【S购物广场有限公司销售环节内部控制问题优化案例8100字（论文）】

S购物广场有限公司销售环节内部控制问题优化案例目录1前言 12内部控制理论基础 12.1内部控制的概念及要素 12.2销售环节内部控制的作用 23公司销售环节内部控制存在的问题 23.1销售前期内部控制存在的问题 23.1.1职务分工不科学 23.1.2客户信用档案信息不完整 33.2销售中期内部控制存在的问题 33.2.1销售合同签署不恰当 33.2.2销售订单处理不合理 33.3销售后期内部控制存在的问题 53.3.1应收账款的追回机制不完善 53.3.2货物退回处理不合理 54公司销售环节内部控制整改对策 64.1销售前期内部控制整改对策 64.1.1适当的职责分离 64.1.2加强客户信息及信用管理 64.2销售中期内部控制整改对策 74.2.1加强销售合同管理 74.2.2改进销售订单处理机制 74.3销售后期内部控制整改对策 94.3.1完善应收账款追回制度 94.3.2制定货物退回管理制度 95结论 10参考文献 111前言内部控制问题作为企业的核心，一直是被关心的热点问题之一，造假舞弊现象层出不穷，让企业在内部控制方面存在的问题暴露无遗，降低投资者的投资信心，从而影响了企业安全顺利的发展。S购物广场有限公司是耀华商厦有限公司的分公司，占地20325平方米，建筑面积70000平方米，总投资约6.2亿元，包含大型百货，专业超市，休闲娱乐以及美食饮品等多种业态的购物中心。现有员工以达到1000人以上，一半以上员工为专科和本科以及硕士学历。公司秉承着“以品质为先锋，以管理为后盾，以竞争促发展”的治业理念和“以人为本”的经营理念，带领着员工肩负起社会责任，展望未来，引领时代发展。但是该公司成立时间较短，各项规章制度还不健全，销售部门设置不完整，职责划分还不清晰，对销售环节内部控制更是薄弱，因此，有必要加强销售环节的内部控制，提出优化措施和建议，帮助企业快速实现战略目标。2内部控制理论基础2.1内部控制的概念及要素市场竞争的不断增加以及企业内部对于管理方面的不断需求使得内部控制在不断的发生变化。内部控制贯穿于公司经营管理的整个过程，通过有效的方法和措施，确保资产的完整和会计信息资料的正确可靠，保证经营活动以最好的途径达到最好的经济效益，加速提高经营效率和快速实现经营目标。1992年9月，COSO委员会发布的《内部控制——整体框架》。在公司各阶级各层次人员的相互影响下，内部控制为实现公司经营目标提供了最有利的保障。1996年底美国审计委员会认可了内部控制的整体框架，并对审计的相关内容进行了修改和完善。健全的内部控制至少包括五项不可缺少的要素：其一，内部环境。内部环境是内部控制不可或缺的因素之一，建立一个优越的内部环境，有利于内部控制中其余要素起到应有的价值和作用；其二，风险评估。风险评估是企业内部控制建设的方向，准确的辨别、规避经营过程中所存在的风险以及带来的影响或者损失；其三，信息与沟通。信息与沟通是是企业各项活动顺利进行的保障，筛选出有价值的信息，在企业各管理层之间以及其他企业之间进行沟通和使用；其四，控制活动。控制活动是内部控制体系的核心，作用于各个阶层之间，确保各项工作的落实与执行，辨识并且降低各种风险的发生率；其五，内部监督。内部监督是企业内部控制形成闭环的重要环节，对内部控制建立的完善程度以及内部控制的实施过程进行监督和检查，对内部控制起到的积极甚至消极的作用做出合理的判断和评价。2.2销售环节内部控制的作用 由于内部控制在经营活动中起着自我调整的作用，所以企业在不断壮大的同时建立一个有效的内部控制是保障企业顺利发展的措施之一。又因为销售环节作为企业的起点，所以针对销售环节的内部控制则变得尤为重要，它主要作用有以下几点：第一，保证依据国家的法律政策和方针，认真落实企业的既定方针。健全的内部控制有利于控制整个经营过程所发生的活动，及时发现问题，提出改进措施，保证各项法律规章制度和方针的确切落实，进而贯彻落实企业的既定方针。第二，真实的反映企业经营中在销售环节所出现的实际情况，提高会计信息的可靠性。企业及时的掌握各种信息可以保障企业管理层所做出决策的可行性，实施内部控制，使获得的会计信息资料更加的真实和可靠，可以有效的管理和经营企业。第三，对企业资产进行有效控制，保证企业财产的准确无误。销售环节涉及到货币资金运作的整个过程，完善的内部控制可以防止发生各种不利于企业经营的行为，避免企业财产和资源的浪费。第四，加强企业对销售环节的控制，避免企业经营风险的发生。企业要达到经营目标，不仅仅是贯彻落实各种制度那么简单，同时也要对各种风险采取有效的控制和防范措施。健全的内部控制可以降低经营风险的发生，是企业经营风险防范最有效地方法之一。第五，把各部门有效地结合在一起，保证企业生产和经营的顺利进行。健全有效的内部控制把各个部门串联起来，形成一个整体，并通过各部门之间进行检查监督，职责分工等手段纠正错误，分析利弊，促进整个经营活动的进行，加速实现企业战略目标。综上所述，在现代市场经济状况下，建立一个健全的内部控制，并且充分发挥企业内部控制的作用，可以使企业在面对竞争不断加剧的市场变化时，做出最正确的判断以及快速的适应市场经济现状。3公司销售环节内部控制存在的问题3.1销售前期内部控制存在的问题对销售前期的活动进行内部控制是一个很重要的准备阶段，必须明确在销售过程中针对各部门所做出的内部控制的目的，以及所要达到的销售目标，只有目标明确才能各司其职。3.1.1职务分工不科学公司对于销售管理的岗位职责的分工过于模糊，本应由出纳人员负责的现金以及银行存款收支以及缴纳税金的工作，应收账款录入人员的工作中也有涉及，不仅没有体现出纳人员的工作职责，也加重了其他销售人员的工作任务，降低了工作的完成效率。在赊销审批的工作中，面对赊销产品的数量和金额仅规定有销售人员来负责，并没有说明由哪个销售部门负责，这使得审批权限不明确，不能够进行恰当的审批授权。开发票的员工与编制销售发票通知单的员工在同一部门，没有进行分离，达不到理想的控制，当出现错误后，没办法找到责任承担人，对于内部控制非常不利。在审核权限上也存在许多的问题，审核的权限仅仅分配到了部门，没有具体分给部门的管理员，使得审核权限模糊不清，在很多审核工作中，很多审核人员并没有按着审核标准进行审核，当发生问题时，不但难以找到责任人，而且对于内部控制也相当不利。3.1.2客户信用档案信息不完整现代社会中，客户的信用档案相当于企业的信用身份证，信用档案的优良直接关系到交易的成功或者失败，识别优质的客户可以进行更深层次的合作，可以将公司的优质资源优先配置给信用程度优良的客户，方便提供更好的服务，以便与其进行长期的合作。信用档案作为商业机密和个人隐私，不能对外公开，要设置相应的使用权限，制定档案管理制度，查阅客户信用档案时要遵守相应的制度并严守保密纪律。档案管理需要有专业的知识和很高的素质的人员来胜任，公司不能因为此岗位看似轻松而随意安排闲杂人员负责。销售环节中各部门对客户的信用档案普遍单独进行管理，导致客户信用档案不能及时更新，与公司的交易的历史记录不能完整的表现出来，不利于对客户的信用程度做出判断。在经营过程中，销售部门过于看重销售数量和金额，从而忽略了客户的信用档案的完整，给企业带来了不必要的坏账损失，同时不能够快速分辨出产生坏账的原因是来自于逃债还是临时的困难，没办法对坏账进行有效的分类管理。例如，2014年该公司营业收入的增幅为36.15%,而应收账款的增幅达到44.62%，应收账款的增长幅度明显高于营业收入的增长幅度，很有可能是客户的信用档案的管理存在问题。3.2销售中期内部控制存在的问题从签约销售合同到收回应收账款前所发生的销售活动都属于销售中期内部控制所管辖的范围，针对销售中期所发生的经营活动进行内部控制是整个内部控制过程中最不可或缺的一个环节，所以在明确销售目标的前提之下还得做出更加细致严谨的内部控制制度。3.2.1销售合同签署不恰当在合同的审批过程中，销售部门人员是合同的承办部门也是审核部门，容易发生舞弊风险。销售专员和往来客户进行洽谈时，根据客户的要求所做出的修改超出合同条约范围时，要及时的与销售主管反映，不应该进行私自审批。评审人员对于合同存在的问题和履行的情况仅向部门领导反馈，越过了销售部门的领导，使得销售部门的领导不能够及时的督促和监督销售人员针对合同的执行情况。合同在执行过程中，因为客户针对实际需求提出额外要求，销售部门或者客户提出变更合同的申请时，发生的重大改变不能仅由销售主管审批。合同审核通过后，没有及时的进行登记，导致登记编号混乱，影响查找合同的效率。和档案管理人员负责合同的签收记录，对于合同的分类做的不够明细，不应单纯的按签署年份进行分类，还要按着合同的履行状况进行分类，方便查找变更或解除的合同。3.2.2销售订单处理不合理收款收款销售退回与折让客户服务组织发货，填写发货单评审获取客户订单信息查询客户信用程度评价接受客户订单与客户洽谈、协商，订立合同办公室财务部仓管部给客户运送货物销售部图1所示改进前销售订单处理流程图通过上述销售订单流程图中所展现的关键活动和关键控制点，很清楚的反应各部门之间的对应关系和职责分配，所存在的弊端也表露无遗，对于订单的审批是由销售部门和办公室共同完成的，不难看出销售部门对于客户的信用审核很有可能发生舞弊。客户收到货物发生退货或折让时，未经过办公室的审核，交由财务部门负责，不能够避免客户与财务人员进行勾结，进行贪污以及诈骗等行为。在整个订单处理的过程中，办公室，销售部门以及财务部门并没有起到相互制约和监督的作用。3.3销售后期内部控制存在的问题销售后期针对销售过程中产生的问题进行弥补，以便减少企业的损失。针对赊销合同所造成的应收账款无法收回以及由于各种原因而导致的坏账损失进行相应的控制和处理，这也是整个销售环节最关键的一步。3.3.1应收账款的追回机制不完善在日常的应收账款处理工作中，应收账款的追回主要由销售人员负责，销售人员承担着催款与交易的任务，承担的责任和压力明显过大，对于造成应收帐款的追回失败的几率也会随之增加，更易导致应收账款变成坏账，随之应收账款的增长幅度也会连年增加。财务人员仅根据销售人员提供的账单进行对账，对于一些现金交易，财务部门没办法完全掌控，很容易造成销售部门与客户私下串通勾结，使得应收账款变成坏账，造成公司资产的损失。公司没有一个完善的追讨制度，对于逾期的应收账款没有及时的进行与客户追收，仅是凭电话催款，明显催款的力度不够大，起不到应有的效果，多次催款失败的情况下，会很长时间不再过问，销售主管并没有提出有效的措施，财务部门也没有进行积极的配合，通常在应收账款逾期之后才通知销售人员进行追讨，很容易错过最佳的追讨时期，这样应收账款变成坏账或者呆账的几率大大增加。例如2012年应收账款29850万，2013年应收账款43170万，应收账款增幅为44.62%，应收账款逐年增长，对公司的经营非常的不利，需要加大对应收账款的回收力度。3.3.2货物退回处理不合理关于客户之所以退回货物的原因各不相同，可能是因为货物的尺寸、性能以及质量等。在销售人员收到退回的货物时并没有对客户退货原因以及货物的型号、数量进行明确的登记，在对货物退回产生的损失进行追责时，不能快速的找到责任负责人。在货物退回处理的流程中，各部门之间的职责分工也不明确，关于产品的质量问题不应都由仓库管理员负责，检验员对于错检和漏检而导致的货物退回也需要承担相应的责任。制造车间应该分设出材料采购部门，对于原材料的质量问题进行严格控制，减少因为质量而导致的退货损失。退货收回的质量不合格的货物避免直接拆废交库，返回原厂进行专业的检查和返修也可以达到减少损失的目的。4公司销售环节内部控制整改对策4.1销售前期内部控制整改对策在销售的事前控制环节中，整改职务分离和完善信用档案是加速企业达到经营目标的关键。销售和信用管理以及财务等不同的部门和科室形成内部牵制，并且企业事先制定授权审批制度。这样的组织机构可以使每个部门发挥自己的作用，履行自己的职责，使得每个部门之间相辅相成，共同进步，为销售活动的顺利进行奠定基础。4.1.1适当的职责分离适当的职责分离有利于避免有意或无意的错误，加强企业内部监督，提高业务工作水平，建立规范的工作秩序，促进企业内部管理的规范化。首先在销售环节设立销售部门、发货部门和收款部门，起到相互制约作用。规定一名不负责账簿记录的职员核对总账和各类明细账，形成一种交互牵制。设立相应的赊销批准制度，并且负责赊销审批的是销售以外的其他职员，让赊销和销售起到相互抑制的作用，防止舞弊的发生。销售人员应该避免涉及到销售货款，并且编制发票与开具发票由不同的工作人员操作，且避免在同一个工作区域。与往来客户进行商谈的销售人员没有与客户订立合同的权限，负责这两种工作的人员要避免在同一个办公区域。销售主管制定企业销售管理规章制度，信用部门审核往来客户信用程度，以及发货通知单、退货申请单等，销售部门收集客户信息，协助调查客户信用程度，处理客户订单以及开据发货通知单等，应收账款记录员拟定信用政策及客户信用等级标准，监督销售部信用政策的执行情况，出纳人员收取销售款项，保管应收票据以及申报纳税等，仓库人员办理货物发送手续并且组织运送货物，合同档案保管员保管销售合同和客户信息以及信用档案，各部门各岗位相互牵制，达到一种理想的控制。4.1.2加强客户信息及信用管理增大销售额，实现资源的最佳配置，信用管理是一个很好的选择，信用管理不但能实现资源的配置而且可以提高盈利水平，降低信用风险，从而大大的提高了企业的经营效率和信用评价，提高企业在市场上的竞争力和影响力。公司的信用销售过于盲目，对于长期的合作伙伴，往往会忽略掉信用程度的评估，要想使公司得到快速的发展，建立完善的客户信用档案势在必行，对客户的资信进行搜集、更新和评估。成立信用管理部门，分设合理的信用管理工作岗位，制定相应的信用管理制度，招收高素质的管理人员，明确信用等级的标准、信用额度等，并且针对的客户进行办理收款保证手续。把应收账款变成呆账或者坏账的风险降到最低，对每个合作公司的信用档案进行不定期的追查，对客户的信用档案做出动态的管理，按时把客户信息准确的反应给销售、财务等部门。4.2销售中期内部控制整改对策销售中期所发生的经营活动在整个销售环节中最为关键，越是内部控制制度比较完善的公司，其业务活动也更加繁琐，所需要的凭证以及会计记录也更多，销售合同作为销售业务的起点是给企业带来利益的前提，而控制好整个销售业务中各种凭证和订单的管理又是对企业盈利的保障之一，可见加强销售合同和业务订单的处理是不可或缺的。4.2.1加强销售合同管理为了规避销售过程中公司与客户之间存在的风险，建立正规的合同管理制度是规范产品销售活动的基础。销售合同依据国家法律规范和企业要求的标准格式，至少包括签约企业名称、合同订立时间，产品的数量、金额和型号，付款的方式和付款期限。对于货物的运输方式、运输费用、交货期限以及地点和验收方式，违约责任和赔偿条款，盖章签名等都是不可或缺的。合同签订时一定要遵循平等互利，双方自愿等原则。签订合同的过程中，要将审核人员和销售人员进行分离，根据审核结果确定是否签订合同。审批过程中只是根据办公室进行审核，没有专门的技术人员对合同的经济性以及合法性进行核查，应该为办公室聘请法律顾问等专业人士。对于合同在洽谈或者评审期间出现的问题要及时反映给各部门的领导，方便向销售人员传达合同内容，督促公司职员遵守合同的要求。当合同发生变更时，也需要通过评审人员的审核、修改后才能生效。制定合同台账管理制度，有销售部门建立台账并且进行维护和管理。合同正本由合同评审员按照年、区域进行保管存档，副本递交给财务、销售等相关部门，评审员监督合同的履行状况，按期报告给各部门的领导，发现不合理条款与客户进行及时的协商修改。4.2.2改进销售订单处理机制订单信息订单信息销售退回与折让收款、付款发货通知单、退货通知单出库单、入库单销售发票销售通知单收到订单信用审批超信用信用一般现销评审信用部门办公室销售部门财务部门客户仓管部门图2所示改进后订单处理流程控制好销售订单的管理，可以很好地控制销售货款的收回状况。销售部收到订单后转到信用部，对客户的信用进行审查，经由办公室进行批准，根据信用程度是进行现销还是赊销。仓管部门对发货单进行审核，核对数量和质量是否合格后，进行货物的运送。财务部门对于销售过程中发生的账款收入进行核对，对发出的货物的相关信息都要进行核实和登记，有利于对整个销售过程的资金流动进行严格的把关，也利于查找与客户之间的交易记录。销售过程中发生的退货以及折让评审后进行明确的记录，便于以后的工作日进行查阅和翻录。4.3销售后期内部控制整改对策首先明确销售目标，然后根据销售目标做出工作规划，完善了企业的内部控制，接下来最重要的就是应收账款的催收，这是整个销售环节最关键的一步，加强款项的催收防止坏账的产生，以及针对货物退换货所造成的损失进行明确的奖惩，利于优化企业的人力资源状况。4.3.1完善应收账款追回制度有效地管理应收账款，可以避免许多不可挽回的损失，财务部门与销售部门关于应收账款的回收工作职责难免存在漏洞，设置专门的部门分管应收账款的追回工作，与财务部门和销售部门进行合作和沟通，加强专业化的管理，降低财务部门和销售部门的压力，有效地减少坏账率，提高公司账款的回收率。首先，同客户进行沟通，明确应收账款的回款期限和信用额度以及结算的方式等相关内容，避免存在理解上的偏差，与客户之间保持联系，避免坏账或呆账的出现。其次，跟进和监控应收账款，随时关注客户的经营状况，掌控客户的经营状况以及偿债能力。再次，对客户的信用档案进行及时的更新，信用档案是一个动态的参考资料，根据信用档案来调整对客户的信用额度的范围。最后，对应收账款进行账龄分析，对尚未到期的应收账款保持高度的警惕，以免收不回来，对逾期的应收账款，要间断的给客户发催款的对账函，必要的时候与客户进行面对面的交流，对于逾期时间超过半年的客户，通过法律程序追回欠款，可见制定完善的应收账款追回制度可以最大程度的减少应收账款的损失。4.3.2制定货物退回管理制度规范客户退货的管理制度，明确退货责任和损失，可以确保对货物进行及时、稳妥的处置。首先，销售部门对退货的原因，货物的型号、数量以及退货产生的运输费用损失进行登记，仓库部门根据产品的型号和数量进行清点，检验部门对货物的质量进行评审，制造部门对返厂的货物进行检查和包装以及重新入库，财务部门对于退货的返工、返修过程中产生的费用进行明细的登记，检验部门关于质量管理方面出现的有争议的退货，要与客户进行现场确认，提交整改报告。其次，根据货物退回的原因进行追责，由于检验不合格而造成的损失应该有安检员承担，由于技术问题造成不美观、包装防护实际不合理造成的损失由制造部门负责，由于产品原材料质检不合格而导致的性能问题由采购部门负责，由于销售部门未能及时的进行汇报，导致货物退回的原因无法进行追查，责任无法落实，所导致的损失由销售部门负责。再次，货物退回后，有销售部门建立退货产品台账，标注退货的原因以及损失，方便后期进行统计和落实，以及制定纠正、预防退货的措施，降低产品退货率。5结论提高企业的竞争力，需要一个健全的组织结构，内部控制制度需要全体员工的参与，在公司各个层面建立相应的部门，并且明确各部门，以及各