活动策划及管理教材

活动筹划及管理1是什么为什么活动2活动公关—会议营销会议营销是通过会议的形式，利用数据库客户资源，采取现场教育、引导与互动的方法，到达品牌、渠道、广告、促销等主题工作的高效整合，实现价值传递一步抵终端的过程。●会议营销的目的1、集中目标顾客，“现身说法〞，制造价值传递高潮。2、有效了解客户需求、挖掘潜在客户和工程信息。3、和顾客进行双向沟通，培养顾客忠诚度，建立良好的口碑宣传。4、搜集顾客档案，为数据库营销奠定根底。5、实现品牌和销售双赢。3针对性隐蔽性节约性感染性连续性排他性效劳性灵活性会议营销的优势单一性高产性长久性资源性会议营销的优势4会议营销流程图开发期活动期跟进期营销方案邀请参会回访效劳会议筹划专题讲座重复邀约筛选名单深入沟通效劳促销会前准备总结评估稳固关系5大哥，别忽悠了！来点干货吧！6活动策划管理前期策划团队组成和时间表活动场地车辆安排现场布置来宾接待后勤工作目标和程序、预算构思团队组成项目推进表活动管理表选择要求场地情况停车场接待用车活动筹划管理核心内容7完整的活动筹划所包含的内容市场背景活动对象活动目的活动主题活动日程规划活动准备与分工活动执行规范活动传播计划活动预算活动效果评估8活动筹划五要素主题与内容预算目的对象创意9公关筹划321法那么1个目的满足客户要求3个前提：2个关键点产品同质化价值点筹划资源有限化议题筹划会议泛滥化主题筹划符合定位支持品牌/产品定位结果导向方案的可行性符合客户要求筹划=策略+规划10活动筹划的关键点－目的确定你的目标---意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断一：采取何种方式判断四：不做无法改变事实的努力判断二：在活动中体现什么内容判断三：抛弃一切非目标必须的华丽想法11活动筹划的关键点－确立目标的程序定位准确与同事共同陈述活动的目的与主管反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论定义清楚如何衡量活动效果?怎样使活动效果可量化评估?公布活动的评估标准确定资源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源在三分钟内向新成员解释清楚活动目标任何活动都可评估,只是难易的区别为所有模糊区域设定清楚的评估标准标准可包括时间/数量/质量/成本等所需时间资源/人力资源/预算资源什么是已经有的?什么是可能有的?12活动筹划的关键点－主题13活动筹划的关键点－对象对Target说话对Target说他们听得懂的话并且只对Target说话14活动筹划的关键点－创意提炼灵感酝酿消化收集资料5、提炼灵感不是一产生就是完善的。更要耐心研讨，找出缺乏之处，以接受客观的批评，补充先前忽略的缺乏之处。不要太孤芳自赏，因为如果它是一个好的灵感，其他人亦会受到感染而补足它，不要以为这是多么了不起的主意，只有被人接受才有价值。4、灵感灵感无处不在，洗澡时、在车上、半梦半醒间，午夜梦回时，你的无意识将１＋１变成日。可能把黄加红成为橘黄色。这是灵感飘然而至的方式：经常在放弃苦思冥想和在求索之后的休息和放松时到来。3、酝酿先不提问题，而交由潜意识去想。这不应被认为不负责任，因为思维最有创意时，会创造神奇。有人称之为直觉，有人称“得来全不费功夫〔灵感〕〞不要无所事事，继续刺激你的想象力和情感。听听音乐，看电影，看电视，读书，与朋友聊天⋯⋯一句话、一幅图、一个表情都能激发灵感。2、消化这些资料素材会萦绕于你的脑海，从不同角度和不同思路吸究它们，着力寻找其新的关联和新的结合。如果将之与事实结合的任务变得费时费力，并且最终发现它是毫无希望的，那就不妨放弃。提示：把最初哪怕是疯狂的或不成熟的想法记下来，以后也许会派上用场。1、收集资料这一点显然很重要，因为它需要大量的时间和努力收集资料。被赶时间和其他权宜之计而忽略。这是错误的省事，现在花时间以后就省事了。否那么对着张白纸闭门造车更糟糕，有两种资料需要收集。Ａ.与产品和消费者有关的事实，尽力了解这两方面。使用产品，拆开它试着和其制造者一样了解产品与消费者见面。了解其习惯，讲话方式，生活方式。Ｂ.收集一切信息，需要对任何事、对生活各方面感兴趣，寻根究底，无话题不含常识、自然，所有前述的智威汤逊法那么都包括在这个资料的收集过程中。5、提炼灵感不是一产生就是完善的。更要耐心研讨，找出缺乏之处，以接受客观的批评，补充先前忽略的缺乏之处。不要太孤芳自赏，因为如果它是一个好的灵感，其他人亦会受到感染而补足它，不要以为这是多么了不起的主意，只有被人接受才有价值。4、灵感灵感无处不在，洗澡时、在车上、半梦半醒间，午夜梦回时，你的无意识将１＋１变成日。可能把黄加红成为橘黄色。这是灵感飘然而至的方式：经常在放弃苦思冥想和在求索之后的休息和放松时到来。3、酝酿先不提问题，而交由潜意识去想。这不应被认为不负责任，因为思维最有创意时，会创造神奇。有人称之为直觉，有人称“得来全不费功夫〔灵感〕〞不要无所事事，继续刺激你的想象力和情感。听听音乐，看电影，看电视，读书，与朋友聊天⋯⋯一句话、一幅图、一个表情都能激发灵感。2、消化这些资料素材会萦绕于你的脑海，从不同角度和不同思路吸究它们，着力寻找其新的关联和新的结合。如果将之与事实结合的任务变得费时费力，并且最终发现它是毫无希望的，那就不妨放弃。提示：把最初哪怕是疯狂的或不成熟的想法记下来，以后也许会派上用场。1、收集资料这一点显然很重要，因为它需要大量的时间和努力收集资料。被赶时间和其他权宜之计而忽略。这是错误的省事，现在花时间以后就省事了。否那么对着张白纸闭门造车更糟糕，有两种资料需要收集。Ａ.与产品和消费者有关的事实，尽力了解这两方面。使用产品，拆开它试着和其制造者一样了解产品与消费者见面。了解其习惯，讲话方式，生活方式。Ｂ.收集一切信息，需要对任何事、对生活各方面感兴趣，寻根究底，无话题不含常识、自然，所有前述的智威汤逊法那么都包括在这个资料的收集过程中。5、提炼灵感不是一产生就是完善的。更要耐心研讨，找出缺乏之处，以接受客观的批评，补充先前忽略的缺乏之处。不要太孤芳自赏，因为如果它是一个好的灵感，其他人亦会受到感染而补足它，不要以为这是多么了不起的主意，只有被人接受才有价值。4、灵感灵感无处不在，洗澡时、在车上、半梦半醒间，午夜梦回时，你的无意识将１＋１变成日。可能把黄加红成为橘黄色。这是灵感飘然而至的方式：经常在放弃苦思冥想和在求索之后的休息和放松时到来。3、酝酿先不提问题，而交由潜意识去想。这不应被认为不负责任，因为思维最有创意时，会创造神奇。有人称之为直觉，有人称“得来全不费功夫〔灵感〕〞不要无所事事，继续刺激你的想象力和情感。听听音乐，看电影，看电视，读书，与朋友聊天⋯⋯一句话、一幅图、一个表情都能激发灵感。2、消化这些资料素材会萦绕于你的脑海，从不同角度和不同思路吸究它们，着力寻找其新的关联和新的结合。如果将之与事实结合的任务变得费时费力，并且最终发现它是毫无希望的，那就不妨放弃。提示：把最初哪怕是疯狂的或不成熟的想法记下来，以后也许会派上用场。1、收集资料这一点显然很重要，因为它需要大量的时间和努力收集资料。被赶时间和其他权宜之计而忽略。这是错误的省事，现在花时间以后就省事了。否那么对着张白纸闭门造车更糟糕，有两种资料需要收集。Ａ.与产品和消费者有关的事实，尽力了解这两方面。使用产品，拆开它试着和其制造者一样了解产品与消费者见面。了解其习惯，讲话方式，生活方式。Ｂ.收集一切信息，需要对任何事、对生活各方面感兴趣，寻根究底，无话题不含常识、自然，所有前述的智威汤逊法那么都包括在这个资料的收集过程中。15活动筹划的关键点－创意创意是驾御关联的能力在有些人的眼中，每件事都是独立的、琐小的，而对于有创造力的人来说，事实是知识链上连接的某一环。从小狗的温顺可联系到卫生纸的柔软；汉堡包的形状从某一角度像嘴形。创意是旧因素的新组合“万花筒”，一个装了彩色玻璃碎片的筒，每转一下就会变成新的搭配显出新的花样。而且由成千上万种人搭配。创意亦是新的花样，有创意力的头脑就是花样制造机，将品牌信息与从大千世界中提炼的知识和经验相结合。创意两大原则16活动筹划的关键点－预算先确定预算，再确定方案是稳妥的方法确定必须本钱来宾交通及接待场地费用和搭建资料礼品的准备纳入非必须本钱表演和娱乐主持人等其他17前期准备－构思摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜在构思完成后，再次检查你的目的是否到达？在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？18团队构成和时间表－团队工程负责人参与部门工程所必须的人员配备供给商列表和对应联系人：场地搭建租车/礼仪摄影摄像其他确定你的工作团队确定你的供给商19团队构成和时间表－工程推进表工程推进表〔为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3〕工程执行：为每个成员制定每日工作协调内容物料清单：列举已有物料及需要准备的物料人员分工：列出每个子工程负责人必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？场地：如果不及时确定可能租不到适宜的场地重要来宾：他们的时间、行程是不确定的其他不可控因素预定的检查时间通报:向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐使其他成员知道应该沿着你完成的工程去做什么?应付意外情况、赢得补救时机20工程推进表的分解－正确制定并运用子目标制定子目标的原则:所有子目标的完成将自然导致总目标的完成制定子目标的程序:与所有成员逐个讨论总目标明确每个成员的工作及在总体任务中的位置为每个成员限定目标要求及资源制定子目标时的问题:使每个成员了解子目标,但同时知道总目标每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利运用子目标来限定责任和要求2122墨菲法则：可能出错的就一定会出错！23团队构成和时间表－活动管理表活动根本要素〔时间、地点、参与人、主题、流程等〕活动物料汇总接待流程和要求活动现场具体分工〔人员位置和要求〕文案准备新闻稿主持人稿领导讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料通讯录24活动管理表的主要目的－确定活动根本要素/相互关系及检查点明确活动根本要素利于活动掌控参与人员的工作指导，提升工作效率新增人员的活动手册，利于快速到位〔补位〕相互关系确实认部门之间的配合和各自负责人；哪些事情可以同时进行；完成工程的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；检查点可为我们提供补救的时机定期的回忆和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查工程进展，并对意外情况作出补救。25例如：26场地选择－列出要求需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求来宾人数：测算最小面积要求活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制：能够用于场地租赁的最高限额27场地选择－询问是否有档期？是否有足够的布展时间？场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？场地清扫需要特别安排吗？场地可容纳多少人？使用该场地是否需要办理特别手续？是否有噪音及平安、清洁方面的要求？场地能够提供什么设施？它们是否收费？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的效劳经验？场地是否有存放杂物或资料的地方？28车辆安排－停车场停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？停车场的开放和关闭时间？停车场需要什么凭证？是否可以专辟停车场？是否有VIP专用停车场？是否有“停车已满〞标志牌？停车场是否有保安管理？工作用车停在哪里？是否需付费？29车辆安排－活动班车来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数班车品牌？新旧程度？司机素质如何？会否迷路？联系方式？班车途经路线是否有拥堵可能？预留至少一辆机动车辆30车辆安排－特殊来宾接待特殊来宾有多少人〔正确职务〕？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？特殊来宾的级别是否有差异？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？特殊来宾的行程安排〔活动当天〕，征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？由谁接待？期间是否有其他安排？〔会议？用餐？〕特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒31来宾接待当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：来宾是否拿到了正确的机票？来宾是否方便抵达机场？当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？来宾是否知道下飞机后应该如何做？突发情况处理：航班延误个别来宾迟到32来宾接待当来宾走下飞机后：确保第一时间知道接站人位置在班车等候时间不能超过30分钟在班车行程中为来宾播放轻松音乐突发情况处理：班车损坏局部来宾延误班车迷路33来宾接待当来宾抵达接待区时：确保第一时间看到接待人员和接待指示牌预估每批来宾人数，保障足够的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台在接待区预备休息区如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李存放处，并有专人管理，预备存衣牌突发情况处理：因交通原因突然导致来宾人数剧增34来宾接待来宾登记时应了解什么？活动的日程安排活动所需佩戴证件及使用要求活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置何时可以离开？离开机票领取的时间和方式来程时的费用报销时间、地点、方式离开时是否有班车接送？用餐时间、地点？用餐凭证？35来宾接待当来宾进入酒店房间休息：准备小型欢送卡确保来宾能够迅速联络接待人员是否需要提前清空房间内的收费物品？房间内是否需要准备鲜花及水果？房间内应准备当地旅游手册及地图36现场布置来宾行走线路现场勘察：场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？入口是否需要铺设红地毯？在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？不同类别的来宾是否需要分别设定入口？是否有来宾需要特别休息室？37现场布置搭建施