家家悦集团股份有限公司存货管理存在的问题及对策

目录摘要 家家悦集团股份有限公司存货管理存在的问题及对策摘要：随着当今社会的发展，许多企业在不断扩大规模中，特别是以商品流通为主的企业，企业扩大随之而来的就是销量变多，存货也会增加，存货管理难免遇到的种种问题。本文从近几年的商业坏境以及经济情况，通过会计的角度，以家家悦集团股份有限公司为例，通过分析家家悦企业在存货管理这个方面存在的问题，提出与之相关的解决方法，以提升家家悦公司在存货管理的竞争能力，加速对该公司存货的管理，提升家家悦公司企业的核心竞争力关键词：存货管理；问题；对策ProblemsandCountermeasuresofinventorymanagementofJiaJiaYueGroupLimitedbyShareLtdAbstract：Withthedevelopmentoftoday'ssociety,manyenterprisesareexpandingtheirscale,especiallytheenterpriseswhichmainlyfocusoncommoditycirculation.Withtheexpansionofenterprises,therewillbemoresalesandmoreinventory,whichwillinevitablyleadtovariousproblemsininventorymanagement.Fromtheperspectiveofaccounting,takingjiajiayueGroupCo.,Ltd.asanexample,thispaperanalyzestheexistingproblemsininventorymanagementofJiayuecompany,andputsforwardrelevantsolutionstoimprovethecompetitivenessofJiayuecompanyininventorymanagement,acceleratethemanagementofthecompany'sinventory,andavoidfuturepriceriseAdverseeffectontheenterprise.Keywords:Inventorymanagement;problems;countermeasures引言现在社会上很多企业在库存管理模式上还处于初级信息化管理阶段，还没有实现更高级的库存信息化管理。很多企业仍以手工和计算机管理并行的方式来对库存进行管理。在这种情况下，企业的库存计算容易出现错误，导致账上记录的数据和实际上的库存数据不符，无法对库存进行及时监控。我们以家家悦股份有限公司（以下简称“家家悦公司”）为例，根据他们现在的库存管理现状，分析存在的问题并提出对应的解决措施。1存货管理概念及意义1.1存货管理的概念存货管理就是对企业的存货进行管理，主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析，最后进行有效控制，达到存货管理的最终目的提高经济效益。存货管理是将厂商的存货政策和价值链的存货政策进行作业化的综合过程。1.2存货管理的意义有效提高了仓库工作人员对于存货的了解力和把控力；方便企业会计人员对于存库货物的清点和结算；可以为公司提供详细的库存分析报表，为领导者决策提供了有效的辅助根据；降低商品积压率，加大资金流通，为企业正常的运行提供了物质保障。1.3存货管理的重要性在国内金融自由化、企业国际化及证券市场多元化等趋势发展的影响下，财务管理（FinancialManagement）已成为企业营运需求上的重要一环，也是管理者极为关心的课题。财务管理的范畴极广，主要为投资管理、融资管理、营运管理等，营运管理中的流动资产管理包括现金管理、应收账款管理及存货管理，其中以存货管理（InventoryManagement）为目前企业最为重视；依著名的摩尔定律（Moore'sLaw）所言，电子运算的原件会集中缩小于芯片中，因科技的进步，使得运算能力每18个月会加倍，故导致高科技产品生命周期过短，一项新产品的销售热潮经常仅在3∼9个月，因此存货管理就显得更为重要。存货在资产负债表上属于流动资产，然而就存货管理的观点而言，存货其实是成本的积压，如果存货不足无法满足客户需求，可能会使得企业流失部分订单；然而过多的存货亦会积压公司资金，另依国内会计准则35号公报资产减损评估，若为呆滞品则会立即影响公司当期损益，使得企业资金的流失。2家家悦集团股份有限公司存货管理的现状。2.1企业发展规模家家悦集团于20世纪90年代在山东成立后，业务板块和经营范围迅速扩张，经过多年的发展，其一跃成为山东省竞争实力最强、资本最雄厚的连锁超市。家家悦公司用线上线下结合，面向国际的经营理念充实了自己。2010年实现销售额231亿元，名列中国高速消费品链第六位。先后获得各项荣誉称号。从公司选择超市连锁作为主要运营方向后，家家悦公司致力于优良的购买系统搭建，保证商品货源直接来源于供货商，控制合理的价格和产品质量。坚持选择与优秀的生产者和供货商进行贸易业务往来，形成了双方和谐一致的合作理念，并获得了多个厂家的持续支持。据资料显示，家家悦公司自成立以来，成功为上百家企业单位提供了销售渠道，达到了双方互赢。并且家家悦集团为多个著名品牌的总代理，例如宝洁集团、强生集团等。2.2存货的分类存货包括日常活动中销售的库存商品、生产过程中的产品、生产过程或提供劳务所消耗的材料和物资等。公司生鲜类产品，以及蔬菜类有自己的种植基地，而别的则需要从别处购入，那么如果按其经济内容分类就可以分为：原材料；在产品；半成品；产成品；商品这几类。2.3家家悦公司存货管理的现状家家悦公司在国内首创“基地+超市”的生鲜经营模式，将基地生产的农副产品直接与超市对接，减少了农产品流通的中间环节，降低了农产品损耗。除了农副产品外，公司经营的其他商品都是由总部直接从工厂采购，经过多年的发展，与超过2500家厂商建立稳定的合作关系。同时，公司通过建立自有工厂、投资合营公司、建设农产品初加工中心和中央厨房，适度发展自有品牌商品。家家悦公司存货管理的主要重心是物资的采购和成品的销售上，而他们不同的产品采用的盘存制度是不一样的，生鲜类的商品是采用实地盘存制的，而其他的存货则采用的是永续盘存制。通过对家家悦公司进行的了解，发现家家悦公司对集团存货管理信息资料的管控，是通过采购部门联系发放中心来和总部进行沟通的。并且在记账的时候是通过手工操作和电脑管理并行的方式管理的。通过我的了解，在该公司的内部控制制度中，有的员工会一人身兼数职，人员监管制度也没有明确的规定，存货采购计划也是存在不合理的地方。而且在公司员工对存货进行采购时，会选择一些质地不怎么好的种子和生鲜类的苗，钻存货制度的漏洞，以次充好，从中赚取差价。而在购买产成品的时候又会没有计划。采购人员只会根据自己的感觉进行采购，并且入库以后，不对其还遗留的物资进行汇总统计，企业也没设立专门的验收人员，有时甚至产品的销售直接就是采购人员，会使得企业的存货出现供应不足，或者存货过多，而销售的少的情况，造成了存活的堆积。因有的产成品能够放置的时间有限，而使得其被浪费。而存货购入以后进行报账的时候，只是看着采购人员提供的发票来进行入账，就可能会存在采购人员和企业暗中买卖，然后采购人员从中牟利的情况。3家家悦公司存货管理所存在的问题3.1家家悦公司存货采购计划缺乏科学性存货采购计划的科学性是中小企业库存管理的薄弱环节。通过资料，家家悦公司库存管理侧重于半成品和在产品的购买以及产成品和商品的售卖。过多地忽略库存成本和资金占用，采购方式和购买计划不完善，仅依靠购物者的库存购买意识进行采买。库存管理重点在于物资的购买和成品的销售。过于无视库存成本和库存资金占用情况，缺乏科学的购买计划和销售预测仅仅靠着购物人员的感觉进行存货采购。但是，如果没有根据实际的物料需求做出合理的采购申请，则无法保证商品的存量，并且采购也无法根据库存额度管理，极大程度导致问题出现，例如供应不足和供应过剩，导致企业对日常业务活动产生产生阻碍。另一方面，采购规划不合理，因此在会造成频繁购买，从而导致集团的采购成本增加。3.2内部控制制度不健全当前我国许多中小企业存货内部控制的制度不健全，家家悦公司也存在这个问题。由于对家家悦公司存货的内部控制内涵及作用的认知不清晰甚至形成不恰当的理解，使家家悦公司的制度缺乏科学连贯性，如此家家悦公司就没有形成规范的运作程序，致使制度形同虚设。一是家家悦公司在职能分工上并不是特别合理，管理者经常一个人兼数职。材料的采购和验收以及商品的销售都是同一个人完成的。公司的采购和销售工作没有规章制度，还为人员提供了暗箱操作的“温床”，增加了员工之间徇私舞弊的可能性，容易出现缺斤少两、企业资产流失等现象，使工作得不到有效监督，管理滞后；二是家家悦公司企业人员监管制度不规范，例如仅凭进行采购的人员提供的发票收据来报账，会产生采买员工和采买商家暗中买卖的问题。此外，还会经常出现账与账之间、账与证之间、入账数与实际之间不符的情况，并且出现资金管理效率低下之类问题；三是家家悦公司缺少相关监查人员。或者是监察功能减弱的问题，企业不仅没有规范的库存管理规则，还没有相应的库存盘点制度。无视库存的仓库保管、物资保管、领用、废弃等方面的控制。3.3存货管理制度不规范存货的收入、库存还有售卖缺乏真实记录。家家悦公司办理账务不规范，销售资金未按照正常流程进行记录，并且对于库存商品也未进行实时正确结算，使得账目发生错误，那么资金就不能在企业内部进行流通，库存的帐面金额比实际库存金额高，出现账面实际金额不一致的情况。有的需要生产的成品会在企业之间进行流通，但由于双方未签订相关合同，使得销售商品并不能按流程统计，导致实物的数额大于账面数额。3.4存货管理的信息化程度有待提高通过对家家悦公司几年的财务报表的分析可以看出，存货所占流动资产的比例在百分之五十左右，虽然只有一半的比例，但在家家悦以连锁超市经营为主营业务的情况下，存货管理就显得尤为重要。但通过对家家悦公司的研究与了解中，发现该企业在存货管理信息化的程度上还有些不理想，有待提高。家家悦公司以手工操作和计算机管理并行的方式管理库存。那样的话，企业的计算容易出错不正确，账实不一样，不能及时监控库存。容易出现盗窃现象，不但对企业内部管理不利，而且还不利于家家悦公司对存货的管理。4家家悦公司存在的问题的解决措施。4.1建立科学的采购计划4.1.1熟悉采购流程与原理作为一个家家悦公司的采购人员，必须得懂得公司需要的材料以及物资是什么，有什么特点，以及要有基础的采购知识，以最低的价格买到性价比高的产品是一个采购人员去进行采购的基本，这样也有利于通过公司名下的超市以高于成本的价格卖出去赚取中间的差价。一般的采购流程，一是去寻找货源；二是制定合适的采购计划；三是根据计划去进行采购；四是跟踪货源的进度；五是将实际花出去的钱进行财务对账；六是根据发票向公司进行请账。这样才会使得采购计划建立的愈发科学。4.1.2随时寻找新的供应商作为一名公司的采购人员，要随时以节约企业资金为主，并且在节约的基础上，还要保证质量，保证性价比高。这样就需要随时寻找新的供应商，以使得企业拥有备用的供应商，并且在采购的订单中有参考的对象。就可以根据采购人员的计划进行随时的调货或者别的安排，使得自己不至于慌了阵脚。4.1.3常用产品做备货采购人员可以对经常需要生产的产品做一个库存统计，可以通过企业一个季度或者一个月所使用的最高数进行情况的统计和分析，随时有一个库存安全的记录，并对此制定一个计划，这样就可以在安全库存的情况下提高生产的效率。但是采购人员要避免盲目的在生产部进行生产，以免对企业造成损失。如果库存产品积压太多，会使得资金被冻死，周转不开。若积压的产品不能及时的卖出去，最终这些库存商品都会变为废品，而使得家家悦公司资金受损。4.1.4做安全库存警报家家悦公司库存管理主要是来自于他名下占的比例很高的连锁超市，所以采购人员可以通过统计家家悦名下的连锁超市里那些常用的产品，做一个安全的，也就是最低库存的底线，当产品一旦超出这个底线，立刻及时的进行采购，这样可以避免库存量不足，导致的客源流失。不过这个底线是需要及时的根据实际卖出情况，以及季节更替，导致的季节产品的卖出量不同，来及时的对底线进行变更。4.1.5采购计划的制定和分析对于采购人员来说，如何制定出采购计划并对其进行数据的分析这些方面也是必不可少的，不但是重要的一环，还是关键的一点。采购人员需要对企业一定的时间，比如每月或者每季的数据进行分析，得出一个平均值，再根据这个平均值进行参考，给出合理的采购计划。这样不但不会造成库存商品的挤压，也能符合客户需求，制定出合理的计划。4.2建立健全的内部控制制度建立规范的内控体系，必须坚持广泛性、特色性和成本性的理论。令家家悦公司的各种业务进行内部环境的优化,以及风险评估也需要提前估计好,种种企业内部的活动也要控制好,确保本企业的信息能够畅通无阻,对内部的监督也要强化,以此促进企业的发展。那么就需要改善企业的控制环境4.2.1改善企业的控制环境对于任何一个企业，控制管理系统都包含了内控体系，控制环境对企业文化活动的完整执行有重大意义。与此同时，还会对企业的规划和工作业务产生影响。为了加大对公司文化氛围的把控，所需要的必要要素有很多,但其主要的问题来自于管理层,需要管理层对内部控制的完整性进行充分说明；而公司的控制环境则是需要有充分的积极性,这样就会使得公司这个组织里的员工拥有对内部控制的觉悟和自觉性;而员工所具备的能力要和他所承担的责任相匹配。对于控制环境,他所需要的要素是很多的,对于企业内部的改变是一个长期的过程,并不是能在短期内得到改变的,这就需要从以下的方面出发了:第一、加快对家家悦公司当前的产权制度的改进,使得公司的现代化制度能够真正的得到实现,尽量使内部控制制度能够为产权制度上提供充足的保障。第二、制定详细的公司发展方向。详细的内控系统不仅可以解决公司管理控制者的问题，还可以分析控制的原因。成熟的企业由多个详细的经济主体构成，每个主体的完成目标均不相同。只有在这两个方面明确，员工和这四个主体才有自己独特的目标。也只有在这两方面都明确的情况下,才能使企业的优先控制充分发挥,并且得到落实。第三、正确的管理方法和顶尖的管理人员。公司的管理控制直接由高级管理人员来根据实际监督情况来控制企业内部整体业务活动。主要包括制定管理制度、活动规划等。然而对于一个成熟的企业而言，建立优秀的环境氛围，需要有科学的公司理念，合理的人才管理措施，吸引业内顶尖人才,提高员工整体素养，从而实现企业独特的经营特色。4.2.2风险评估应全面进行企业的环境控制中包含很多要素，但是考虑到成本效果的原则，这些要素中并不是全部都有可取的价值，企业必须对这些可以控制的要素进行控制。可以采用以下模式：决定工作的目标——进行风险评估——提出风险控制的措施。工作目标是一个企业进行风险评估的起点，也是其中的要点之一，只有明确了目标，才能识别出各个要素中，那些对工作目标会产生影响，使得其实现遇到阻挡。而通过对风险的评估，可以及时的使本企业能够拥有有效地控制措施，保证目标得以实现。4.2.3要使企业的内部控制活动变好企业的监督活动是确保执行管理层的指导方针的政策和程序，在企业的所有层次和职能中，监督活动都被视为涉及个人、财务、财产、货物、供应品和服务这些方面来进行市场营销，而控制措施是针对主要的检查点设计的，因此企业在设计控制活动时必须坚持检查关键控制点。主要监督工作人员和信息系统，这些都可能影响到该步目标的实现。以家家悦公司的财务部为例，对可能影响到财务部工作目标实现的人员和信息系统这两个关键控制点实施控制。加强个人监督其一、明确职责分担。财务部根据职责分工原则，在员工之间分配职责，特别是在不可接受的职能方面。如：现金收支记帐人不得负责银行账户的调整工作；功能分离可以有效减少控制风险，例如分离支付处理和银行账户调整。这减少了支票支付的风险，通过分割资产和资产的保管来规避风险。各个部门的工作责任是使每个职位都能胜任多人或单人的工作任务，从而达到多方牵制的结果。对应部门可以设计详细的岗位职责流程图来实现相应需求，通过流程图，详细标明每个员工的职责和工作范围以及工作时间等。流程图的制定应达到统一化和详细化的要求，确保同一份流程图的运行结果相同。其二、票据与记录管制。票据是商品交易价格、性质和条件的证据。所有票据（发票、支票、发票、工作时间记录等）的事前及连续号码都是取消后所有票据必须妥善保存的制度的一部分。所使用的工具可根据会计定期编号，并与这些工具的保管人及时确认，及时确认销售编号并且进行销号，避免经常发生的交易的疏忽记录或重复记录，保证盈利、结算都能迅速有效地得以登记。其三、资产查询和登记。使用财产登记手册来对财产进行限制从而获取相关资料和对财产安全进行保障，其中最关键的环节是对实物进行合理化保护。其四、绩效考评。公司的相关机构，例如财政部，可以定期举行业绩评估会议，以便事后监测该部目标的实现情况，不仅是为了审查某一时期的业绩，而且也是为了查明某一时期的业绩。问题和改进业绩：通过考绩，正在采取奖励和惩罚措施，以补充考绩，并确保整个部门的目标与每个部门的目标密切相关。该部的目标将通过实现个人目标来实现，即整个团队的成功是整个部门或企业的成功。其五、为了避免独立审计员意外和无意中犯下错误，由与工作没有直接关系的个人或部门核证和核实每个人所做的工作对防止会计错误具有积极的影响。资产接触与记录的使用，主要是指限制人员接近资产以及接近重要记录，以保证资产和记录的安全。保护资产和记最安全的重要措施是采用实物防护措施。加强系统管控管控系统的信息化建设俨然是当今企业发展的重要环节，伴随着互联网的成熟，电商对于信息建设的稳定要求越来越高，信息系统主要通过对数据的管理和权限的限制来进行正常业务活动。4.2.4要建立广范围的交流信息信息和交流主要是及时向企业内各级部门的主管人员，其他有关人员和企业外部人员提供信息。通过信息沟通，企业内部的工作人员可以清晰地把控企业的内部控制系统，了解他们所负责的业务板块，并在实施、管理和掌握的企业管理方面中迅速获取和交换他们所需的任意信息。对于信息层次，我们必须注意内外部信息的收集和整合；在沟通方面，还必须关注获得内部和外部信息的途径；在信息技术的建设中，应当关注控制信息系统。为了建立范围广大、信息有效的通信系统，应遵循以下原则：第一、一个合理的内部控制系统需要足够全面的内部财务、运营和合作规划，并且涉及到决策事件有关的外部市场信息。获悉的信息应当有效、准确，并且可以以一致且标准化的形式由企业使用。第二、准确合理的内控需要建立安全的信息控制系统，须得涉及企业重要的全部业务。第三、可实践性的内控系统需要合理的沟通途径来支持，保证员工可以加强对企业文化政策的学习和了解，使他们遵循自己的工作原则，有效的保证每个信息都能准确得到反馈。另外还需对内部控制的监督与评审要进行加强。监督检查是运营管理部门对内部控制进行监察管理和内部审计监督部门对内部控制进行重新监督和重新评估的总称。为确保有效执行内部控制系统并取得优良的结果，必须对内部控制流程进行适当的管理。监督是评估一段时间内系统实施质量的过程。监督复审可以是连续的，也可以是单一的，也可以是两者的组合。监督重点应放在监督检查过程的合理性，内部控制缺陷的报告和规章政策的改变等方面。在监督检查程序和缺陷修补中应遵循以下原则:第一、持续提高在平时业务活动的总体评审估计。使得对风险因素的评估管理应成为企业工作的重要环节。第二、合理且恰当的对公司内部控制系统进行规划审查，内部审查应当单独划分开，并且由责任心强的工作人员从事，加强对相关员工的技能教育，内审是内控监督系统的重要组成，直接向董事会或者审计委员会汇报。第三、增强企业职工全员监控意识，公司任意工作职员发现内部管控的漏洞，都必须及时向相关领导反馈汇报，技术人员迅速处理，创造良好的企业氛围，敢于提出相关管理的意见，共同提高企业核心竞争力，达到预期管控要求。4.3完善家家悦公司的存货管理制度企业管理优秀的重要方面在库存管理方面体现，而存库管理又是公司内控管理系统的关键环节。因此需要对这一方面进行完善：企业对于存货的订货、保管等，需要相应的计划和管理，预防由于库存管理不当，给企业带来的损失。公司在达到以上要求的同时，应当保持关键性的完善性的底线，依照企业独特的文化制定适合自己发展的存库管理规章，加强企业管理体系的构建，结合有效的监管机制在库有效实行管理制度。建立存货管理制度，在提供生产物资充足的基础上，有效管理企业仓库，提高商品利用率，规避货物累积或缺失的问题出现，增大企业商品流通率，稳定平稳的进行商品生产，对企业稳定运行、长远发展影响深远。4.4提高存货管理的信息化程度第一、依靠网络，利用库存电算化管理的软件建立共享网站。提高信息传播力度，实现生产资料共享化，为相应部门提高正确的资料来源。第二、建立全新的采买程序，根据签订的合同来提供所需的资料，以确保提供信息的独家性。第三、通过新设置的购买货款流程，签订购买货款和购买合同，通过调查每个合同的支付和进货进度，提供充分的支付依据，防止盲目支付现象。第四、使用系统所具备的多属性警报功能。超额库存，如有再订购提示，油封期的提示和批量管理可以充分把握库存资产的质量状态，更有效地管理企业资产。第五、系统投入使工作效率显著提高。第六、随时都可以平衡购买计划。系统能自动生成各零件的配套清单，动态把握库存的数量和状