2023-2024学术会议白皮书

本文中所有内容，仅供读者学习或交流，禁止商业性或盈利性用途，读者应遵守著作权法的经本公司书面许可，任何单位及个人不得以任何方式或者理由对文中的任何部分进行使改、抄录、传播或与其他产品捆绑使用、销售。目录/目录/CONTENTS 0203百格活动制作《学术会议实战白皮书》背景：适应当前国内外学术会议的需要，提供完善的解决方案。帮助学术会议主办单位提高办会效率，优化会议流程，改善参会者体验。结合数字化趋势，提倡智慧办会的理念，推广在线活动管理工具。学术会议区别于其他会议的主要特点参与人员主要为学术研究者包括高校教师、研究生、研究所和企业的科研人员等等，有时，也包括科研仪器和科技产品的生产和销售人员，部分科技管理人员等等。会议内容主要为学术研究学术会议的主旨是学术交流，会议上交流和研讨的内容是最新的研究进展、存在的问题及解决方法，创新方法和思路，等等。互通有无研究者把最新的研究成果进行会议报告，彼此交流，相互了解大家都在做哪些方面的研究、研究的程度和已达到的高度。互相启发闭门造车、封闭自我、不与同行交流，在科研上是很难有所创新的、有所突破的，参加学术会议，正是要求学者们互相借鉴，了解他人的观点和做法，可能对研究卡点有所启发。征文管理困难征文管理困难评审流程繁琐复杂会议材料查询困难•会议相关材料管理困难。•会议报销材料下载困难。物料数量评估困难物料数量评估困难学术日程编排困难学术日程编排困难房损问题房损问题学术会议流程参考电脑端网页、移动端微站搭建完成大会筹备启动通知提交论文大会筹备启动征文截止，进入评审阶段通知论文结果查询会议日程编排、出程序册会议费缴纳酒店预定大会报到r确定工作组人员确定核心供应商确定工作组人员确定核心供应商参会与财务管理评审与结果通知大会宣发注册与征文学术会议常见分组01确定工作组人员学术会议常见分组01确定工作组人员组别职能场内：现场报道、现场材料PPT、现场墙报张贴确定核心供应商确定工作组人员确定核心供应商确定工作组人员参会与财务管理评审与结果通知大会宣发注册与征文02确定核心供应商确定核心供应商确定工作组人员确定核心供应商确定工作组人员参会与财务管理评审与结果通知大会宣发注册与征文构建官网构建官网建设官网，往往是驱动学术会议筹备的核心环节申请独立域名申请独立域名首先，给专业学术官网设置一个独立域名吧！全国高分子学术论文报告会独立域名：/学术会议官网视觉设计官网设计学术会议官网视觉设计官网设计网站主体内容网站设计风格官网结构官网结构会议标题banner网站结构会议标题banner网站结构学术官网名称、主办单位、承代表注册论文提交结果查询酒店预定各模块点击进入详情页面大会常见QA官网结构官网结构学术官网导航栏设计参考首页组织架构大会报告会议日程注册缴费征文投稿参会注册报到指南会议日程参会注册报到指南会议日程分会报告安排大会议题分会主席征文要求论文查询共同主办和承办单位组织委员会会议秘书处酒店预订参展赞助资料下载酒店预订参展赞助资料下载酒店信息一览表招商与招展资料下载当地简介酒店推荐参展与赞助标准往届回顾会场介绍展区示意图及预订交通指南赞助商及展商官网结构学术会议官网结构参考案例官网结构前期提供信息报名信息规划前期提供信息报名信息规划开放报名前，符合学术会议签到的注册信息规划•统计区域：为了平衡各区域的权益，如奖项评选、报告人员安排等。•统计身份：正式代表、学生代表、VIP嘉宾、院士等，涉及接送、住宿、就餐、胸大会通知推送规划大会通知推送规划大会通知规划大会通知规划大会宣传推广百格活动联合MarketUP同步宣传推广大会宣传推广会前参会者报名活动MarketUP小助手通知接待人员获知报名信息及时提醒参会预预热主办方基于会议背景分发内容材料参会者利用MarketUP触达浏览会议介绍浏览会议介绍浏览嘉宾信息浏览嘉宾信息浏览会议日程浏览会议日程洞察参会意向接待人员针对性跟进会会中大会主办方利用MarketUP触达抽奖互动抽奖互动资料分发资料分发添加微信添加微信参会者行为轨迹记录至数据库及时获悉参会者需求原来：主办方忙忙碌碌现在：服务公司协同管理服务公司提案服务公司与主办方沟通确认服务公司辅助主办方操办服务公司服务公司=咨询角色打开主办方的筹备思维充当主办方的大脑做好主办方的左膀右臂确定核心供应商确定工作组人员确定核心供应商确定工作组人员参会与财务管理评审与结果通知大会宣发注册与征文开放征文前的准备工作04注册与征文••••间•简要告知开放酒店•通知会议地点周边核心交通站点、往主办方论文征集主办方论文征集0404注册与征文摘要配置管理摘要管理评审嘉宾参会代表注册填写信息提交摘要参会代表注册填写信息提交摘要0404注册与征文参会代表填写个人信息，在线提交摘要或论文进入评审状态后，征文不再支持修改和删除在线缴费在线缴费确定核心供应商确定工作组人员注册与征文确定核心供应商确定工作组人员注册与征文参会与财务管理大会宣发评审与结果通知评审前的准备工作评审前的准备工作05评审与结果通知人员安排人员安排评审培训评审培训征文评审流程05评审与结果通知征文评审流程05评审与结果通知 返回修改 论文评审录用 未录用未录用参会者查询结果05评审与结果通知参会者查询结果05评审与结果通知参考样例：评审结果无异议后，主办方可向参会人员发送接受函。百格系统内可自生成接受多渠道查询录用结果函模板，一键发送即可。确定核心供应商确定工作组人员确定核心供应商确定工作组人员参会与财务管理评审与结果通知大会宣发注册与征文1编排日程1主办方提前确认各分主办方提前确认各分会的具体时间区间及3通知查询将日程进行最后的将日程进行最后的确认，以确保所有4程序册制作根据编排好的日程，根据编排好的日程，制作学术会议的相关按场地按专题按场地按专题利用百格活动进行多维度议程编排按日期按日期搜索主会场名称、分会场名称、专题名称等关键字•大会主办方授权各分会日程编排权限，分会主席线上联•分会主席可安排日程编排，初步完成编排后可通过系统157页的程序册重新调整再生成只需30秒！议程印刷议程印刷会议背景资料、海报、座位卡等宣会议背景资料、海报、座位卡等宣传物品特点注意点会议手册、论文集、会议手册、论文集、日程表等文档特点注意点确保每一页的内容都能够完参会证书、邀请函等个性化物品参会证书、邀请函等个性化物品特点注意点确保每个物品都能够完全展示出其个性化的特点，不会因为裁剪而影响整体议程印刷 议程印刷 4•考虑材料的质量、稳定性、适印性等因素•确保印刷出来的文件能够持久保存且具有良好的阅读体验 •纸质版则需考虑到装订方式、纸张质量和印刷效果等因素•实行起草单位第一责任人制、会议秘书工作机构等方式多次校核2 •通常以简约、稳重的色彩搭配为主5确定核心供应商确定工作组人员注册与征文确定核心供应商确定工作组人员注册与征文评审与结果通知大会宣发参会与财务管理参会代表类型正价票正式代表07参会与财务管理参会代表类型正价票正式代表07参会与财务管理学术会议注册类型门票类型门票类型早鸟票学生代表早鸟票国内07参会与财务管理国内07参会与财务管理国际国际学术会议收款方式结算并换算成您的当地货币。因汇率浮动实际扣●微信支付07参会与财务管理07参会与财务管理快速开具海量发票使用百格系统进行电子开票，1人支持几千张发票开出！会场布置PPT管理会场布置PPT管理餐饮与住宿志愿者管理现场报到交通管理会场布置人均1.1-1.2㎡人均1.0-1.1㎡人均0.93-1.0㎡会场布置人均1.1-1.2㎡人均1.0-1.1㎡人均0.93-1.0㎡空间布局根据参会人数和活动形式，可以调整会议室的空间布局，常见的布局形式包括剧场式、教室式、鸟巢式等，确保参会者能够充分参空间布局与和交流。投影仪便于准确地展示各种颜色的细微差别，尤其是对于一些科学、医学投影仪太高或太低都可能影响参会人员的视觉体验和投影内容的由于学术会议的时间往往较长，需要投影仪具有耐用性和学术会议往往需要在短时间内迅速搭建和拆卸会议室，因此投影仪投影仪需支持多种格式的文件和设备，如PC、笔记本、iPad，能会场布置屏幕与音响确保画质和音质没有屏幕分辨率清晰，适合观看，根据需要使用可靠的远程交流系统，例如百格活动确保主控端和被控远程连线确保远程连接的硬件会场布置屏幕与音响确保画质和音质没有屏幕分辨率清晰，适合观看，根据需要使用可靠的远程交流系统，例如百格活动确保主控端和被控远程连线确保远程连接的硬件设备（如电脑、手机硬件设备确保远程连接的两个端点（即主控端和被控端）的网络环境稳端都有足够的权限问题问题，保证PPT的细节得以呈现，会场前后在进行远程连接时，在进行远程连接时，注意保护嘉宾隐私和数据安全，可使用加并且必要时才允许远会场布置PPT管理会场布置PPT管理餐饮与住宿志愿者管理现场报到交通管理报到处方案（参考）报到处方案（参考）02现场报到已缴费通道1通道2通道3通道4通道5通道6通道7通道8通道9通道展商通道绿色通道1绿色通道2绿色通道3刷身份证签到领取胸卡未携带身份证、特殊情况签到未缴费现场缴费通道1现场缴费通道2现场缴费通道3打印信息表财务收款打印胸卡打印信息表财务收款打印胸卡打印信息表财务收款打印胸卡2.签到台总长20m：刷身份证通道、展商通道、绿色通道均1m宽；现场缴费通02现场报到报到处物料清单（参考）02现场报到报到桌背景板物资身份证签到人脸识别身份证签到人脸识别0202现场报到多种签到方式提前科学布置签到通道，设置签到路线，签到同步完成胸卡打印，引导嘉宾入席就坐。百格有多种现场签到方式可供选择：微光扫码、人脸识别、RFID、分会场人员进出控制及信息采集。PC端签到微光扫码RFID13cm5.7cm1.3cm胸卡设计（参考）0.6cm0.5cm.13cm5.7cm1.3cm胸卡设计（参考）0.6cm0.5cm.0.6cm0.5cm02现场报到注意事项注意事项4、不同的参会人员（参会代表、VIP、志愿者等等）有不同的胸卡类02现场报到02现场报到自动胸卡打印会场布置PPT管理会场布置PPT管理餐饮与住宿志愿者管理现场报到交通管理分会场PPT管理技巧分会场PPT管理技巧时间管理为每个演讲者规定时间限制时间管理为每个演讲者规定时间限制，控制会议进程。在终端打开，及时调整配置。调整投影设置调整投影设置小的字体或过于亮或暗的颜色。PPT管理PPT管理到一个可访问的位置，以应对任何技术问题。提供备用计划准备应对技术故障或其他问题的备用提供备用计划准备应对技术故障或其他问题的备用计划，如备用计算机或手写演示。提前测试翻页笔，确保按钮无损坏，电量充足。保证清晰度•储存和管T播放流畅使用百格活动进行PPT、演讲稿等会议文件的分发和整理，避免传递时的错漏，减少逐个跑场替换等情况，节约时间和人力成本，提高效率。协助嘉宾控制节奏协助嘉宾控制节奏帮助主办方管控会议进程会场布置PPT管理会场布置PPT管理餐饮与住宿志愿者管理现场报到交通管理餐饮管理餐饮管理），04餐饮与住宿04餐饮与住宿04餐饮与住宿餐票上注明餐厅类型和位置，提醒参会餐票可与胸卡一体化设计，避免丢失遗住宿管理住宿管理04餐饮与住宿住宿管理04餐饮与住宿住宿管理04餐饮与住宿在预订房间时，要求与会者支付一定金额的押金。押金在会议结束后退还或者用于抵扣实际为了提供VIP体验，只允许购买VIP门票的与会者预订特定的高档酒店。在百格系统中可百格活动如何帮助主办方减少房损？百格可设置与会者在预订房间时支付完整的房费，而不是只支付押金，减少无故取消预订的会场布置PPT管理会场布置PPT管理餐饮与住宿志愿者管理现场报到交通管理05交通管理05交通管理大型会议需安排驳车会议规模大，涉及多个住宿酒店，需根据确定主要接送站点、设置交通提示明确会议城市的核心高铁站、飞机场，在出入口设置抵达酒店的交通指示，根据情况安排接送站点。交通交通管理核心嘉宾接待核心嘉宾安排专车1对1接送，并提前告知息、会面地点、行程路线等。会场布置PPT管理会场布置PPT管理餐饮与住宿志愿者管理现场报到交通管理人员管理人员管理岗位安排06志愿者管理志愿者征集志愿者分配会0学术会议会后数据统计篇0101数据统计的必要性为了不断优化办会效率和效果，主办方需要分析每次会议的数据。在百格活动的后台可查看相关数据，帮助主办方高效监测。