的保密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。因此，加强系统平安与保密显得非常重要。《办公自动化实用技术》电子教案1.3.1办公信息系统平安与保密的含义在办公信息系统中，平安是指为防止有意或无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生，防止企业遭受损失所采取的措施，包括硬件平安、软件平安、数据平安和运行平安；保密是指为防止有意窃取信息资源行为的发生，使企业免受损失而采取的措施。《办公自动化实用技术》电子教案1.3.2办公信息系统平安与保密的影响因素1．人为因素

人为因素是指系统运行中由人的行为造成的不利因素。2．自然因素

自然因素是指自然界、环境等影响造成的对OIS的不利因素，如水灾、火灾、雷电、地震、电磁波等。这一类因素的危害主要是针对系统设备、存储介质、通信线路等的。3．技术因素

物理方面软件方面:计算机病毒数据方面《办公自动化实用技术》电子教案系统平安的标志能防止对信息的非法窃取；预防泄露和毁坏事件的发生；在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短；平安保密系统符合经济要求；平安保密系统符合使用方便性要求。《办公自动化实用技术》电子教案数据保密的根本要求:数据隐蔽：防止数据被非授权人截获或窃取；数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改；发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替；防发送方否认：在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不成认发送过此文件。《办公自动化实用技术》电子教案1.3.3办公信息系统平安与保密的制度管理为确保办公信息系统的平安，在系统平安和保密控制方面应采取以下具体管理制度。(1)建立计算机管理和监察机构，制定系统平安目标和具体的管理制度。(2)对计算机系统的关键场所，如主机房、网络控制室、数据介质库房和终端室，应视不同情况进行平安保护，重要部位应安装电视监视设备，有的区域应设置报警系统。(3)计算机系统启用前进行平安性检查，重要部门的计算机在启用前要报请有关部门进行平安保密检查，如有否计算机病毒或逻辑炸弹等非法程序侵入等。(4)执行主要任务的机构应该做到专机、专盘、专用；重要数据应定时、及时备份。《办公自动化实用技术》电子教案1.3.3办公信息系统平安与保密的制度管理(5)采用口令识别、分级授权、存取控制等成熟的平安技术。(6)进行平安审计，掌握非法用户访问或合法用户的非法操作，以便发现潜在的问题，及时制止非法活动或者对刚出现的问题采取补救措施。(7)禁止使用来历不明的磁盘，严禁玩游戏；慎重使用共享软件，尽量不从网上下载软件，来历不明的电子邮件不要随便查阅。(8)完整地制作系统软件和应用软件的备份，并结合系统的日常运行管理与系统维护，做好数据的备份及备份的保管工作。(9)敏感数据尽可能以隔离方式存放，由专人保管。《办公自动化实用技术》电子教案1.3.4办公信息系统平安与保密的技术方法1．用户认证技术2．平安监视技术3．“防火墙〞技术4．终端识别技术5．平安加权技术6．反病毒技术7．数据加密技术8．数字签名技术9．用户的自我保护《办公自动化实用技术》电子教案1.3.5办公信息系统平安与保密的对策方案为保证网络系统的平安，一般平安要求不太高的单位采用的办公信息系统平安措施主要有：〔1〕加强系统平安的制度建设，制定严格的信息系统平安和保密管理制度；对有关涉秘人员，要签订保密协议；对全部系统应用人员进行平安知识的宣传和培训；加强系统使用人员的平安意识，培养他们数据备份、信息保护、平安防范的根本能力。〔2〕直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的平安控制机制，对用户权限进行控制和管理〔例如对Windows系统设计开机密码，为应用程序设计用户权限和用户密码、对涉秘核心人员的《办公自动化实用技术》电子教案1.3.5办公信息系统平安与保密的对策方案邮箱进行平安设置、对数据表格等重要文件设置密码等〕。〔3〕在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒的防范。〔4〕在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备。〔5〕对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。《办公自动化实用技术》电子教案加强系统数据保密的常用对策有：用户认证技术利用用户专有信息:口令密码通行字利用用户专有用品:钥匙IC卡磁卡利用保密算法:加密函数动态口令利用用户的生理特征:指纹声音视网膜计算机数据加密技术明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文“双钥〞-----共钥密钥数字签字技术利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名《办公自动化实用技术》电子教案一般单位采用的系统平安保密对策方案〔1〕直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的平安控制机制，对用户的权限进行控制和管理；〔2〕在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范；〔3〕在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；〔4〕对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。《办公自动化实用技术》电子教案701.4办公信息系统的类型及其实例1.4.1办公信息系统的常见类型1．政府型办公信息系统2．事业型办公信息系统3．企业型办公信息系统4．经营型办公信息系统5．专业型办公信息系统6．案例型办公信息系统7．控制中心型办公信息系统8．事务型办公信息系统《办公自动化实用技术》电子教案711.4.2××省政府OIS的应用实例图1－2××省政府办公信息系统的总体结构〔具体内容参见教材P16－20〕《办公自动化实用技术》电子教案721.4.3××智能大厦OIS的应用实例智能大厦俗称3A大厦，3A包括BAS(BuildingAutomationSystem，楼宇自动化)，OAS(OfficeAutomationSystem，办公自动化)，CAS(CommunicationAutomationSystem，通信自动化)也有人将BAS中的FAS(FireAutomationSystem，消防自动化)和SAS(SafetyAutomationSystem，保安自动化)别离出来，将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。《办公自动化实用技术》电子教案73小结办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成效劳于某种目标的人—机信息处理系统，以到达提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的开展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来开展将