公司档案库管理制度

公司档案库管理制度1.目的和范围1.1目的本制度的目的是为了规范公司档案库的管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，保障公司信息安全，提高档案利用率和管理效率。1.2范围本制度适用于公司所有档案库的管理，包括电子档案和纸质档案等。所有涉及公司业务的档案都应纳入本制度的管理范围。2.档案库管理职责和权限2.1档案库管理员负责组织、实施档案库的管理工作，并根据需要推进档案库的信息化建设；编制并执行档案管理规定和操作规程，确保档案的安全保存和保密性；组织档案的鉴定、筛选、整理、归档和销毁工作，确保档案的整理质量和存档有效性；统计档案库的档案情况和存储情况，定期进行档案清点和库存调整；对档案库的安全防范和环境监测进行监督和检查，防止灾害事故的发生；指导档案库的使用者，答疑解惑，解决使用中的问题。2.2使用者和管理单位档案的使用者应当遵守公司档案管理制度，把档案当做重要的信息资产来对待，并保障档案的保密性、完整性；各管理单位应当配合档案库管理员的工作，按照规定向档案库交接档案，并在必要时提供档案的利用和查询权限。3.档案库的安全保障和防灾措施3.1安全保障建立档案库安全保密制度，加强对档案库的安全要求，保证档案的保密性和安全保存；按照规定采取物理措施保护档案库及其档案，如加装防盗门锁、安装防潮、防火、防震等设备，防止盗窃、火灾、水害、地震等事故的发生；加强档案库的环境卫生和防虫防霉，保证档案的完好无损。3.2防灾措施建立档案库防灾预案，并严格执行；根据不同的灾害类型，采取相应的防灾措施，如防火、防水、防震等；在档案库内设置应急照明设备，并保证电力、通讯等基础设施的正常运行。4.档案库的信息化建设4.1电子档案管理建立电子档案管理平台，实现电子档案的全程管理和保存；对于重要的电子档案，需要进行数据备份和恢复计划，确保数据的安全性和可靠性；给予相应的权限，只有授权人员才能访问和操作电子档案。4.2纸质档案管理建立统一的纸质档案柜库，按照档案的类别分类存储；定期进行纸质档案的整理、归档和销毁；对于损毁的纸质档案，需要进行相应的修复和复原工作，保证档案的完整性和可读性。5.档案库的日常管理5.1档案的使用和查询根据档案使用的需要，制定相应的档案使用申请流程和使用规范；对于涉及公司重要业务和商业机密的档案需经过授权管理单位才能进行查询和使用；对于敏感和机密档案的查询和使用，需要进行相应的权限控制。5.2档案的借阅和归还借阅档案需要进行申请并经过批准；在借阅过程中，需要对档案进行手续登记和借阅登记；在归还档案时，需要进行相应的复核和归档，保证档案的完整性和归档准确性。5.3档案的整理和归档对于新收到的档案，需要进行相应的鉴定和分类整理，并在规定时间内进行归档；对于过期、无效和存放期限已满的档案，需要进行相应的销毁和清理，保证档案库的存储空间充足。6.档案库的维护和更新6.1档案库的维护对于档案库的设施和设备，需要进行定期的维护和保养工作；对于档案库内的档案，需要进行定期的鉴定、整理和归档工作。6.2档案库的更新建立档案库更新机制，定期筛选和整理过期、无效和重复的档案；对于档案库的信息化建设，也需要根据需要进行适当的更新和升级。7.档案库管理制度的责任和执行7.1责任公司领导同志要高度重视档案库管理工作，切实履行档案管理工作的领导责任；每个档案库管理员要认真履行自己的职责和义务，确保档案库管理工作的有效性和规范性。7.2执行执行本制度是每位工作人员的责任和义务；对于违反档案管理规定和操作规程的工作人员，将依据公司相关规定进行处理。8.附则本制度解释权归公司档案管理部门所有。结束语本制度是公司档案管理的