工贸企业档案管理制度模版

第页共页工贸企业档案管理制度模版第一章总则第一条为了规范工贸企业的档案管理工作，提高工作效率，保护企业的档案资源，特制定本制度。第二条工贸企业的档案管理工作，应遵循合法、规范、便捷、安全、高效的原则。第三条工贸企业的档案管理工作，应按照《中华人民共和国档案法》相关规定进行，以及其他国家法律法规的要求。第四条工贸企业的档案管理工作，应与企业的现代化信息管理工作相结合，共同发挥作用，互相支持。第二章档案管理的职责和组织第五条工贸企业的档案管理部门是负责企业档案管理的专门机构。第六条档案管理部门的职责包括：（一）制定档案管理制度和规范，确保档案管理工作的顺利开展；（二）负责企业电子档案系统的建设和维护；（三）制定并实施档案管理培训计划，提高员工的档案管理意识和能力；（四）负责档案的收集、整理、编目、存储、利用和销毁工作；（五）负责档案的安全保护和防火、防灾工作；（六）开展档案管理工作的监督、检查和评估。第七条档案管理人员的基本职责：（一）具备档案管理专业知识和技能；（二）负责档案的收集、整理、编目、存储、利用和销毁工作；（三）负责电子档案系统的维护和管理；（四）负责档案的安全保护和防火、防灾工作；（五）参与档案管理培训，提高自身的档案管理水平；（六）遵守档案管理相关制度和规定。第三章档案的收集和整理第八条档案的收集包括主动收集和被动收集两种方式。主动收集是指档案管理部门按照工贸企业的业务需求和档案管理规定，主动采集企业各部门的相关档案资料。被动收集是指档案管理部门接收企业各部门主动上交的档案资料。第九条档案的整理是指将收集来的档案资料进行分类、归档、编目等工作。档案的整理应按照工贸企业的组织结构、业务流程和档案管理规定进行。第十条档案的整理应按照以下基本步骤进行：（一）初步整理：对档案资料进行分类、检查、登记和初步编目；（二）完善整理：对初步整理后的档案资料进行深入检查和整理，确保资料的完整和准确；（三）案卷整理：将完善整理后的档案资料按照一定的要求装订为案卷，编制案卷目录。第十一条档案整理工作应建立档案清理和整理计划，并按照计划进行，确保工作的有序进行。第四章档案的编目和存储第十二条档案的编目是指对整理后的档案资料进行编号、分类和索引，建立档案目录，方便检索和利用。第十三条档案的编目应按照工贸企业的业务流程和档案管理规定进行，确保编目的统一和规范。第十四条档案的存储是指将编目后的档案资料按照一定的规范和要求进行保管和保存。第十五条档案的存储应按照以下基本要求进行：（一）确保档案的安全和完整性；（二）按照档案的保密级别进行存储；（三）设置合适的存储环境，防止档案的老化和损坏；（四）建立档案存储管理制度，定期检查和维护存储设施。第十六条档案的存储应根据档案的保密级别和使用频率进行划分，确保存储的合理和方便。第五章档案的利用和借阅第十七条档案的利用包括内部利用和外部利用两种方式。内部利用是指工贸企业内部部门或人员按照工作需要使用档案。外部利用是指工贸企业向其他组织或个人提供档案资料。第十八条档案的利用应按照工贸企业的档案管理规定进行，确保利用的安全和合法。第十九条档案的内部利用应符合以下基本要求：（一）按照档案管理规定向有关部门或人员提供需要的档案资料；（二）确保利用的档案资料的保密性；第二十条档案的借阅是指工贸企业向内部外部部门或个人提供档案资料的服务。第二十一条档案借阅应符合以下基本要求：（一）申请档案借阅时，应提供合法的证明材料；（二）档案借阅应按照一定的流程和程序进行；（三）工贸企业有权对档案借阅行为进行审查和监督。第六章档案的保护和销毁第二十二条档案的保护是指对档案资料进行安全管理，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。第二十三条档案的安全保护应按照以下基本要求进行：（一）建立合适的档案保密制度和安全管理制度；（二）设置合适的防火、防灾设施；（三）加强档案的监控和防范措施；（四）制定档案保护计划，定期检查和维护档案安全。第二十四条档案的销毁是指档案管理部门根据法律法规的规定和企业的档案管理规定，对一定时期内无需保留的档案资料进行合法的销毁。第二十五条档案的销毁应按照以下基本要求进行：（一）制定档案销毁计划，并经过相关部门的审批；（二）销毁过程中要确保档案的完全销毁，防止档案资料的泄露；（三）销毁记录要进行保存和备案。第七章档案管理的监督和评估第二十六条工贸企业的领导和档案管理部门都有责任对档案管理工作进行监督和检查。第二十七条档案管理的监督和检查应以下述方式进行：（一）定期召开档案管理会议，传达档案管理的要求和经验；（二）抽查档案管理工作的情况，发现问题及时整改；（三）接受档案管理监督的检查，接受相关部门的资质认定。第二