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文档简介

公司业务档案管理制度一、目的本制度旨在规范公司业务档案的管理，加强档案的归档、检索和保管，保证档案的完整性、真实性和保密性，确保公司各项业务能够顺利进行。二、适用范围本制度适用于公司内部所有业务档案的管理，包括纸质档案和电子档案。三、文件编号所有业务档案都应当根据文种、档案类别和档案名确定文件编号，确保文件编号的唯一性，以便于档案的定位和管理。四、档案归档1.归档责任人公司内部各部门的负责人都应当设立档案管理员，负责本部门业务档案的管理和归档。2.归档程序所有业务档案都应当按照时间顺序进行归档，并按照文件编号标注清楚文件名称、日期和归档人。归档结束后，档案管理员应当及时将档案保存到指定的档案室中，标注好位置并留下记录。3.档案柜的管理档案柜应当保持清洁、整齐、密闭，同时定期喷洒驱虫剂和消毒剂以确保柜内环境的卫生。4.档案的借阅公司内部员工需要借阅档案时，必须填写借阅申请表并经过档案管理员同意后才能借出档案；借阅期限不得超过一个月。借阅结束后，必须及时归还档案并填写归还记录。五、档案检索1.检索责任人公司内部各部门的负责人都应当设立档案管理员，负责档案的检索工作。2.检索程序所有档案的检索应当按照文件编号进行，以便于快速定位和查找。同时，档案管理员必须在检索后及时将档案放回原位，并维护好原来的顺序。3.档案的抽查公司内部应当定期对各部门的业务档案进行抽查，以确保档案管理的有效性和合规性。六、档案保管1.保管责任人公司内部各部门的负责人都应当设立档案管理员，负责档案的保管和安全。2.保管措施纸质档案必须存放在防潮、防火、防盗、防腐蚀的文件柜内或室内，同时应当制定档案保管规范，确保档案的完整性和保密性。电子档案必须进行加密和备份，并设置用户权限以控制档案的访问和修改。3.档案的销毁公司内部所有业务档案在达到规定保管期限后，应当按照有关法律法规规定进行销毁。销毁前必须进行鉴定，并保存好销毁记录。同时，对于个人隐私、商业机密等重要档案，必须进行专

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