秘书学第二章

第二章秘书工作的起源与开展第一节秘书工作的起源一、传说中的秘书工作《尚书·舜典》《吕氏春秋·先识》二、有文字记载的秘书工作甲骨卜辞从对文字发端和演进的考察中，可以知道，早在殷商甲骨文产生以前的三干年间，我国秘书工作赖以产生的一个条件--文字，已经具备。

三、产生秘书工作的条件一、西周至春秋战国时期的秘书工作“士〞的出现新的文书载体：竹木简牍文书封泥制度太史、内史、御史、尚书、左徙门客。。。。。。第二节我国秘书工作的开展虽有士之奔波游说，出谋划策，也有了丞相、宰相等的类似秘书的人物和相应的官署，秘书官员多以刻事、记事、记言、主政等到各种杂合的身份出现。著名的人物故事有：毛遂自荐跟从平原君使楚救赵；冯谖为孟尝君“薛国市义〞、营造“三窟〞；苏秦刺股悬梁负六国相印合纵攻强秦等。

一、西周至春秋战国时期的秘书工作

二、秦汉时期的秘书工作

三公府：御史大夫、丞相、太魏秘书机构的扩大和书写工具的进步：毛笔与纸张尚书台与秘书监东汉：我国历史上第一次出现以秘书冠名的秘书官职。秦汉两代奠定了古代秘书工作的根本框架。

三、魏晋南北朝时期的秘书工作

秘书令、中书令、秘书监、录事参军、记室内省事令、阁下记室令、记室督。。。曹操曾设秘书令，是我国历史上第一次出现的现代“秘书〞一词涵义根本相同的古代秘书官职。不久，魏文帝曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书改令为监〞〔《晋书·百官志》〕四、隋唐时期的秘书工作三省制：中书省、门下省、尚书省尚书省下设六部：吏、户、礼、兵、刑、工五、宋元时期的秘书工作宋朝时期，由于唐末以来藩镇割据与北方契丹族的严重威胁，实行了前所未有的中央集权的封建专制，建立了一整套以皇权为中心的庞大的封建官僚机构。作为阶级统治工具之一的秘书工作，在隋唐根底上有了重大变革和开展。一、实行军政分立的方法；二、秘书机构比唐朝庞杂，职务分工更加细密。其中，朝廷三省中的秘书机构逐渐专业化，成为一个较为完整的系列；皇宫秘书机构翰林学士院继续开展；信访机构演进为鼓院、检院两个系统；秘书人员的选拔制度更趋专业化；文书、档案工作全面别离，秘书工作制度较唐朝又有开展。五、宋元时期的秘书工作元朝参照宋、辽、金旧制，设立了中书省，而其长官中书令那么由太子兼任，防止权力外泄。为了加强对地方的控制，在全国设行中书省和行枢密院。行中书省是按照地区设置的，全国分设十一个，由皇帝亲自控制，指派大批官员往各地代中央行事。在战争期间，枢密院设立前线指挥机构，称行枢密院。行枢密院掌各地军事机要，统帅各地军队。元朝统治者对秘书人员的选拔很严格；文书制度也日趋完善；中央还建立了通政院管理各地驿站，并设立了急传铺，负责传递紧急文书，大大提高了文书的传递速度，是中央与地方之间的信息渠道更加畅通，掌握各地的情报更加及时。六、明清时期的秘书工作明朝作为我国封建社会后期阶段，封建主义君主专制制度大幅度加强。明太祖朱元璋取缔了丞相一职，由皇帝亲自处理政务，设立六部作为中央政务中枢，有六部尚书分任国务，各自对皇帝负责。这一改变，一方面造成了皇权的高度集中；另一方面，导致了皇帝处理政务的数量也随之剧增，于是，皇帝开始设立阵容庞大、数量众多的秘书机构，强化秘书工作，依靠专职秘书机构直接指挥国事，处理政务，从而推动了秘书工作的开展。由于实际上代替了丞相的职位，中央秘书机构和秘书官吏的实际地位也随之提高，在国家管理活动中起到了重要作用。各项业务工作制度进一步健全，趋于完备。秘书人员主要来自科举出身者，文化水平高，从而高了秘书工作的质量。

六、明清时期的秘书工作清初，国家机构的设置与各项工作制度全面效仿明制，因此，清朝的秘书工作不但未落后于前代，反而在明朝的根底上继续向前开展。清统治者在吸取历代经验的根底上，一度扭转了明朝中后期以来秘书工作衰退的现象，解决了宦官秘书干政问题，并采用严密的防范措施，有效地控制住了中央主要秘书部门的越权问题；同时，秘书机构和人员仍具有较宽的职掌，且功能更全；文书档案等各项工作也开展完善。尤其是被皇帝紧紧控制的军机处，制度周密，人员精干，办事迅速，效率甚高，是协助皇帝处理国务的得力辅助机构，其工作制度和军机处人员的选拔制度已高度完善。因此，清代是我国古代秘书工作的高度强化时期。但是，这种高度强化的结果只是在中央主要秘书机构起了明显的作用，而在部院和地方政府中，却在一定程度上由书吏和幕僚控制着实际政务，导致官吏徇私舞弊、官场昏暗，以致史称“清与吏胥共天下〞。在这也从一个方面说明封建制度已走向腐朽没落。

七、辛亥革命时期的秘书工作

承政厅秘书长政府文秘1911年建立中华民国，建立大总统府，效法资本主义国家的政体，成立国务院，并设立了秘书厅、厅下设秘书长、秘书。是我国行政建制史上秘书厅设置的由来。

八、国民党政府的秘书工作

改革第一是健全了秘书机构第二是规定了各级秘书机构的职责范围与秘书人员的任职条件。第三是改革文书工作秘书长秘书处

九、中国共产党建党初期及抗日战争时期的秘书工作

毛泽东是中共文献记载中的第一位秘书在中共文献记载里，“秘书〞字样最早见于1923年4月，而特别有意思的是，这位秘书就是后来成为中共最高领导人的毛泽东。时任中共湘区区委书记的毛泽东，到在上海的中央工作了两个月，既参与中央的领导工作，又兼任秘书，负责起草文件、处理文书、会议记录、保管档案等工作。

十、解放战争时期的秘书工作

解放区人民政府秘书机构——秘书厅

1948年8月，原晋察冀边区政府和晋冀鲁豫边区政府合并，成立了华北

人民政府，它是中央人民政府正式成立前中共领导下的一个规模最大、机构

设置最健全的政府机构，为以后中华人民共和国中央人民政府的建立和各省

市人民政府的组建积累了珍贵的经验。华北人民政府设有专门的秘书机构─

─秘书厅，秘书厅与各部、委、院并列。秘书厅由秘书长领导，统一负责政

府机关的秘书工作。

1949年2月，人民解放军进驻北平，随后成立了北平市人民政府，由叶

剑英同志任市长。北平市人民政府的机构设置吸收了华北人民政府的经验，

设立了秘书长领导下的秘书厅，秘书厅下再设二级机构秘书处、行政处、人

事处、新闻处、交际处(接待处)、调查研究室等。这种机构设置的模式为新

中国成立后各级人民政府秘书机构的设置提供了有益的经验。古代秘书机构和秘书名称演变商——太史寮西周——太史寮加以开展，使之成型战国——史官的职责起了变化，不仅参与决策、草拟公文、而且是国君的重要随从。〔如：屈原等〕秦——设承相府、太尉府、御史大夫汉——尚书台魏晋南北朝——秘书令隋唐——中书、门下、尚书宋——中书省，内有主事房、催驱房元——中书省明——通政司清——依次设“内三院〞；南书房；军机处

第三节国外秘书概况一、美国的秘书与秘书工作〔一〕美国对秘书的定义国际职业秘书联合会对秘书的定义是:“秘书应是主管人员的一位特殊助手:她(他)掌握有办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。“美国是当今世界经济最兴旺、科技最强盛的资本主义国家。在美国，秘书是一项兴盛的职业，数百万秘书分布于各行各业，形成一个庞大的职业群，其职业化程度相当成熟，专业化水平相当兴旺，为各国现代秘书职业的开展提供了可资借鉴的经验。〔二〕美国秘书的分类1、行政秘书〔1〕B级秘书小公司的管理人员或者大公司中的低层管理人员，工作职责是“执行范围有限的秘书职务〞，相当于LR－l级。工作任务大致包括口授、安排约会和公务旅行、答复日常信函和保管文件档案等，内容以事务性事项为主，范围比较确定。〔2〕A级秘书“执行范围不定的秘书职务〞。工作任务要负责较为复杂的工作，因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，具有中级以上的秘书工作和行政工作技能。〔二〕美国秘书的分类〔3〕经理秘书高级行政首脑或者企事业单位中的高层决策人员,是“执行全部秘书和行政职务〞的职位。工作任务要负责方案、方案的制定和调整，并负责使之按时完成，还要为经理办理各种行政方面的具体事务等。因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，并掌握秘书和行政工作的高级技能。可以看出，B级秘书、A级秘书和经理秘书，实际上是分别为各类企业组织和社会团体的基层、中层和高层领导人配备的三种秘书职位，其职级分别属于低级、中级和高级。〔二〕美国秘书的分类2、通信秘书〔1〕文字处理员〔2〕首席文字处理员〔三〕美国秘书的考试

“国际行政管理者协会〞每年举办“特许职业秘书考试〞，于世界设250个考场同时进行，报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共６年的大学学龄和秘书工龄才能报考。有学士学位的人须完成一年经过证明的工作经验亦能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。1980年曾有6000人报考，1000人合格。合格者获“特许职业秘书〞资格〔简称CPS〕。在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人有所开展。

自1952年起，"国际行政管理者协会"还将每年4月最后一个工作周定为"秘书周"，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室里工作的秘书的奉献，和吸引更多的人从事秘书或行政工作。2000年，"国际行政管理者协会"宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。〔四〕秘书任职资格要求

美国“全美秘书协会〞对秘书的职业要求

1.像心理学家一样善于观察和理解他人；2.像政治家一样有灵敏的头脑；3.像外交官一样有潇洒的风度；4.有调查各种棘手问题的丰富经验；5.有良好的速记能力以及文字功夫；6.谙熟各种商业往来中的法律关系；7.能熟练地使用各种办公自动化设备；8.具备相当的金融和税务方面的知识；9.能熟练地对各种文件资料进行整理归类。〔五〕设有全国秘书协会“国际行政管理者协会会〞，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和聚集互通信息的阵地。其前身为“国际职业秘书协会〞〔PROFESSIONALSECRETARIESINTERNATIONAL〕，是当今世界有名的跨国性的职业组织。该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。会员4万多人，700家分支机构，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区，如英国、德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等等。其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。"国际行政管理者协会"提供给会员的刊物有：

《秘书》杂志:为国际秘书领域主要刊物，交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术

《秘书工作范例》:为国际职业秘书协会同各分支机构中企业经理代表人物合作创办的一种多方面综合论述刊物，适用于各种办公室环境，反映秘书职责的共同特性

《职业秘书道德准那么》:建立和传播职业行为标准，表达秘书的职业道德观念。

二、日本的秘书与秘书工作

秘书一词，日语解释为秘密藏书之意。溯其源，同我国古代指宫禁中秘藏的书籍同出一辙，秘书原系指物而非指人，故其由来与我国古代属同一沿革。日本的秘书是官职，相当于中央政府一级的副部长或部长助理，是行政首长，而不完全是幕僚或从事文字工作的，故而日本政府的秘书机构如下：日本内阁官房，是日本内阁的办事机构，也是内阁主要的辅助机构之一。内阁官房主要任务为负责安排内阁会议议程，负责内阁的日常事务，收集重要情报进行调查研究，向内阁提出制定重要政策的根据。总理府，是由总理大臣亲自担任首长的行政机关。以总理府总务长官为行政领导的部门，称之为总理府本府。大臣官房负责秘书处工作，保管官印和机密文件。官内厅，是皇室的一个重要办事机构，主要掌握皇室事务并保管国玺，掌管天皇有关国事行为的事务，直属于内阁总理大臣管辖的总理府。官内厅长官下设次长、侍从长等，协助官内厅长官工作。

〔一〕日本对秘书的定义

1.日本学者认为秘书是“帮助上司处理各种事务的公务人员〞；还有通俗的说法：“秘书是全能运发动〞。这突出说明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，“赋予性〞强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人效劳的“直接性〞。日本社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。

2.政府机关和社会团体中日常事务的负责人。〔二〕日本秘书的分类1、见习秘书未受过专门的秘书教育，主要任务是值班、接、送信、来访接待等效劳性工作。2、初级秘书2—3年秘书工作的实践经验3、中级秘书4—5年秘书工作的实践经验，工作上能独当一面。4、高级秘书相当于秘书长，领导者名副其实的助手。

〔三〕日本秘书教育考核体系

1、秘书的培养教育学校教育：在职业高中开设秘书课程、开办秘书专门学校、在大学进行实验性的大学秘书教育。社会教育：上岗培训、岗外培训、函授教育、专业交流。

2、秘书的资格考试

日本文部省认定的秘书技能测试日本秘书协会自立标准组织的考试考试课程为17门，分别为：根底课：经济学、定量研究学、法律入门、组织行为、办公室管理入门；专业根底课：会计入门、商业法、信息网络学、人事管理；专业课：共8门，其中必修课4门，即会议学、公司法、系统管理、、管理原理和技巧；选修课4门，可以选修与秘书工作密切相关的秘书业务、财务会计