年11月关于机关公文处理

机关公文处理常识及需要注意的问题

2012年11月

机关公文是机关运行过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。今年4月，中办、国办印发了《党政机关公文处理工作条例》。国家质检总局、国家标准委员会随之配套发布了《党政机关公文格式》国家标准。今年6月，省委办公厅、省政府办公厅印发了《江苏省党政机关实施〈党政机关公务处理工作条例〉细则（试行）》。一、公文主要种类《党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。与2000年8月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》相比，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。二、公文基本要素

公文一般由发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、印发机关、印发日期、页码等要素组成。有的公文还要根据情况添加份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、抄送机关等要素。

（四）《党政机关公文处理工作条例》规定标题由发文机关名称、事由和文种组成。与2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定有两点差别：一是原来要求公文标题一般应当标明发文机关，现在直接明确发文机关名称是标题的组成部分；二是原来要求公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，现在未提这一要求。需要特别说明的是，转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。

（五）附注用于标注公文印发传达范围等需要说明的事项。三、公文格式规范公文中各要素的标识规则及排版要求，按照国家质检总局、国家标准委员会发布的《党政机关公文格式》国家标准执行。

（一）页面设置：上白边37±1mm，下白边35±1mm，左白边28±1mm，右白边28±1mm；正文用3号仿宋体字，单倍行距，每页22行，每行28个字。（二）份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（三）密级和保密期限一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行；秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（四）紧急程度一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（五）有多个签发人时，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（六）标题一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（七）主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关（抄送机关一般用4号仿宋体字在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排）。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（八）公文首页必须显示正文，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（九）附件编排在正文下空一行。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（十）成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（十一）联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

四、发文字号规定

（一）厅发文字号包括：苏人社党；苏人社党委；苏人社报、苏人社发、苏人社函、苏人社规（仅用于制发规范性文件）、苏人社备（仅用于规范性文件报备）、苏人社人（仅用于干部人事方面有关文件）；苏人社明电、苏人社密电；苏人社复（用于建议、提案答复）；苏人社办、苏人社办函。原则上，政策性文件使用厅文号，事务性文件使用办公室文号。（二）重要会议通知编苏人社函文号，报厅长签发；一般会议通知编苏人社办函文号，报分管厅领导签发，如需要市局主要负责同志参加的，报厅长签发。会议通知应附会议经费预算表，并送规划财务处审核会签后，送办公室核报厅领导签发。（三）培训班通知编苏人社办函文号，且须附会议经费预算表，并送厅人事处、规划财务处审核会签后，方可送厅办公室核报分管厅领导签发。五、公文用印规定公文加盖印章凭有权人签字用印，具体分以下七种情形：（一）使用厅党组印章，凭厅党组书记签字；（二）使用厅印章、厅钢印，凭厅领导签字；（三）使用厅长签名章，凭厅长或其授权人签字；

（四）使用厅办公室印章时，凭厅领导或办公室负责人签字；（五）使用厅直属单位印章，凭本单位领导签字；（六）使用业务专用章，凭该业务分管厅领导或其授权人签字；（七）送外印制文件需取厅印模的，凭厅领导签字到机要室办理手续，印模用后送回机要室注销。六、涉密公文处理（一）公文的密级从低到高依次为秘密、机密和绝密。（二）起草涉密公文必须在保密机上操作，相应产生的过程稿、送审稿、讨论稿、修改稿、征求意见稿以及废页要严格按照保密规定妥善保管，不得随意丢弃。（三）涉密公文应在首页左上角标明份号、密级和保密期限。凡未标明保密期限的，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。（四）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。（五）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。（六）销毁公文由厅机要室统一负责。销毁涉密公文（含密码电报）应进行登记。（七）根据新的《保密法》，非法持有涉密公文、私自销毁涉密公文、通过普通邮政、快递等无保密措施的渠道传递涉密公文、非法复制、记录、存储涉密公文等行为都属于违法行为，情节轻的依法给予处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。七、紧急公文处理（一）公文的紧急程度分“特急”（需7个工作日内办结）、“加急”（需14个工作日内办结），特别紧急的公文应注明时限要求。（二）电报的紧急程度分“特提”（1天内要办）、“特急”（3天内要办）、“加急”（5天内要办）、“平急”（10天内要办）。（三）公文和电报的紧急程度由各承办处室、单位提出，办公室确定。八、公文行文规则

（一）一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。（二）向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事，并需标注联系人。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（六）向上级机关行文，不抄送下级机关。重要行文应当同时抄送直接上级机关。（七）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，我厅不得向市级或县级人民政府行文，确需行文的，应报省政府批准，并在文中注明“经省政府同意”字样。如我厅调整最低工资标准的通知。（八）除以办公室名义外，厅各处室不得以处室名义对外正式行文。厅直属单位因工作需要，可向本条线经办机构发文，不得直接向市、县级人社局发文。（九）规范性公文应经厅政策法规处法核后，再送厅办公室办理。（十）涉及机构、编制、人员安排的公文，统一由厅人事处归口办理。

（十一）省厅发给各市局的普发性文件，应同时发昆山、泰兴、沭阳三县（市）人社局。九、领导批示办理对省政府领导同志明确要求我厅办理并报告办理结果，及批请厅领导研究处理的批示件，责任处室、单位要抓紧办理，及时向省政府办公厅报告情况（重要情况向省政府报告），并附省政府领导同志批示复印件。对省政府领导同志批请厅领导“阅”、“参阅”、“参考”的批示件，可以不单独行文回复，重要事项除外。十、省政府办文单办理（一）对省政府办公厅办文单转办的公文，需要省政府审批或属职权范围内的事项，应在7个工作日内办结；需要会相关部门办理的事项，要抓紧会商，在10个工作日内提出意见。特急、紧急公文，以省政府明确的办理时限为准。（二）省政府办文单办理结果的标题一般为《关于省政府办公厅〔××〕政字××号办文单的办理意见》，也可为《关于报送省政府办公厅〔××〕政字××号办文单办理意见的报告》。（三）省政府办文单办理意见一般编苏人社函文号，如用报告文种则编苏人社报文号。十一、政府信息公开

国务院《政府信息公开条例》第九条规定，凡是涉及公民、法人或者其他组织切身利益，需要社会公众广泛知晓或者参与，反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况，以及其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的政府信息，都应依法予以公开。公文即是政府信息的重要组成部分，也是推进政府信息公开的重点。各处室、单位在草拟公文时，应在发文拟稿纸“政府信息是否公开”栏注明该文件是不公开、主动公开还是依申请公开，并相应在文尾附注处标注“此件不公开”、“此件主动公开”或“此件依申请公开”字样，经厅办公室审核后报厅领导审定。对属于应主动公开的文件，各处室、各单位应于文件签发之日起3个工作日内，将纸质文本一式4份报厅机要室（2份交省档案局、2份交南京图书馆），电子文档报厅信息中心。联系人：李晓芳联系电话：83338124电子信箱：zfxx@十二、关于非发文事项的报批（一）除发文事项外，各处室、直属单位需要向厅领导请示或呈报厅领导阅知事项，应使用《江苏省人力资源和社会保障厅呈报单》。（二）各处室、直属单位呈报厅领导阅批的非发文事项涉及相关处室、单位的，应事先进行沟通，必要时会同相关处室、单位联合呈报。（三）各处室、直属单位呈报厅领导阅批事项，应由处室、单位主要负责人在呈报单上签字后送厅办公室，由机要室统一呈报厅领导。（四）省公务员局需呈报厅审批的事项，须由局长审批后再报厅。十三、其他需要说明的问题（一）草拟公文应注意的几个问题：（1）引用公文应先引标题，后引发文字号；（2）公文内使用非规范化简称，应在第一次出现时先用全称并注明简称；（3）请示性公文一定要把请示事项及理由说清楚、说到位。（二）联合发文应把握的几点要求：（1）与其他部门会签文件，由厅主办的，一般由厅长签发；由其他部门主办的，一般由分管厅领导会签；（2）联合行文时，主办机关排列在前。与同级或相应党的机关、军队机关、人民团体联合行文，一般按照党、政、军、群的顺序排列；

（二）联合发文应把握的几点要求：（3）联合行文只标明主办机关发文号；（4）联合行文的成文日期以最后签发人的签发日期为准；（5）外单位与我厅联合发文，须经公文承办人核实成文与原稿相符后用印。（三）使用公文文种常见的错误（1）该用“请示”的用“报告”；（2）表彰类公文使用“决定”、“通报”以外的文种；（3）向同级业务主管部门就其主管事项行文使用“请示”或“报告”；（4）向同级部门或没有隶属关系的上级部门提供或反馈有关情况使用“报告”。（四）报呈省委、省政府的请示、报告由厅主要负责人签发。省公务员局须请示省委、省政府的事项以厅名义上报。（五）公文办理完毕后，应将领导签发件连同3份正式文件交厅机要室，