会议管理 组织筹备 会中服务 主持会议全套

会议管理：组织筹备、会中服务、主持会议01组织筹备02会中服务03主持会议1组织筹备会议的组织筹备是会议管理的第一步，是开好会议的基本保证。会议的组织筹备主要包括：拟定会议名称、明确会议时间、选择开会地点、确定参会人员、安排议事日程、做好会场布置、发放会议通知、与会人员报名和报道等。1．拟定会议名称任何会议的名称均应与会议的内容相符，并确保妥帖恰当。通常情况下，综合部可通过以下三种方式拟定会议名称，如下。第1种方式使用“通称”确定会议名称。如：“例会”、“年会”等第2种方式用组织名称代替会议名称，如“董事会第××次会议”、“财务部工作总结会议”等第3种方式根据会议内容确定会议名称，如“新员工入职工作座谈会”、“××项目启动会”等2．明确参会人员合理的选择参会人员，不仅有利于节省企业的人力资源，提高会议效率，还能够降低企业的经济负担，因此，在会议管理过程中，必须慎重选择参会人员。综合部在选择参会人员时，必须考虑以下因素，如下。选择参会人员应考虑的因素考虑因素相关说明与会议主题的相关度◆参会人员是否对会议所要实现的目标有直接或间接的责任◆参会人员是否与会后的行动直接相关◆参会人员是否多余或可有可无参会人员个人素质◆参会人员在中心议题方面是否具备专门的知识与经验◆参会人员是否有能力或有权利达成一项决议◆参会人员是否会对他人造成心理压力，进而影响他人的发言质量或真实性◆参会人员是否能够全身心投入会议◆参会人员是否会妨碍会议的总体成效参会人数限制通常情况下，参会人数越多，参会人员的参与意识越弱，会议的质量也越容易受到影响，因此，一般的企业会议都会设定一定参会人数限制。当需要参加会议的人数很多时，应设法分组讨论或设立分会场3．明确会议时间综合部在确定会议的召开时间时，应本着“宜短不宜长”的原则，根据会议的内容、参会人员特点等因素综合确定。选择会议时间应注意下问题。①考虑参会人员中关键人物的最佳时间，确保关键人物可以准时参加会议，并能够集中精力开好会议。②避免影响企业正常经营活动和运行秩序，防范因会议影响企业的效益或效率。③把握好开会时机，优先召开时效性强、酝酿成熟的会议；时效性差，或需要酝酿较长时间的会议，可以拖后召开。4．选择开会地点会议地点选择的恰当与否，会在很大程度上影响会议质量。因此，为有效实现会议目标，综合部在开会地点的选择上应考虑以下条件，如下。选择开会地点应考虑的因素考虑因素相关说明参会人数参加会议的人数要与会场的容量相适宜。如果会场空间过大，会场内部就会冷冷清清，会议气势会受到影响；如果会场空间过小，则会让参会者产生拥挤沉闷感，会议的效果容易受到影响便利程度◆会址距离远近适中，便于参会人员能够按时到会◆有外埠人员参加的会议，除距离远近外，还应考虑参会人员的食宿是否方便会场环境会场应安静，通风和照明设施良好，室内温度适中，确保参会人员能够时刻保持清醒的头脑，能够集中精力参会5．安排议事日程会议的议事日程是指会议期间，各项议事和活动的程序。具体包括：会议内容、讨论事项、会议参加人员、会议各事项的时间安排等。（1）拟定议事日程应考虑的要点综合部在安排议事日程时必须考虑以下要点，详情如下。重要的、紧急的事项，应优先列在整个议事日程的前项议事日程安排不必太复杂，安排内容不必过多如果会议很重要或议事日程复杂，则应给出会议参加者建议与议事日程有关的会议资料也应提前发放，以减少会议时间会议持续2小时以上的，应考虑在会议期间安排休息议事日程应在会议前几天交给参会人员，以便其做好准备（2）议事日程范例以下提供了××公司××会议议程安排表，供读者学习和参考。××会议议程安排会议时间：

年

月

日9：30～17:00会议地点：××公司三楼会议室会议人员：总公司高层管理人员、分公司经理级以上人员。会议日程安排：时间会议内容9:30～10:00会议签到10:00～12:00◆总公司领导讲话（总结过去一年中总公司的经营、策划、经济、效益、人员变动等方面的工作）◆宣布总公司今年的工作方案、规章制度、员工安排、工资待遇等◆下达对下属分公司上缴利润方案及有关管理条例12:00～14:00午餐、休息时间14:00～17:00◆听取分公司经理的工作汇报◆集体讨论如何做好本公司各项产品品牌，发挥各自分公司的地理优势，把业务做大、做强◆听取分公司经理对总公司提出的合理要求和建议◆表彰先进分公司◆总公司领导总结◆宣布散会20年月日××公司综合部6．做好会场布置会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排、会议用品设备的调配等工作。综合部在进行会场布置时，应严格按照以下要求进行操作。会场布置相关工作要求会场布置工作相关要求会场空间安排以方便参会人员进出为前提，并使整个会场格局紧凑和谐会议座位安排根据会议目的，选择恰当的座位排列方式（包括：单项传递信息会议的座位排列方式、多项讨论问题会议的座位排列方式、双向沟通交流的会议的座位排列方式）会议用品设备调配会议用品设备调配工作要做好登记，以便于查找、便于管理、以防丢失7．发放会议通知会议决定召开，就应及早发放会议通知。除部门内部日常工作会议外，对于大中型会议均应发放书面通知，避免因口头通知或书面通知造成差错。（1）会议通知的撰写要素完整的会议通知应具备：会议名称，会议内容或议程，会议召开的时间、地点、参加人员、报道时间等要素。会议参加人员应携带的文件资料及其他特殊要求（如回执要求）也应被写入。（2）会议通知的撰写要求会议通知一般采取书面形式，分标题和正文两部分。具体的撰写要求如下。要求1文字表达清楚、明白，无歧义产生；内容要全面、周到，无遗漏项目要求2对于参加会议的人员范围、职务等信息要写明白，切忌含糊不清要求3根据需要，可在正式通知之前先发预备通知，以确保参会人员（尤其是重要岗位工人员）提前安排好工作要求4通知的正文下方要注明联系电话、联系人姓名，有些通知需加盖公章，并提醒参会人员协调需要的材料要求5会议通知的信封应注明“会议通知”，并标注通知送到日期，以避免误事要求6会议通知发出后，应跟踪参会人员（尤其是会议的关键人员）是否收到，能够能够正常出席8．会前审核在召开会议前，综合部相关工作人员应审核会签筹备工作状况，以免出现纰漏。下面提供了一份会前审核常用的表单，供读者参考会前审核单审核项目审核审核项目审核会议主题参会人员确定情况会议时间确定情况会议地点确定情况会议通知发放情况设备设施准备情况…………2会中服务会中服务项目包括：会议签到、引导座位、分发会议文件、维持会场秩序等。会中服务的好坏将直接影响到会议的效率。1．会议签到为了能够及时、准确的统计到会人数，做好会议安排，综合部应在召开会议前，做好会议签到工作。会议签到的方式主要包含如下所示的5种。簿式签到◆会议工作人员预先准备好签到簿（签到簿上的内容包含：姓名、所在部门、职务等），参会人员按要求逐项填写，表示到会◆优点：利于保存、便于查找◆缺点：对于参会人数较多的大中型会议不适合工作人员代为签到◆会议工作人员预先制定好参加会议人员的花名册，参会人员到场后，由工作人员在花名册后画上记号，表示到会；缺席或请假人员要用其他的记号表示；如用“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“○”表示请假◆优点：操作简单◆缺点：需要工作人员了解参会人员，仅适用于小型会议证卡签到◆会议工作人员先将印好的证卡（证卡上一般印有：会议名称、日期、座次号、编号等）发给参会人员，参会人员进入会场时将证卡交给工作人员，表示到会◆优点：操作便利，多适用于大中型会议◆缺点：存在较高的成本费用，且不利于保存查找座次表签到◆会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，并在座位上按要求添上参会人员姓名和座位编号，参会人员到会时在座位表上消号，表示出席◆优点：能够起到引导的效果◆缺点：很多人集中到会时，容易引起混乱2．引导座位召开小型会议时，参会人员一般都有自己的习惯座位。但召开大中型会议时，为方便参会人员尽快入座，维护会场秩序，一般需要引导座位。为减轻工作人员的负担，可通过在会场上设立标记，在签到证卡上注明座次号等方式，引导参会人员找到自己的座次。3．分发会议文件会议相关文件资料，一般在会前发放到参会人员手中。分发会议相关文件资料的方式主要有以下3种。①工作人员站在会场入口处，在参会人员进入会场时发放给参会人员。②在开会之前，按要求在每位参会者的座位上摆放一份文件资料。③在开会过程中，由综合部管理者指派几名工作人员，每人负责规定区域文件资料的分发和收退。4．维持会场秩序在会议召开期间，综合部应组织做好会场秩序维护工作。如：制止与会议无关的人员进入会场、制止和调解会议过程中纠纷，保证会议安全等。5．其他服务工作为保证会议顺利进行，综合部相关工作人员还应根据会议需要，认真做好会议的其他服务工作。具体的服务内容主要包括以下6项，如下。生活服务妥善安排好参会人员的饮用水、住宿、就餐等事项交通服务根据会议需要，做好车辆调度、租车管理、以及驾驶员管理等工作通信服务保证会议所用电话、网络、数据通信电路等畅通无阻卫生服务专人负责卫生清洁工作，确保会场环境清洁、舒适摄影留念服务根据会议性质，确定摄影范围和参加范围，并妥善保管摄影资料文体活动服务可根据会议性质，适当安排一些文体活动，以调节会议气氛3主持会议企业每个会议的成功召开，都需要主持人指导进行。对于会议的主持人员而言，每次会议最重要的任务就是确休会议顺利进行，成功结束。1．安排发言在召开会议之前，未明确发言人员和发言题目的，会议主持人在说明会议的目的、议程后，需根据会议进展情况，安排相关参会人员发言。在安排发言过程中应注意下以下问题。①在安排发言过程中，应注意地区、部门之间的平衡，以确保参会人员能够更快捷、更准确的了解全面情况。②安排符合会议精神的主题，但也要避免发言内容的过分重复。③多议题会议的安排次序应科学合理，需要大家开动脑筋，几种献计献策的议题通常放在会议前半部分时间进行。④同一个时间内只有一个人发言，禁止有些人交头接耳，以保持与会者的注意力。⑤主持人在会议期间应避免同其他参会人员发生争论，不能在决议之前发表倾向任何一方的意见，不能强迫他人接受自己的意见。⑥对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的参会人员，主持人可以用提问法让他参与讨论，提示其发言。2．处理僵局会议召开过程中如发生僵局，需要主持人保持镇静，并及时采取各种方法和措施打破僵局，确保会议的顺利召开。图4-6提供了部分僵局的处理办法，供读者参考。参会人员陷入缄默处理办法⊕明确参会人员想法⊕询问参会人员是否不清楚观点或问题⊕确保个人的行为举止不会引起问题⊕分成小组，以鼓励更多的参与参会人员不能正视问题的处理办法⊕要求发言人明确界定问题⊕了解该问题存在多长时间了，谁涉及了该问题，后果是什么⊕强调不会惩罚出头者并遵守诺言参会人员之间冲突的处理办法把该观点写在白标上让参会人员知道您已理解了他们的想法；当还有人重复时，指着白板说该问题我们已