基础教育领域财务报销流程再造探究

一、财务报销流程再造概述财务报销流程再造是业务流程再造（BusinessProcessReengineering，BPR）理论在财务报销领域中的应用，其核心理念是摆脱多人工、高重复的财务核算模式，融入现代信息化手段，借助多元化信息平台，对财务报销流程进行重新设计和变革，以降低财务运行成本，提高财务核算的准确性和教职员工的财务满意度，最终实现财务的高效益运转[1]。二、财务报销流程再造设计财务报销流程再造的基础是信息化平台的集成与建设，财务报销系统的信息化集成包括财务报销系统、政府采购云平台、差旅商务平台、OCR技术平台、发票查验平台、在线答疑交流平台、电子签名系统、公务卡交互系统、银校互联系统。该信息化集成中，财务报销系统处于核心地位，其余为财务报销系统顺利运行的辅助系统，具体构思设计如下。（一）网上采购在经济业务发生之初，报销人员可以利用政府采购云平台、差旅商务平台与财务报销系统的集成，直接在财务报销系统中进行相关的采购业务。比如，报销人员在接到外出培训的通知时，可以自行登录财务报销系统，借助差旅商务平台，网上填制出差申请单，随时随地发出出差申请，并可以实时跟踪审批详情，这样，报销人员可避免仅就出差申请单往返领导办公室签字的情形。出差申请得到批准后，报销人员可以在财务报销系统中进行车票、酒店、餐饮馆的预定，无须登录其他网站进行差旅采购的相关预定。同时，公务卡支付功能的开通可解决线下有些采购不能使用公务卡结算、报销人员需自己垫付现金的问题。（二）网上填制、识别单据财务报销系统中的模块设置可以按照经济业务的性质和种类进行分类，具体如差旅费报销模块、培训费报销模块、办公费报销模块等，在每个模块中预先设定相应的报销制度、报销指南路径和填制样本，开设历史报销票据的信息查询功能，导入规范粘贴单据的讲解视频。这样，在经济业务发生之时，报销人员可以预先登陆财务报销系统查询相应的制度要求，明确报销标准、发票要求、所需附件类型，做到心中有数，在填制报销单据时，可以参照样本或具体的历史报销票据进行填制[2]。财务报销系统中引入的OCR（OpticalCharacterRecognition）技术，通过扫描、拍照，可以实现对票据的自动识别、读取和存储功能，可提高后续财务结算和记账的效率和准确率[3]。同时，OCR平台还可以将提取的发票代码、发票专用章等信息自动上传至税务系统的发票查验平台中，查验平台对发票的真伪进行实时验证并同步反馈验证结果。（三）网上“审核+审签”借助财务报销系统中开设的审核功能，财务人员可以依据财务制度对系统中的待报销事项进行审核，包括票据填制是否规范、报销金额是否超标、附件是否符合要求、发票是否伪造等，同时可以借助在线答疑交流平台对不明确的地方进行询问、请示。如果票据存在问题，财务人员可以进行网上退单，并提出修改完善意见，票据便可自动退到“网上填制、识别单据”环节，报销人员据此完善票据信息后，财务人员再次进行网上审核，最终审核无误后，待报销票据自动进入待审签环节。待审签环节中，可以依托电子签名系统，在财务报销系统中设置审批流程，明确审批权限。待报销的票据进入审批流程后，财务报销系统自动逐级向有审批权限的领导发出待审批的消息提醒，审批领导可以在自身权限范围内对待审批事项进行询问、提出意见或建议，待无疑义后进行本级签批。（四）网上结算在银校互联模式下，财务报销系统可与开户银行的业务系统实现无缝对接。网上审签环节完成后，报销人员将待报销的纸质票据交到财务科办公室，财务人员将其与财务报销系统中的电子票据进行核实，核实无误后，待支付信息可以自动传递到银行的业务系统中，实现在线支付。在线支付完成后，财务人员可登录网上银行，自行打印银行回单，及时完成记账。三、财务报销流程再造效果分析（一）财务报销流程再造将实现财务报销的高效性财务报销流程再造利用信息化技术，依托多元化平台，将财务报销由线下转移到线上、由依靠人工完成转变成依靠信息技术完成。财务报销系统中开设的历史报销票据的查询功能，报销人员在填制新的报销单据时可以随时随地进行参考借鉴，对不明确或遗忘的地方通过自行查阅制度、历史单据解决。通过网上查阅粘贴单据的讲解视频，报销人员可以自主完成单据整理工作，可有效减少对财务人员时间上的低效益占用。借助OCR技术，财务人员无须再人工登陆查验平台、手工录入发票代码等信息，对于查不到的发票也无须电话请求税务局帮忙核验，系统的自动验证将会提高财务运行效率、降低差错风险。网上“审核+审签”待报销票据的实施，可有效避免报销人员反复往返于财务科、各级领导办公室之间审核、签字情形的出现。同时，财务报销手机APP的应用将会打破时间空间的限制，财务人员在忙碌时节可以实现集中审核，节约财务时间，领导人外出时也可以对紧急事项进行审签，保证工作顺利推进。在线支付的实施使得系统自动识别待支付金额，避免了反复重开支票现象的发生。银行回单的网上打印，可有效解决出纳跑去银行人工打印回单带来的财务支付附件滞后、后续逐笔添加银行回单的问题，减少了财务人员的时间耗费。财务报销流程再造将会极大缩短整个财务报销流程、显著提升财务报销效率[4]。（二）财务报销流程再造将推动财务建设的信息化财务报销流程再造依托互联网技术，可实现系统外网与财务内网的有效融合，打破信息资源的割裂状态，促进数据信息的流通与共享，比如利用多元化平台的智能集成，报销人员和财务人员仅仅在财务报销系统中就可以分别完成差旅商品的采购和发票的自动查验、在线结算支付，无须逐个登陆外网进行相关操作。财务报销系统对财务制度、报销指南、讲解视频等单元的集中设置，将打破财务制度信息闭塞的状态，充分实现财务资讯的共享。在财务报销系统中，从经济业务发生之初直至整个报销流程的结束，财务信息只需被采集一次便可实现后续环节的数据共享，信息通道的打通，将极大提高财务核算的准确率。同时，财务报销系统对发生的每一笔经济业务进行实时记录，报销人员可以实现对单据的实时跟踪，单据在流转过程中自动形成了信息流，报销人员可随时随地掌握待报销单据在各个环节中的反馈信息，信息查询既方便又快捷。（三）财务报销流程再造将提高内控机制的严密性财务报销流程再造将有利于风险评估体系的建立健全，可以有效规避内部控制的潜在风险。结合云计算技术，财务报销系统可以对财务报销数据进行自动管理，对潜在的财务风险进行评估分析，自动形成具有一定规律的风险特征，财务人员可以依据该风险特征制定相应的应对措施，在风险不慎发生时，相关人员可以迅速做出反应，最大程度降低财务风险带来的损失。财务报销流程再造将实现对预算的实时控制，在经济业务发生之前，报销人员可以进行预算模拟测试，在财务报销系统中录入虚拟支出，系统则依据经济分类自动与年初已录入的预算指标进行分析比对，对超预算支出和无预算支出发出预警，事前将报销支出控制在合理范围内。财务报销流程再造将强化财务内部的监督与监测，利用大数据技术的分析比对功能，财务人员可以及时发现财务差错，以对公支付结算为例，通过在线读取报销金额，财务报销系统的在线支付功能将有效避免付款金额的错误或重复付款情况的出现，很大程度上会降低账实不符的风险。（四）财务报销流程再造将推动管理会计的实践化财务报销流程再造将打破时空限制，财务人员可以利用多种工具方法对实时共享的数据信息进行分析与整理，实现财务数据对业务决策的指导，财务分析的重要性将会在战略管理中凸显出来，有利于国有资源的有效配置。同时，财务报销系统在对费用支出实现自动横向分析比较的基础上，也将会实现与历史支出数据的比对，有利于财务人员把握成本支出趋势，可以为管理者制定目标提供有力的数据支撑，进而实现对成本的科学控制，提高财政资金的使用效益。财务报销流程再造下，重复性的财务工作被计算机取代，这将为财务人员的顺利转型提供前提条件，有利于财务人员实现从会计核算人员向会计管理人员的转变，更进一步可以实现从会计到财务负责人再到财务分管领导的职业发展[5]。四、财务报销流程再造实施建议（一）强化组织保障财务报销流程再造是数字化校园建设的重要组成部分，其顺利实施离不开强有力的组织保障。单位应当成立财务信息化建设领导小组，由校长担任组长、副校长担任副组长、财务人员和各科室主任担任成员，负责组织和领导财务信息化建设的落实。在组织实施财务信息化之前，学校“一把手”应当首先转变思维理念，提高财务数据对决策重要性的认知，以战略眼光看待财务管理工作，将财务管理视为单位管理的重要组成部分，在财务报销中积极推动信息技术的充分融入。其次校长要加强思想引导，财务信息化的引入涉及管理权限的重划与调整，势必影响到某些科室主任的个人利益[6]，应对其着重加强引导，使其服从大局。在财务信息化建设领导小组成员思想得到统一后，学校要加强宣传，引导其他教职员工转变财务报销理念，以开放的姿态接受先进的管理理念，逐步推进财务报销流程再造的实施。最后学校要加强各科室间的协调配合，对其进行统一管理，建立统一的信息平台、使用统一的数据交换中心、采用统一的财务管理软件以及信息编码标准，保证数据得以顺利传输，促进财务信息资源的整合。（二）强化技术支撑财务报销流程再造是多元化平台的智能集成，其顺利运行离不开信息技术的支撑。中小学校应当积极调研，选取既能熟练掌握信息技术又能熟知财务知识的信息平台开发商进行平台的研究与开发。在财务软件的研发阶段，单位应当与技术人员充分沟通，对单位广大教职员工的信息技术水平和财务收支特点进行说明，便于技术人员依据单位现状及未来可能的需求设置财务报销系统的主界面，主界面应当简洁明了，便于日后财务人员与广大非财务人员的顺利操作。同时，在这个多元化平台中，教职员工为开展业务需要随时切换财务内网与外网，数据的交互使财务信息安全面临严峻挑战，因此，技术人员既要安装防火墙软件，防止黑客、木马以及病毒的肆意侵入，又要安装防水墙系统，防止财务信息从内部泄露，通过“两道墙”的双重保护，确保财务信息的安全可靠。在财务软件的运行阶段，操作人员应当及时反馈系统存在的问题或者可以进一步优化的意见，技术人员据此进行软件的再设置，同时，技术人员要不断进行系统的更新换代与升级，升级过程中做好信息的防护，避免财务信息失真。（三）强化资金支持财务报销流程再造是一项巨大的工程，需要耗费大量的财力。从调研项目、交流学习、考察开发商、机构整合到系统软件、配套硬件设备的购入，再到财务报销系统的试运行、广大教职工的培训、后期运维与更新换代等，财务报销流程再造无不需要资金做后盾，仅靠拨付的日常公用经费难以推行。因此，学校可以向主管部门、财政部门申请专项资金，请求相关部门的支持，以此避免挤占公用经费而影响单位的正常运转。专项经费下拨后，学校要严格实行专项管理，单设明细科目进行收支核算，规范支付结算方式，严格控制开支范围，精打细算，对每一项开支都要求问效。同时，要严守财经纪律，做到教学业务经费对专项经费的“不挤占、不扩面”，杜绝挪用侵吞财务报销流程再造的专项经费，财务信息化建设领导小组和相关部门要不定期对专项经费的使用情况进行自查和监督，确保专项经费花在刀刃上，保障财务报销流程再造的顺利推进。（四）强化队伍建设财务报销流程的再造离不开高素质的人才队伍。首先，应该扩大财务人员规模，招录会计专业人才，合理安排人员配置，安排专人对财务报销流程再造进行研究，参与财务报销流程再造的调研工作，为财务报销流程再造的实施提供充足的人力资源。其次，设置财务报销助理，基层学校的财务人员除财务报销工作外，往往还有诸如预决算编制、工资调整、社保金缴纳等其他工