商务文员职业概述

商务文员理论与实务商务文员具体是做什么的第一节商务文员工作概述一、标准案例小张在某贸易公司做商务文员工作，他每天的工作是清扫办公室的卫生、接打、接待来访的客户、处理各种文书、收集行业相关信息、对公司的计算机进行根本的维护等，每一项工作他都能高效地完成，得到领导和同事们的好评。

商务文员工作的职责？二、应知应会〔一〕商务文员日常事务性工作1.办公室日常管理工作：重视日常保密工作2.商务活动的效劳工作；3.会议效劳工作。二、应知应会〔二〕商务文员的文字处理工作1.商务文书的阅读与运作；商务文书是指公司之间进行商务活动往来过程中所使用到文书的统称，一般包括合同、商务函电、进出口贸易经营中的文书等。文件的保密性2.商务文员的办文工作；3.商务文员的拟文工作；〔严谨、细致〕4.存档工作。〔三〕商务文员信息管理工作1.信息收集与处理；收集信息决策执行反响再决策再执行再反响……2.办公室日常通讯；3.办公自动化设备的使用与维护；〔保养说明书，保养技巧〕4.计算机根底知识。〔必须会〕小提示---如何做好商务文员工作掌握根本外贸进出口的技能；比较熟练地运用英语，包括口语、书面；工作中要分清任务的轻重缓急；合理分配精力，精明地利用时间；使用办公设备，提高工作效率；正确的工作态度〔效劳性工作〕……三、业务技能训练1.训练背景某贸易公司准备召开一次产品销售会议，总经理需要同行业其它公司的销售情况，总经理把这项任务交给小张处理。2.训练要求小张应该如何收集相关的信息？3.训练提示目标公司的网站；年终工作总结报告；行业协会网站；相关报纸；行业统计年鉴……注意：要落实成纸制的书面材料〔表格、报告等〕提交。第二节商务文员素质与职业道德一、标准案例小张利用工作之余，积极学习本行业的知识，胜任领导布置的任务，提高了工作效率。

商务文员的素质与职业道德？二、应知应会〔一〕商务文员的素质1.智力素质；2.知识素质；3.业务素质；4.心理素质。〔二〕商务文员的职业道德1.热爱工作；2.严守机密；3.忠于职守；4.格守信用；5.文明礼貌；6.廉洁奉公；7.恪守商业道德。三、业务技能训练1.训练背景浙江腾达贸易公司准备在上海开设办事处，经理把相关文件拿给小张打印，销售部的李明是小张的好友。李明向小张打听消息，小张对李明说自己也不了解情况。2.训练要求小张的做法是否正确？3.训练提示小张的做法正确；原因：商务文员应该对自己掌握的信息保密。具体操作：1.文件收好---保密；2.电脑---最好设密码---人走关机。

第三节商务文员工作性质和特点一、标准案例小张经常在下班之后或节假日接到经理的，要求处理一些公司的工作，小张都能欣然接受，认真完成。

商务文员工作性质和特点？二、应知应会〔一〕商务文员工作的性质1.辅助性；2.角色的多重性；3.具体事务的操办性；4.作息边界的模糊性；5.主辅运作的协同性；6.工作业绩的半隐透性。〔二〕商务文员工作的特点1.效劳性；2.商务性；3.综合性；4.根底性；5.女性化。三、业务技能训练1.训练背景小张是以商务文员〔接待员〕的岗位招进浙江腾达贸易公司的。小张上班后，不仅处理公司的接打，还要处理文件和邮件的解法，甚至撰拟公司的通知，每天都很忙绿。小张认为效劳就只管处理，为什么公司要安排诸多的额外工作给他？2.训练要求你觉得小张在认识方面存在什么问题？3.训练提示商务文员---工作角色的综合性。第四节商务文员工作规律和方法一、标准案例小张的直接领导是原办公室主任李杰。小张性格外向，李杰性格内向，两者之间形成了良好的互动关系。最近，因业务需要，更换了新主任王烨，王烨性格比较外向，小张在处理业务时，常常感觉不太适应新领导。

商务文员工作规律和方法？二、应知应会〔一〕商务文员工作规律1.主辅适应规律；2.工作标准化规律；3.公司利益至上规律；4.知识、能力、素质与职责相适应规律；5.“必要张力〞规律〔工作方法创新、灵活，发散性思维〕。发散性思维---又称扩散性思维、辐射性思维、求异思维。它是一种从不同的方向、途径和角度去设想，探求多种答案，最终使问题获得圆满解决的思维方法。〔二〕商务文员工作方法1.目标法；2.沟通协调法；3.以直接领导为中心工作法；4.平衡法；5.随机应变法。三、业务技能训练1.训练背景浙江A贸易公司是国企，管理不善，存在多头管理的现象。李涛是商务文员，在平时工作中，总有其他部门的经理请李涛临时帮助处理业务。李涛为此比较头疼。2.训练要求李涛应该如何应对这种工作情况？3.训练提示*工作标准性；*要对直接领导负责；*注重工作的轻重缓急。第五节商务文员应该掌握的根底知识一、标准案例浙江腾达贸易公司商务文员小张，转做国内贸易之后，积极学习商务运行的根底知识，并根据自己对市场的调研，向领导献言献策，调整公司产品的性能、价位和包装，使公司的产品在国内市场销售良好，取得了不错的经济效益。

商务文员应具备哪些根底知识？二、应知应会〔一〕国内商务根底知识〔二〕国际商务根底知识〔三〕商务法规根底知识〔四〕办公室财务根底知识〔五〕现代企业运行模式根底知识二、应知应会〔一〕国内商务根底知识1.商务运行根本知识；2.经济学根本知识；3.管理学根本知识；4.市场营销根本知识。

1.商务运行根本知识a.概念：商务运行：是买方与卖方通过一定的中介进行商品贸易的过程。b.商务运行四要素：买方；卖方；商品〔或效劳〕；中介。中介：商品贸易的媒介，货币。c.商务运行的过程对于买方：①需求②选择③协商与洽谈

④达成协议与签订合同⑤付款提货⑥享受售后效劳，承担效劳费用。c.商务运行的过程对于卖方：①市场调研②开发新产品③广告宣传与推销④洽谈与协商

⑤达成协议签订合同⑥收取货款并交货⑦提供售后效劳，并收取一定费用。2.经济学根本知识ECMicroeconomicsMacroeconomicsInternationalTradeInternationalEconomicsInternationalFinance外贸合同根本知识；外贸根本单据知识；保险根本知识；货运代理与国际运输知识；外贸英语知识……〔二〕国际商务根底知识实盘〔FirmOffer〕虚盘a.发盘的分类1.外贸合同根本知识是指发盘人提出的内容和条件是肯定的、明确的、完整的、无任何保存条件的一种报价。是指发盘人有保存地向受盘人发出交易条件，愿意签订合同的建议。有效的发盘，即实盘〔FirmOffer〕特定的受盘人发盘内容十分确定：①货物品名②质量或数量构成：“十分确定〞③价格说明发盘人受其约束〔通常在有效期〕发盘应传到达受盘人b.交易磋商的形式①书面形式：书信往来、电报、电传、、电子数据交换和电子邮件等。②口头形式：、面对面谈判〔大宗或复杂的贸易〕。③以书面与口头形式相结合，交叉进行。主要交易条件一般交易条件商品的品质；交货期限；支付条件；数量；包装；价格等。商品检验；不可抗力；索赔；仲裁等。主要包括c.交易磋商的内容主要交易条款一般交易条款货物描述条款；装运条款〔期限、港口和装运通知等〕；交货条款；单据条款；保险条款；支付条款……商品检验条款；不可抗力条款；质量保证条款索赔条款；仲裁条款等……主要包括d.合同的条款2.货代根本知识a.货代---货运代理的简称是指接受进出口收发货人或代理人的委托，以委托人或自己的名义办理有关业务，从事与运输合同有关的活动，并收取效劳费用和佣金，处在货主和承运人之间的中间人。

b.货代从事的业务代办租船、订舱、配载；缮制有关单证〔需要委托方提交商业发票和装箱单〕；报关、报检；投保；集装箱运输，拆装箱；签发提单，结算运杂费；交单议付，结汇〔很少见〕……