供应商稽查流程

供应商稽查流程目的为规范供应商稽查、自查自纠的业务行为，提高供应商稽查的效率，并通过对稽查发现问题的管理跟踪，达到对供应商质量管理的目的。概述北匕文件主要描述了采购中心对供应商稽查管理要求及供应商自查自纠的管理制度，适用于针对供应商质量管理的定期现场稽查。3.术语名称定义QSAQualitySystemAudit质量体系稽查，对公司的系统文件进行稽查；QPAQualityProcessAudit质量制程稽查，品质制程稽核；信息安全稽查对公司的信息资产风险管理进行稽查CSR稽查Corporate-Social-Responsibility，即企业社会责任；对企业在劳动者、环境、社区等利益相关方的责任进行稽查供应商PCNProductChangeNotification（产品更改通知）。广义上的PCN，是指一切影响产品可能的变更，比ECN范筹大，在广义来说ECN属于其范畴内。狭义上的PCN，供方因某种原因如提升良率、降低成本、良好交付等用途发起的产品变更。（如我司看待供应商主动申请的变更就称为供应商PCN）供方的变更原则上都要向我司申请并确认OK才可执行。其它稽查环保体系、ECN、社会责任、职业健康与安全、财务风险等稽查。4.角色与职责角色名称职责对应职位/岗位采购商务负责人1、 负责组建供应商稽查评估组；2、 牵头组织制定年度稽查计划及监控年度稽查执行状况；3、 汇总年度稽查数据并输出年度稽查报告。资源开发负责人供应商稽查评估组由采购各组经理组成，负责评估供应商稽查时间及供应商稽查组成员人选。运作原则：一般由采购商务负责人（或其授权委托人）牵头执行包括“召集会议、评审、决策、任命稽查组长等”活动采购各组经理供应商稽查组供应商稽核评估组根据供应商的行业地位及过往表现，组建供应商稽核组，由采购商务、采购质量、采购技术中抽调2〜4名成员担当。由采购商务、采购技术、采购质量中的2〜4人组成，主要职责为负责供应商现场审核及问题点记录；负责供应商质量、环境、职业健康等体系审核问题点记录；负责对供应商所有审核问题的输出，并输出给组长，由组长汇总稽查报告；由组长牵头对供应商的稽查问题进行管理和闭环。采购各组工程师

稽查组长1、 由稽查评估组确定具体稽查的稽查组长，组长确定原则：由具体稽查“类别和内容"倾向于哪个采购模块业务，则由哪个采购模块业务的稽查评估组组员指定该模块业务的相应人员担当稽查组长。2、 负责组建团队及对稽查结果与闭环负责；3、 承担供应商现场稽查组的领导责任，对稽查总体绩效负责；4、 负责对稽查问题点的最终确认和报告汇总输出；5、 负责向供应商发出稽查通知及自评表，稽查问题点跟进闭环。稽查组长5.流程图清晰版本见如下附件:5.1、PDF文档5.2、原始可编辑文档流程说明活动编码活动名称活动内容角色输入输出1-01启动年度稽核需求并组建评估组采购商务负责人每年1月中下旬启动供应商稽核需求，并同采购质量、采购交付、采购技术负责人共同组建评估组。米购商务负责人N/A供应商稽核评估组1-02制订供应商稽查计划、策划并评审1、在供应商绩效年度评估完成后，一般在2月初（若因春节原因可推迟到春节后上班1周内）由采购商务负责人（或其指定授权人）开始给各采购业务模块（商务、技术、质量、交付）进行计划制定分工，并要求在2周内完成年度稽查计划。相关操作事项如下：1.1、 根据“物料类别及供应商状况"理清稽查类别：根据稽查需求和目标的不同，可以包括预防性稽杳（如QSA稽查、制程QPA稽查、新物料制程认证稽查、PCN稽查、风险评估稽查等）、纠正性稽杳（如批量质量事故、市场投诉、质量问题稽查、跟踪稽查等），以及错混料、环保、信息安全、社会责任等专项稽杳。供应商的绩效表现可能出现问题或巳经出现问题尚未得到妥善解决，都可进行现场稽查，或者基于其他要求选择供应商现场稽查的时机。1.2、 制定年度稽杳计划：参照上述，并由采购商务负责人（或其指定授权人）组织评估组各成员制定各采购模块的当年年度稽查计划。年度稽查计划总体上应根据供应商的绩效表现和风险度及XXXXX有限公司业务需求来考量年度计划的稽查覆盖率和稽查频率。1.2.1、首先按“QSA及QPA"进行确定，具体如下：【QSA】供应商稽核评估组供应商年度绩效资料《年度供应商稽核计划》《月度供应商稽核计划》绩效年度评估等级QSA稽杳频度方式D类但仍需合作的至少1次/年现场审核（高风险）C类（中风险）至少1次/2年根据需要可选：1、 供方自杳自纠&提供报告2、 现场审核A/B类（低风险）至少1次/3年无评估等级不做要求不做要求诵过XXXXX有限公司体系认证的供应商，但在一年半以内没有完成供应商认证的，现要继续完成的重做QSA且当年需完成现场审核物料分类物料风险类别QPA备注国内国外外协加工类一般风险至少1次/年按需高风险至少2次/年外观件（含金属及塑胶）、客户关注的零部件、有瓶颈的功能件（包括质量、交付等）外购原料类一般风险至少1次/年高风险至少2次/年出现严重质量事故的原料外购零部件（含辅料、内置五金）一般风险至少1次/年外购辅料类高风险至少2次/年外购的五金件（含内置及外观）、客户关注的零部件其它物料一般风险至少1次/年高风险至少2次/年客户关注的物料、有瓶颈的物料注：对于A/B类供应商的QSA，当实际采购额度较小时，可根据物料类别的特性，适当推迟或免除。上表中的D类指的是：年度评估为D,但因特殊原因仍需合作的供应商；针对要淘汰的供应商不用继续作QSA。【QPA】稽查方式原则上以现场稽查为主：1.2.2、其它类别稽查，根据当年新项目、供货以及内外稽查项目启动条件稽杳频率（至少）PCN及ECN稽查每家供应商都需要安排稽查1次/年混错料稽查发现混料错料不限客户需求作出必要的计划，大致要求如下: 稽查方式1、根据需要可选：1.1、供方自异常，当月安排稽查或下月稽查查自纠&提供报告；1.2、现场审核。2、 原则：采购金额较大的&担当重要项目的关键供应商最好要进行现场稽核。3、 按“实际业务需求”的，一般根据公司内外部客户需求及部门统筹规划而组织的，针对于高风险供应商及高风险物料基本每年要覆盖1次。质量标准（掌握、测试操作、遵守度）稽核按实际业务需求（建议半年全部覆盖1次）1次/半年特殊客户项目要求落实稽查按实际业务需求不限新物料制程认证稽查按照项目需求不限信息安全稽查按照业务需求不限环保稽查根据物料&供应商风险进行判定油漆等化工原料类至少1次/年CSR社会责任稽查（含OHSAS及SA8000等相关内容）根据CSR专案评出风险级别高风险供应商1次/年质量突击性检验月度LAR值超标TOP5供应商，下月安排稽查不限Issue问题复查按照业务需求不限Others其他稽查按照业务需求不限2、 收集各采购模块的年度计划后，采购商务负责人（或其指定授权人）召集采购质量、采购技术、采购交付负责人评审年度计划的合理性、修正不完整的部分并最终形成终稿发布给采购内部，抄送给其它“泛采购"单位（项目、市场、制造工程、品质等）。3、 各采购模块制定月计划：各采购模块基于发布的《年度供应商稽查计划》制定各自的《月度供应商稽查计划》，由各自采购业务模块负责人确认后，于每月第1周向周边部门发布月计划。注：月度计划是在年度基础上进行修正、刷新，体现计划性和突发性的结合。各采购业务模块应建立多种沟通形式征集周边部门的稽查需求，如参加周边部门例会、安排专人主动收集内部客户的业务工作对供应商稽查的需求；周边部门也可把需求

统一反馈给采购中心指定的接口人处。4、 “年计划”和“月计划”中都要提前确定好稽查类别、对应的稽查组长、稽查内容和稽查方式。稽查方式有3种方式，可从以下3种方式选择1种：/仅供方自检&闭环&提供改善报告供方自检&自检报告&现场稽核现场稽核5、 现场进行QSA稽核的，请参照《供应商体系认证操作指导书》进行，在此流程中不详述。6、 针对“仅供方自检&闭环&提供改善报告”稽查方式的，对应稽查组长要在计划确定时间内通知供应商展开自检&闭环&提供改善报告；特殊情况提前或推迟的，要告知稽核评估组对应的模块成员进行修改。7、 针对新供应商开发引进与稽核不在此流程范畴内，此场景直接按《管理生产类供应商采购认证流程》和《供应商体系认证操作指导书》进行。8、 针对汽车产品制定的《年度供应商稽查计划》应涵盖以下审核类型，并保留审核证据。供应商风险评估供应商绩效监视供应商质量管理体系开发产品审核过程审核注：对汽车产品供应商实施二方审核的成员应具有IATF16949内审员证书。1-03确定稽查类别、内容及方式1、 针对不在“年计划及月计划”内的不定期突发性的稽查需求，临时由“稽核评估组”指定稽查组长；2、 稽查组长确定稽查类别及内容、方式：2.1、 新供应商开发及稽核，参照此场景直接按《管理生产类供应商采购认证流程》和《供应商体系认证操作指导书》进行，不在该流程范畴。2.2、 参照“活动编码1-02”中的“1.1条款”确定稽查类别。2.3、 根据稽查类别确定好稽查内容，有稽查工具的按工具准备好稽查内容。2.4、 根据物料、供应商、稽杳类别的重要度，参照“活动编码1-02”中的“第4条款”的3种稽杳方式选择1种。稽查组长不定期突发性的稽查需求稽杳类别及内容、方式2-01组建稽核团队针对需现场稽核的，由“已指定的各类稽杳的相应组长”组建供应商稽核组，组员一般从“采购商务、采购质量、采购技术、采购交付”中抽调2〜4名成员担当，具体的根据业务可作适当的调整。稽查组长年计划、月计划、不定期突发性的稽查需求供应商稽核组名单2-02稽核前准备稽查组长要牵头组员来策划好稽核的相关事项并执行，包括以下：1、稽杳小组沟通：明确稽查分工、范围、重点，检查是否有需要稽查组长N/A1、稽核前的策划

增加项目2、 稽查时间安排，与供应商确定参加的高层领导级别（QSA/CSR要求总经理或老板，QPA要求副总及相关业务总监如质量的则品质总监参与）；3、 准备好稽查工具，包括但不限于：QSAchecklist、制程/工艺稽查checklist,供应商的品质管控图、各阶段品质目标要求（如合格率、CPK等），新产品导入要求和管理手法要求，供应商问题资料汇总。4、 上期稽查未关闭问题状；5、 发放稽杳通知给供应商，内容包括：1）稽查时间安排；2）供应商高层领参加首次会议及末次会议；3）供应商需要准备的资料，电子档及纸档；4）需要供应商提供的资源。6、 准备首次会议的PPT或交流的内容，重点要明确传递供应商高层什么的信息7、 需供方自检需求的，若我司有自评表的，要向供应商发出自评表供其自查自纠；我司没相应自评表的，让供应商根据其自身的工具进行自评。2、 稽查通知3、 供应商稽查检查表2-03稽查现场一、 开好首次会议：首次会议是现场稽查活动的起点，也是稽查活动是否能够达到预期效果的关键。稽查组长作为现场稽查的组织者可通过以下简短有效的方式进行：明确本次稽查的目的、标准、安排、评级方法等双方参与人员介绍确认稽查时间安排和范围（如物料产品类别等）解释稽查人员的保密原则讨论被稽查人员的职责、分工，稽查过程中供应商联系人、引导员的名字解释不合格项的分类确认审核确认每天总结会议的时间安排（如果有）确认末次会议的时间安排（时间、地点、人员）确认稽查人员的交通、食宿安排（如果需要）根据不同的稽查类别，预先邀请供应商相关高层人员出席首次会议有效控制首次会议的时间。如没有专项介绍胶片，一般以15分钟左右为宜稽查组长应通过首次会议这种形式，及时传递对问题的严肃严谨态度，让供方感受XXXXX有限公司稽查人员的职业要求。二、 根据分工开展现场稽杳，现场稽杳方法要关注以下：1、 QSA稽查依据，应包括：XXXXX有限公司的checklist/IS09000等相关质量体系标准/供方制定的体系/制程程序文件/流程文件及相关标准等；2、 制程QPA稽查的依据，可包括：2.1、生产工艺流程processflowchart-规定了产品的生产工供应商现场稽查组N/A稽查问题点记录

艺，机器配置，人员配置，工装夹具，辅助材料；2.2、 品质控制流程QCcontrolplan-规定了各工序控制要点，控制方法，检查频率，相关记录，参考文件；2.3、 产品资料-BOM、ECN、客户通知、图纸及表面处理规范；2.4、 制程巡检、首件确认执行文件；2.5、 制程异常执行文件；2.6、 不合格品控制文件；2.7、 物料管理规定-物料预处理，物料正确摆放，标识，正确投入；2.8、 静电等防护控制要求；2.9、 部门相关规定-5S等内容；2.10、 要求跟进事m-a议事项；2.11、 工艺、技术及质量要求。3、 其它稽查类别，根据相应的稽查要点或工具展开稽查。4、 稽查常用手法：4.1、 按5M1E（人员、机器、物料、方法、环境、测量）方法展开，关注关键工序、关键设备、关键岗位的执行是否保持与稽查依据文件的一致；4.2、 稽查现场记录的完整性，验证供应商管理的可持续性；4.3、 稽查异常问题的处理及问题的闭环管理，把控是否重复出现的风险性；4.4、 现场人员提问或访谈、现场实测数据；4.5、 开展全流程梳理。5、 现场稽杳相关原则：5.1、 稽查人员应保持客观公正的立场，通过现场稽查把主观判断变为客观认知。把控独立、客观、系统的现场稽查行为。5.2、 稽查是发现改善的机会，不是去挑刺；是以第二方的角度帮供应商找出质量管理中存在的问题，业提出相关改善建议，提高产品的质量，达到客供双方互利的目的。5.3、 所有稽查小组成员，都应严格遵守相关规定。如尊重供方知识产权、善待供应商等。三、末次会议：现场稽查结束后，双方要召开末次会议。小组组长对稽查发现的严重缺陷进行总结，双方进行问题沟通和澄清。并注意以下环节：/会议前的稽查组内部统一；/ 指出厂商的强项和弱项，包括管理、业务、质量系统等；/ 明确严重（系统的、关键的、普遍的、重复的问题，需及时纠正）、一般（孤立的、非关键的、暂时的、非重复的问题，也需制定纠正措施）、观察（厂商内部的、单独的、现场不便取样的问题）、建议等发现项；

/一一确认，让供方有质疑或表述的机会；/供应商需提供改进计划反馈时间及改进期限；/供应商需提供有助问题闭环的文档和记录；/会议需供应商质量管理人员、对口人员、高层参加；/明确提供给供应商稽查报告或跟踪表发出时间；/再次审核的要求(如果需要)；/感谢环节。一、稽查报告：1、 按照稽查情况，稽查组长汇总小组各成员的稽查发现，对发现进行归类、分级，并形成稽查报告或“checklist评分及雷达图”等，并内部归档；2、 稽查发现应在稽查后两周内通过SCAR或固定模板发给供应商，并要求供应商给出改善计划并签返。3、 稽查报告应包括但不限于以下内容：1、稽查报告/稽查日期，厂商地址、联系方法2-04输出稽查报告,行程安排✓审核内容安排/稽查问题发现项列表✓稽查结论或评分✓对于没有采购陪同的稽查，由稽查组织者汇总发现，并在稽供应商现场稽查组稽查问题点记录2、SCAR或按固定模板汇总的问题点。查后一周之内提交相应的采购业务模块责任人，双方协商确认后发布稽查报告，并由采购责任人发放SCAR或固定模板给供应商要求改善。二、问题改善：1、 要求供方改善问题，具体操作按《供应商SCAR操作指导书》进行；2、 稽杳问题升级：对于通过稽查发现的供应商端重大问题，稽查组长应考虑问题升级措施，向采购中心最高主管汇报，透过商务等途径推动供应商及时改善。一、 问题的闭环管理按《供应商SCAR操作指导书》进行；二、 同时措施有效性验证要按以下进行：1、 稽查组长应及时跟进供应商的改善计划实施情况，督促供应商按照计划完成改善措施，并验证措施有效性。必要时可以现场确认。2、 稽查组长可从以下几个方面确认供应商对不合格项作出的改善《稽查跟进问题点闭环措施，并判定其是否：合适(SUITABILITY)、足够(ADEQUACY).及供应商问题点3-01时(TIMELINESS)和有效(EFFECTIVENESS)(SATE)地纠正了不合格现场稽汇总闭环报告项，并在双方达成共识的情形下将不合格项关闭。3、 现场稽查组应鼓励供应商通过多种形式提供改善后问题闭环情况，如供应商专题汇报、建立定期例会或交流制度，以加强问题改善后的再交流。4、 稽查组长应每月上报改善计划实施情况。对于长期无法改善的问题，需要及时上报部门负责人，由部门负责人进行推动。三、针对不配合改善&达到退出要求(供应商退出管理流程“1-01”查组表》活动“第3条款”规定），对供应商执行退出管理流程。四、对参与稽查的部门和人员逐步实行稽查绩效考核（例如有效问题发现数，问题落实情况）。在稽查活动不久（一般三个月）即出现稽查范围内的质量事故，责任稽查组长应主动组织相应的工作质量回溯，以检讨稽查活动的不足。如因稽查不力或重大问题报告不及时而发生重大质量损失的相关稽查人员，采购中心将按采购问责制度做相应处罚。4-01供方质量管理体系开发1、 采购商务按汽车行业质量管理体系要求制定供应商质量体系开发计划，要求供应商通过第三方质量管理体系认证或二方审核的要求，最终以达成IATF16949的要求为目标。2、 顾客要求或指定的配套零部件供应商的质量管理体系开发按顾客要求执行。3、 采购商务每年负责对供应商质量体系开发进行检查确认，检查其供应商质量管理体系工作是否如期实施。供应商认证小组供应商信息供应商体系开发计划裁剪指南无流程范围流程起点完成供应商年度绩效评定，启动年度稽核需求流程终点供应商稽查问题点闭环输入供应商年度稽查计划输出供应商稽查结果&闭环报告流程绩效指标指标名称无设置目的无指标定义无计算公式无测量点无计量单位无统计周期无说明无支持文件序号文件名称1供应商绩效管理流程2供应商退出流程3供应商SCAR操作指导书4管理生产类供应商米购认证流程2021-07-26 第9页，共14页5供应商体系认证操作指导书流程接口描述1）对应的上层流程：流程名称供应商绩效管理流程2）输入的流程接口描述:序号流程接口输入流程流程要求备注1新供方开发及稽核管理生产类供应商米购认证流程NA2有问题，供方改善供应商SCAR操作指导书NA3）输出的流程接口描述序号流程接口输出流程流程要求备注1现场QSA稽核供应商体系认证操作指导书NA2不配合改善&达到退出要求供应商退出流程NA记录的保存记录名称移交责任人保存责任人保存场所归档时间保存期限到期处理方式《供应商年度稽查计划表》采购商务负责人采购资料员采购资料中心评审完成2周内5年报废《月度供应商稽核计划》稽查组长采购资料员采购资料中心当月20日前5年报废《供应商年度稽查实际汇总》采购商务负责人采购资料员采购资料中心下年的1月下旬5年报废《稽查问题点汇总表》稽查组长采购资料员采购资料中心稽查完成2周内5年报废《闭环报告》稽查组长采购资料员采购资料中心稽查完成2周内5年报废13.补充说明13.1稽杳方法13.1.1稽杳要点/按5M1E（人员、机器、物料、方法、环境、测量）方法展开，查看关键工序、关键设备、关键岗幽操作步骤、参数设置、数据记录是否保持与稽查依据文件的一致；/稽查现场生产数据记录的完整性及正确性、合规性/现场操作员提问或访谈；/现场实测产品数据及制程参数；/开展全流程梳理；/分析流程文件是否存在漏洞，能否防呆。13.1.2稽查时应注意的问题/了解被审对象，知道自己想要什么；/有条理的记录信息；/把握稽查时间；/仔细聆听；/不要强求去发现问题；/提问要清晰；/不要存在偏见；/问题点要和被稽查部门、团队沟通；/向被稽查部门、团队清晰解释稽查发现；/善于处理人际关系；✓注意杳证，亲眼见到客观证据。13.2稽查技巧13.2.1要善于提问采取封闭问题和开启式问题相结合的方式进行：问题一般可以分为封闭式和开启式两种。前者可用“是”、“否”、“有”、“无”等简短的词来回答，后者则需要对方作较详细的说明或解释，即我们常说的5W2H式提问。封闭式的问题可以得出明确无误的答案，但信息量很少。开启式的问题可以引出较多的信息，有助于调查的深入，但花费时间较多。两者要合理结合，不可偏废。5W2H式提问：WHO 谁？WHAT 做什么？WHEN 什么时候？WHERE 在哪里？WHY 为什么？HOW 怎么做？HOWMUCH—什么程度？可以将以上5W2H结合“else”、或“if”一起使用，如：“如果...”“还有谁&”，“假设......那么......&”“请让我看看”。13.2.2要善于倾听稽查员在现场的时间有限，需采集的信息量很大；信息只能通过看、问、听获取，不能从讲话中获得。因此只有少讲才能多收集信息。不作咨询不作裁判不重复阐述稽杳员应努力避免多讲，才能多看、多听、多问。13.2.3要善于观察✓观察是否按规定程序执行；

/ 观察是否有需要的操作技能