浅谈办公自动化环境下的现代企业文秘工作获奖科研报告

浅谈办公自动化环境下的现代企业文秘工作获奖科研报告【摘

要】随着我国科技的不断发展，办公自动化已经成为了人们日常工作的常态，现代企业在发展的过程中，需要不断的创新与改革，紧跟时代发展的步伐，提升企业发展与日常工作的效率。在办公自动化这样的社会环境下，现代企业文秘工作需要转变以往的工作方式，适应办公自动化的工作速度。

【关键词】办公自动化;现代企业;文秘工作

文秘工作的日常工作内容是根据企业的类型与规模决定，办公自动化提高了企业文秘工作的效率，由原先的手写文件，变成了现在的计算机打印，在工作难度与工作时间上都获得了很大的便利，也为现代企业文秘工作的发展奠定了良好的基础。

1.办公自动化的意义

办公自动化就是把办公与计算机进行结合，以往需要手写的文件，通通利用计算机来打印，并且在用计算机办公时，计算机可以连接网络，通过计算机网络的连接，领导可以在计算机上与文秘工作人员进行沟通与交流并且也可以在计算机上进行工作任务的分配与调节。办公自动化还可以在计算机中存储公司与工作有关的文件，并且根据文件的类型来进行分配，在工作需要时，可以随时调取文件，获得文件的内容，节省了许多查找文件的时间。

办公自动化给办公带来了便利，也提高了办公的效率。第一，办公自动化可以提高办公时领导与文秘工作人员之间的沟通效率，同样也能提高文秘工作人员与员工之间的沟通效率，更快速的完成工作;第二，工作内容可以统一发放，文秘工作人员会第一时间收到工作内容，并及时的进行工作准备，减少了许多文秘工作人员的工作内容;第三，文档保存与分类比较细致，可以轻松获取文秘工作人员需要的工作信息与文件，提高了文秘工作人员工作的严谨性与科学性。

2.办公自动化给文秘工作带来的影响

2.1加快了信息传递与处理的速度

办公自动化加快了信息传递与处理的速度，文秘工作人员在接到领导想要下发发指令时，需要自己编撰下发文件的格式与内容，整理领导想要传递的含义，并利用书面的形式传递给员工。利用计算机来存储文件可以减少文件的损毁几率，以往纸质的文件很容易丢失或损毁，把文件存储在计算机中，及时计算机发生一些问题，也可以根据备份或修复从新获取文件的内容。办公自动化可以为文秘工作人员提供相关的样板与写作内容模板，文秘工作人员按照模板进行样板的填写，这样的填写方式节省了文秘工作人员很多的撰写时间，有效的提高了文秘工作人员的工作效率。然后利用计算机的网络连接，直接传递给相关的员工，这样的方式减少了文秘工作人员的工作压力，也提高了信息传递的速度。

2.2增加了报表制定的规范性

文秘工作人员需要查看各种各样的信息与数据，并且在查看完成之后，需要绘制成报表上交给领导。办公自动化增加了报表制定的规范性，根据文秘工作人员输入的数据内容与数据信息来进行报表的绘制，这样既能保证数据的准确性，也能增加报表的规范性。

2.3减少了档案整理的时间

以往文秘工作人员需要进行档案的整理，对于领导下发的文件与各个部分需要领导审批的文件等，都要进行整理，这样档案的整理就需要花费很多的时间，并且也容易出现错误。如今，办公自动化可以制作电子版的文件与档案，需要领导审批的文件也可以直接发到文秘工作人员的邮箱里面，文秘工作人员会根据审批的内容进行邮件的标注，然后发给领导，领导根据文件的内容提出相应的批改，再交到文秘工作人员的邮箱中，这样文件的审批与档案的整理时间将大大减少，计算机本身的存储功能会自动存储档案信息，方便员工进行查找。

2.4提高了会务安排的效率

文秘工作人员需要对企业的会务进行安排，表面上会务工作就是传递开会时间与开会内容，实际会务工作的安排非常复杂。通过办公自动化可以自动进行日期的标注，提醒文秘工作人员会议的时间，文秘工作人员会在计算机上给员工传递会议的内容与信息，提醒员工按时参加会议，有效的提高了会务安排的效率。

3.办公自动化环境下现代企业文秘工作发展的措施

3.1确定文秘工作人员的工作责任

文秘工作人员本身的职责需要进行科学的界定，确定自身的工作职责，在职责范围内要处理好自己的工作内容。利用办公自动化来进行日常工作，也同样需要文秘工作人员认真对待，严格按照企业的要求来进行自己的工作。

3.2提升文秘工作人员的工作能力

提升文秘工作人员的工作能力是提高現代企业文秘工作效率的基础。第一，在日常工作中文秘工作人员要不断积累和提高自己的专业知识和业务技能，文秘工作人员不仅要掌握计算机、传真机、复印机、打印机等现代办公设备，还要熟悉计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件;第二，注重文秘工作人员所需要相关知识的积累、公文写作、职业素质、社会科学等知识的学习，不仅可以陶冶情操，还可以减少工作的难度，提高工作效率;第三，注重自己的素质，穿着要与自己的气质和身份相符，从细节上体现文秘工作人员的工作能力。

3.3完善文秘工作人员的思想认识

文秘工作人员要从思想上认识到办公自动化的必要性，打破自己的思想局限，完善自己的思想认识。在办公自动化环境下，从容高效地处理日常工作，让文秘工作人员有更多的时间和精力去思考工作的改进和创新，真正意义上提高工作效率。文秘工作是一个积累和提高的过程，如果文秘工作人员仍然按照传统的工作方式进行工作，不使用现代办公系统来进行工作，这将会影响和限制现代企业的发展。只有完善文秘工作人员的思想认识，才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的效果，帮助现代企业更好的发展与创新。