外贸跟单理论与实务之物料采购跟单概述

5物料采购跟单国际商务教研室陈园园外贸跟单理论与实务学期考评AssessmentFormofAssessmentNatureofAssessmentFormatWeightingAttendanceIndividualN/A10%ParticipationIndividualN/A10%PracticalTrainingExercisesIndividualWritten30%FinalExaminationIndividualWritten50%样品跟单大货跟单交付结算跟单订单审核管理和效劳跟单跟单根本流程包括原材料采购、生产进度、生产质量、包装、运输等跟单任务知识模块物料采购概述物料采购跟单的根本要求物料采购跟单的根本流程物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单方法1、物料采购概述物料采购含义物料采购指企业为了完成既定的产品生产的需要，以事先规定的方式、方法和程序，对物料〔包括原材料、设备、仪器仪表、软件及技术效劳〕的购置。物料采购不仅是指具体的采购过程，而且也是对采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称。物料采购的起因

1.生产企业因生产交货需要2.生产企业因产品〔成套〕配套生产需要3.外贸公司等因来料加工、供料加工需要4.外贸公司因成套出口需要5.外贸公司在物料价格看涨时为锁定本钱企业物料采购的内容原料辅助材料半成品成品固定设备MRO物品〔Maintenance,Repair,Operation〕物料采购跟单的含义物料采购跟单物料〔面料、零部件、辅料〕采购跟单是指跟单员根据外贸合同所列明的品名、规格、质量、数量和交货期等条款向国内有关原材料供给商进行采购，并及时向加工生产企业提供，保证出口商品的有序生产。2、物料采购跟单的根本要求〔重要考点〕物料采购跟单根本要求适当的交货时间适当的交货质量适当的交货地点适当的交货数量适当的交货价格一、适当的交货时间〔一〕延迟交货会增加企业的生产本钱由于原材料进货的延误，出现生产待料空等或延误，导致生产效率下降。为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人工费用增加。采用替代品或使用低品质的原材料，造成产品质量不符合要求，引起纠纷。交货延误的频率越高，跟催工作费用就越高。一、适当的交货时间〔二〕提早交货会增加经营本钱不急于要用的货品提早交货，会增加采购方仓储费、短途搬运费等费用。供给商提前交货，采购方提前，增加采购方库存货物的资金占用时间，导致资金使用效率下降。允许供给商提早交货，会导致供给商发生其他交货的延迟。因为供给商为提高自身资金使用效率，会优先生产高价格的货品以提早交货，会造成其他低价格产品的延迟交货。二、适当的交货质量原材料质量达不到企业使用要求：会导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，增加大量的管理费用。会导致企业在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加。会导致生产线返工增多，降低生产效率。会导致生产方案推迟，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度。会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丧失客户。三、适当的交货地点适宜的交货地点：只要离企业最近、方便企业装卸运输的地点。比方港口、物流中心企业的仓库。因此跟单员应重点选择那些离企业近，交通方便的供给商。因为交货地点不当，会增加原材料的运输、装卸和保管本钱。四、适当的交货数量跟单员应根据资金、资金周转率、储存运输本钱、原材料采购方案等综合计算出最经济的交货量。效益如下：采购所需要的数量，不会或很少产生仓库库存，可以节省仓储费用，防止装卸费用增加。采购所需要的数量，不会发生因产品设计变更或采用替代材料时而出现库存呆料，既节省材料款，又不会是仓储费用持续发生。每次交货的物料刚好满足企业使用，不会产生过多的库存。五、适当的交货价格多渠道获得商品报价一般多渠道报价的供给商应不少于五家。在询价时应进行压价和还价，以了解和掌握最低的市场价位。比价将不同供给商报价单中的条件转化为相对一致后，比较最低报价信息。议价筛选出价格最适当的两至三家报价进入议价。定价〔正式采购价〕确定双方可接受的价格。跟单员一般对每个产品的采购，需保存三个以上供给商的报价，让供给商知道有竞争者。他们会努力改善合作关系，企业才会获得更好的报价和效劳。交货时间合理交货地点合理交货数量合理交货价格合理交货质量合理原材料采购跟单的要求只要离企业最近，方便企业装卸运输的地点都是适当的交货地点适当的交货时间是采购跟单的中心任务够用就好尽可能保有三个以上供给商的报价打样时应令厂方同时报来耗量,如同款由不同工厂打样,更应令各厂同时报来以便比较核对!满足企业的使用需要单项选择题在原材料采购过程中，提早交货可能会导致〔〕。增加供货方的生产本钱增加收货方的经营本钱增加收货方员工数量增加收货方的距离答案：B单项选择题在原材料采购过程中，采购方可以通过以下〔〕方式获得适当的交货价格。获取多渠道的价格获取多渠道的信息获取多渠道的人员获取多渠道的地方答案：A单项选择题在原材料采购过程中，采购方需要获得适当的交货数量，其中‘适当’含义是〔〕减少仓储费用减少人力资源本钱减少从业岗位减少资源消耗答案：A单项选择题在原材料采购过程中，采购方需要获得适当的交货质量，其中‘适当’含义是〔〕满足企业使用要求满足企业交货要求满足企业生产要求满足企业仓储要求答案：A单项选择题在原材料采购过程中，采购方需要获得适当的交货地点，其中‘适当’含义是〔〕间接筹借企业资源直接提高产品质量减少仓储与运输费用减少成品在途时间答案：C07年考试判断题在原材料、辅料跟单时，跟单员的中心任务是重点跟踪合理的交货期、适宜的价格、符合合同要求的质量和数量。答案：对08年考试多项选择题外贸跟单员对原材料采购跟单过程的根本要求是〔〕。恰当的交货数量恰当的交货时间恰当的交货地点恰当的交货质量答案：ABCD3、物料采购跟单的根本流程物料采购的根本流程

确认需求

货物跟催选择供应商

支付货款描述需求

验收货物

订单安排确定价格记录并维护档案结案原材料采购的一般流程采购单的主要内容有原材料的名称、型号与规格、价格、质量要求和交货期等。跟踪原材料供给商的生产加工工艺、原料、加工过程、组装总测和包装入库跟单员应与原材料供给商商定检验日期与地点，并通知检验人员对原材料进行检验，如有问题应及时处理审查/制作物料采购单

内部报批

跟踪物料采购单

物料检验

物料进仓跟单员应协调好原材料供给商与加工企业仓库之间的送货和接收工作，对入库货物、包装和数量及各种单据进行核准签收一、制作/审查?采购物料申请单?采购部门

采购日期年月日需要日期年月日制造单号

采购编号

承办人

序号商品名称型号规格数量单价入库时间总价使用时间

预算金额元总价合计

一、采购原因简述：_____________________________________________________二、供货厂家名称、地址或电话：1.________2.________3._________三、以前曾有类似的采购？□否□是（请写采购编号__________________________）四、是否需要指定品牌：□否□是理由如下：_____________________________________）五、需维护服务？□否□是六、交货地点：___________________________________________________________________七、质量要求：___________________________________________________________________八、资金准备：□否□是

□不足，缺少_________元九、验收时间须超过7天以上？□否□是十、审核批准签字申请部门领导签字

复核人签字

财务部门负责人签字

批准人签字

跟单员在审查?采购原材料辅料申请单?时应关注的问题：1、采购人确实认。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购。

2、确定原材料要求的内容。包括原材料的规格、成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后效劳的速度、次数、地点等。3．以型号规格说明采购的标准。包括厂牌或商标、形状或尺度、化学成分或物理特性、生产方式或制作方法、市场等级、标准规格、样品、图纸、性能、效果、用途等。4．原材料采购量确实认。应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍小于对外合同订单总量。对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核。5、原材料需求日期确实认。制作采购单〔采购合同〕企业的物料采购单，常用于长期合作的供给商。对于新开发的供给商，双方在初次合作时，需要做一个总物料采购合同，明确一系列交易行为，初次合作成功后，一般多转用物料采购单这种简单、快捷的形式。采购单是双方交货、验收、付款的重要依据之一。跟单员负责拟定的采购合同的关键点：原材料名称、价格、质量标准、采购量、交货地点、交货日期等，对于关键原材料必要的时候还需附有图纸、技术标准、标准等。制作采购单确定采购需求1选择认证生产供给商2确定价格及其他采购条件3发出采购单4特别注意：1、制作采购单的制作人必须是业务人员；2、必须书面发出采购单原材料市场及供给商的调查调查内容包括〔1〕原材料市场的规模、容量和特点；〔2〕原材料市场的环境包括两个过程〔1〕初步调查；〔2〕深入调查原材料市场调查原材料供给商调查采购单采购单〔合同〕反面内容在采购单的反面，多有附加条款的规定，亦构成采购单的一局部。采购单二、跟踪物料采购单采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节。对于长期合作、信誉良好的供给商，可以不进行采购单跟踪。但是对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员那么应全力跟踪。1跟踪供给商的生产加工工艺2跟踪原材料入库3跟踪加工过程4跟踪组装总测采购单的跟踪1跟踪包装成品入库5原材料采购的跟催方法：1、一般监视2、预定进度时程的监控3、生产企业的实地查证确定检验日期进行原材料检验

通知检验人员处理质量检验问题三、跟踪物料质量检验

如要求供给商换货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供给商资格等大型零部件、成套设备部件、大型电子装置部件需现场检验；电子元器件、轻小型物品送采购方检验。对紧急原材料、零部件要优先检验。进行原材料检验一般原材料，正常检验程序。重要原材料，质量不稳定的，严加检验。不重要原材料，质量稳定的，放宽检验。检验结果：合格材料、不合格材料不合格材料：致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷检验结果应以数据监测以及相关记录描述为准。

原材料检验报告单合同号原料名称生产单位总数抽验率色号花型两头色差样品两边色差匹间色差强力缩水率疵点情况密度耐热度抽验结果订货意见大货面料的抽查率一般控制在10%，如发现问题再抽取10%做同类查验纺织面料主要瑕疵：布面污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、缸差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、杂纱、异纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等大货面料检查的重点内容是：颜色、破损、污迹、缩水率和克重四、物料进仓

协调送货

12345协调接收

通知进货

原材料入库处理原材料接收问题〔1〕检查即将送达的货物清单信息是否完整〔包括原材料的采购单、型号、数量等〕；〔2〕接收原材料，对应采购单进行核查；〔3〕检查送货单据及装箱单据；〔4〕检查包装与外观，注意原材料检验合格后才能卸货；〔5〕卸货；〔6〕清点原材料；〔7〕搬运人库；〔8〕填写“原材料入库单据〞，注意原材料检验合格后才能填写原材料人库单；〔9〕将原材料人库信息录人存储信息系统中。〔1〕原材料〔零部件〕型号与采购单中的要求不一致；〔2〕未按照采购单中指定的原材料数量送货；〔3〕交货日期不对；〔4〕原材料的包装质量不符合要求等。跟单员要与供给商协调送货时间。如果供给商没有得到采购方许可就送货，会导致仓储费用增加；如果跟单员没有和供给商协调好就要求送货，可能导致物料不能按期到达。在供给商送货前，跟单员要协调好仓库部门的接受工作，否那么会出现供给商送货人员及运输车辆等待较长时间，甚至物料被拉回供给商所在地的情况发生。11年考试多项选择题一般而言，对于不合格的原材料应该采取〔〕。修复使用直接退回隔离存放涂以别的颜色答案：BC4、物料采购跟单中易出现的问题

〔一〕原材料供给商的原因管理能力方面生产交货时间计算错误，生产、采购进程管理不健全，质量管理不到位，对再转包管理不严，交货期责任意识不强。生产能力方面超过产能接单；临时急单插入；小批量订单需合起来生产；需调度的材料、零配件采购延迟，生产量掌握不准确；不合格品产生较多。技术能力方面超过技术工艺标准接单；对新下单产品不熟悉；机器设备故障率高。其他方面员工工资低造成工作不努力；春节期间员工流动量大，节后招工不足；企业经营业绩不佳；经营者考虑调整经营方向等。4、物料采购跟单中易出现的问题

〔二〕原材料采购方的原因管理能力方面（1）采购方对原材料供应商的生产能力或技术能力调查不深入，出现原材料供应商选定失误。（2）采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延迟，造成生产方下道工序加工耽误。（3）采购方对供应商生产工艺等技术指导、图纸接洽、变更说明等不到位，质量要求不明确，造成产品交货不符合要求。信息沟通方面采购方与供应商沟通存在问题，采购单或指示联络事项阐述不清，单方面制定交货期，业务手续不全造成工作耽误。其他方面跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌握供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够。5、物料采购跟单方法跟单员需要再预定的交货期开始前数天提醒供给商，一方面给供给商适当的压力，另一方面可及时掌握供给商是否按期交货或能否交够所需数量等情况的第一手资料，从而尽快采取相应措施。催单的目的是使供给商在必要的时候送达所采购的原材料，以降低企业的经营本钱。5、物料采购跟单方法〔一〕一般监控按采购单跟催：联单法、统计法、跟催箱法、计算机提醒法。定期跟催〔二〕预定进度管理时间〔三〕生产企业实地考察1.事前规划

2.事中执行

3.事后考核包括确定交货日期及数量、了解供给商生产设备利用率、要求供给商提供生产方案表或交货日程表、提高供给商的物料及生产管理、贮备替代来源等。包括了解供给商备料情况和生产效率、提供必要的材料模具或技术支援、加强交货前的催单工作、尽量减少规格变更、及时通知交货期及数量的变更等。包括对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施准备、分析是否需要更换供给商、执行对供给商的奖惩方法、完成物料采购交易后对余料、模具、图纸等收回处理、做好考