如何撰写企划书及结案报告书

PAGE1如何撰寫企劃書及報告書壹、企劃書是什麼陳述活動籌備、執行與成效的報告。貳、分類一般商業的企劃書與學生所使用的企劃書在本質上並無太大差異，事實上，在學校裡所撰寫的企劃書在各位出社會之後，可以很容易的加進各行各業的語言之後，輕易的轉化為職場上可使用的工具，如何利用最少的敘述，讓對方用最少的時間；並且讓對方完整的了解你想要辦什麼活動以及想要什麼這就是活動企劃書的最終目的。參、撰寫重點：歸納起來，事實上企劃書只要把握住幾個重點即可：簡單扼要：不要廢話，如果真要廢話，要浪費在該浪費的地方！淺顯易懂：把對方都當成小學生，不要用艱澀奇怪的字眼。乾淨清爽：排列整齊、段落清楚、分點說明、以圖代話。肆、組成部分◎封面◎目錄◎社團介紹◎活動介紹◎籌備情況(幹部職掌)◎服務形式與內容◎經費預算◎附件封面逢甲大學自強青年服務協進會92學年第一學期彰化仁愛實校服務隊企劃書申請人：×××系班級：××系××班聯絡電話：（04）×××－××××申請日期：××年××月××日目錄逢甲大學自強青年服務協進會彰化仁愛實校服務隊目錄社團介紹………………01活動介紹………………02籌備情況………………03服務形式與粗流………04經費預算………………05附件……06【註】目錄有否視情況而定，五頁以上的企劃書需附目錄社團介紹本社於民國○年○月○日成立，現有會員○名，本會服務的方面可分為校內機障同學註冊、選課、服務。交通指揮疏導服務。公益團體服務。彰化仁愛實校、啟聰學校服務隊。……………【註】視接受之單位而定，送交校內的活動企劃書就不必自我介紹了！活動介紹本會於民國××年×月×日成立彰化仁愛實校服務隊，其服務之彰化仁愛實校為一殘障學校，本會在每一學期接招收校內志工同學接受受訓，於每月週休二日時出隊至該校進行服務，其服務內容包含有課業輔導、體育活動………每次服務時數為……，於服務時提供機障同學生活上的精神紓解，課業上的解答，以及各種康樂活動………籌備情況彰化仁愛實校服務隊固定於每學期開學後第二個星期招收新社員，並經由一個月的志工訓練【附件一】，再篩選出受訓合格之志工同學參與服務工作。本活動籌備其之工作包含：受訓：共有××時數之課程，其內容包含有××課程×小時，××課程×小時。活動設計：將服務之內容交予幹部及學員共同策畫設計…….結訓：於活動結訓後，實施成果發表晚會，藉此驗收與評估其學習成效。服務形式與內容本會彰化仁愛實校服務隊，共分有活動、器材、文宣….組別，本學期（次）服務之內容【附件二】包含有：1、課業輔導：教導小朋友二週來之課業疑惑，教導………2、康樂活動：舉辦輪椅籃球比賽，培養其團隊合作之……3、交心時間：與小朋友以聊天方式接觸，並帶領人際關係之觀念……【註】企劃書是嚴肅的東西，活動內容應以白話為主，盡量避免不必要的誤會與猜測叫床起床你儂我儂經驗交流經費預算之編列準則及注意事項一、編列預算可概分為活動前、中、後三大項。（一）活動前籌備。（二）活動中活動第一天至最後一天。（三）服務後的意思是「資料整理緩衝期」，自服務結束後往後推算三日。二、經費編列與實際支出金額可以有所差距，但項目不可有不同處Ex：編列時無車資但實際結報時不可列出車資預估時一趟為3000元，事後為3500元三、經費編列以總項為主Ex：文具用品、資料袋費、攝影費、餐飲費……四、經費分項不以用途、組別分類Ex：進修組費？器材組費？上課老師飲料？乖乖禮物？衛生紙？數位相機電池？五、有借必有貸、借貸要平衡。六、經費預算超支部分一律標示：不足額○○元由團費補助以求取預算平衡。七、預算內容盡量參照前期編列，以避免造成前後期差距過多，讓申請單位懷疑。八、編列預算寧願高估（也不能太高估），以求未來結報時有足夠之彈性調整空間。伍、以圖代話為力求陳述簡單以及明確(社團語言不盡相同)，以圖代話可以將未知的問題減到最低例一：<<執掌>>本隊設有隊長一人，於隊長之下另設有副隊長以協助隊長，副隊長則另外管理進修、活動、器材三組，其工作內容分別為隊長……副隊長……進修……例二：隊長<<執掌>>隊長副隊長副隊長進修活動器材進修活動器材隊長：……副隊長：……陸、報告書撰寫當某單位通過對各社團的補助或是要求時，基於禮貌以及實際結案需求，我們必須作出報告書以便讓對方了解「提供經費所得到的實質回饋」「有沒有真的從事某某活動」活動過程按照活動的前、中、後區分例：本次活動在各方面的配合之下圓滿落幕，活動當天的早上工作人員在集合之後就進行場地的佈置以及……主持人出場後公益活動正式開始，晚會活動當中穿插了……最後的舞蹈活動將全場氣氛帶到最高潮，也使得本次公益晚會的……結束後所有工作人員均留下進行撤場工作，整理活動產生的垃圾之外野處理……2、把流程擺出來時間工作內容說明10:00工作人員集合場地佈置12:00午餐便當18:00主持人上場活動正式開始19:30舞蹈表演壓軸節目3、照片資料「來！數到三大家一起說C…一、二、三」這種照片是社團最多的，但很不幸的，這種照片是活動檢討中最沒用的「雞肋照片」，因為這種照片表達了什麼？充其量只代表大家都很快樂！如此而已！照片中無法表示場地、活動內容以及任何贊助(提供者)想要知道的東西，負責人的你，記得在活動當中留存幾張「不經意的」「非刻意的」「無人為破壞的」照片吧！以下四張照片都是同一個活動拍的(活動名稱：文藝季合唱表演)，你認為有幾張是適合作為資料用的？為什麼？活動照片拍攝要訣不要事先通知(不要忘了，人，是群居的動物)將a人員、b活動內容、c器材、d場地…一起拍進去；如果有困難，至少要拍到a+b記得相機的日期調整活動檢討活動檢討是在檢討活動，並非檢討個人工作疏失，社團實務當中的活動檢討分為行政檢討以及業務檢討，此兩種檢討對社團的發展相當重要，但就對外單位來講，業務檢討對他們來說一點關係都沒有。行政檢討：有關活動整體性的疏失。例：活動經費預估漏列工作人員保險費，導致工作人員必須自行付費支出。主持人未再確認，導致其中一位臨時變卦無法參加。業務檢討：有關活動細項目的疏失。例：工作人員當天有人遲到。工作人員休息是很髒亂，大家應該保持空間的整齊清潔。【重點提示】舉辦什麼樣的活動就應該針對該活動送出對方想看到的東西，如此才不會牛頭不對馬嘴，否則會造成「姿勢一百，得分零」的情形活動性質活動重點1訓練活動課程規劃課程內容2展覽活動作品內容、數量展出地點、時間3參訪活動參訪目標4旅遊活動行程5演講活動主