交互式电话会议系统技术白皮书

电话会议技术白皮书交互式电话会议系统技术白皮书1. 概述 51.1. 电话会议的产生及优势 51.2. 交互式电话会议简介 61.3. 电话会议业务的必要性 62. 电话会议解决方案 72.1. 系统结构图 72.1.1. IPSwitch 82.1.2. 数据库服务器 82.1.3. 应用服务器 82.1.4. 工作站 92.2. 系统软件模块简介 92.3. 系统规格 102.3.1. 系统容量规格 102.3.2. 电话会议参与方式 112.3.3. 电话会议系统支持的语音类型 112.3.4. 电话会议系统接入方式 112.3.5. 电话会议申请方式 122.3.6. 会议通知方式 122.3.7. 电话会议系统计费规格和计费方式（建议） 122.3.8. 电话会议系统安全性 132.3.9. 电话会议监控功能 142.3.10. 电话会议记录功能 143. 系统功能 153.1. 统计分析功能 153.2. 帐户管理功能 153.3. 计费功能 153.4. 网管系统功能 163.5. 权限管理功能 163.6. 业务管理功能 173.7. 电话会议监控功能 173.8. 系统资源管理功能 183.9. VIVR二次开发接口 194. 业务功能 214.1. 会议预约 214.2. 会议室管理 224.3. 通讯录管理 224.4. 会议通知 224.5. 会议召集 234.6. 与会成员加入会议 244.7. 与会成员管理 244.8. 会议主题播放 244.9. 会议录音 254.10. 人工帮助（会议秘书） 254.11. 自动帮助 254.12. 会议状态提示 254.13. 投票功能 264.14. 点名功能 264.15. 话单查询 264.16. 危险操作提示 264.17. 用户咨询 275. 主持人会议管理功能 285.1. 会议进程由主持人进行管理 285.2. 会议主持人IVR方式的使用与管理 285.3. 会议控制 285.4. 安排与会成员进行自由发言 285.5. 主持人选择发言 285.6. 检查会场人数 295.7. 私下指导 295.8. 会议成员管理 295.9. 会议加锁 295.10. 强制挂断 305.11. 安排会议分组(会中会) 305.12. 主持人转授主持权限 305.13. 主持人离开会场 305.14. 会议查询 315.15. 结束会议 315.16. 会议考勤 316. 与会者会议功能 326.1. 可响应轮询呼叫 326.2. 通过IVR的方式主动加入进行中的会议 326.3. 自身自由发言与单听功能的设置 326.4. 举手发言 326.5. 重放已录制的会议 337. 客服系统功能 347.1. 为客户预约会议 347.2. 某帐号费用查询 347.3. 某会议编号费用查询 347.4. 客户信息查询 347.5. 修改密码 347.6. 实时监控 348. 电话会议系统使用流程 358.1. 电话会议总体流程 358.2. 参加会议流程 368.3. 电话客户服务外部流程 379. 技术接口描述 389.1. 开放的数据库表结构 389.2. 会议控制接口描述 3810. 会议性能指标 3910.1 产品符合规范 3910.2 产品性能指标 3911 科技简介 41概述电话会议的产生及优势传统的会议召开方式都要求与会者必须面对面坐在一起进行。但实际当中，由于地域或时间等因素的限制很难做到所有与会者在同一时间、同一地点、同时出席某一会议。对于大型机构、集团用户而言，一般每年都将定期召开各种类型的办公会议或者临时会议。如果有分支机构分布在不同地区，要按传统的方式在某地召开集中式会议，势必伴随着基层人员的旅途奔波，这既会给企业带来较大的差旅费支出，同时也会增加大量的组织工作，造成人力资源的浪费，会议的时效性也大打折扣。交互式电话会议的出现，从企业管理层需要出发，打破了传统会议在空间和时间上的局限性，有效地解决了总部与分支机构在会议过程中面临的各种问题。和传统的集中式会议相比，交互式电话会议的出现无疑带来会议方式的一场革命性变化：首先，它打破了传统的集中式会议在空间上的局限性，无论您或您的同仁是在办公室、出差在外或在家中休息甚至国外，只要使用电话、手机等普通双音频电话或专用会议终端即可召开或参加会议，从而使会议的效率大大提高。其次，交互式电话会议在召开会议的时效性方面具有传统会议无法比拟的优势。特别是对于一些突发事情需要召开紧急会议时，运用交互式电话会议能及时地集中群体的智慧针对实际情况，迅速作出正确的决策。第三，是实现了会议记录的无纸化，传统的会议都须有专人负责会议记录，但对于一些重要的机密会议而言，记录人员记录的准确性和保密性难以保证，交互式电话会议设置自动语言记录功能后，成功地解决了这一问题。由此可见，交互式电话会议不仅仅是为企业节省了差旅费开支，更重要的是使会议的组织变得更加方便、及时，从而提高企业集团在各种环境中的决策和经营管理能力，由此产生的无形的效益将是不可估量的。为此推出了交互式电话会议服务系统，只要通过电话，就可以实现在任何时区、任何地域都可以方便地召开会议，从而大大方便了广大个人、企业用户。交互式电话会议简介所谓“交互式电话会议”是指由分布在不同地方的与会者，通过固定电话或移动电话或数字电话终端等通信终端，采用约定的方式（呼入方式或呼出方式）进入电话会议状态，主持人和与会者彼此能自由交谈，自由发言的业务。交互式电话会议服务系统对“交互”二字的体现主要表现在语音的交互及控制的交互两方面。语音的交互是指会议主持人以及与会者不仅可以听到会议现场别人的发言，还可以自由地发表自己的见解；控制的交互性是指会议主持人具有对整个会议的控制权，有权加入新与会者或强行拆除某与会者，有权决定是否对会场录音等。此外，在交互式电话会议的定义上本系统还延伸出多种会议模式，如允许申请发言的广播式会议、点名发言的广播式电话会议、分组讨论会议等。电话会议业务的必要性现今在国内，包括电信、金融等全国性的大集团企业和政府机构，至今还没有一个大规模的、全国性的电话会议系统。在经济、通信全面发展的现代社会，越来越多的大型全国性的企业集团、政府机关需要交互式电话会议加强各分支机构的实时沟通、交流。但是要让一个企业为了并不是经常召开的电话会议而专门建设一个多方会议系统平台，其投资回报之低和管理维护之繁琐是可想而知的。如果能够由第三方为其提供该项服务，必定可以有效地压缩这些企业的投资，大大提高对这些集团用户的服务质量、减少了管理维护的麻烦，这些需求无意中就造就了一个很大的电话会议外包市场。显而易见，投资建设多方电话会议系统平台开展该项电话会议业务带来的经济效益是可以预见的。电话会议解决方案系统结构图交互式电话会议系统2.0版采用了推出的最新一代软交换平台IPSwitch作为业务承载平台。它综合了历代平台的优势，采用了世界上最先进的软交换（包交换）技术和CompactPCI技术；是公司为客户提供的功能最全面最强大的一套平台解决方案。电话会议系统采用IPSwitch平台作为前端接入设备，该平台基于先进的CompactPCI架构，大量采用了电信级交换机的专业技术，例如支持主控CPU卡冗余，支持热拔插，支持7号信令，更大规模的交换系统总线（CompactPCI的CTBus总线共有4096个时隙，理论上，单个机框可以支持4K*4K的交换）。同时减少了交换机后面的语音节点，使整个系统更加紧凑、稳定、易于维护，也大大的降低了整个系统的成本。可以说由于新技术的引入，使我们以略高于原来板卡级平台的价格获得了比传统的交换机级平台更高的稳定性和扩展性。系统主要的硬件设备作用介绍如下：IPSwitch这是平台交换系统、也是整个平台的核心。负责多方电话会议用户和其他业务用户接入的交换排队、自动语音资源提供、座席服务资源提供、录音、计费等等。硬件上由的IP交换机组成。由于采用了先进的工艺技术，具有极高的集成度和程控交换机的稳定性和处理能力，但是价格比传统电路交换机要低很多。最可贵的是他可承载传统电路交换机所不能胜任的包交换功能，非常符合通信技术的未来发展趋势。数据库服务器它是系统的数据核心，存放了系统配置数据，用户个人信息数据，业务相关的数据，话费数据等等。一般采用具有高稳定性和海量处理能力的专用服务器作为数据库服务器，磁盘系统采用了RAID0+1技术保证数据不会丢失和快速恢复。应用服务器它给系统提供了许多后台的应用服务。例如：主动外呼服务：它能够定时自动扫描数据库中需要外呼的数据表记录，检测符合呼出条件的记录，当有坐席或者自动语音空闲时，主动外呼出去。如果呼出成功，则把坐席或者自动语音与客户电话接通，同时从任务表中删除该记录，如果呼出不成功，把呼叫按重试次数延后，释放预资源，如重呼仍不成功，那么取消呼出调度记录并写呼出失败记录，向维护台发送呼出调度失败消息。这个功能可以很好的与电话会议系统的通知功能结合，如果客户预约了一个会议，系统可以在会议即将开始时自动外呼到各个与会成员，播报准备参与会议的通知。另外也可以在呼通与会者之后直接把其加入到会议里面。数据库访问接口：实际上它可以采用专门的数据库中间件来完成，也可以采用自有的数据库访问接口。当语音应答模块需要查询数据库时，先把访问需求提交给中间件或者数据库访问接口，再由它从数据库中取出数据反馈给语音应答模块或者坐席员。采用这样的三层数据访问结构可以，很大程度的保证了数据库的安全、提高了数据库的利用率。认证计费服务：完成对用户身份的鉴定以及用户的话单计费。这个服务对于话费批发业务来说是非常重要的。如果这个业务采用的是发卡制的时候，用户需要输入账号密码，用户的认证过程就要由它来完成。另外话费收费是运营商的重要的经济来源，也是最容易出现与用户纠纷的地方，我们深知它的意义，为此我们设计实现了一种非常严谨的计费方式，以保证计费的准确性。维护服务：维护服务器的功能在于能够实现应用服务器上所有构件的启动、关闭、配置、查询等功能。维护服务器也可以作为构件被客户端调用，这一客户端是提供给维护人员，质量检查人员使用而非话务员使用。工作站维护管理节点：系统管理人员可以通过维护节点管理设置平台的各种参数。另外它可以作为会议系统管理员的终端，对现在正在进行的会议进行监控，或者与会议的主持人通话。计费统计节点：对话费数据进行统计分析的终端。系统软件模块简介系统软件结构如下：媒体网关（MediaGateway）：简称MG。主要负责底层的媒体资源处理，控制语音、传真、会议等媒体资源的使用，为服务层提供媒体服务。信令网关（SignalGateway）：简称SG。完成硬件接口与平台之间的信令数据的转换，控制链路状态。多网媒体网关（MultimediaGateway）：简称eMG。控制平台其他模块对E-Mail,短消息，Web等的接收和发送，完成系统与Mail服务器、短消息中心、WEB服务器等的接口。软交换（SoftSwitch）：简称SS。提供各种媒体交换和路由功能，为上层服务平面提供基于CSTA的呼叫控制接口。自动语音应答（InteractiveVoiceResponse）：简称IVR。利用媒体资源给接入用户提供语音服务，包括自动语音，DTFM信号收集，留言录音等。会议管理控制（InteractiveVoiceServer）：简称ICS。调用、管理会议资源，提供会议服务。平台管理模块：为整个系统提供配置和维护功能。管理层面分为OAMServer和OAMTerm，以及CCSOAM。OAMServer负责系统数据的配置管理，是一个后台管理模块，而OAMTerm提供了配置和维护的界面。它们都可以直接和数据库交互，但其他各个功能平面只和OAMServer交互。系统规格系统容量规格电话会议系统可以满足以下容量：1、可以连接16个E1，支持480方；2、能够同时召开120个会议，即120个会场；3、单个会场能够容纳60方交互式；4、可以平滑扩容。在采用处理能力更强的主控CPU板后可以支持到840方接入和840方自动语音应答加上840方会议系统。在采用多机框级联技术之后可以支持1680方接入＋1680方自动语音应答+1680方会议资源。电话会议参与方式电话会议与会方式指与会人员参加会议的途径、方式，满足如下规格：1、提供多种接入方式：与会人员可以使用固定电话、手机、专用会议终端即可参加会议。2、提供多种与会方式：与会人员与会时候可以分旁听式、交互式两种方式。3、提供多种电话会议召集方式，I会聚式，与会人自行拨打会场电话（真实号码）进入系统，参加指定会议；II召集式，会议主持人或系统根据设定呼叫参与人电话（如果是VPN用户则呼叫短号，否则呼叫真实号码），接入电话会议。电话会议系统支持的语音类型普通市话(PSTN)无线市话(小灵通)国内、国际长途电话IP电话移动电话(GSM、CDMA)电话会议系统接入方式电话会议系统语音接入，支持E1接入方式和PRI。提供以下信令接口：1、中国一号2、中国七号会议系统一般采用中国7号信令来做信令接口，可以选择采用TUP或是ISUP两种用户部分。另外，会议系统也支持VoIP方式接入，支持H323等协议。电话会议申请方式电话会议开通申请可以如下方式：1、电话自助申请：会议发起人拨打电话会议业务管理号码，通过语音交互完成申请；2、由话务员申请：会议发起人呼叫话务员，由话务员完成相应的申请；3、网上自助申请：会议发起人通过Internet完成相应的申请。会议通知方式会议系统能够按照设定方式通知与会人员：1、电话通知：即语音短信方式。由会议系统主动呼叫与会人员，播放会议发起人录制的录音通知或者系统合成的会议通知；2、短消息通知：会议系统提供短消息接口，由会议系统主动发送短消息通知与会人员。3、传真通知：会议系统提供传真接口，可以给与会人员发送传真通知会议信息。4、E-mail通知：会议系统邮件服务接口，可以给与会人员发送e-mail通知会议相关信息。电话会议系统计费规格和计费方式（建议）计费规格：电话会议费用可以分为普通通话费用、电话会议使用费用，电话预约费用,多媒体使用费，视频使用费用，以及特殊服务费等。会议系统提供详细话单供计费、统计使用。举例：某次会议费用包含四部分：会议服务费、会议通话费、会议预约费、其他服务费。a)、会议服务费 会议时间计算以“分”为单位，不足一分钟按一分钟计,会议服务费基本费率为“____元/方/分”，； 每次电话会议，每个参会者费用为：参会时长×____元/分，总的会议服务费为参会各方费用之和； 全部会议服务费计入会议发起人帐户。b)、会议通话费 用户主动（参会者）呼入电话会议系统，产生的通话费由该用户自行与当地运营商结算； 电话会议系统外呼用户，产生的通话费计入会议发起人（呼出方）帐户。如被呼叫方为本地用户，则通话费按照市话费标准收取；如被呼叫方为外地用户，则通话费按照相应的资费标准收取。c)、会议预约费用A、 预定方数×预定时长（分钟）×____元/分钟B、 会议预约费计入会议发起人帐户。d)、其他服务费 会议秘书服务费：____元/分钟； 会议录音服务费：____元/分钟； 在电话会议中使用上述服务产生的相关费用计入会议召集人帐户。电话会议系统安全性1、设定身份验证的方式i.无密码ii.通用密码，即与会人员均使用同一密码iii.每个与会人一个ID/密码。2、管理级权限，指电话会议管理人员拥有的权限，这属于最高级权限，管理人员拥有开通、结束电话会议权限，也有增加、减少会议最大参与人数的权利，也有实时加入、删除会议参与人等权利，每套会议系统只有一个超级管理员；3、主持级权限，指会议进行过程中，相应的会议主持人拥有的权限，该权限级别包括指定发言、禁止发言、踢人、主持人问候等一般会议主持人拥有的权利。会议过程中旁听方可以通过按键输入请求发言，在主持人同意后，成为交互方。每场会议只有一个主持人。电话会议监控功能主持人或者管理员可以通过如下方式实时监控管理会场情况，进行外呼，查看成员信息等。Internet监控管理软件电话电话会议记录功能会议管理员可以使用系统提供功能随时开启、关闭电话会议会议记录功能，以录音方式实现对电话会议内容的无纸化记录。提供保存格式为压缩格式语音文件的功能，提供网上下载的功能。支持的录音文件格式有：DialogicADPCM(vox)，MicrosoftADPCM(wave)等。系统功能统计分析功能电话会议系统统计功能主要分为客户数据统计、客户服务中心统计、座席服务统计、会议费用统计、帐号费用统计以及其它统计等。统计报告主要从数据库服务器的服务信息和历史纪录中生成反映系统运行情况的数据，并以某种方式提交给相关人员。统计结果可以以表格或图形方式显示，也可以生成报表打印出来或通过网络传送给上级管理部门。统计的结果支持多种输出报表格式，并根据统计内容不同提供时间、帐号或者座席编号等多种查询条件。帐户管理功能电话会议帐户管理功能主要分为会议帐号开户、费用查询统计、帐单生成、余额提醒、客户资料管理等。帐户管理模块负责会议帐号相关的信息管理，会议帐号为客户所拥有，根据系统管理员设置的不同权限使用电话会议的不同功能。计费功能系统支持预付费和后付费两种计费方式。对于预付费方式，不允许有同一时刻对同一号码的重复计费或交叉计费，同一个帐号只允许被一个用户使用。对于后付费方式，可以：按时长计费；按次数计费；按时段折扣计费；按帐号计费；召集者预约绑定计费，所有与会者的费用统一由会议召集者通过电话会议卡支付或计入召集人的电话会议帐户；网管系统功能网管系统Oamterm具有对整个系统进行管理的能力，中文用户界面，简易、灵活；网管系统包括性能管理、告警及故障管理、资源管理；网管系统对每一个网元进行监测和管理，发现故障迅速定位、告警并记录详细日志，可以通过声光等方式报警；权限管理功能电话会议后台系统设有二类业务管理权限：1)系统管理员 系统提供一个超级用户帐号，由该系统的核心维护人员掌握。 其权限可以修改系统的各项配置，例如资费、优惠比率等，可以增加、删除、修改客户资料。 可以创建多个普通管理员帐号。2)普通管理员 由系统管理员开设普通管理员帐号。 普通管理员权限包括A．可进行企业用户业务受理B．可查询受理用户的资料C．可查询受理用户的使用情况详单D．可查询会议费用情况业务管理功能1) 用户帐号管理 为每个用户分发一个企业帐号和管理密码，用户利用此帐号可以创建多个会议（预约和即时），会议成功创建后，系统生成相应的会议室号以及相应的主持密码和参会密码、旁听密码。 为用户分发一个会议帐号和主持密码、参会密码，此帐号对应唯一的、固定的会议室号，用户可以利用此帐号创建一个会议（预约或即时）。 2) 多种用户身份验证方式 可以设置参会人员无需输入密码 主持人密码与与会人员密码不能相同； 与会人员均使用通用密码，即同一密码； 可设置旁听人员密码3) 管理级权限指电话会议管理人员拥有的权限； 每个电话会议只有一个管理者，一个管理者可以管理多个会议； 拥有开通、结束电话会议权限； 拥有增加、减少会议最大参与人数的权限； 拥有实时删除会议参与人的权限（也适用于预约会议）；4) 主持级权限指会议进行过程中，相应的会议主持人拥有的管理权限电话会议监控功能系统提供电话按键操作可以帮助主持人通过电话进行监控管理会场情况。系统提供Internet实时监控软件帮助主持人通过网络实时监控管理会议情况。系统提供录音功能可以记录会议内容。系统资源管理功能1) 会议资源管理 电话会议系统资源以会议室号码形式管理； 一个会议室号码对应唯一的会议。 一个会议室号码可以对应多条接入线路。2)会议资源预定由于会议资源是有限的，因此为了保证有系统资源召开会议，客户可以凭帐号进行会议预约。预约会议是确认预约时间和会议大小的有效性。1.基本约束条件（建议）(1)预付费用户同一时间段只能预约有一场会议(主叫计费例外)；(2)后付费用户同一时间段允许预约多场会议，会议时间可以交叉(主叫计费例外)；(3)同一时间段所有预约会议总数不可超过会议资源总数(4)会议号唯一(5)主持人密码，与会密码，旁听密码不可相同(6)会议预约召开时间最长不要超过24小时,最短不少于15分钟。(7)最好限定只能预约30天之内的会议(8)会议开始时间不可迟于当前时间(9)支持配置是否收取预约费用(10)最好限定在会议召开前24小时内不可取消会议。(11)到会议预定开始时间30分钟后(时间可配置)仍未召开会议的，自动取消该会议(12)在会议召开前可以修改预约会议，修改会议方数、与会密码。(13)在会议召开过程中可以对会议延时，推迟结束时间，需进行资源有效性判断。(14)预约成功后登记的会议成员数不可超过会议预定方数2.预约过程(1)用户登录(2)用户输入会议方数，会议开始时间，会议时长(结束时间)(3)系统判断会议方数和会议时间是否有效(4)在(3)有效的情况下生成会议号(5)随机产生主持人密码，与会密码，旁听密码(6)返回预定结果(7)选择输入会议成员电话号码等(8)选择通知成员会议信息，通过语音短信，短消息，传真，e-mail等。3)会议资源预留对于预约会议，系统将预留一定时间，如果过了一定时间还未按时召开会议，系统可以自动取消该预约会议。4)会议资源释放当会议结束后，系统自动释放会议资源。5)固定会议号会议系统支持分配一定的固定会议号给客户使用。固定会议号的会议不需要预约，随时可以召开，通过某种分配策略保证会议资源。该会议号与用户的帐号绑定，始终有效。以满足经常召开会议的用户需要。VIVR二次开发接口该工具包为方便客户将来自行开发各种各样的业务流程，向用户提供了功能强大、使用方便的业务开发工具，该开发平台的功能包括对语音播放、录音、接受DTMF的处理；包括呼叫的控制、对信令部分的简单控制、对计费话单形成的控制；包括了对数据库操作的多种申请、算术计算、逻辑运算等部分功能函数，利用这些函数，用户可以生成各种各样的业务流程。在用户界面上，提供了两种方式供用户选择使用，一种是传统的编辑器的方式；另一种更简单的如上图所示是一个可视化、图形化的界面，通过拖动一些可编辑的功能块的有机组合实现对流程的描述。

业务功能会议预约1)会议召集者凭会议号码和召集者密码提前向系统预订，预订的方式有三种： 电话自助申请：会议召集人(主持人)拨打电话会议业务特服号码，通过语音交互（IVR）系统完成预约； 网上自助申请：通过Web方式预订 会议秘书申请：会议召集人呼叫会议秘书（座席），由会议秘书代为申请。对于大客户，允许其在系统内建立常设会议，即：该客户可以拥有固定（或特定的）接入号码该客户可以拥有固定的会议室（标识号）可以设置固定的会议起始时间以及会议时长也可以拥有预先设置的主持人密码、参会密码、旁听密码，并可以修改可以在会前调整参会人数设置2)召集者预约会议时需要提供以下资料和设定： 持有的帐号（卡号）以及密码 举行会议的日期、时间、人数 可选择录制会议的主题词。3)会议预约的审核系统审核后答复用户是否预约成功，若成功则自动生成主持人密码和参会密码并在约定的时间内保留系统资源；否则提示用户另行安排。4) 预约会议的取消用户可在会议开始时间24小时之前取消已经预约的会议；在会议开始时间24小时之内用户不能取消已经预约的会议。会议室管理 会议室人员管理：用户的会议管理者可登陆电话会议管理Web页面，在各会议室页面下输入会议室的常设人员通讯簿，并将此会议室号和不同会议权限的密码通知相关人员，即可号召开预约和即时电话会议。 会议室密码管理：用户可以修改帐户密码、会议室主持人密码、参会人员密码、旁听人员等密码。 会议召集人可以在会议开始前一定时间通过IVR系统或Web方式取消已预约的会议； 预约会议的用户如果没有在预约的时间召开会议，则超过一定时间（可设置）后，系统将自动释放会议资源资源。通讯录管理会议主持人可根据需要建立自己的通讯录。可以在web页面中查询、修改、增加、删除通讯录。会议通知1)短信通知－Web方式 会议预约成功后，主持人可以通过系统以移动短信方式提示与会者会议时间、内容、主持人、会议室、参会密码等相关信息。2)电话通知由会议系统主动呼叫与会人员，播放会议发起人录制的录音通知或者系统合成的会议通知。 3)传真通知由会议系统主动发送传真给与会人员，内容为预约的会议信息。4)电子邮件通知由会议系统主动发送e-mail给与会人员，内容为预约的会议信息。会议召集1)召集者人工逐个拨出由召集者拨入系统，输入会议编号及会议密码后，可以逐个输入电话号码由系统进行呼叫。在拨号过程中，遇久叫不应、错号、占线可进行一定次数的重呼。此操作也可通过Web方式实现。2)系统批量拨出召集者可以在会议预约时（Web方式）设定由系统批量拨出的与会者电话号码。可以在会议中也可以通过web进行此项操作。3)分机用户的接听会议系统呼叫与会者，遇有分机时，系统可根据预先设定的总机、分机号码信息，自动实现接通分机。与会成员加入会议与会成员主动加入会议时，可以按照系统提示语音录入自己的姓名，在用户进入会议、以及会议进行中用户请求发言、发言等操作时，系统将向其他与会者以及主持人播报该人员序号或者姓名。与会成员管理可以实时设置参会人员为会议正式成员。可是实时设置参会人员为会议旁听成员。该操作也可在Web上进行会议主题播放主题播放：如果召集者(通过电话)在预约会议时录制了简短欢迎词/会议主题，那么每一个与会者在加入会议时可听到系统播放这段录音。主题显示：如果召集者在预约会议时通过Web方式录入了本次会议主题，那么与会者通过Web方式查看会议时将看到事先写好的会议主题。会议录音会议全程或者部分录音；数字方式的会议录音及回放；会议结束后可以提供录音资料；提供Web方式的录音文件收听或下载功能；录音文件保留期限一般为30天。人工帮助（会议秘书）当会议使用者对会议操作等有任何疑问时，随时都可按特定的按键接入人工座席服务（会议不中断），在座席的引导下进行会议操作，或由座席通过Web监控软件完成部分会议操作；会议开通后，主持人可随时要求座席呼叫临时与会者加入会议。会议秘书在可以帮助用户预约会议、查询话单等。自动帮助会议主持人如果不知道如何操作，可以按特定的按键，那么系统就会报读自动语音帮助。帮助的过程可以是交互式的，可以逐步询问用户想做什么，并最终帮助用户完成所要进行的操作。会议状态提示在会议开通后，与会者可随时通过按键和web方式查询当前自己的权限状态、自己的会议编号及有关会议信息，系统提示音只能自己听到，不影响其他与会者的会议进行；每位与会者进入会议室时，系统会要求其录入姓名；会议进行中，当有人员进出或离开会议室时，系统将会报读语音提示，提示内容包括参会人员名字，以及进入或者离开等情况。可由主持人设置该提示音是否只有主持人能听到或者全体人员都可以听到。投票功能与会者可以针对会议中的某个议题进行投票，系统记录投票结果并根据结果向主持人或全体与会者报告。点名功能主持人可以在会场中进行点名，参与者进行特定按键确认到会，系统播报按键情况。话单查询会议结束，系统便自动生成会议话单，与会者的话单在他离开会议时生成。话单的查询可以通过Internet上进行，查询一段时间内会议组号的会议话单及对应会议场次的会议详细话单，利用本功能可以做到用户于会议召开的次日即可查询到会议话单及会议详单。危险操作提示危险操作指主持人或者参会者的某些将影响会议正常进行的误操作，如可以导致参会人员非正常离开会场、导致会议非正常结束等操作。系统可以针对部分危险操作发出警示并需要操作人员确认才可以执行。用户咨询用户可以拨打电话会议系统客户服务中心号码，通过自动语音系统或者坐席人工服务来了解电话服务内容、资费、具体操作等内容。

主持人会议管理功能会议进程由主持人进行管理会议进行的整个过程由主持人进行控制和管理。会议主持人IVR方式的使用与管理会议主持人可通过IVR方式进行会议室、与会成员等进行管理，并召开会议；会议进行中，会议主持人可通过通讯终端（电话）对与会成员进行单听、自由发言等进行管理。该操作也可在Web上进行。会议控制当与会者加入会议之后，在Web监控台上显示所有与会者的编号、姓名及与会者的电话号码，由主持人通过电话或者Web操作对会议进行控制。其中在电话上是按键输入，在Web上是直接选择相应命令进行操作并能直观地看到操作的结果。安排与会成员进行自由发言会议开始时的默认状态是与会成员可自由发言；如会议进行过程中与会成员处于单听或主持人选择发言状态时，会议主持人可使用通讯终端（电话）对设置全部与会成员为自由发言状态。此项功能也可通过Web方式实现。主持人选择发言会议开始后，如会议主持人希望与会成员的发言由会议主持人来控制，则可以通过电话按键指定发言者，则该成员可以在会议中发言，其余参会成员同时被置为单听状态；如会议主持人指定另一位与会成员时，则之前的发言者重新变回单听状态。此项功能也可通过Web方式实现。检查会场人数召集者在听到操作选择语音提示时选择通过按键操作查看人数，以便了解目前会场中共有多少位与会者，并可了解参会人员使用的电话号码。对于进入和离开会议的用户，系统均能给予通报，通报包括用户编号或者姓名和电话号码等。该操作也可在Web上进行。私下指导持人通过电话操作可对任一与会者单独指导，主持人说话除被指导者外的其他与会者都听不见，但被指导者说话所有人都听得见。这样，主持人可方便地通知/提醒正在单独发言的与会者，而不影响其发言。该操作也可在Web上进行。会议成员管理主持人可随时将与特定会者置为旁听成员或正式成员。主持人可随时增加/删除与会成员。该操作也可在Web上进行。会议加锁当会议对保密性有较高要求时,可由主持人通过电话按键操作进行加锁,会议加锁后将禁止新的人员加入会议。会议解锁由主持人通过电话按键操作，解锁后新的人员可以加入会议。该操作也可在Web上进行。强制挂断主持人可以将与会者强行踢出会场，挂断该电话。该操作也可在Web上进行。安排会议分组(会中会)支持人可以将与会者进行分组，各小组自行讨论相关问题，主持人可以随意参与每个小组，同时可以随时对小组的组成和解散进行控制。此操作可在电话机上通过按键进行，也可通过Web方式完成。主持人转授主持权限会议进行中主持人可以把主持权转给其它与会者;主持人可通过告知主持人密码的方式转授主持权限；主持人可通过按键方式转授主持权限。主持人离开会场会议进行过程中，主持人可以使用离开会场功能，客户端软件将退出运行，会议的进行不受此影响；主持人非正常断线后，会议暂时处于无主持人状态，会议的进行不受影响；主持人可以重新登录会场，主持权限不变；主持人离线时间超过一定时间，主持权限自动转授给主持人事先指定的成员或者2号参会者。系统亦可设置主持人离线时间超过一定时间后，会议自动结束，挂断所有电话。该操作也可在Web上进行会议查询主持人在会场中可以通过按键操作或者Web方式查询会议编码、参会密码。结束会议会议进行完后，会议主持人可以通过电话操作结束本次会议，这样,挂断所有电话，该操作也可以Web方式进行。用户也可以使用主动挂机的方式散会，当与会成员全部挂机后，系统立刻自动散会。会议考勤会议主持人可在会议进行或结束后，通过web方式查询到会情况。

与会者会议功能可响应轮询呼叫与会成员响应会议主持人或者电话会议系统的呼叫，加入将要召开的会议。通过IVR的方式主动加入进行中的会议与会成员可以通过拨打电话会议特服号码，按照自动语音提示操作，主动加入正在进行中的会议。