办公用品管理 办公用品采购 核发 保管 盘点 使用监督全套

办公用品管理：办公用品采购、核发、保管、盘点、使用监督01办公用品采购02办公用品核发03办公用品保管04办公用品盘点05办公用品使用监督一、办公用品采购办公用品是供办公用的物品。办公用品包括：办公用具、办公设备、办公图籍三类，详情如下。办公用具包括：办公桌、办公椅、沙发、档案柜、铁皮柜、保险柜、多屉柜、书架、杂志架、衣架、台灯、卡片架等办公设备◆事务设备：碎纸机、装订机、考勤机、过塑机、名片扫描仪等◆IT设备：电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器等◆通讯设备：电话机、传真机等◆办公电气：加湿器、饮水机、电风扇、空调等办公图籍办公所用的地图、字典、图表、法规、工作手册等办公耗材硒鼓、墨盒、色带、装订夹条、装订胶圈、复印纸、传真纸、网线、水晶头等1．办公用品采购计划综合部编制办公用品采购计划前，各部门应首先提交本部门办公用品配置计划，办公用品配置计划的制定需满足以下要求。第一，要符合企业相关工作需要。第二，要符合企业的形象定位。第三，要能够满足企业技术发展需要。第四，使用人的综合素质能满足办公用品的使用条件。综合部收到各部门提交的办公用品配置计划后，应进行项目分类，根据库存及消耗情况，编制企业办公用品采购计划。办公用品采购计划表序号所属类别产品名称产品描述申请数量单位所需部门12……部门经理意见：签字：日期：年月日总经理意见：签字：日期：年月日2．办公用品采购要求综合部工作人员在采购过程中，要严格执行相关规章制度，有效控制成本费用支出，选择到物美价廉的办公用品。为实现上述目标，采购人员应做到以下几点。办公用品采购要求采购要求相关说明明确需求了解拟采购的各项办公用品的用途，明确哪些用途是本企业办公的真正需求，哪些用途是本企业办公的次要需求市场摸底在采购前应事先了解各项办公品的形态、样式、功能要求，了解市场行情，比较各厂商的价格、信誉、质量供应及时对厂商进行考察，确保采购订单提交后，厂商能够及时供应采购的办公用品经济合理采购过程中，要尽可能争取价格或其他优惠，并严格控制回扣等弊端的发生3．办公用品采购程序办公用品采购应按以下程序进行，如下。各部门提交办公用品配置计划企业内部各部门根据工作需要提交本部门办公用品配置计划，注明产品名称、规格、数量，并阐明配置理由综合部编制采购计划综合部根据各部门提交的办公用品配置计划和库存情况，编制采购计划主管负责人审批采购计划企业内部相关主管负责人在职权范围内，对采购计划进行审批实施采购采购人员按照采购计划要求进行采购，综合部指派人员依据购货合同和进货凭证对采购的办公用品数量、质量、品种、规格进行验收二、办公用品核发综合部做好采购办公用品的登记工作后，依据各部门提交的办公用品配置计划发放办公用品。对于经费已超支的部门，应严格限制办公用品的领用。1．工作人员按惯例需用的办公用品企业内部工作人员按惯例需用的办公用品，应进行定期定量的分配，由使用人员自行领用并实施登记。2．工作人员非惯例使用的办公用品企业内部工作人员非惯例使用的办公用品，应由领用人首先递交申请表，经本部门负责人审核批准后，到综合部领取办公用品。综合部应做好办公用品发放登记，详细写明发放办公用品名称、数量、用途、批准人、审核人、领用人等信息。登记表至少，每月统计一次，交综合部主管人查阅，以便于其了解企业办公用品消耗情况，改进工作。三、办公用品保管办公用品的保管是企业办公用品管理中的一项重要工作，为有效保管好办公用品，一般按以下要求进行保管，如下。办公用品保管要求保管要求详细说明专人专库保管办公用品一般设置专门的库房、专门的人员进行管理，保管人应将办公用品登记、上账、入库、妥善保管按类放置办公用品入库后，必须按照性能、用途、保管要求进行科学分类和放置，做到整齐、美观，避免乱放乱置经常检查◆要经常检查库存办公用品，将办公用品可能存在的隐患排除掉◆要经常开展库房的安全巡查工作，做好防火、防水、防盗等安全防范工作，防止意外事故的发生重视保养根据办公用品性能采取相应的措施，确保办公用品在库存期间仍能够保持良好的状态，不至于出现损坏、变质、变形四、办公用品盘点为准确掌握企业办公用品的进出变动情况，综合部不仅要建立必要的账卡，对进出仓库的办公用品进行详细的登记，还需要定期开展办公用办公用品的盘点。1．盘点时机综合部每年年终财务结算前应对企业内部所有办公用品进行一次全面清查，逐类逐件加以清点，并填写盘点表。当仓库发生办公用品损失事故或更换保管人员时，综合部也可视情况安排局部性或全面盘点。办公用品盘点表编号：盘点日期：年月日编号品名规格单位单价上期结存本期购进本期发放本期结存备注数量金额数量金额保管员：盘点人：审批人：2．盘点要求盘点过程中，只要应遵循以下盘点工作要求，如下。盘点职责清晰：盘点过程中，每个盘点人员的职责、负责的盘点区域必须清晰，以加快盘点时间，减少盘点错误盘点资料真实：盘点所依据数据、资料真实，不允许弄虚作假掩盖漏洞和失误盘点过程准确：办公用品检查、盘点的点数、盘点资料输入等过程都必须准确无误盘点项目完整：不能遗漏任何区域，不能遗漏任何办公用品3．盘点后的工作办公用品盘点结束后，综合部还应做好以下工作。第一，对积压过多的办公用品予以妥善处理。第二，组织修复存在故障、或出现损坏的办公用品。第三，对无法修复使用的办公用品进行报废处理。第四，做好盘点后的账卡，确保账、卡、物相符。五、办公用品使用监督为确保办公用品使用能够达到经济、有效、规范的目标。综合部应对企业内部各部门办公用品的使用情况要定期进行调查，调查内容一般包括以下三个方面。①调查办公用品领用单据与办公用品台账是否一致。②调查办公用品申请与实际使用情况是否一致。③调查办公用品领用台账与实际台账是否一致。1．办公用具使用监督为减少和杜绝办公用具的浪费，综合部应严格执行办公用品以旧换新的制度。对于未达到以旧换新标准的办公用具，要给予及时修复处理，并督促适用部门继续使用；若办公用具遗失，则需要由部门赔偿、自购。2．办公设备使用监督综合部应从以下3个方面对办公设备的使用情况进行监督。第一，监督办公设备是否由具备基本操作技能的专门人员使用。第二，监督办公设备使用使用人员是否根据办公设备的操作规范、维修保养要求对办公设备进行使用和日常维护保养。第三，监督办公设备是否在其负荷能力范围使用，有无超负荷运转情况发