【自考复习资料】00776档案学概论（章节考点）

档案一：档案的定义档案是由文件转化而来的各个机关，企业事业单位，社会组织和个人在工作活动和生活中，产生了大量的文件，为了日后工作活动和生活的查考，人们便把文件保存起来，转化为档案。文件转化为档案需要具备三个条件：办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案；而文件的归档要区分对待：文件中的内容短期内可以办理完毕的，可等办理完毕后归档；文件中的内容需要长期办理的，只需将文件经过签收，传阅，研究，讨论和贯彻执行后，就算办理完毕并归档保存；不需要具体承办的文件，只要经过收发，登记，传阅等文书处理程序就算办理完毕并归档保存。对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来；办理完毕的文件不需全部归档的原因：工作和生活中产生的文件是大量的，若全部作为档案保存起来，档案馆和档案室将无法承担如此庞大的工作；保存档案的目的是为了日后的参考利用，若将没有价值的文件归档保存，会造成档案资源管理的浪费。按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。文件是人们在工作和生活中逐渐逐份累积起来的，文件之间的排列没有规律性，彼此孤立，不能完整反映事情的来龙去脉，因此，文件在归档前必须按照一定的规律归类整理。使其具有内在联系地排列起来，这是档案优于文件的特点之一。档案是各种机构和个人在其特定的社会活动中形成的档案的形成者广泛：官方性质的有国家机关，国有企业事业单位等；半官方或非官方性质的有各种群众团体，私有企业等；个人。档案内容广泛：由于档案形成者分布在不同领域，部门和地区，因此形成的档案涉及政治，经济，军事，文化，教育，卫生，司法，外交等，既有中央机关形成的又有地方机关形成的档案，既有国家机关，企事业单位形成的又有群众团体和个人形成的。档案的类型是多种多样载体：骨甲，金石，竹木，缣帛，纸张，胶片，磁带，光盘等；记录方式：手写，雕刻，印刷，摄影，录制等；文种：古代有诏，诰，题本，摺片；近代有令，布告，咨，呈；现代有计划，报告，会议记录，通知，通报，批复，指示等；文件内容：文书档案，科技档案，专门档案。专门档案又分人事档案，诉讼档案，艺术档案，会计档案，人口普查档案等；档案形成机关的级别：中央机关档案，省，市，县级机关档案。档案是人们社会活动的原始记录，这是档案的本质属性档案是人们在社会活动中无意识地形成的，是人们在处理日常事务中形成的副产品。不是为了保存而专门编写的，也不是为了某种目的而临时编写。因此档案具有很强的原始记录性和客观性，原始记录人们社会活动的真实历史面貌。人们也把档案称为历史的真迹。原始记录性是档案区别图书，情报等其他文献资料的本质特征。二.文件是怎样转化为档案的？文件转化为档案需要具备三个条件：办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案；对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来；按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。三.档案与图书，情报的区别原始记录性是档案区别图书，情报等其他文献资料的本质特征。图书，情报虽然也都属于知识信息的范畴，记载着人类社会活动，但他们不是原始记录，他们是在档案这一原始记录的基础上加工编写而成的，其原始性，真实性，可靠性不如档案。四.档案与文物有何异同同：都是人们在社会活动中产生的原始的历史记录，原始记录了人类的社会活动，是历史的真迹，具有原始性可靠性的特点；异：档案室一种信息资源，着重于文字符号，文物则着重于实物，包括有文字符号和无文字符号的实物。五.与其它信息相比，档案信息有何特点？1.档案是一种原始信息档案属于原始信息，也称原生性信息本源性信息，或“一次文献”，是人们对社会实践活动的最初的，最原始的记载。而图书，情报等信息是在这种原始信息的基础上加工处理而成的，称为经过处理的信息，或派生性信息，二次文献，三次文献。2.档案室一种内向性信息。其在传播的时间，内容和范围受到一定限制。原因是：档案是机关组织或个人在特定的工作中形成的，具有保密性，在一定时间内只限在内部使用；档案多是单份文件，不能广泛传播，在空间上受限；档案是未经整理的素材，不便于读者阅读，理解，只能作为工作的查考，凭证之用。六.为何说档案是科学研究的可靠材料？一切科学都是研究事物发展客观规律的学问，这就必须占有大量反映客观事物发展的材料，其中包括档案。档案可从两方面为科学研究提供历史资料：一方面，专门进行科学实验所做的原始记录，可供现实的研究工作借鉴；另一方面，从一般的生产活动中，日常生活中产生的资料也为科学研究提供了大量的经验和数据。不但自然科学如此，社会科学研究也离不开档案资料的利用。七.档案发挥作用的规律性1.档案作用的扩展率档案的作用可分为对其形成机关的作用和对整个社会的作用两方面，这叫档案作用的双重性。档案在刚形成时是其形成机关单位必不可少的参考材料，加上保密的需要，这些刚形成的档案只局限在机关内部使用而不向社会开放，这种作用称为档案的第一价值；随着时间推移，档案形成机关对早期形成的档案利用渐少，档案的密级也逐渐降低直至释密，这时档案可以移交给档案馆向社会开放，这种对社会的作用称为第二价值。第一价值与第二价值是当前与长远，局部与整体的关系，档案刚形成时形成单位使用，而后提供社会利用，利用范围呈现扩展的规律，归形成单位局部使用是短暂的，提供整个社会利用是长远的。档案工作者要把握这种关系的临界点，当第一价值减弱时要及时提供给社会利用，实现第二价值。不要只顾局部的利益而不向社会开放，也不要过早地把档案移交给档案馆向社会开放。2.档案在生产建设和科学文化方面作用的递增率奴隶社会，封建社会及资本主义社会初期，，人们较注重档案在政治斗争中的作用，把档案看作“插在壳中的剑”。随着生产建设，科学技术的发展和社会的相对和平，人们在注意档案在政治方面作用的同时，更强调在经济和科学文化方面的作用。3.档案发挥作用的条件性受社会发展水平影响社会制度的影响。奴隶社会与封建社会时期国家档案馆处于封闭利用状态；资本主义社会之后，随着社会进步，思想解放和科学技术的进步，档案由封闭转向开放利用。标志性事件：1790年法国国家档案馆建立，实现国家档案由封闭向开放的变革。路线，方针和政策的影响。同一制度下，不同路线，方针和政策对档案作用发挥有一定影响。受人们认识水平的影响档案的作用是客观存在的。因此档案工作部门应加大宣传力度，提高社会的档案意识水平，加大政府投入，激发社会的利用需求。受档案管理水平的影响先进的现代化管理技术能够更好地实现档案信息资源的社会共享，而传统的手工管理技术则使档案在利用时受到时间和空间的限制，其作用不易得到发挥。八.如何运用档案作用的规律性,发挥档案工作人员的主观能动性?1.档案作用的扩展率档案在刚形成时是其形成机关单位必不可少的参考材料，加上保密的需要，这些刚形成的档案只局限在机关内部使用而不向社会开放，这种作用称为档案的第一价值；随着时间推移，档案形成机关对早期形成的档案利用渐少，档案的密级也逐渐降低直至释密，这时档案可以移交给档案馆向社会开放，这种对社会的作用称为第二价值。档案工作人员要把握好第一价值与第二价值关系的临界线,当档案形成机关局部,当前的利用减弱,密级降低后就要及时把档案提供给社会利用,实现其第二价值.不要只顾局部的利益而不向社会开放,也不要过早地把档案移交给档案馆向社会开放,影响档案形成机关的利用,或泄露了档案的机密.2.档案在生产建设和科学文化方面的递增率奴隶社会，封建社会及资本主义社会初期，，人们较注重档案在政治斗争中的作用，把档案看作“插在壳中的剑”。随着生产建设，科学技术的发展和社会的相对和平，人们在主义档案在政治方面作用的同时，更强调在经济和科学文化方面的作用。档案工作者不但要管理好文书档案,还要做好科技档案,文学艺术档案,会计档案,人事档案的收集管理工作,发挥它们在生产建设和科学文化方面的作用.3.档案发挥作用的条件性①受社会发展水平影响:社会制度的影响。路线，方针和政策的影响。档案工作部门应制定正确的路线,方针和政策,以发挥档案的作用;②受人们认识水平的影响档案部门应加大宣传力度,提高社会的档案意识水平,加大政府投入,激发社会的利用需求;③受档案管理水平的影响档案工作部门应采用先进的科学技术,提高档案管理水平.九.档案为何具有凭证作用?档案具有原始性:档案形成过程:是人们在社会活动中形成的,是社会活动的副产品,而不是临时编写的;档案记载:档案记载这保留着真切的历史标记.如当事人的亲笔手稿,声像档案则录下了当事的场景和声音.十.档案为什么具有参考作用,参考作用有什么特点?档案具有知识属性,信息属性,它记录了机关工作,生产建设,科技,文教,卫生,金融,贸易,交通,通讯,国防,司法等方面的内容.因此它是人们了解以往情况,研究有关事物发展过程及其规律,批判继承历史的遗产与成果,总结和吸取经验教训,继续新的研究创造所必需参考的宝贵材料;参考作用不是档案特有的,但档案的参考作用比其他文献更具有原始性,可靠性,这点也与档案的本质属性有关.十一.有人主张把档案实体按学科门类进行划分,分成政治,经济,军事,文化,教育,卫生,外交等,合理吗?为什么?不合理.这只是理想化的分类方案,只适用于概念上的划分,不能应用于档案实体的分类.档案现有的分类体系是长期以来逐步形成的,符合档案形成规律,有其历史渊源,应保持其相对稳定性.档案工作一.档案管理工作的八环节?之间的关系?收集.将办理完毕的文件按照归档制度移交给档案室集中保存起来,档案室要定期将具有长期,永久保存价值的档案移交到档案馆保存;整理.收集起来的档案要进行分门别类,使之条理化,系统化,具体的说有区分全宗内档案的分类,立卷,案卷排列,案卷目录的编制等内容.鉴定.收集整理过程中要进行必要的鉴定以确定其价值,保管到期后,在销毁前必须重新鉴定以确定是否失去保存价值;保管.有保存价值的档案入档案库房妥善保存,要采取必要的防治措施,防止档案遭受损毁,还要保证档案内容的安全,即不泄密,不被篡改;检索.档案数量庞大,成分复杂,必须编制档案检索工具并利用档案检索工具进行检索;编研.档案馆必须对那些有广泛利用价值的档案进行研究,编辑出版或编写参考资料.利用.是档案工作的根本目的.档案馆,室应尽可能通过阅览室服务,制发档案证明等方式满足利用者的需求,最大限度地发挥档案的作用;统计.为了了解和掌握档案工作的数据,促进档案工作健康均衡发展,需要对档案和档案工作进行数量的观察和分析,这就形成了档案的统计工作.八环节各有自己的特定任务,同时又构成一个统一整体,收集.整理.鉴定.保管.检索.编研和统计工作是为了使档案更好地提供利用,是档案工作的基础工作;利用是这几个环节的目的,使档案工作的利用工作.基础工作为利用工作提供物质前提,创造工作条件,利用工作直接体现着档案工作的目的和方向,既反映基础工作的成果,又向基础工作提出要求.两者相辅相成,缺一不可.二.为何说档案工作是一项管理性,服务性,政治性的工作?1.档案工作是一项管理性的工作档案工作是负责管理档案的一项专门工作狭义的档案工作,是根据档案这一特定对象,运用整理,鉴定,保管,检索,统计等一系列手段使档案最大限度地提供给利用者;广义的档案工作是利用科学的方法和宏观的手段,通过对整个档案事业的管理,控制和协调,使档案事业能够在国家政治,经济生活,科学文化事业中发挥应有的作用.机关档案工作同时又是机关管理工作的一部分机关档案室是档案事业的最基层单位,机关档案工作是整个档案工作的组成部分;同时,机关档案室是其所属机关的内部机构.所以档案室的管理工作具有两面性,负有管理本单位档案的职责,同时又是机关单位管理工作的一部分.档案工作是一项科学性,技术性的管理工作管理工作的一个重要特点是用科学的理论,原则和技术方法进行管理,现代的档案管理主要是档案信息管理,需要具备较强的科学性和技术性.2.档案工作是一项服务性的工作服务性是档案工作的特点之一档案工作的最终目的是更好地把档案提供给社会利用,由此可看出档案工作与其他工作的关系是一种服务性的关系,档案工作为其他工作服务.而通过档案这种文献信息来为各种工作服务,是档案工作区别于其他文献服务性工作的特点之一.服务性是档案工作赖以生存和发展的基础档案工作为社会服务,若不为社会服务,不把档案提供给社会利用,档案工作就失去了存在意义.档案工作为社会服务得越好,就越能为人们所重视,越能得到社会的支持,工作就开展得越好.3.档案工作是一项政治性的工作党和国家总是利用档案为国家的政治服务档案主要产生于一定的政党,国家机关和社会团体.其内容反映了一定利益集团的思想,言论,行动,体现一定社会制度和利益集团的关系,因此,统治利益集团总是利用档案为本集团的路线,方针和政策服务.档案工作在我国对敌对势力进行斗争,保护人民,维护党和国家利益中发挥重要作用.档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一档案工作的机要性包括保守档案的机密和维护档案的真实性两方面.机密是指涉及党和国家的安全与利益,尚未公布或不准公布的政治,经济,军事和科学技术方面的重大事件,为了维护党和国家的利益,就要严守档案的机密,这是档案工作的内容之一;真实性是指保持档案的本来面貌,而不让一些人出于个人目的篡改档案,以维护党和国家历史的真实面貌.三.档案工作原则1.统一领导,分级管理档案工作国家全部档案分别由各级,各类档案保管机构集中管理一是机关,企事业单位,社会团体形成的档案先由各单位的档案室(馆)集中管理,不得分散保存;二是各单位形成的档案在各单位的档案室(馆)保管一段时间后,应按规定移交给相应的国家档案馆集中管理.全国档案工作由各级档案事业管理机构统一,分级,分专业地进行管理;统一管理:国家档案行政管理机关对全国档案工作实行全面规划和统筹安排,制定统一的规章制度和业务标准,对全国档案工作进行宏观的指导和监督;分级管理:全国档案工作在统一管理的基础上由各级档案行政管理机关分层负责地进行管理.如省,市,县档案局分别对本辖区的档案工作进行管理;分专业管理:中央和地方的专业主管机关可按照国家关于档案工作统一规定和要求,结合本专业系统情况制定本专业的档案工作规划,制度和办法,指导和监督本专业系统各单位的档案工作.实行党政档案和党政档案工作的统一管理.1959年开始,已形成我国档案工作体制的一个显著特点.理由:①我国各项工作都是在党的领导下进行的,党的机关和政府机关都是在贯彻党的路线方针政策下产生的,其内容有着密切联系,为党政档案的统一管理提供了可能性;②党和政府的档案工作在管理原则,制度和方法上没有大的差别,为党政档案工作的统一管理提供了可能性;③实行党政档案和党政档案工作管理的统一,统一设置机构符合机构精简的原则.具体做法:①一个单位的党,政,工,团档案由该单位的档案室集中管理;②各级党政机关形成的具有长远保存价值的档案由各级国家档案馆集中管理;③党的机关和政府机关的档案工作,统一由档案事业管理机关进行指导,监督和检查.2.维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求.维护档案完整包括档案材料收集齐全和整理系统两方面;维护档案安全包括档案的实体安全和内容安全两方面;3.便于社会各方面的利用便于社会各方面对档案的利用,满足社会对档案的需求,使档案工作的根本目的.四.什么是档案工作的分级管理?全国档案工作在统一管理的基础上由各级档案行政管理机关分层负责地进行管理,如省,市,县档案局分别对本辖区的档案工作进行管理;五.为什么要实行和怎样实行党政档案和党政档案工作的统一管理?理由:①我国各项工作都是在党的领导下进行的,党的机关和政府机关都是在贯彻党的路线方针政策下产生的,其内容有着密切联系,为党政档案的统一管理提供了可能性;②党和政府的档案工作在管理原则,制度和方法上没有大的差别,为党政档案工作的统一管理提供了可能性;③实行党政档案和党政档案工作管理的统一,统一设置机构符合机构精简的原则.具体做法:①一个单位的党,政,工,团档案由该单位的档案室集中管理;②各级党政机关形成的具有长远保存价值的档案由各级国家档案馆集中管理;③党的机关和政府机关的档案工作,统一由档案事业管理机关进行指导,监督和检查.六.中央级综合性档案馆各主要保管哪些内容的档案?中央档案馆保管具有全国意义的革命历史档案和建国后国家级的机关,企事业单位和社会团体形成的档案;第一历史档案馆保管明清时期中央政权机关形成的档案;第二历史档案馆保管民国时期各中央政权机关形成的档案.七.档案室有哪些类型?为何说它的性质具有双重性?文书档案室;科技档案室;人事档案室;声像档案室;综合档案室.档案室首先是机关企事业单位的内部机构,又是档案事业的基础组织.八.档案馆和档案室的性质有何不同?档案馆是科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是社会各方面利用档案史料的中心;档案室是机关内部机构,主要为本机关工作服务,不具有开放性和公共性.九.档案行政管理机关的任务?制定档案工作规章制度和行业规范;制定档案事业发展规划;对下级档案行政管理机关,本地区同级档案馆和机关单位的档案进行指导和监督;指导和协助档案教育工作,组织档案干部培训工作;组织档案学理论研究和档案工作经验交流;组织指导档案宣传出版工作.十.什么是档案科学技术研究?我国参与档案科学技术研究的机构主要有哪些?是指通过调查,实验,综合,分析,比较和创新等手法,对档案学理论和档案工作经验加以研究和总结,以提高档案学理论和技术水平的一项创造性工作.主要有:档案学会,档案科学技术研究所,高校的档案院系教研室.十一.我国档案馆包括哪些类型?档案馆在档案事业中的地位?档案馆包括综合性档案馆和专门性档案馆,综合性档案馆和专门性档案馆又分中央级和地方级的.档案馆在档案事业中占主体地位.档案馆与档案室的比较同是档案管理机构,档案事业的重要组成部分;区别:性质上,档案馆是科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是社会各方面利用档案史料的中心,档案室是机关内部机构,主要为本机关工作服务,不具有开放性和公共性;管理对象上,档案馆馆藏数量较多,内容较为丰富,价值较高;管理手段和管理人员素质上,档案馆一般配备较为先进的技术设施和素质较高的管理人员.档案馆与档案行政管理机关的比较档案馆与档案科研,教育,宣传出版工作的比较十二.什么是部门档案馆?与专门档案馆有何区别?是中央和地方某些专业主管部门所属的,收集管理本部门档案的机构,除个别档案馆外,大部分部门档案馆需将具有永久或长期保存的档案向综合性档案馆移交.区别:收集范围不同.部门档案馆收集本部门及直属单位各方面的档案;专门档案馆收集各部门产生的专门档案..对所收集档案的专业性要求不同.部门档案馆收集本部门及直属单位各方面的档案,包括非专业的行政,人事,财会等方面;专门档案馆只接受本专业的档案.档案保管的稳定性不同.部门档案馆要按规定将具有永久或长期保存价值的档案定期移交给综合性档案馆;专业档案馆可永久保管所接收的档案.向社会开放程度不同.部门档案馆属于内部性质的档案馆,没有像社会开放的义务;专门档案馆属于公共档案馆,负有向社会开放的义务.设立主体不同.部门档案馆是由中央和地方专业主管部门设立的;专门档案馆是由中央或地方政府直接设立的,属于国家档案馆.十三.企事业档案馆和企事业档案室有何异同?同:性质:企事业单位设立的内部机构;档案收集范围:本单位的档案;档案服务对象:属于内部性质,不向社会开放;档案保管的过渡期:将具有永久,长期保存价值的档案定期移交档案馆.异:设置条件不同；规模，设施，配备的人员不同；级别不同十四.什么是现行文件阅览中心?为什么要建立?是公共档案馆在收集,集中政府机构现行文件的基础上,在公共档案馆内设立的,通过公开,无偿利用的方式方便社会各界,特别是普通公民查询,了解政府在社会事务管理各方面现行政策规定的利用需求.是适应我国政府信息公开的需求而设立的一种新型文件管理机构,政务信息公开是一个国际化的趋势,随着我国民主政治建设和经济改革与社会进步迫切要求我国推进政府信息公开的进程.十五.档案工作现代化主要包括哪些内容?档案信息化建设.核心是档案信息资源建设,基础是档案信息技术的应用,目的是档案信息资源的社会共享;档案工作法制化;档案工作国际化和国际交流.十六.数字档案馆有何特点?与实体档案馆关系如何?是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式.特点:存在方式:实质是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案文件信息进行动态搜寻,因此是一种无形的信息组织与利用环境;运行方式:是存取档案信息的网络化.数字档案馆存取的是各种档案机构提供的数字化档案信息,着重于对分布在各馆或不同服务器上的数字化档案信息进行组织和利用;其功能主要定位于”存取”.与实体档案馆的关系:实体档案馆的馆藏是数字档案馆信息的来源.数字档案馆运行三要素:用户,档案信息,通讯网络.其中档案信息大多来源于实体档案馆,且数字档案馆提供的档案信息的真实性,可靠性需要实体档案馆馆藏的印证;数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求.要求实体档案馆将自己的馆藏进行数字化处理后纳入地区,专业,全国,乃至全球的档案信息网络中,各馆建立的信息资源要各具特色,互不重复;数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制.打破了实体档案馆馆藏的物理界限,极大地延伸了实体档案馆的档案信息服务能力;数字档案馆与实体档案馆之间是相互依赖,相互促进的关系.十七.什么是数字档案馆,与实体档案馆相比有何特点?数字档案馆是利用网络技术,将分布于不同档案机构的数字化档案信息,以网络方式加以联结,形成一个有序空间和资源共享的信息环境.在存在方式,运行方式,和功能定位上与实体档案馆有着鲜明不同的特点.十八.数字档案馆会取代实体档案馆吗?为什么?不会.数字档案馆与实体档案馆各有特色,它们之间形成一种互补的关系,传统档案馆以收藏为主要功能,信息传播功能较弱;数字档案馆信息传播功能较强,信息存储功能和实证功能较弱.档案学一.档案学主要由哪些学科构成?可归结为哪几种类型?基础理论档案学:档案学原理,档案法规学,档案事业史等;应用理论档案学:档案管理学,科技档案管理学,档案文献编纂学等;应用技术档案学:档案保护技术学,档案缩微技术学,档案计算机管理技术等.可归结为基础理论,应用理论,应用技术等类型的学科.二.简述档案学学科体系的构成基础理论档案学:档案学原理,档案法规学,档案事业史等;应用理论档案学:档案管理学,科技档案管理学,档案文献编纂学等;应用技术档案学:档案保护技术学,档案缩微技术学,档案计算机管理技术等.三.为什么说档案学是一门综合性,应用性的社会科学?1.科学技术的渗透是档案学逐渐成为具有综合性特点的社会科学在自然科学渗透之前,档案学就已经是综合性的学科,研究内容涉及图书馆学,行政学,历史学.但仅局限于社会科学的范畴.而自然科学的渗透,使档案学成为横跨两个大的学科领域的科学,表现为研究对象的变化;档案内容成分的变化科技档案的成分逐渐增加,以历史档案或文书档案占绝对优势的结构受到了冲击;档案管理手段和方法的变化档案学理论属于社会科学的性质,传统的档案方法也属于社会科学的范围,而现代引进的先进的技术方法,多属于自然科学的方法.档案构成和管理手段的变化使档案学中的应用技术学科受到了自然科学的渗透.2.档案学属于应用性的社会科学档案学的任务:是在研究和揭示档案和档案工作本质和规律的基础上,提出档案管理的科学理论,原则,技术和方法,指导档案工作实践,更好地为社会实践服务,从中体现出它具有较强的应用性;档案学的分支学科:可分为基础理论学科,应用理论学科和应用技术学科,其中应用理论学科和应用技术学科占主体.应用理论学科包括:文书学,档案管理学,科技档案管理学,