行政公文写作知识讲座《新》

行政公文写作知识讲座吴孟轲行政公文写作第一节

行政公文要素第二节

行政公文种类第三节行政公文处理第四节公文语言运用第五节常见问题剖析第一节行政公文要素

一、99新国标的主要特点

二、公文中各要素标识规则

99新国标的主要特点

从1999年元月一日起，全国行政公文实行99新国标。一是改变了公文用纸幅面尺寸。二是缩小了图文区。三是增加了内容。四是提高了公文的防伪性。五是有利于计算机的处理。公文用纸幅面及版面尺寸一、公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。二、公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）三、公文中图文的颜色在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。排版规格与印制装订要求

排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。印刷要求双面印刷；页码套正，两页误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。排版规格与印制装订要求

装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，打脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。二、公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。眉首的特点是位置相对固定。主体的特点是位置经常变动。版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。公文一般由三部分组成，第一部分为眉首，即：发文机关（红色）、编号、密级、紧急程度、发文字号、签发人；第二部分为正文，即：标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注；第三部分为版记，即：主题词、抄送机关、印发机关和时间等组成。眉首（1）公文份数序号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标识（5）发文字号（6）签发人主体

（1）公文标题（2）主送机关（3）公文正文（4）附件（5）成文时间（6）单一发文印章（7）联合行文印章（8）特殊情况说明（9）附注版记（1）主题词（2）抄送（3）印发机关和印发时间（4）版记中的反线（5）版记的位置 第二节行政公文种类

行政公文分别是：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

一、按行文方向分（一）上行文：报告、请示、议案。（二）平行文：函。（三）下行文：命令、指示、通知、通报、批复等。（四）通行文：会议纪要、“意见”。二、按发布范围及保密程度分（一）对外公开；（二）国内公开；（三）内部公开；（四）秘密；（五）机密；（六）绝密。后三种称为密件。三、按性质分

（一）规范性公文：条例、规定、办法、决定（二）领导指导性公文：令、通报、批复（三）发布性公文：通告、公告（四）报请性公文：报告、请示、议案（五）商洽性公文：函（六）会议性公文：会议纪要、决议第三节行政公文的处理行政文书是公务文书的主体。由于历史和习惯上的原因，人们一直把它简称为“公文”，它共分为以下十三大类。一、命令（令）

命令（令）是指令性下行公文，具有行政权威。党和群众团体、企业事业单位不下命令。“命令”按功用还可分为：1、公布令。2、任免令。3、授勋令。4、嘉奖令。5、指挥令。6、否决令。7、通缉令。8、特赦令。9、戒严令。10、动员令。命令：格式和写法有标题、正文、签发人、日期等几个主要部分，发文机关，一般须用全称。特殊情况下可以不标而只概括内容（事由）加文种，正文，必须简练、明确、条理分明，风格要庄严典重。内容写依据、说明、政策。依据即缘由；说明要极简，亦可省略；决策是何事，要求怎样要明确，可分条写，这是命令的核心，不能省略。较长的命令也可分开头、主体、结尾。签发人，应是发文权力机关的最高领导人，用的是个人名义，但却是代表着权力机关，具有法定效力的。日期，是签发的日期，一般是标题下有文号的放在文末，无文号的放在标题下。

典例：国务院关于在西藏自治区

拉萨市实行戒严的命令鉴于少数分裂主义分子不断在西藏自治区拉萨市制造搔乱，严重危害社会安定，为了维护社会秩序，保障公民人身、财产的安全，保护公共财产不受侵犯，根据宪法第八十九条第十六项的规定，国务院决定，自2008年3月15日零时起，在拉萨市实行戒严，由西藏自治区人民政府组织实施，并根据实际需要采取具体戒严措施。国务院总理温家宝二00八年三月十四日江西省人民政府令

第154号《江西省实施（法律援助条例）若干规定》已经2007年1月10日省人民政府第56次常务会议审议通过，现予公布，自2007年3月1日起施行。

省长：吴新雄二00七年一月十七日二、决定

“决定”，是用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排的公文文体，是由权力机关、政府、党组织和人民团体、企事业单位和领导机关或会议作出的下行公文。“决定”大体可分为：1、法则性决定。2、重大事项决定。3、机构、人事决定。4、具体工作决定。

决定：写法开头（写依据、说明目的意义）主体（写决定事项，可分条开列）结尾（可提号召、要求）如果是人事和事件处理的，要介绍情况，说明性质、原因、后果，最后写处理意见，意义目的。

典例：关于奖励×××等同志的决定

赣府字［2008］1号各市、县（区）人民政府：在第二十九届北京奥运会上，我省优秀运动员×××不畏强手、奋力拼搏，分别获得了×××项目金牌，为激励奥运健儿再接再厉，为祖国争光，为江西争光，省政府决定，奖励×××万元。全省体育工作者要向×××同志学习，刻苦训练，不断攀登新的体育高峰。二00八年十月十五日三、会议纪要

“会议纪要”，是“用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项”的公文文体。纪要的性质由会议性质决定：一种是决定性纪要，一种是协议性纪要。会议纪要：格式和写法（1）通常是由标题、正文、文尾构成。（1）标题一种是简括标明议决的问题，这种也还可加副题写明什么单位什么性质的会议纪要。另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要，让人一目了然，标题下面注明日期。（2）正文开头，写基本情况。即开会的动因，目的是解决什么问题；时间、地点；会议全称；与会范围及主要负责人；会议主要活动；会议结果。会议纪要：格式和写法（2）主体，写会议的主要精神。结语，一般是发出号召，展望未来。口吻，用“会议”作主语，即“会议认为”，“会议强调”，“会议听取了”，“会议讨论了”，“会议决定”，“会议指出”……（3）文尾除公开发布外，作为文件发布或上送下达，要按公文要求或前加发布件如“通知”，注明主送、抄送、发送的范围。会议纪要不用印章。

典例：市政府第24次常务会议纪要2008年12月14日，市长甘良淼主持召开了第24次市政府常务会议，出席会议的有….（略），现将会议纪要如下：一、会议审议了《全市2009年国民经济和社会发展计划初步安排》（略）二、会议研究了《关于进一步优化发展环境承接产业转移加快赶超发展的意见》（略）三、会议研究了《2009年全市招商引资工作意见》（略）列席人：略发：政府相关领导报：市四套班子相关领导送：相关部门四、通知

“通知”，亦属发布性公文，即知照文告。但它针对的对象是特定有范围的，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。1、一般性通知。2、批示性通知。大体分“转发”、“批转”、“颁发”（“印发”）三种形式。3、指示性通知。4、会议通知。5、任免通知。通知：格式和写法（1）1、普通通知。标题同于一般公文，正文分开头、主体、结尾。开头写依据、目的；主体多采用条款式写法；结尾多写时间要求、希望等。2、会议通知。标题要编发文号。正文：抬头顶格写发往部门。主体写根据、目的、日期、地点、派何人参会、会议的内容、议程（保密性的会议不写）。需要汇报、发言、带论文、材料的，以及开多久、何时报到、带何证件和交通食宿等问题，都在正文或附件中写明。通知：格式和写法（2）3、普通会议简略一些，只写时间、地点、会议内容等。4、日用通知很简单，标题只写“通知”，正文写何时何地召开何会，何人参加，落款后贴出即可。有的打电话通知即可。写会议通知的注意事项：信息开门见山，交代七个要素（会名、会期、时间、地点、范围、凭证、筹办单位），注明开会准备事项，会议材料保证限期送到。

典例：江西省人民政府批转省发改委

关于江西省六大支柱产业发展规划的通知各设（区）市人民政府，省政府各部门：现将省发改委制定的（江西省六大支柱产业发展规划（2008-2013）》批转给你们，请结合实际，认真贯彻执行。（公章）年月日典例：江西省人民政府办公厅转发监察部国土资源部关于进一步开展查处土地违法违规案件专项行动的通知

赣府厅发［2007］57号各市、县（区）人民政府，省政府有关部门：经省政府同意，现将监察部、国土资源部（关于进一步开展查处土地违法违规案件专项行动的通知》（监发［2007］5号）文件转发给你们，并提出如下意见，请一并贯彻落实。一、（略）二、（略）三、（略）（公章）二00七年八月十日典例：抚州市人民政府办公室关于印发市政府信息

主动公开制度和市政府信息依申请公开制度的通知

抚府办发［2008］29号各县（区）人民政府、金巢经济开发区管委会，市政府有关部门：《抚州市政府信息主动公开制度》和《抚州市政府信息依申请公开制度》已经市政府研究同意，现予印发，请认真遵照执行。（公章）二00八年十月十二日五、通报“通报”，是“用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况”的公文文体。

“通报”亦属发布知照性公文，与“公告”、“通告”相比，它有一定范围，多限在机关体系内部，故而也称限知性公文。但它与“通知”相比，并非都是以上对下，一般不能有具体部署，只用于表扬批评或者通报重要情况、传达重要精神。通报：写法1、表扬通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、决定三部分内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验和决定。2、批评通报。批评通报事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。

典例：抚州市人民政府抚州军分区

关于表彰2007年度征兵工作先进单位的通报

抚府字［2007］15号各县（区）人民政府、人民武装部，市政府各部门：在2007年冬季征兵工作中，全市各级人民政府和兵役机关认真贯彻落实国务院、中央军分关于保证新兵质量和向部队输送优秀兵员的一系列重要指示精神，坚持规范化征兵、廉洁征兵，狠抓各项工作落实，圆满完成了征兵任务，涌现出一批先进单位。为鼓励先进，树立典型，现决定对下列单位予以通报表彰：（略）望上述受表彰的单位再接再厉，进一步发扬成绩，争取更大进步。为推进中国特色军事变革，加强国防和军队现代化建设作出新的更大的贡献。二00七年十月七日典例：中共抚州市委抚州市人民政府关于2002年度招商引资、

业务工作、社会治安综合管理、计划生育等项工作后进单位的通报

抚发［2003］6号2002年，全市上下坚定不移地贯彻执行年初全市经济工作会议提出的以招商引资为突破口，大力推进工业化、城市化和农业产业化，实现经济超常规发展的思路，有少数地方和部门的工作存在一定的差距，未能很好地完成2002年度的有关工作任务，根据年终考证结果，现将2002年度招商引资、业务工作、社会治安综合治理、计划生育等项工作后进单位通报如下：一、县（区）招商引资工作后进单位（略）二、市直机关招商引资、业务工作各类综合考评后进单位（略）三、市直机关招商引资、业务工作综合考评后进单位（略）希望被通报的单位要正视落后，不甘落后，认真查找工作中的薄弱并环节，并采取切实有效的措施加以改进，奋起直追，尽快改变落后面貌，在新的一年，为抚州的超常规发展作出贡献。六、报告“报告”，用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告偏重于汇报情况、意见、建议，而“请示”则是专为请求批准的。1、例行报告。2、综合报告。3、专题报告。报告：格式和写法大致如下：标题，包括事由和公文名称。上款，收文机关或主管领导。正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分。从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头使用多的是导语式，主体可分部分加二级标题或分条加尾码。结尾可展望、预测，结语不能省。最后写上发文机关、日期。报告有七大类型（1、2）1、是用于布置工作的讲话，如经济工作会议上的报告以及财税、教育等各类工作会议上的报告，其内容是就某一阶段的工作进行部署，提出目标任务和措施要求。2、是用于总结工作、表彰先进的报告，如年度总结会议和各种表彰会、庆功会上的报告，其内容是回顾工作、总结经验、激励先进，并提出今后的努力方向。报告有七大类型（3、4）3、是例会上的讲话、工作报告、人代会上的政府工作报告，其内容是向与会代表报告前阶段工作情况，提出下一阶段工作意见。这类会议上有时还有开幕词、闭幕词，前者用于介绍大会背景、阐明会议主题、提出会议要求，后者用于归纳会议成果，提出贯彻意见。4、是各类会议上的非正式报告，这类报告一般篇幅不长，如大会之前预备会上的报告，讲明为什么开这次会议和怎样开好会议，带有“打招呼”的性质；除主讲人讲话之外的补充性、强调性报告，常见于主持词或会议小结。报告有七大类型（5、6）5、是小型会议上的指导性报告，如研讨会、座谈会开始或结束时的报告，根据会议内容发表个人的观点、见解，给与会者以启发和指导。6、是用于直接指导基层工作的报告，如领导听取下级工作汇报或检查基层工作后的报告，应邀出席某地、某部门工作会议所作的报告。这类报告一般首先肯定该地该部门的工作成绩，指出存在的问题，尔后提出有针对性的工作意见。报告有七大类型（7）7、是应景式的报告，大都为应对某个重大活动或重要仪式所作，如重要节日纪念大会上的报告、重要庆典仪式和集会上的报告，一般是阐述某一重大事件的意义和作用，给人们以某种启示和激励，带有较强的鼓动性和号召性。起草报告之前的五项准备工作（1、2）1、是把领导意图搞清楚，了解领导同志想说什么、怎么说。2、吃透上级精神，根据会议主题和讲话内容，先把上级有关文件、领导讲话和报刊上有关重要找一遍，搞清楚上级对某项工作有什么要求、什么政策措施、什么新的提法等，重要部分还要划上记号或摘抄下来。起草报告之前的五项准备工作（3、4）3、是摸清下情。起草之前要根据会议内容认真想一想：这篇报告要涉及哪方面的实际情况？如果不清楚，赶快把有关工作汇报、总结材料、信息和报表找来看一看，如果还不清楚，就利用通讯工具把有关情况“调”过来，或到实地去调查了解。情况集中之后，还要进行比较、筛选，把最有价值、最能说明问题的部分保留下来，视需要而引用。4、是调动“积累”。平时所作用的知识积累、资料积累，这时候就派上用场上，要根据需要而定。起草报告之前的五项准备工作（5）5、是进行框架设计。就像设计一幢房屋考虑内部构造，要考虑讲几个什么问题、立几个什么观点、用什么材料、如何展开论述等。报告稿怎样结构（1、2）1、以内容定结构。首先要考虑讲话的主题是什么？要写进哪些内容？大致讲几个什么问题？考虑清楚后再进行结构设计，是内容决定结构，而不是结构决定内容，结构是为内容服务的。2、不固守“模式”。比如大家熟知的“三段式”：第一段是提高认识统一思想，第二段是任务和措施，第三段是加强领导。说起来，“三”真是一个神奇的数字，三足鼎立、事不过三，于是写文章也是三个问题。关键还是要从内容出发，当讲几个问题就讲几个问题，不要生拼硬凑，把不该讲的问题硬搭上去。报告稿怎样结构（3）3，力求紧凑、集中。这里指的是文章的内部构造要严谨、周密，有些讲话稿的结构就存在这方面的欠缺：（1）内容设计不集中;（2）所设计的内容虽然与主题相吻合，但各内容之间缺乏有机联系，显得杂乱无章。（3）内容设计贪大求全，什么问题都想讲到，实际上什么问题都不可能讲清楚。这就需要首先从结构上把好关，该讲的内容就讲，不该讲的和可讲可不讲的坚决不讲。报告稿怎样结构（4）4、合理安排段落和层次。常见的排序方法有：（1）并列式排序法，即各层次是“平起平坐”的，不存在谁主谁次、谁轻谁重的问题，都是直接对主题负责。（2）递进式排序法，即各层次之间存在相互作用的逻辑关系，是循序渐进式地铺展开来的。（3）附带式排序法，即层次有轻重和先后之分，把主要内容摆在突出位置，其余的作为附带或补充。（4）主从式排列法，即主要层次摆在前面，非主要层次摆在后面，为主要层次起烘托和服务作用。（5）交互式排序法，即在各层次内容有所交叉的情况下，把其中的共性问题抽出来，集中成为另外的层次。（6）总分式排序法，即先集中说，再分开说。一个会议多个领导作报告，结构上应注意一种情况是，两个领导的讲话不分主次，都是就某一项或几项工作进行部署。这种情况下需要特别注意的，就是避免内容和结构的重复。比如综合性经济工作会议，党委领导可以讲得宏观一些，具体的问题不过多涉及，政府领导则可讲得微观一些，就经济工作的各个方面提出具体要求和措施;还有一种办法是，政府领导讲全面，党委领导讲重点，这样也可以区别开来。一个会议多个领导作报告，结构上应注意另一种情况是，一个地方或一个单位、部门的正副职同时在一个会议上讲话，这样就必然要有个主次之分，包括从内容上、角度上、语气上都要有所区别。同一个会议上如有多个领导作报告，结构上应注意再一种情况是，同一个会议上两个领导讲话，一个作主体报告，一个作会议总结。这里同样要力戒雷同和重复。所谓会议总结，顾名思义，就是概括会议情况和会议收获，解答与会者在讨论中提出的问题，在此基础上提出工作意见。但这种工作意见不是叫你去重复主体报告讲过的东西，而是主要就如何贯彻主体报告和会议精神提出要求，其中还包括：对主体报告中提到的重点工作进行强调，以加重它的分量;对主体报告中没有提到而工作中必须注意的事项进行“拾遗补缺”。这样，两篇讲话就可达到殊途同归的效果了同一个会议上如有多个领导讲话，结构上应注意还有一个问题需要指出：不少会议总结都是在会前与主体报告同时起草。正确的方法是，在会议即将结束时再写会议总结，这样针对性就会强一些，内容也实在一些，且可避免与主体报告重复。怎样给报告取题目取题目是一道重要工序，一般在考虑结构和列提纲时完成。有些讲话稿不需要另取题目，直接标明用途就行了，如“政府工作报告”。有些讲话稿则有专门的题目，下面加上副题。什么情况下需要取题目（1）部署重要工作，提出奋斗目标，通过题目亮出主题，凝聚人心;（2）就某项重大活动进行动员，在题目上体现鼓动性和号召性;（3）面临重大转折，包括班子换届、行政区划调整、部署新一年工作等有关会议上的讲话，通过题目表达某种新的主张和信念。如何制作题目第一，针对性要强，要与主题和内容相吻合。第二，立意要高。即高屋建瓴，主旨鲜明，思想性强。第三，句子要精巧。“精”即精炼，不托沓;“巧”即讲究艺术性，用得恰到好处。技巧上还须把握：（1）节奏美;（2）句式美;(3)气势美;(4)逻辑美。第四，句子要新颖，要别致，忌雷同，忌平淡。题目有新意，首先就能吸引听众的注意力。起草领导报告怎样提炼观点观点和题目一样，一般也在结构和列提纲时完成。不过从顺序来讲，应是先有题目后有观点，题目统帅观点，观点统帅内容;只有题目而没有观点，就像一个人只有脑袋而没有骨架，整篇文章就立不起来。所谓观点，即对事物的看法或态度，在讲话稿中，就是用于统帅内容的关键性提法或主张。它通常有两种表现动工：一是直接作为小标题，二是不在小标题上出现，而是以关键句子或关键段落散见于文章当中。提炼观点要注意两方面问题一要紧扣主题。观点既然是为主题（题目）服务的，所以当然要围绕主题来展开，否则整篇文章就要乱套。二要鲜明。即观点要分明而确定，提倡什么，反对什么，该做什么，不该做会什么，态度明确，绝不含含糊糊直截了当，模棱两可。观点不鲜明的三种表现一是语气含混，带有明显的不确定性。二是缺乏提炼，把好端端的观点淹没在琐碎的叙述之中。三是缺乏力度，不痛不痒。怎样制作领导报告提纲从程序上走好三步。第一步，在理清层次的基础上，分别列出小标题，作为一级提纲。一级提纲根据主题而展开，是为主题服务的。第二步，根据一级提纲列出二级提纲，二级提纲又是为一级提纲服务的。这里有两种情况：一种是，根据一级提纲的小标题再列出若干细标题，合条理更分明一些，第三步，根据二级提纲，安排好具体要写的内容。在这里，内容又是为二级提纲服务的，必须紧紧围绕二级提纲来发展，包括讲道理、提什么要求、举什么例子等，先进行初步构思，并将要点记下来，有时还要把事先想到的或领导提示的关键性的话记下来，以防遗忘。总之，提纲制作是循着“主题→一级提纲→二级提纲→内容安排”的顺序进行的，这就像上下级的关系一样，顺着看是一级“领导”一级，倒着看是一级对一级负责。怎样制作领导报告提纲

提纲制作过程中需把握的细节第一、精心制作小标题。各标题之间既要互相呼应，又要自然朴实，不要生拼硬凑，牵强附会。第二，在制作小标题和安排段落、层次时，要合理使用序号。序号的使用要注意几个具体问题：一是把握什么时候该用什么时候不该用，如果不用序号也能使层次分明，则可以不用，尤其在篇幅不长、内容集中的讲话稿中，要尽可能少用或不用。在所有的机关文稿中，讲话稿最不宜多用序号，用得越少越好。二是在需要使用序号时，方法上要灵活一些，各种标序方法可变换使用，比如一个大层次中用的是“第一、第二”，另一个大层次则可换用“一是、二是”，不要拘泥于某一种方法，三是要掌握在不用序号的情况下照样使文章层次分明的多种方法，如在段落开头用破折号；在并列的内容之间用分号；在说完一层意思时用“要”字带出另一层意思。行政公文的写作过程一般要经过从产生写作动要机，或接受写作任务到文章最后写成这样一个比较曲折复杂的过程。这个过程大致分为四个阶段写作过程一：

“设情以位体”—确定内容安排整体结构设情：即情理、事情，指文章的思想感情。要把写的内容——思想感情酝酿好。根据自己认识、材料来确定主题，可以用简练的话概括成主题句写下来。位体：即按照确定的内容和主题考虑全文结构，分几部分，怎样安放、接转等，把整个架子搭好，完成构思。写作过程二：

“酌事以取类”—掂量材料配合观点安放酌事：就是把材料再掂量掂量，大体有多少材料，哪些有用，哪些舍弃；材料的取舍不仅要从材料本身出发，看是否真实，是否典型，还要看它能否说明主题，这就和另一个方面的“取类”联系在一起了。取类：是按主题的需要将材料归类，考虑用在哪里，怎么用更好。分观点要为总观点服务，材料为主题服务。总之，要让主题把作为材料的事实和观点统率好，让材料把主题很好地表现出来。写作过程三：

“撮辞以举要”—用简练的文字列出提纲、要点撮辞：是提练文字。举要：列出要点。撮辞以举要：就是用适当简练的语言列出提纲。写提纲是将构思用文字固定下来，帮助作者检查和做到思想周严，条理清晰。提纲可以按文章的结构顺序分条开列，开头也可以写上主题句。可以是边构思边写提纲，用简单的文字和一些符号，记下思想和要点。提纲是整篇文字间架结构、内容思想蓝图，要反复琢磨，使之合情理、合逻辑。写作过程四：

“修改定优劣”—不断推敲、反复修改贯穿于公文写作整个过程（一）思想内容是否有意义，是否符合现行的方针、政策，内容是否充实、具体、切合实际。（二）立场观点是否正确（是否贯彻了单位领导的意图）。（三）中心是否突出，材料有无多余或不足，主次详略是否恰当。（四）条理层次是否清楚，结构是否完整，布局是否恰当，前后是否照应，各部分之间的衔接、过渡是否连贯、自然。（五）有无错别字、错用的标点符号、不贴切的词、不通顺的句子。语言是否得体、准确、鲜明、简洁。范文回眸2008年

中宣部部长刘云山2008年，是很不平凡的一年，多事多难，大喜大悲。(1.25冰灾，3.14西藏骚乱，4月火车出轨，5.12地震，8.8奥运，9.28神七回归，10月奶粉事件，11月金融危机，12月两岸三通、纪念改革开放30周年)。在以胡锦涛同志为总书记的党中央坚强领导下，全党全国各族人民万众一心、众志成城，经受了一次又一次考验，取得了一个又一个胜利。恩格斯指出：“没有哪一次巨大的历史灾难不是以历史的进步为补偿的。”如果我们能够对这段不平凡的经历进行很好的回顾总结和理性思考，无论对推动国家发展和社会进步，还是对做好新形势下的宣传思想工作，都具有极其重要的意义。启示之一：中国特色社会主义具有无可比拟的优越性，中国制度模式显示出强大生机与活力。一个国家处理重大自然灾害和突发事件的能力，往往是衡量其制度优劣的重要尺度。一是高效率，能够迅速作出决策并立即付绪实施。地震一发生，胡锦涛总书记立即作出重要指示，对抗震救灾作出全面部署，各地各有关部门启动应急机制，各种救援队伍在最短时间内赶赴灾区展开救援。二是有强大的组织动员能力，汇聚起强大合力。党中央一声号令，全国上下一齐行动，专业救援队伍、医务工作者、志愿者从四面八方奔赴抗震救灾第一线。特别是人民解放军和武警部队坚决贯彻党中央指示，13万将士日夜兼程开赴灾区，展开了一场规模空前的抗震救灾行动。三是可以集中力量办大事，能够举全国之力攻艰克难。为了抗震救灾，国家战略储备物资紧急调运，航空、铁路、公路、水路立体救援，数量巨大的帐篷衣物、食品药品、机械设备源源不断驰援灾区。抗震救灾一转入恢复重建阶段，我们马上开展了“对口支援”。四是一方有难、八方支援，能够团结全国各族人民同舟共济、共渡难关。地震发生后，到处是支援灾区的行动，到处是捐款捐物的长龙，到处是排队献血的感人场面，充分体现了社会主义大家庭的温暖。事实充分证明，只有社会主义才能救中国，只有中国特色社会主义才能发展中国。中国特色社会主义道路之所以完全正确、之所以能够引领中国发展进步，关键在于我们既坚持了科学社会主义的基本原则，又根据我国实际和时代特征赋予其鲜明的中国特色。重大灾难使我们更深切地认识到，在未来前进道路上，无论遇到什么困难和风险，都要坚持高举中国特色社会主义伟大旗帜不动摇，坚持中国特色社会主义理论体系不动摇，坚持走中国特色社会主义道路不动摇。启示之二：发展是解决中国所有问题的关键，经济实力和综合国力的不断增强为我们战胜各种困难和风险打下了坚实基础。一是经济实力增强了，使我们有能力拿出巨额资金用于抗震救灾和灾后重建。各级政府共投入抗震救灾资金615亿元，其中中央财政550多亿元，几乎相当于改革开放前国家年财政收入的一半，有力保证了抗震救灾和灾后重建的资金需要。国内外各界捐赠款物总计达585亿元，群众个人捐赠创了历史之最。二是基础设施从空运到水运，从铁路到公路，立体化的交通运输网络为运送救援队伍和救灾物资发挥了巨大作用。在抗震救灾中，充分显示出科学技术的力量，遥感飞机、生命探测仪、应急宽带无线通信系统等现代科技的应用，不仅大大提高了决策部署的科学性，而且增强了救援工作的有效性。三是经济社会发展带来的国际地位和国际影响力的显著提高，为我们赢得了国际社会的广泛理解和支持。地震发生后，国际社会纷纷伸出援助之手，许多国家都捐赠了资金和物资，十几个国家政府和组织派来了救援队，还有许多国际友人通过各种途径为中国抗震救灾献计献策。为什么会有这么多国家关注我们、援助我们？这固然有人道主义方面的因素，但更为重要的是这些年中国实力增强了，在国际上的分量增加了，朋友更多了，许多国家看好我们的发展前景，愿意同我们加强交往、增进友谊。事实充分证明，发展是硬道理，是解决中国所有问题的关键，30年发展积累起来的经济实力和综合国力是我们战胜困难和风险的力量所在、信心所在。正是由于坚定不移地推进改革开放，紧紧扭住经济建设这个中心不放松，聚精会神搞建设、一心一意谋发展，我们国家才以前所未有的速度发展起来。启示之三：中国共产党是全国各族人民的主心骨，以人为本使我们党更具凝聚力感召力。一是坚持以人为本，进一步彰显了党的执政理念的强大感召力。党和政府始终把人民生命放在第一位，每一项举措、每一个环节都围绕着人而展开，特别是设立全国哀悼日，更是以国家名义凸现了对生命的尊重。二是党中央心系人民安危，迅速反应、周密组织、科学调度，充分展现了高超的领导水平和危机处置能力。面对严重的地震灾情，中央连续召开政治局常委会议和政治局会议，研究部署抗震救灾工作，迅速建立指挥协调机制、紧急救援机制、社会动员机制，表现出对人民群众高度负责的情怀，表现出卓越的科学决策和应急反应能力。使整个抗震救灾工作有力、有序、有效地展开。三是各级党组织和广大党员坚持人民利益高于一切、重于一切、大于一切，危难关头冲得上、关键时刻豁得出。在抗震救灾中，哪里灾情最重，哪里就有共产党员。有的刚从废墟中爬出来，就不顾一切地抢救受伤群众；有的强忍着失去亲人的悲痛，全身心地投入抗震救灾。这些共产党员以自己的模范行为，生动诠释了什么叫信念、什么叫奉献、什么叫担当，成为灾区人民的“主心骨”、受灾群众的“贴心人”。人们深有感触地说，危难时刻能够顶得起天的是共产党，有党在就有信心在、有力量在、有希望在。事实充分证明，办好中国的事情关键在党。在我们这样一个发展中大国，只有共产党才能把13亿人的力量凝聚起来。我们党之所以能克服一个又一个困难，战胜一个又一个风险，就是因为始终高度重视自身建设，始终保持同人民群众的血肉联系，不断巩固和发展党的先进性。启示之四：广大人民群众特别是青少年中蕴藏着巨大的爱国热情和精神力量，越是危难关头越能凝聚起强大的民族力量。一是在国家利益和民族尊严遭遇严重挑战时，包括海外华人在内的华夏儿女焕发出空前的爱国热情。当达赖集团和西方敌对势力制造事端、向我发难，当奥运火炬境外传递遭到干扰破坏，全国人民和全世界华人空前地团结起来、行动起来，纷纷表达对祖国的支持，许多国家的华人华侨和留学生自发举行示威游行，用和平的方式反击西方偏见，迅速形成了大规模反对分裂、支持奥运的爱国浪潮，让西方社会和媒体深感震惊。二是在罕见的自然灾害面前，中华民族和中国人民展现出无比坚强的意志品格和大无畏的英雄气概，为伟大民族精神铸就了新的历史丰碑。在巨大灾难面前，全党全军全国各族人民表现出前所未有的自信、从容、坚定和力量的伟大抗震救灾精神，让世界看到了一个在抗御灾难中格外团结坚强的中国，看到了一个国家凝聚力、民族自信力、国民向心力空前强大的中国。三是在空前的灾难和严峻的考验中，年轻一代表现出令人惊叹的理性、责任和担当。在今年这几场特殊斗争中，年轻人的表现深深地教育了我们，让人们看到了在改革开放中成长起来的年轻一代特有的风采。在抗震救灾第一线，到处活跃着20岁左右的年轻军人、公安干警、消防战士、医护人员和新闻工作者以及众多的青年志愿者，年轻一代的精神、意志和热情让整个社会刮目相看。历史和现实告诉我们，一个国家要发展，一个民族要自立自强，不仅要通过发愤图强积累强大的物质基础，而且要通过艰苦奋斗形成强大的精神力量。一个民族的精神力量可以在长期的社会历史进程中不断培育，但更容易在历史的紧要关头、民族的重大事件中瞬间迸发。启示之五：作为发展中的社会主义大国在前进的道路上不可能一帆风顺，越是形势好的时候越要居安思危、增强忧患意识。一是经济运行中一些长期积累的矛盾和问题没有得到根本解决，经济发展中的不确定因素还在增多。我国已连续30年实现平稳较快发展，目前经济社会发展的基本面是好的，但长期积累的结构性予盾和粗放型增长方式尚未根本改变，能源、资源、环境等瓶颈制约日益突出。二是统筹协调各方面利益关系的难度加大，影响社会稳定的不和谐因素增多。我们正处于人均GDP从1000美元向3000美元过渡的关键时期，利益关系深刻调整，社会矛盾日益凸显。劳动就业、收入分配、教育卫生、居民住房、安全生产等方面存在诸多问题，人民内部矛盾增多。对社会领域存在的矛盾和问题，如果不高度重视、不抓紧解决，就可能危及社会稳定。三是全球气候变暖、极端天气频现，发生各种自然灾害的可能性明显增大。我国是世界上发生自然灾害较多的国家，我们必须重视防灾减灾工作，建立完备的防灾救灾体系。四是国际上总有一些势力不愿意看到中国的发展强大，他们会利用各种手段遏制中国的发展。特别是要清醒看到，敌对势力搞乱一个国家、颠覆一个政权总是首先从意识形态领域打开缺口。什么时候都不能忘记，经济工作搞不好要出大问题，意识形态工作搞不好也要出大问题；在集中力量进行经济建设的同时，一刻也不能放松意识形态工作。事实充分证明，忧则兴，预则立。“生于忧患，死于安乐”。我们党诞生于内忧外患、灾难深重的历史环境之中，忧患意识始终贯穿于党的全部奋斗历程。我们宁可把风险、挑战估计得充分一些，把前进道路上可能遇到的困难设想得严峻一些，千万不能因为估计不足、准备不足而陷于被动。启示之六：宣传舆论关系党和国家长治久安，关键时刻更加凸显宣传思想工作的极端重要性。一是有力地服务了党和国家工作大局。在抗灾救灾斗争中，面对受灾地区交通、电力、通讯中断等严重困难，我们的媒体第一时间赶赴现场，及时报道灾情变化，及时反映受灾群众的意愿和呼声，为中央决策提供了重要参考，为受灾地区党委政府提供了重要参考。二是有力地促进了社会和谐稳定。在“3.14”事件的舆论斗争中，我们旗帜鲜明地反对暴力、反对分裂，以强有力的宣传舆论工作促进了藏区和谐稳定。在抗震救灾斗争中，及时充分的宣传报道，不仅满足了人们的信息需求，而且有效稳定了人们的心理情绪，避免了社会恐慌。三是有力地凝聚起全国人民团结一致、共克时艰的强大力量。充分报道党中央、国务院的决策部署，报道灾区和全国各地的救灾行动，把各方面的注意力吸引到抗震救灾上来，把各方面的力量凝聚到支援灾区上来。特别是宣传文化系统发起的“爱的奉献”大型募捐活动，震撼人心、催人泪下，很好地发挥了示范和带动作用。四是有力地引导了社会舆论、影响了国际舆论。在“3.14”事件的舆论斗争中，我们及时报道事实真相，戳穿达赖集团的谎言，揭露某些西方媒体的造假和歪曲，有效地影响了国际舆论。历史经验表明，宣传思想工作是一项极为重要的工作。通过上半年这几场重大宣传战役，我们更加深刻地认识到，国际舆论环境深刻变化，意识形态领域形势纷繁复杂，社会思想意识日益多样多元多变，宣传思想工作绝不是可有可无、无所作为，而是不可替代、大有可为。作为宣传思想工作者，我们一定要充分认识宣传思想工作的特殊价值，清醒看到自己肩负的重要使命，不断增强政治意识、大局意识、责任意识，牢牢掌握宣传思想工作的主动权。七、请示请求与报告的区别在于：报告内容丰富，重在陈述情况和意见，一般于事后或事情进行过程中。报告可报送多个上级机关，上级不予回复；请示则应事前行文，重在提出问题和请示，获得批复后方可行事，只能送一个上级机关。1、建议请示。2、求批请示。3、求助请示。4、探讨请示。请示：格式和写法“请示”的格式、特点：标题一定要写明请示，事由要概括准确，发文单位可以在标题上写明，也可以不写而签署在正文后边。标题下、正文前，要顶格写明接受请示的单位或主管领导人的名字。正文要开门见山写请示问题的缘由，然后着重写请示的问题（顺序亦可倒过来）；从内容上看，要注意提出意见，以供上级判断、抉择。正文之后要另起，写明请求批复事项，结束语一般为：当否，请批复。典例：关于×××同志赴香港商务考察的请示

抚府办文［2008］×号签发人：×××市人民政府：应香港某公司的邀请，我办拟派×××同志于2008年9月赴香港，进行商务考察、洽谈合同，在外停留时间7天（2008年9月8日-2008年9月14日）。妥否，请批示。（公章）二00八年九月二日典例：关于要求解决公文无纸化传输系统

建设经费的请示

抚府办文［2002］10号签发人：赵元泰市政府：根据赣府厅字［2002］2号和赣府厅字［2002］59号文件要求，为确保在年内建成全省政府系统办公业务资源网高速网络平台，实现市政府各部门的公文无纸化传输的信息化应用，请求市政府拟先期解决省政府办公室统一购设备款11万元，其余经费列入明年财政预算给予解决。特此请示（公章）二00二年九月三十日八、意见“意见”，是“用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文文体。

1、求知意见。仅供决策参考。

2、求批意见。批后在本系统实行。

3、求转意见。批转各地施行。意见：格式和写法（1）公文由标题、正文、文尾组成。1、标题。由发文机关、内容（事由）、文种组成。也可省略发文机关，也有不写拟文机关的，直接由上级机关发布。2、正文。写依据、说明、主张。“意见”有时只提出见解、主张，有时只提措施、办法，有时既提有见解又提办法。只提办法的，也可省略说明或论证这部分。意见：格式和写法（2）3、结尾，可写注意事项、预测前景、补充说明、实施要求等，也可不写。上报时要有结语写要求，类似“报告”、“请示”。上级机关加“通知”发文时，“意见”本身可不要结尾，更不必印发结语。4、落款。上款，写呈报的上级机关名；下款，写“意见”的拟文单位。转发件上因有上级通知，多略去。典例：抚州市人民政府关于贯彻全民科学素质

行动计划纲要的实施意见

抚府发［2008］18号各县（区）人民政府、金巢经济开发区管委会，市政府各部门：为认真贯彻落实《国务院关于印发。。。的通知》的精神，大力提高全市公民的科学素质，结合我市实际，制定本实施意见。一、充分认识实施《科学素质纲要》的重要意义（略）二、牢牢把握实施《科学素质纪要》的指导思想和工作目标（略）三、明确主要任务，落实责任分工（略）四、加强组织领导，确保《科学素质纲要》顺利实施（略）（公章）二00八年八月二十日九、公告、通告（一）“公告”是“用于向国内外宣布重大事项或者法定事项”的公文文体。“通告”是“用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”的公文文体。本类两种，被称为发布性公文或知照性文告，中心是晓喻告语，或者说是“周知性公文”。九、公告、通告（二）“公告”，发文机关级别更高宣布的事件更重大；或告知的范围更广，有时通过通讯社、电台、报刊。“通告”，使用机关范围最大，各种机关单位都可发布；内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），而事项则更一般化；发布方式多种式样，可张贴，也可在报刊、电台发布。公告和通告：格式和写法1、标题。“公告”标发文机关和文种，有时只标文种：标题如无发文机关名称则在结尾必须落款。“通告”标题一般要标出单位或事由。2、正文。讲原因目的；主体的事项，即告白的内容，可以分条款写下；结尾，写实施的期限、范围以及违反如何等，也可以简洁地提出对人民的希望，对违背者的警告等，然后再写、或结尾只写结束用语，如“特此公告”等。3、文尾。包括署名和日期。以机关名义发布，标题如已有机关名就不署。由于告语面文，撰写时要注意：事理周密无漏洞，条理清楚不罗嗦，语言通俗不鄙俚，文风严肃不做作。做到易读易懂易知。典例：中华人民共和国地质矿产部公告

［2008］第1号根据《中华人民共和国矿产资源法》和国务院颁布的《全民所有制矿山企业采矿登记管理暂行办法》的有关规定，下列一百三十个矿山企业已在地质矿产部办理了采矿登记手续，依法取得了采矿权。国家保护合法的采矿权不受侵犯，保障矿区的生产秩序不受影响和破坏。任何单位和个人不得进入这些已取得采矿权的矿区范围内采矿。现予公告。（公章）年月日典例：中华人民共和国财政部税务总局通告

［2008］第1号工商税收是国家进行社会主义建设的重要资金来源，依靠国家的税收法令，如实地办理纳税申报，及时足额的交纳税款，是一切企业、事业单位和个人应尽的义务。。为了正确贯彻国家的工商税收政策，维护税收法令的严肃性，确保国家税收收入，国务院决定，必须对纳税单位和个人在纳税中发生偷潜心、拖欠工商税收的情况，进行一次认真的检查清理。为此，特通告如下：一、（略）二、（略）三、（略）（公章）年月日十、批复

“批复”，是“用于答复下级机关的请示”的公文文体。

批复：格式和写法标题：写明何机关关于何事的批复。上款：写受文单位。正文：开头，要写明对于何时、何号、何事的请示的答复；主体，是答复问题，意思要明确，语气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意，注意事项等都要写清楚。结尾：如果同意，可写要求；不同意，亦可提供其他解决办法。批复切忌模棱两可或办法太具体而越俎代疱。“抄告单”是随领导指示而发，类似批复。典例：关于宜黄县土地利用总体规划

调整方案的批复

抚府字［2008］67号

市国土资源局：报来《关于要求审查宜黄县土地利用总体规划调整方案的请示》（抚国土资文［2008］150号）收悉。经研究，同意《宜黄县土地利用总体规划调整方案（1997-2010年）》，请认真抓好落实。（公章）二00八年年九月二十三日十一、函“函”，是“用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请示批准等”的公文文体。“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档；与日常事务的“便函”，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。函的类别1、商洽、询问、请示批准的。2、知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。3、答复问题、回复请示的。前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是被动答复的，叫“复函”。函的格式和写法1、函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。2、标题：写发函机关，涉及事项，文种写明是函还是复函。3、上款：受函机关或领导人。4、正文：开头提出问题。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请示什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日××号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。5、下款：发函机关，年月日，公章。6、函尾：抄送机关。典例：关于同意抚州至花山界公路

收费还贷立项的函

赣府厅字［2003］123号抚州市人民政府：抚府文［2003］78号文收悉。经省政府研究，现函复如下：一、同意抚州至花山界公路收费还贷立项（略）二、收费标准、收费范围、收费年限根据建路贷款总额和车流量预测等，由省物价局会同省交通厅、省财政厅审核批准。三、设站收费的有关手续和收费管理办法，按省政府有关规定办理。（公章）二00八年八月十六日十二、议案“议案”，是“用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”公文文体。议案：格式和写法1、标题。标题由发文机关、事由（提请审议事项）、文种三部分构成。2、正文。从内容上看，由提请审议内容、说明（缘由、目的、意义、形成过程等）和要求三部分组成。从形式上看，可以从提出审议事项开头，然后加以说明；也可以在开头说明议案的缘起或形成过程，然后再提出审议事项，再结尾。结构上可以分段也可以独段成文。3、落款。上款，即收文机关，某人民代表大会或其常务委员会，有的要写明某次或者第几届第几次会议。下款，发文机关和行政首长签名，另行写明提请审议的年月日。典例：关于×××等同志职务任免的议案

抚府文［2008］63号市人大常委会：根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》的有关规定，按照市委提名，现提请任命：

×××同志任×××局局长免去：×××同志任×××局局长职务附件：×××同志的简历及主要表现市长：（签名）二00八年七月一日文号使用（1）市人民政府令:适用于市政府依照有关法律规定发布行政规范性文件;宣传施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。抚府干字：文种用通知，适用于任免干部的公文。抚府阅：适用于印发市政府领导的重要讲话。抚府电：专用于内部明传电报，适用于市政府发出的紧急公文。文号使用（2）抚府发：文种有决定或通知。通知，适用于转发国务院、国务院办公厅、省政府重要公文，以及批转政府部门事关重大或涉及全局性重要工作的意见和建议；决定或通知，适用于发布指导全市工作的重要公文；适用于发布经济体制改革、经济建设和社会发展方面重大决策、举措；适用于对重大项目或重大行动作出安排。抄送范围：普发。文号使用（3）抚府文：文种用请示、报告、函。请示，适用于向省政府请求指示、批准、解决有关事项等内容的公文；报告，适用于向省政府汇报工作、反映情况、提出意见或建议等内容的公文；函，适用于商请省政府有关部门解决有关事项，以及不相隶属机关、平级机关之间相互商洽工作、询问和答复问题等内容的公文。文号使用（4）抚府字：文种用通知、通报、批复。通知或通报，适用于成立或调整市政府县（区、局）级机构、通报情况、传达重大情况、表彰先进,批评错误等内容的公文；批复，适用于批复下级机关向市政府请示事项等内容的公文。文号使用（5）抚府办字：文种用通知。适用于经市政府批准，以市政府办公室名义布置工作；转发市政府部门、各县（区）政府的工作报告；转发省政府办公厅及省政府有关部门重要文件等公文。抚府办文：文种用请示、报告、函。报告或请示，适用于经市政府同意，以市政府办公室名义向省政府办公厅及有关方面报告情况或请求批准事项等方面的公文；函，适用于经市政府同意，以市政府办公室名义与不相隶属机关之间商洽工作等方面的公文。文号使用（6）抚府办字：文种用通知、通报、批复。通知或通报，适用于经市政府同意，以市政府办公室名义传达市政府及领导同志的批示和意见，印发有关会议纪要及有关问题的协调处理意见，有关机构的成立、调整、组成人员变更，以及通报有关情况等方面的公文；批复，适用于经市政府同意，以市政府办公室名义答复市政府部门和各县（区）政府向市政府的请示事项等方面的公文。文号使用（7）抚府办秘：文种用请示、通知、通报、函。适用于市政府办公室内部事项的公文。抚府办抄字：专用于抄告单。适用于经市政府同意，以市政府办公室名义向有关县（区）政府、市政府部门告知有关事项。抚府办电：专用于内部明传电报。适用于经市政府同意，以市政府办公室名义发出的紧急公文。文号使用（8）抚府办督：适用于督促落实市长办公会、市政府常务会和市政府全体会议布置的有关事项；用于市政府领导交办需落实的有关事项。参阅件：适用于印发经市政府领导同意的有关调研或建设性意见的文章。会议纪要：适用于市长办公会、市政府常务会和市政府全体会议等会议纪要。

第四节公文语言运用语言是公文写作的第一要素。要写公文，就必须正确地运用语言。学好语言是写好常用公文的必要条件之一。我们要较好地运用语言，养成实际应用能力，并将它用于常用公文的写作上。

公文语言的基本要求(1)庄重。所谓庄重，是指公文所使用的语言必须是一种符合语法规范的书面语言。公文的用语要能够充分地体现出国家机关或一定组织处理公务时必须持有的严正立场和严肃的态度，不能有半点的浮躁。庄重还要求对感情色彩浓的词语慎用。庄重要求使用规范化的书面语言，目的是要使读者正确理解，认真执行而不产生歧义。要尽量不用或少用口语。庄重要求不用生造的难懂的词语或不规范的行话、方言、简称。庄重的要求还在于选用公文明确而限定的词语。

公文语言的基本要求(2)确切。确切就是对公文的理解只能有一种解释，不能有多种解释，更不能给那些从文件上找空子的人留下各取所需的漏洞。这要求词的内涵与要表达的意图必须完全一致，对词的外延要适当或明确的限制。尤其是在规范性公文中，特别要注意词义限制，使之无懈可击。确切的含义还包括要准确地反映客观实际，准确地表述事物的范围与程度，符合事理之间的逻辑规则。

公文语言的基本要求平实。平实就是在实在、质朴。首先，公文的语言要实在，如实叙述而已。其次，公文的语言要质朴，客观地表现事物的本来面目。简练。公文语言必须简明扼要。一是用词要简洁明快，使之尽可能达到“以少寓多”、言简意赅的功效。二是要尽可能地使用短句。短句表意简洁明快。三则是要反复地锤炼语言，把握住中心意思，长话短语。公文写作语言运用的方法对公文语言的要求从原则规范了公文的语言运用，但至少如何进行具体的语言运用，如遣词造句、修辞等，需要在原则性要求的指导下运用具体的方法。一般说来，公文写作语言运用的方法有：（一）词语的运用（二）句子的运用（三）表达方式的运用（四）修辞手段的运用词语的运用多用惯用与常用语。词语的运用，可以选用一些惯用与常用词语。公文在其发展过程中，逐渐形成了一套大致固定的、专门的习惯用语。人们在拟制文稿时，要求特定场合，恰当地选用这些词语，能有效地增加语言的简明性和庄重色彩。这些词语如下：

开端用语。根据、据、依据、依照、按照、遵照；为了、由于、对于、关于；兹有、兹定于、兹介绍、兹将、兹因等。多用于文件开端，引出法律、法规及政策、指示或事实依据，也有的用于文件中间起前后过渡衔接的作用。称谓词的运用称谓词。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专用词语

第一人称：本、我，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅、局、司等。第二人称：贵、你，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、司、局、厅等。第三人称：“该”字使用最广，可用于指代人、单位或事物。如：该厂、该同志、该产品等。在文件中正确使用，可以使文件简明，语气庄重。引叙词和追叙词的运用引叙用词：前接、后接、顷接；据报、据查、据了解；收悉、阅悉、电悉、近悉、谨悉、敬悉、欣悉等。追叙词：经办、经、业经、已经、经过、通过、兹经、前经、复经等，用以引出被追叙的事实。使用时要注意上述词语在表达次数和时态方面的差异以便有选择地使用。请用语和协商用语的运用请用语：请、恳请、函请、务请、特请、拟请；希，望，希望，企盼等，用于向受言语者表示请示与希望。使用的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐和协作的气氛，从而建立正常的工作关系。协商用语：当否，妥否，能否，可否，是否可行，如无不妥，如无不当等，用于征询对方意见和反映，具有探询语气。这类词一般在上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即需征询对方意见时使用。

命令用语和教嘱用语的运用命令用语：着、着令、特命、责成、令其、着即等。用以增强文件的严肃性与权威性，引起阅文者的高度注意。教嘱用语：遵照执行，参照执行、按此办理，如实呈报、责令等，与命令用语用法相似。

表态用语和过渡用语的运用表态用语：可行、不可行、很好、照只，同意、不同意，拟予同意，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时的用语。使用时要注意下行文和平行文的区别。过渡用语：为此，因此，据此，综上所述，总而言之等，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由、事实之后引出作者的意见、方案等。这种词语不仅有利于行文简练，而且起到前后照应的作用。

结尾词语的运用结尾词：可以分为三类。用以结束上文的词语，以“此布”、“特此报告（通知、批复、函复、函告……）”、“特予公布”、“此致”、“谨此”等。再次明确行文的具体目的与要求的词语，如“……为要”、“……盼”、“是荷”、“……为荷”。表示敬意、谢意、希望的，如“敬礼”、“致以谢意”、“谨致谢忱”等。部分习惯用语用法在案：该公司部分房屋产权，应属我局所有，上次会上，我们曾声明在案。备案：各市、地、州和省级有关部门批准授予记者职称的人员，应将《专业干部确定与晋升业务、职务职称呈报表》抄送省委宣传部和人事局备案。不日：该机器不日即可运达你厂。

不时：各单位应储备一定的食品，以备不时之需。部分习惯用语用法查收：国务院关于节约成品油的通知，兹已印发各地，你县是否收到？请予查收。此令：经市人民政府第××次常务会议讨论，批准任命××同志为××市××局局长，此令。此复：×府发［1990］78号报告悉。省人民政府同意举办“×市设计院职工大学”，此复。大力：该项水利工程业已竣工，对你市人力、物力上的大力支援，特电表示感谢。部分习惯用语用法一度：由于洪水灾害的影响，我省远途铁路交通运输曾一度中断。当否：兹送我室1995年度工作计划，当否，请指示。可否：由于工业人口急剧增加，当前，我市蔬菜供应十分紧张。为缓和蔬菜供需矛盾，可否在市郊增划部分蔬菜生产用地，以应急需，请核示。函告：你厂托运的机器部件已于7月8日运抵成都，请速派人去八里庄货站提取〓〓特此函告。

部分习惯用语用法函复：我局拟于9月30日晚借用你厅礼堂召开国庆联欢晚会，可否，盼速函复。须即：为夺取今年的农业丰收，对水稻病虫害须即抓紧防治。当即：我局接防洪的紧急通知后，当即进行了研究并采取了一系列具体防洪措施。谨电：欣闻××水利工程胜利建成，谨电致敬。谨启：××公司谨启。本拟：这次会议本拟于2月7日举行，后因故延期。

部分习惯用语用法切切：此系高压电杆，触及有生命危险，万勿靠近，切切此告。切实：县五届人民代表大会定于明年2月召开，请各有关单位切实作好会前准备工作。顷闻：顷闻××同志不幸病逝，特电致哀并向家属表示慰问。顷据：顷据××中心气象台预报，××地区明晨将有暴雨，望即做好防洪的有关准备。

部分习惯用语用法惯用常用语也可用一些文言词语。惯用常用语也可用庄重典雅的书卷词语。惯用常用语也可用单音单纯词。惯用常用语也可大量使用介词。

惯用常用语还可大量使用数量词。

词语的运用第二，注意不用或少用禁用与慎用词语首先必须排斥方言口语。其次必须排斥华丽的词藻。再次，要排斥形象性词语。继而，公文语言要排斥叹词与儿话词。应当指出，还要不用偏怪的词语。即使借用文言词也只能借用在人们所熟知的习惯用语中。最后，要注意不滥用缩略语。缩略语运用，要注意：文件上的姓名一般都要全写，必要时在姓名之前加上职衔；地名一般用全名，但在特殊情况，也可使用如“京津地区”、“襄渝铁路”等专用词语；单位名称要全写；事物名称不要随意用简称。句子的运用(1)在公文中，主要运用的是陈述句，用以表达事物情况的描述，政策法规的说明或对某观点现象的议论。在写作中应充分运用陈述句。

“你局×字×［19××］第×号函收悉”。（对情况的叙述）“土地使用权有偿出让收入，40%交中央财政，60%留归地方财政。”（对政策的说明）“孙利君同志这种拾金不昧的行为，是值得大家学习的。”（对某种现象的议论）在呈请性、指令性的公文或法规文书中，经常使用祈使句。“现转发给你们，请结合本地情况对照执行。”（用于指令性文书）句子的运用(2)“以上意见当否，请批示。”（用于呈请性文书）“严禁抓乘货车，无票乘坐客车。”（用于法规性文书）有时为了使语言简练，在有些句子中用某种不说自明的结构成省略句。例如：“经有关部门研究决定，鉴于情况复杂，可据当地的实际情况……”该句“经”字后面的省略了“我们”，“可据”前边省略了“你们”。表达方式的运用(1)公文在语言运用中，可运用叙述、说明、议论、描写、抒情五种表达方式来表现公文的思想内