新员工培训第04讲如何完成您的工作

28十二月2023新员工培训第04讲如何完成您的工作一、接受命令的三个步骤步骤1主管呼叫您的名字时

步骤2记下主管交办事项的重点步骤3理解命令的内容和含义步骤1主管呼叫您的名字时

注意点1用有朝气的声音立刻回答。注意点2不要闷声不响地走向主管。注意点3不要用“做什么”“什么事”等同辈的用语回答。注意点4带着您的记事本，以便随时记下主管的指示。步骤2记下主管交办事项的重点1具有核对的功能，当主管指示完后，您可参考您的记录重复指示的重点，以核对您听到的和主管有无差距。2日后工作进行中，可根据备忘录检查您的工作状况是否正确。3可避免日后如“有没有交待”“有没有听到”之类的纠纷。步骤3理解命令的内容和含义注意点1不清楚的地方，询问清楚为止。这一步叫——确认。注意点2尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容。这一步叫——检验理解。注意点3要让主管把话说完后，再提出意见或疑问。科学的记录方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态

WHEN——指全部工作完成的时间及各步骤完成的时间

WHERE——泛指各项活动发生的场所

WHO——指与命令有关联的对象

WHY——指理由、目的、根据

WHICH——根据前面5个W，做出各种备选方案

HOW——指方法、手段，也就是如何做

HOWMANY——指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化

HOWMUCH——指预算、费用

解决问题的九个步骤

期望目标

实际情况

差距

所谓“问题”是指“期望目标”与“实际情况”间的差距

步骤1——界定问题。首先要找出真正的问题及原因。在决策之前须诊断，清楚界定问题是否存在。问题的原因何在，不应只注重应付问题的表面症状，而忽略了问题的真正所在。

步骤2——分析问题并搜集有关资料。

掌握到问题的真正所在后，便可着手搜集资料，妥善地分析，整理数据。这里给大家介绍一种科学的分析工具：因果图（或叫鱼骨图、石川图）

因果图使用步骤

1：集合有关人员。2：挂一张大白纸，准备2~3支色笔。3：由集合的人员就影响问题的要因发言，发言内容记入图上，中途不可批评或质问。4：时间大约1小时，搜集20~30个原因则可结束。5：就所搜集的原因，何者影响最大，再由大家轮流发言，经大家磋商后，认为影响较大的予圈上红色圈。6：与步骤5一样，针对已圈上一个红圈的若认为最重要的可以再圈上两圈、三圈。7：重新画一张要因图，未上圈的予去除，圈数愈多的列为最优先处理。范例：施乐公司客户不满意的因果图

机械人力客户不满其他方法材料电话信息未经处理

非专业管理

报告不令人满意

未回电话

故障频繁

塞纸

复印质量

供应不足

延期交货

定货问题

帐单错误

发票问题

信用延误

电话服务问题交货太慢

没有修理

步骤3——列举可作选择的解决办法

☆在了解了问题的原因及搜集足够的资料后，必须列举所有可供选择的解决办法。☆一种有效的寻找解决方法的方法：“脑力激荡”法（又叫头脑风暴法）（BrainStorming）。“脑力激荡”法四原则

（1）与会者有意识注意的应是大量的观点，而不是观点的质量

（2）不能批评别人的设想，以防止阻碍创造性设想的出现

（3）自由发言，畅所欲言，主意越新、越怪越好，因为它们一定能够推导出好的观点

（4）不要过分强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重，注意和理解其他小组成员的贡献，这样在民主的环境里激发出更多更好的主意

解决问题的九个步骤（续）步骤4——比较各项备选办法的优劣。步骤5——选出最佳解决问题的办法。步骤6——计划如何实行。步骤7——付诸行动。步骤8——评估整个解决问题的过程。步骤9——下一步。总