《国家行政机关公文处理办法》讲座

一、公文概述〔一〕公文含义〔二〕公文特点1编辑ppt〔一〕公文含义1.公文定义：公文(包括电报，下同)及公务文书，是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。含义：作者的法定性；法定的权威性；效用的现实性；体式和处理程序的标准性。2编辑ppt〔二〕公文特点1．政治性。2．实事求是。3．精简、准确。4．及时、高效。5．平安、保密。3编辑ppt二、公文的分类〔一〕分类1.从公文的来源上分分为收来文件〔收文〕；对外文件〔发文〕；内部文件。2.从行文方向分分为上行文；下行文和平行文〔不相隶属文件〕3.从机密程度分分为公布文件；内部文件；保密文件。4.从公文办理时限分分为平件；急件；特急件。4编辑ppt〔二〕常用公文种类常用公文种类包括1、命令〔令〕2、决定3、公告4、通告5、通知6、通报7、议案8、报告、9、请示10、批复11、意见12、函13、会议纪要5编辑ppt1、命令〔令〕适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。〔1〕类型公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令、撤销令、特赦令、〔2〕特点：内容重要权威性强强制性大6编辑ppt2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。〔1〕类型法规政策性决定重要事项和重大行动的决定

奖惩性决定〔2〕特点严肃性、明确性、说理性7编辑ppt3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。〔1〕类型重大事件公告法定公告单位重要事项公告〔2〕特点内容重要对象广泛制发机关级别高8编辑ppt4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。〔1〕类型制约性通告周知性通告〔2〕特点法规性周知性实务性行业性9编辑ppt5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。〔1〕类型批示性通知。

指示性通知。法规性通知。政策性通知。贯彻性通知。

公布性通知。任免通知。会议通知。一般性通知。〔2〕特点知照性。通知的主要功能在于知照。广泛性。通知的广泛性表现在多方面。

时效性。通知有一定的时效要求。10编辑ppt6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。〔1〕类型表彰性通报。批评性通报。情况通报。〔2〕特点

告知性教育性政策性11编辑ppt7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。〔1〕类型法律、法规案重要事项案机构改革、变动案人事任免案批准条约案国民经济开展方案案，财政预算案〔2〕特点制作主体的法定性

内容的特定性适时性必要性和可行性12编辑ppt8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。〔1〕类型工作报告情况报告建议报告答复报告报送报告〔2〕特点单向性陈述性事后性即“事前请示，事后报告〞。13编辑ppt9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。〔1〕类型请求指示的请示。请求批准的请示。请求批转的请示。〔2〕特点

请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否那么会影响正常工作,因此时间性强。

应一事一请示。

一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。

应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。14编辑ppt10、批复适用于答复下级机关的请示事项。〔1〕类型审批性批复指示性批复〔2〕特点

行文的被动性

针对性

集中性和明确性

政策性和依据性

15编辑ppt11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。〔1〕类型

规划性意见

实施意见具体工作意见〔2〕特点

指导性

针对性

原那么性

16编辑ppt12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。〔1〕类型商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函。〔2〕特点适用范围广泛行文方向具有多向性一般较短小，内容单一，

17编辑ppt13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。〔1〕类型办公会议纪要专项会议纪要〔2〕特点纪实性概括性指导性18编辑ppt〔三〕机关其他常用文书1、规章制度类文书2、方案类文书3、总结类文书4、简报类文书5、合同类文书6、记录类文书7、讲话类文书19编辑ppt三、公文格式与稿本〔一〕公文格式包括公文的构成要素；公文的排版形式；公文的印装要求。20编辑ppt1、公文的构成要素公文的各要素分为眉首、主体、版记三局部。眉首包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；主体包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件；版记包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。21编辑ppt〔1〕眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。公文分数序号：即将同一文稿印刷假设干份时每份公文的顺序编号。置于版心左上角第一行，用阿拉伯数字。秘密等级和保密期限：密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。置于版心右上角第一行，两字之间空一字。22编辑ppt紧急程度：是对公文送达和处理的时限要求。标注“特急〞、“急件〞；紧急电报分为“特提〞、“特急〞、“加急〞、“平急〞。置于版心右上角第一行，两字之间空一字。公文同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级定格标识在版心右上角第一行，紧急程度定格标识在版心右上角第二行。23编辑ppt发文机关标识：发文机关标识说明公文的作者，他是发文机关制作公文时使用的、标准板式的文件版头，通常称“文头〞。居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，主办机关名称在前，“文件〞二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。24编辑ppt发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行，居中排布。签发人：签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。25编辑ppt〔2〕公文主体局部置于公文首页红色反线〔不含〕以下至主题词〔不含〕之间的各要素统称主体。公文标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、公文主题和文种组成。除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于红色反线下空两行。26编辑ppt主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关。标识在标题下空一行，左侧顶格标识，回行时仍顶格。公文正文：公文正文表述公文的具体内容。通常分导语、主体和结束语。在主送机关下一行，自然段空格，数字、年份不回行。27编辑ppt附件：附属在公文正件之后，用以说明、补充正件的图表、目录、名单等文件材料。在正文之后注明附件顺序、名称，在正文下空一行左空两行。成文时间：指公文生效的时间。以领导人签发的日期为准。标识在正文之下，右空4字。28编辑ppt公文生效标识：是证明公文效力的表现形式。一是发文机关印章；二是签署。正式公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均应加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。不得采用“此页无正文〞的方法。29编辑ppt附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项等。居左空两字加圆括号标注在成文时间下一行。30编辑ppt〔3〕公文版记局部置于公文主题词以下的各要素统称为版记。主题词：是揭示公文内容，提高公文检索速度的标准化名词或名词性词组。居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空一字。抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。在主题词下一行，左空一字，标识“抄送〞，后标全角冒号。31编辑ppt印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印机关，在抄送机关之下，占一行位置，印发机关左空一字，印发时间右空一字，用阿拉伯数字。32编辑ppt2、公文的排版形式是指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。公文用纸幅面尺寸：采用国际标准A4型纸，210MM*297MM,公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37MM，公文用纸订口28MM，版心尺寸156MM*225MM〔不含页码〕公文书写形式：从左至右横排、横写。其标识第一层为“一〞，第二层为〔一〕，第三层为“1.〕第四层为〔1〕33编辑ppt字体字号：发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度、主题词用3号黑体字；主题词的词目用3号小标宋体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。34编辑ppt3、公文的印装要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2MM，左侧装订。35编辑ppt〔二〕稿本公文稿本是指公文的文稿和文本。文稿是指公文在撰制过程中形成的各种文字稿。草稿：在定稿之前形成的文稿统称草稿。定稿：是经领导人签发或会议讨论通过的最后稿本。36编辑ppt公文文本是指公文定稿后根据需要形成的各种本子。正本:公文正式文本。副本：公文正本的复制本或正本的复份。存本：留存备查的文本。修订本：对已发出标准类文件重新修改和补充的文本试行本、暂行本：37编辑ppt四行文规那么

行文规那么，是制发、办理公文中必须遵循的根本准那么。第一，加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件准确、快捷地到达目的地；第二，使机关之间相互行文有法可依、有规可循，以维护正常的行文秩序，防止行文紊乱；第三，加强对文件数量的控制，精简公文，简化手续，以提高机关行政管理的效率。38编辑ppt〔一〕行文原那么行文应当确有必要，注重效用。正确选择主送机关与抄送机关坚持“党政分开〞的原那么39编辑ppt〔二〕行文方向1、明确隶属关系和职权范围。2、严格遵守限制条件。3、按照划定的范围行文。4、掌握联合行文的要求。40编辑ppt〔三〕行文要求1、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。2、对上行文的体式要从严把关。

41编辑ppt五、公文处理公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。要求：实事求是；必须准确；必须及时；必须平安。

42编辑ppt〔一〕发文办理

发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括：草拟－审核－签发－复核－缮印-用印－登记－分发等程序。

43编辑ppt1、草拟公文要认真学习与研究有关的政策法规要认真领会机关领导的意图。要正确使用文种引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要标准。44编辑ppt2、公文审核公文送负责人签发前，需经办公厅〔室〕进行审核。45编辑ppt3、公文签发

以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间部门不应将代拟稿直接送本级机关负责人签批。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原那么上不予受理签发。46编辑ppt4、公文复核、缮印

公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。公文缮印是对已经签发的公文定稿进行印制。47编辑ppt5、发文的用印

机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。48编辑ppt6、登记、分送登记是对一切发出公文进行的记录。分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。49编辑ppt〔二〕收文办理

收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收－登记－审核－拟办－批办－承办－催办－注办等50编辑ppt1、签收、登记签收是收文办理的开始，因此，要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位的，封皮编号是否与记载相符；信件有无破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明的文题、编号、数量是否符合要求；文件是否完全完整，如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章；阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，注意有无缺页.对于不符合要求的要及时退回。51编辑ppt2、审核审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规那么；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否标准。52编辑ppt3、拟办、批办拟办是指秘书人员对来文应由那位领导审批，那一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导同志批办时参考的工作程序。批办是机关领导人对送批的公文所做的批示处理意见。53编辑ppt4、承办、注办承办是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作，是文件处理工作中的关键环节，也是具体解决问题的阶段。注办是经办人员在公文处理单上对承办情况和结果的简要说明。54编辑ppt5、催办为了加快文件处理速度，提高机关工作效率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。催办工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担，也可以配备专职的催办人员。55编辑ppt六、公文管理

公文管理的根本原那么：坚持实事求是、精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安56编辑ppt〔一〕公文管理的根本要求1、统一接收。2、建章立制，科学管理。3、加强协调，多方配合。4、严格保密，确保平安。57编辑ppt〔二〕公文管理的根本职责1、翻印2、公开发布3、复印4、撤销5、废止6、清退7、销毁8、保密

58编辑ppt七、公文归档机关在工作活动中产生的文件，处理完毕后，由文件办理人员整理，定期向档案室移交集中保存，称为归档。59编辑ppt〔一〕归档范围但凡列入公文整理范围的文件，都需要归档。1、反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。60编辑ppt〔二〕归档时间办理完毕的文件经过整理后，一般应在第二年上半年向本单位档案部门移交归档。61编辑ppt〔三〕归档要求1、完整齐全；2、符合要求；3、归档来源；4、必须是办理完毕的文件；5、必须有保存价值；6、以件为单位进行整理。62编辑ppt(四)归档整理〔一〕▼分类★分类要素：时间、机构〔问题