电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中的应用

电子文件归档与管理

及

在科怡档案管理系统中的运用第一章电子文件概述一、电子文件的概念电子文件(ElectronicRecords)是指在数字设备中产生，以数码方式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处置，并可在通讯网络上传送的文件。〔也称数字式文件〕构成完好电子文件的三要素:内容背景构造二、电子文件的种类(一)按电子文件的信息存在方式分类。可分为以下9种文件：1、文本文件(Text)2、图形文件(Graphic)

3、图像文件(Image)

4、视频(影像)文件(Video)

5、音频(声音)文件(Audio)6、数据文件(Data)7、命令文件，亦称计算机程序(Program)

8、多媒体文件(Multimedia)9、超媒体链接文件〔Hypermedia〕(二)按文件的功能分类。主文件支持性文件辅助性文件工具性文件(三)按文件的生成方式分类。原始文件转换文件(四)按文件的性质分类。草稿性电子文件〔R〕非正式电子文件〔U〕正式电子文件〔O〕三、电子文件的特点(一)电子文件信息内容与方式之间具有可分别性

(二)信息的不稳定性

(三)信息的可操作性

(四)电子文件信息对硬软件及规范体系的依赖性(五)电子文件构成系统的异构性四、电子文件管理任务面临的挑战1、电子文件管理流程的变化(1)流程程序：提早归档、提早鉴定、提早著录；著录将贯穿于电子文件的编制、处置、归档、迁移、利用等整个生命周期。(2)流程内容：a)简化：实体整理仅为对脱机保管的磁盘、磁带、光盘的简单归类。b)复杂化：信息整理、鉴定、著录。c)集成化：归档与检索的集成、逻辑归档任务与检索任务的集成、归档与鉴定的集成、维护与其他流程之间的集成。(3)流程形状：流程由串行向并行、线性向非线性变化。电子文件每个环节都是非线性的，每项任务与其他任务有亲密联络。文件的运动可以同时发生在其存在的任何时空点上。2、电子文件管理系统与业务系统、其他信息系统之间关系的变化(1)由相互独立向集成开展(融为一体)(2)电子文件管理职责的变化纸质文件环境的三种角色：构成者——管理者——利用者电子文件环境下的三种角色：文件管理系统构成者管理者利用者五、电子文件管理目的与原那么(一)电子文件管理目的1、保证电子文件的真实性保证电子文件真实性的三大支柱：立法——管理——技术立法：有方案、有步骤地经过立法确立电子文件的凭证和法律位置。管理措施：有科学、合理的电子文件管理体系和管理制度；有足以阐明电子文件背景和构造方面的记录信息(元数据)。技术措施：电子文件载体和信息稳定性的提高；加密、认证、签署等信息平安技术的提高和普及。2、保证电子文件的完好性电子文件的完好性包括三个方面的含义:作为记录社会活动真实容颜的具有有机联络的电子文件及其他方式的相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、构造和背景信息没有缺损；与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全。3、保证电子文件的长期可读性原那么电子文件的长期可读性是指文件经过存储、传输、紧缩、加密、媒体转换、迁移等处置后可以以人可以识读、可以了解的方式输出，并坚持其内容的真实性。4、促进业务效率的提高支持业务活动高效运转降低业务活动本钱5、方便查询和利用广泛——拓宽利用范围；高质——提高信息相关度、提高查全率、查准率；及时——实时提供；合理——维护信息平安，管文科学。(二)电子文件管理原那么1、前端控制原那么前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期实际为根底，把文件从构成到永久保管或销毁的不同阶段看作一个完好的过程。前端控制原那么的必要性主要表达在以下两方面:前端控制是确保电子文件真实可靠、完好平安、长期可读的有效战略前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念2、全程管理原那么电子文件的全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规那么、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目的体系、程序体系和技术方法体系。3、集成管理原那么集成管理是对将电子文件生成、运转、保管等活动有关的要素进展合一的互连与组合，构成具有要素构造的管理体系。第二章电子文件的鉴定一、电子文件的鉴别任务鉴别是电子文件鉴定的新内容，是鉴定任务的第一步，也是鉴定任务顺利开展的根底和前提。鉴别的义务是将文件从非文件信息中挑选出来，其本质是明确机构构成电子文件的需求，即机构需求构成哪些电子文件。二、电子文件的内容鉴别步骤1、制定电子文件保管期限表；2、将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护；3、鉴定归档前的文件；4、鉴定保管期满文件。三、电子文件的技术鉴别1、真实性鉴定鉴定电子文件的真实性，主要是认定文件能否就是当时当人当事构成的，可以将真实性了解为“原始性〞。电子文件软硬件依赖性所呵斥的真实性问题，可采取以下措施:1、分析机构内各类电子文件中哪些组成要素能确保文件长期的真实性；2、根据预先确定的规范格式和模板编辑文件；3、对于某些文件可将该文件转换成非数字方式，如缩微等；4、对文件的迁移进展记录，这是文件著录中的重要内容。2、完好性鉴定分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。前者是指利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素能否完备，包括可视的和不可视的部分。后者是指分析联络一份文件各个要素的手段能否有效，这些手段包括超级链接、置标言语等。3、可读性鉴定主要包括四方面的任务：1、检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件(如数据比较复杂的关系型数据库的相关数据库)、文字资料能否齐全、完好。对于加密文件，保管时假设由于特殊需求未予解密，还需检查其记录密码能否保管下来。2、检查电子文件的信息存储格式能否符合归档要求。3、核实归档或迁移时填写的文件运转的软硬件环境、版本号能否正确。4、检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。4、无病毒鉴定5、介质情况检测(1)介质物理性能的检测(2)介质规格的检查四、电子文件的处置(一)销毁(二)保管1、保管在文件管理系统中2、脱机保管3、缩微4、迁移五、对电子文件鉴定过程的记录记录电子文件鉴定任务的文件包括文件管理系统中的跟踪记录(日志)、鉴定报告、销毁记录、迁移记录、缩微记录等。这些文件是鉴定任务的证据，应由机构一致保管。第三章电子文件的归档电子文件归档是经过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保管。一、电子文件的归档的概念二、电子文件的整理是指按照一定原那么和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项任务。〔二〕、建立数据库对电子文件进展编号对电子文件的登记〔一〕、分类、排序分类、排序是将存储载体传送的零散的、杂乱的电子文件经过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序形状。三、电子文件的归档范围电子文件的归档范围应参照2002-12-04发布2003-05-01实施的GB／T18894—2002的国家规范<电子文件归档与管理规范>中的电子文件归档范围，以及国家档案局关于<机关文件资料归档和不归档的范围>的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。归档前经鉴定为具有保管价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还应从以下几个方面思索搜集相关资料：1、电子文件具有软硬件依赖性，因此归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的根本格式及有关元数据都应属于归档范围。2、确保同一活动中构成的电子文件、纸质文件、缩微胶片等一同归档，即“多维归档〞。3、电子文件归档时著录信息、鉴定记录等应与文件信息一同向档案部门移交。四、电子文件的归档方式1、逻辑归档是指在计算机网络上进展，不改动原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保管的载体上，向档案部门移交的过程。2、物理归档⑴网络传输方式归档是指将归档电子文件经过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档(On-lineFiling)。⑵介质传送方式归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档(Off-lineFiling)。五、电子文件的归档时间(一)实时归档指电子文件构成后即刻归档。(二)定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件构成一段时间之后再向档案部门移交。六、电子文件归档的质量要求(一)齐全完好详细要求如下：l、用文字处置技术构成的电子文件，同时搜集文件存储格式、属性和文字处置平台的阐明资料。2、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假设采用非规范紧缩算法，搜集时应转换成通用格式，如无法转换，那么应将相关软件一并搜集。3、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时搜集软硬件环境和相关数据。

4、用视频设备获得的动态图像文件，同时搜集非通用格式的紧缩算法和相关软件。5、用音频设备获得的文件，同时搜集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。6、由计算机多媒体技术制造的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息方式，搜集时应保证参数准确、数据完好。7、通用软件产生的电子文件，应同时搜集其软件型号、称号、版本号和相关参数手册、阐明资料等。(二)真实有效(三)格式规范(四)一式三套(五)经过整理整理终了后，还应填写一致的<归档电子文件登记表>，内容包括电子文件构成单位、硬件环境、软件平台、运用软件、文件题名、构成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。文件特征形成部门完成日期载体类型载体编号通讯地址电话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)软件环境(型号、版本等)操作系统数据库系统相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等)文件记录特征记录结构(物理、逻辑)记录类型口定长口可变长口其他记录总数总字节数记录字符及图形、音频、视频文件格式文件载体型号数量备份数口一件一盘口多件一盘口一件多盘口多件多盘文件交接形成部门通讯地址电话联系人送交人(签名)年月日接收部门通讯地址电话联系人接收人(签名)年月日文件编号题名形成时间文件性质代码文件类别代码载体编号保管期限备注第页七、归档手续1、采用逻辑归档方式的电子文件，首先由构成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理形状。这个过程应记录在系统日志中，以便审查。然后由系统自动生成一份<归档电子文件登记表>，打印后双方签字作为归档凭证保管。2、采用介质归档方式的电子文件，移交双方按照<归档电子文件登记表>清点归档资料，对归档文件进展全面的检查验收，在确认归档文件的技术情况合格、相关资料齐全后，双方在一式两份的<归档电子文件登记表>、<归档电子文件移交检验表>、<电子档案接纳检验登记表>上签字盖章，各留一份，保管备查。3、与电子文件同时归档的配套纸质文件，以及双轨归档的纸质拷贝，应履行纸质文件的归档手续，即填制一式两份的移交清单，交接双方按清单清点后签字，各留一份，以备查考。4、归档电子文件的检测任务分两次进展，第一次是在归档前的技术鉴定任务，由电子文件构成部门担任，鉴定结果填入<归档电子文件移交检验表>；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术情况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关资料能否齐全，检验结果填入<电子档案接纳检验登记表>。八、电子文件积累归档程序确立电子文件是经过审批的最终“版本〞；积累和积累整理；编制目录；整理归档的电子文件；鉴定归档的电子文件；检测归档的电子文件；编制电子文件归档阐明；存入存储载体；复制备份，确定保管方法和地址；确定载体标识。九、电子档案概念具有保管价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。第四章电子文件的整理与编目一、检索任务对整理任务提出的新要求二、电子文件检索系统1、用户界面2、检索言语3、专家系统三、电子文件的著录(一)电子文件著录概念是指经过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、构造、背景以及文件系统的信息，准确描画电子文件的过程及成果。(二)电子文件著录的特点l、全要素。对于电子文件而言，需求描画的对象包括文件三要素：内容、构造和背景。2、全过程。著录将贯穿于电子文件的整个生命周期，包括文件编制、处置、归档、迁移、利用等全过程。3、综合性。指著录手段的综合性。将演化为系统自动著录和人工控制相结合，其中主要的自动化技术是元数据技术。4、多级性。电子文件著录的多级性是由电子文件之间具有有机联络的特性决议的，文件及档案任务者根据电子文件之间的有机联络，对文件进展分类，从全宗、大类、属类、小类、案卷直至单份文件，呈现出多个级别、多个层次。(三)电子文件著录的组织(四)电子文件著录的工程1、题名与责任阐明项。包括正题名、并列题名、副题名及阐明题名文字、责任者、鉴定者、归档者、接纳归档者、著录者、迁移者、附件。2、稿本与文种项。包括稿本、文种、版本及版本阐明。3、密级与保管期限项。包括密级、文件缓急程度、保管期限。4、时间项。包括文件构成时间或文件起止时间、归档或销毁时间、迁移时间。5、载体形状项。包括载体类型、数量、规格、盘带号、迁移前载体类型、迁移前盘带号。6、附注与提要项。包括附注、提要、机构史或传记、保管史。7、软硬件平台项。包括机器称号及型号、网络硬件环境(产品称号及型号)、网络系统称号及版本、操作系统称号及版本、运用软件称号及版本、迁移前硬件环境、迁移前软件环境、文件类型、迁移前文件类型、文件签署所用技术。

8、排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号、电子文件名、迁移前电子文件名、途径名、迁移出途径名、电子文件编号、缩微号、主题词或关键词。9、检索与利用项。包括检索条件、版权/限制复制(五)电子文件的索引1、全文自动标引2、题名关键词自动标引3、分类号自动标引第五章电子文件的利用一、电子档案利用前的数据预备电子档案的根底数据，其内容包括两部分：一是背景信息，二是元数据。1、电子档案根底数据的预备2、电子档案识别文件的建立识别文件是记录在每份电子档案载体上的特别文档。用于描画存储在载体上电子文件之间的关系。二、电子文件提供利用的方式提供存储载体的拷贝件网络传输由电子计算机系统直接提供利用三、电子文件编研它是指根据客观需求，对文件内容进展分析研讨，按照一定的标题，将相关文件信息加工编辑成各种方式的电子文件编研废品的业务任务。第六章电子文件的维护一、电子文件载体的维护(一)控制适宜的温湿度〔库房温度应控制在17℃－20℃，相对湿度应控制在35％－45％之间〕(二)防止灰尘(三)防止外来磁场(四)防止机械震动(五)防止光线和有害气体的影响在日常管理维护任务中还要留意以下问题：存放：无论是软磁盘、磁带还是光盘都应该垂直放置，以防变形和重物来回挤压。不能用手直接触摸光、磁介质，应戴非棉制手套；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定磁性载体和光盘，以免呵斥介质损坏和变形。整理：软磁盘的标签应写好后贴上，假设软磁盘上已有标签，不能用圆珠笔等硬笔书写或修正，防止划伤。要定期对磁带进展倒带。缓解磁带的卷绕张力，也能防止磁带发霉。清洁：不得随意擦拭或清洗盘片，假设盘片放置时间过长，出现发霉景象，要用干净的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放置于清洁的环境中让酒精挥发枯燥后再运用。二、电子档案载体的检测与维护1、电子档案载体的检测应以一个逻辑卷为一个单位。2、对存储在磁性载体上的电子档案，应每隔4年转存一次。入库时的形体和病毒检查；对驱动设备进展测试，确保硬件运转正常；病毒清毒处置，防止二次“感染〞；两份拷贝，异地保管；人员培训与建立责任制。3、电子档案载体保管、检测、维护和拷贝时，应留意的问题三、电子文件信息维护(一)信息平安规范(二)信息加密技术(三)信息认证技术1、数字签名技术2、身份识别技术3、音讯认证(四)防治计算机病毒预防病毒技术检测病毒技术杀毒技术(五)信息备份(六)网络平安防火墙破绽扫描技术入侵检测技术(七)电子文件长期可存取技术仿真是制造一个能运转过时软硬件的软件。迁移将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移。保管旧技术转换打包(八)防写措施第七章运用科怡文件档案管理

系统进展电子文件归档结合科怡文件档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下：文件登记文件归档检索有需归档标识的文件填写电子文件相关信息外还须填写需归档的标识填写文件相应的电子档案代号、类别号、类目号、保管期限、构成年度归档打印两份<归档电子文件登记表>分别填写、盖章<归档电子文件移交检验表><电子档案接纳检验登记表>各两份一、整理原那么按照国家对电子档案管理的有关要求，根据维护电子档案平安、完好、便于利用的原那么，以实现电子档案的有序管理和有效检索。二、整理步骤1、分类根据本单位实践情况，将电子档案分别设置三种类别：即光盘、磁盘、硬盘。〔1〕光盘按问题设置为八个类目，详细设置如下：a.档案数据；b.档案任务；c.艰苦活动、艰苦事件；d.人物；e.数码照片；f.交流；g.宣教；h.其他。〔2〕磁盘〔3〕硬盘2、组卷以单盘电子档案为一卷，档号就是案卷号，一样的电子档案运用同一个编号，只是在备注和数量上标明。编写电子档案阐明放在电子档案袋〔盒〕内，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。3、编号编号是指将电子档案位置进展标注，并以标签的方式在电子档案袋〔盒〕上进展粘贴。编号是编目任务的起点和根底，其目的是反映分类、陈列这些系统化任务的成果。经过编号使电子档案的位置得以确定，并为后续的编目任务及未来查找和利用时的实体存取提供了条件。〔1〕光盘的编号由4个部分组成，