外购件采购流程

外购件采购流程1目的为了确保外购整机和配套采购信息准确，明确采购过程职责权限，规范采购操作步骤，符合信息系统要求，更好满足生产、物流、销售需求，特制订本程序。2范围本程序适用于外购整机和配套物料整个采购过程。定义本程序采用了GB/T19000-2000idtISO90002008《质量管理体系基础和术语》标准中的定义及下述定义。7.4.1采购过程指的是采购部门应确保产品符合规定的采购要求。3职责3.1采购员执行请购单，签订执行合同，按时保质保量完成采购任务。3.2质量中心负责开展进料质量检验和控制，并跟踪《不合格处理单》执行进度；3.3仓储部按照《外购物料入库操作程序》，进行清点验证型号和数量，进行库存日常保养和数据管理；生产中心执行生产反馈的不合格处理通知；品质部协助提供技术支持和图纸审核；必要时开展技术工艺指导；3.6物流部负责催货落实，通知物资回厂，货物装卸，执行物流返修的不合格处理；物流中心计划组负责执行配套物料回厂计划，并通知物料回厂；销售中心备货组负责审核客户需求，制作备提货单，5程序内容5.1请购需求确定阶段5.1.1销售中心参照《可售产品一览表》和《公司机型备货周期表》对于短于常规备货周期的货物在下单当日向生产管理中心提出《短于周期备货申请书》；5.1.2采购员负责审核《短于周期备货申请书》，经物流中心落实库存调配结果后反馈至生管中心，无库存的情况下，采购员负责确定最短供货周期）等情况后，2个小时内反馈至生管中心；5.1.3对于可售产品一览表之外的机型和配件，业务人员经销管部门审核后下单当日向生产管理中心提出《非标产品销售申请书》；5.1.4整机和配套采购员负责审核《非标产品销售申请书》，经与战略采购协商供应商开发情况后，收到战略采购回复后2个小时内反馈至生管中心；5.1.5待型号和周期确认无误后，销售中心备货制单员，编制备货单和直开提货单；并负责录入外购类物资的《请购单》；5.1.6生管中心负责下单当日分解并下发备货单，包含主机备货单和配件备货单，直开提货单不经分级直接下发生产、采购、物流等部门；5.1.7物流中心配套计划员收到备货单后，根据二十日发货计划和特殊需求，进行采购计划分析，每周定期下发《配套物料采购计划》，并填写配套物资《请购单》；5.2请购单审批阶段5.2.1采购员收到采购任务后，根据采购中心提供的《现有供应商厂家》开始选择现有供应商，若相应原料无常规供应商，采购员需在一个工作日向采购部门提交《供应商开发申请书》，采购中心在3个工作日内向执行采购反馈结果，详见《供应商开发流程》5.2.2采购员收到请购单，根据货物采购周期，按照公司已有的《采购合同模板》合理选择时机并在一个工作日内与供应商签订《整机采购合同》；5.2.3采购员收到配套物料请购单后，复核型号数量无误后一个工作日内与供应商签订《配套采购合同》；采购合同执行阶段5.3.1采购员签订合同后，有计划的追踪了解供应商生产制作进度，督促落实供应商按时保质完成送货，必要时需驻厂查看督促;重要物资填写《采购合同执行进度追踪表》5.3.2物流部备货内勤结合仓库库存和发货需求，经合理安排调配，收到发货计划4个小时内向整机和配套采购员填写《催货通知书》；5.3.3采购员经落实供应商预计到厂日期后，一个工作日签字回执《催货通知书》；必要时了解查看现有库存和在途计划，并作出调配调整建议；5.3.4物流收到《催货通知书》汇总自制货物进度，反馈给跟单部并追踪客户预计发货周期，并协助完成国贸海运订舱工作；5.3.5采购员收到物流部订舱协助通知后，四个工作内要求供应商提供货物的发货包装尺寸、重量等预发货清单，转交给物流中心物流部备货内勤；5.3.6合同执行期间，采购员对于供应商遇到的技术问题和需求核实的疑问，需在一个工作日通知技术人员和备货咨询人联系解决，送货前两周未得到反馈向部门经理汇报预警；发货准备阶段5.4.1海运组完成订舱后，向物流传递《装箱时间确认单》物流部备货内勤填写《到货通知书》通知给采购员进行发货准备；5.4.2对于配套物料，物流中心计划组结合发货需求和库存，在不影响发货的前提下，合理安排向配套采购员下发《物料回厂通知书》；5.4.3采购员收到到货通知，一个工作日内反馈供应商送货到厂时间；若出现到厂时间不满足装箱时间要求，反馈给物流内勤，进而通知海运组修改船期；5.4.4送货时间满足后，采购员填写《预付款单》，经部门经理审批后通知财务支付预付款，同时到货前三天反馈物流内勤运输时间和到厂日期，并通知仓库准备收货卸货；送货结算阶段5.5.1供应商到厂，仓库核实到货通知后，通知物流部装卸班组卸货，原则上上班时间到货当天完成卸货，当天下班时间到货在隔日下班前完成卸货，并通知联系质检按照验收，具体参照《进货质量控制流程》；5.5.2仓管员进行数量和型号清单复核，进料质检员进行质控检验，对于进料质检员开具的《不合格处理单》，采购员全力配合要求供应商执行，必要时协助厂区整改反馈；以实现满足发货要求；5.5.3质量合格后，仓管元核实无误后签字回执《送货单》并进行材料会计，收到供应商的发票后完成复核，详见《物流中心仓管员入库操作程序》5.5.4采购员根据仓库核算的发票，填写《应付款单》，经部门经理审批提交财务付款；5.5.5采购员经与供应商核算收款后，采购程序结束，进入售后处理程序。原则上不允许供应商厂家直接发货，特殊情况必须经物流中心通知采购中心要求供应商执行。对