分公司办公室行政事务职务说明书

分公司办公室行政事务职务说明书单击此处添加副标题YOURLOGO汇报人：目录03.职责描述04.工作要求05.工作权限06.考核标准01.单击添加标题02.职务概述添加章节标题01职务概述02职务名称分公司办公室行政事务实习生分公司办公室行政事务助理分公司办公室行政事务专员分公司办公室行政事务主管所属部门添加标题负责公司日常行政事务的管理和协调添加标题办公室行政事务部添加标题负责公司内部会议的组织和协调添加标题负责公司内部文件的起草、审核和发布2143添加标题负责公司内部设施设备的管理和维护添加标题负责公司内部员工的培训和管理添加标题负责公司内部企业文化建设和员工福利的管理和监督添加标题负责公司内部安全保卫和消防工作的管理和监督6587直接上级直接上级：分公司总经理工作关系：与分公司各部门、总部相关部门保持密切联系汇报对象：分公司总经理职责：负责分公司办公室行政事务的全面管理职务代码职务名称：分公司办公室行政事务职务代码：ADM-001职务级别：初级职务职责：负责分公司办公室的日常行政事务，包括文件管理、会议安排、接待来访等。职责描述03行政管理负责分公司办公室的日常行政管理工作，包括文件管理、会议安排、接待来访等。负责分公司办公室的物资采购、发放和管理，确保物资的合理使用和节约。负责分公司办公室的安全管理，包括消防安全、用电安全、防盗安全等。负责分公司办公室的环境卫生管理，保持办公室的整洁、舒适。文件管理负责公司文件的接收、登记、分发和归档定期对文件进行整理、分类和归档，便于查找和使用协助上级领导处理文件审批、盖章等事务确保文件的完整性、准确性和保密性会议组织与记录负责组织分公司的各类会议，包括但不限于部门会议、团队会议、项目会议等负责会议通知的发放，确保所有相关人员都能及时收到通知负责会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等负责会议纪要的编写和分发，确保所有相关人员都能及时了解会议内容及决议事项办公用品采购与发放负责采购办公用品，包括文具、办公设备、办公家具等制定采购计划，根据需求进行采购负责办公用品的发放和管理，确保物品的合理使用和维护定期对办公用品进行盘点，确保库存充足，避免浪费工作要求04高效有序地处理各项行政事务熟悉公司规章制度，遵守公司规定具备良好的沟通协调能力，能够与各部门有效沟通具备较强的组织协调能力，能够合理安排工作进度具备良好的时间管理能力，能够高效完成各项任务具备良好的服务意识，能够为员工提供优质的服务具备良好的学习能力，能够不断学习和提升自己的能力及时准确地进行文件归档和整理定期对文件进行分类、归档和整理，确保文件有序、易于查找定期对文件进行清理，及时销毁过期、无用的文件，确保文件管理的有效性和效率遵守公司文件管理规定，确保文件安全、保密及时更新文件信息，确保文件内容的准确性和时效性保证会议组织的高效性和会议记录的准确性提前准备会议议程和资料，确保会议内容明确、有序合理安排会议时间，避免过长或过短，确保会议效率做好会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等会议结束后，及时整理会议记录，确保会议记录的准确性和完整性合理采购和发放办公用品，节约成本制定合理的采购计划，确保办公用品的及时供应发放办公用品时，按照实际需求发放，避免浪费定期检查库存，避免过度采购和浪费鼓励员工节约使用办公用品，提高办公效率采购时选择性价比高的产品，降低采购成本定期对办公用品进行盘点，确保账实相符工作权限05对行政事务的处理权负责分公司行政文件的起草和审核负责分公司员工福利和活动的组织和管理负责分公司办公环境的维护和管理负责分公司员工考勤和请假的管理负责分公司日常行政事务的处理和管理负责分公司办公用品的采购和管理对文件档案的查阅和保管权权限范围：分公司办公室行政事务人员有权查阅和保管公司文件档案保管权限：有权保管公司文件档案，包括但不限于纸质文件、电子文件、光盘等保密责任：在查阅和保管文件档案过程中，应严格遵守公司保密制度，不得泄露公司机密信息查阅权限：有权查阅公司内部文件、档案、资料等，包括但不限于会议记录、合同、财务报表等对会议组织与记录的安排权负责会议的协调和沟通，确保会议顺利进行负责组织分公司的会议，包括会议的策划、安排和通知负责会议的记录和整理，包括会议纪要、会议决议等负责会议的后续跟进和反馈，确保会议决议的落实和执行对办公用品的采购与发放的建议权建议权：对办公用品的采购与发放提出建议发放建议：根据员工需求，提出发放建议监督权：对采购与发放过程进行监督，确保合规性采购建议：根据实际需求，提出采购建议考核标准06工作效率与质量工作效率：按时完成任务，不拖延创新能力：提出改进意见，提高工作质量沟通能力：与同事、上级保持良好的沟通，提高工作效率工作质量：保证工作成果的准确性和完整性文件管理规范性文件分类：按照文件类型、时间、部门等进行分类文件命名：使用统一的命名规则，便于查找和管理文件存储：按照文件类型、重要性、使用频率等进行存储文件备份：定期进行文件备份，确保文件安全文件保密：对重要文件进行加密处理，确保文件安全文件销毁：对过期、无用的文件进行销毁，确保文件安全会议组织与记录的准确性组织会议：提前通知参会人员，确定会议时间和地点，准备会议材料记录会议：详细记录会议内容，包括会议议题、讨论情况、决议等准确性：确保会议记录准确无误，无遗漏、无错误及时性：会议结束后及时整理会议记录，并在规定时间内提交给相关部门办公用品采购与发放的合理性添加标题添加标题添加标题添加标题采购渠道：选择正规渠道，确保产品质量和价格合理采购计划：根据实际需求制定采购计划，避免浪费发放管理：建立发放管理制度，确保办公用品合理发放库存管理：定期盘点库存，确保办公用品充足且不积压职业发展通道07行政管理方向初级行政助理：负责日常行政事务，如文件处理、会议安排等中级行政主管：负责部门内部管理，如团队建设、绩效考核等高级行政经理：负责公司整体行政事务，如政策制定、资源调配等行政总监：负责公司行政战略规划，如组织架构调整、企业文化建设等文件管理方向技能要求：熟悉文件管理流程，具备良好的沟通协调能力职位名称：文件管理员职责范围：负责公司文件的接收、分发、归档、销毁等工作职业发展：可以从事文件管理主管、档案管理员等职位会议组织与记录方向职责：负责组织、协调和记录分公司的会议技能要求：具备良好的沟通协调能力、组织能力、记录能力职业发展：可以从会议组织者晋升为会议记录员，再到会议策划师培训与发展：参加相关培训，提高会议组织与记