机电学院研究生学术沙龙筹办工作细则

机电学院研究生学术沙龙筹办工作细则（试行）北京交通大学机械与电子控制工程学院研究生学术沙龙（简称“机电学院研究生学术沙龙”）是机电学院为增进研究生之间沟通交流、营造研究生学术氛围、培养研究生科学精神和创新能力而全力打造的学术交流平台。为了使学术沙龙的筹办工作制度化、规范化，特制定研究生学术沙龙筹办工作细则。任何研究生个人和研究小组都可以通过召集人向沙龙组委会申请须形成资料：《学术沙龙申请表》任何研究生个人和研究小组都可以通过召集人向沙龙组委会申请须形成资料：《学术沙龙申请表》工作助理制定沙龙运作计划以及经费预算申报（个人或研究小组）批准后工作助理制定沙龙运作计划以及经费预算申报（个人或研究小组）批准后项目组开始筹备工作，院研究生会协助。项目组开始筹备工作，院研究生会协助。须形成资料：主讲人交流资料、PPT组建沙龙项目组沙龙运作阶段须准备工作：借场地、器材；准备茶点；组织研究生参加沙龙总结成文字材料、影音材料须形成资料：《总结登记表》、沙龙总结、经费使用明细、交流材料归档（纸质＋电子）须形成资料：主讲人交流资料、PPT组建沙龙项目组沙龙运作阶段须准备工作：借场地、器材；准备茶点；组织研究生参加沙龙总结成文字材料、影音材料须形成资料：《总结登记表》、沙龙总结、经费使用明细、交流材料归档（纸质＋电子）上报学院学术沙龙组委会办公室召集人及工作助理职责机电学院研究生学术沙龙每个专业方向设召集人1名（由博士生担任），工作助理1～2名。学术沙龙召集人和工作助理是学术沙龙筹办工作的骨干力量，对学术沙龙的筹办负有直接责任。（一）召集人职责1.接受本专业方向研究生个人或研究小组举办学术沙龙的申请；2.召集本专业方向研究生参加学术沙龙；3.拟定学术沙龙主题以及是否邀请专家等；3.向学术沙龙组委会提交《学术沙龙申请表》；4.组建学术沙龙项目组并带领项目组成员开展工作；5.主持本期学术沙龙；6.代表学院学术沙龙组委会向主讲人颁发“主讲证明”；7.对学术沙龙举办情况进行总结，提交《总结登记表》和沙龙总结。（二）工作助理职责1.协助召集人完成沙龙活动前的准备工作，包括准备茶点和复印资料等；2.协助负责学术沙龙会场的布置；3.协助参会人员的考勤工作，发放前沿讲座凭证；4.协助召集人维持沙龙活动中的秩序以及拍照、记录等工作；5.协助召集人完成沙龙的后期总结工作。筹办工作须知1.确定场地，如在大会议室举办沙龙，要提前登记，并向团委登记借用钥匙；2.重点通知相关专业的研究生按时参加，鼓励其它专业研究生积极参加；3.如需要笔记本电脑和投影仪，需要提前向学院登记借用（建议自备笔记本电脑）；4.到辅导员办公室借用借座签、条幅、剪刀等工具；5.打印、复印主讲人PPT内容，在辅导员办公室领取封面并装订成册；6.提前制作学术沙龙主讲人证明；6.提前向学术工作助管领取前沿讲座凭证；7.购买沙龙所需的点心和水果；8.提前布置会场（挂好条幅，调好投影仪，把点心分发到各座位前）；9.安排好拍照、摄像等；10.邀请学院负责老师于沙龙结束前向主讲人颁发主讲证明，并作总结讲话；如学院老师不参加，由召集人向主讲人颁发主讲证明；11.沙龙结束前，由召集人对沙龙的探讨主题、讨论成果和组织工作进行口头小结，并宣布沙龙结束；12.沙龙结束后及时做好活动总结、归档工作（包括活动总结、整理图片、文字和影音资料等，提交电子版材料并提交纸质版材料一式三份，一份报学院主管领导，一份交至学院研究生组，一份交至沙龙沙龙组委会办公室），并准备好发票报销。开展沙龙所需物品列表阶段所需物品备注前期准备邀请函、嘉宾桌签主讲证明、纪念品等复印学术沙龙交流资料学术沙龙条幅沙龙运行沙龙背景PPT相机或DV笔记本、投影仪前沿讲座票水果、茶水、糕点等后期总结活动总结、影音资料