公司档案库房管理制度范本

第页共页公司档案库房管理制度范本第一章总则第一条目的和依据为了规范公司档案库房的管理工作，保证档案的安全和使用效能，特制定本管理制度。本制度依据国家档案管理有关法律法规，并结合实际情况进行制定。第二条适用范围本制度适用于公司档案库房的管理工作，包括档案的存放、检索、移交和销毁等方面。第三条管理原则档案库房管理应遵循以下原则：1.保护档案的完整性和可追溯性；2.档案资料的存放和使用应遵循分类管理的原则；3.严格控制档案库房的进出流程，确保安全性；4.档案的利用应符合公司实际需求，提高工作效能；5.强调档案管理的责任制和监督制度。第二章档案库房的设立和管理第四条档案库房的设立1.公司应设立适当的档案库房，用以保存公司档案资源。2.档案库房的选址应考虑安全、气候条件、通风状况等因素。3.档案库房的构造应符合防火、防潮、防尘、防虫等要求。第五条档案库房的管理责任人1.公司应指定专职人员负责档案库房的管理，确保库房的日常运行和安全。2.档案库房管理责任人应熟悉档案管理规定和操作规程，并定期接受培训。第六条档案库房的布局和标识1.档案库房应根据档案的数量和种类进行合理布局，确保档案的顺畅存取。2.档案库房的存储设备和器材应合理配置，便于档案的保护和检索。3.档案库房应设置明显的标识，指示档案的位置和存储单位。第七条档案库房的进出管理1.档案库房的进出应有明确的登记记录，包括进出人员、时间和目的等信息。2.进出档案库房的人员应经过身份确认和核实，并遵守库房的相关规定。第三章档案的归档管理第八条档案的归档责任人1.公司应指定专人负责档案的归档工作，确保档案的有序存放和检索。2.档案归档责任人应熟悉档案管理规定，掌握档案文件的分类和整理方法。第九条档案的分类和整理1.档案的分类应根据档案的性质、用途和时效等因素进行合理编制。2.档案的整理应遵循一定的标准和方法，包括文件编号、文件目录、文件注释等。3.同一类档案应尽量放置于同一存储位置，并标明相关信息和日期。第十条档案的装订和封存1.档案文件应采用合适的装订方式，以确保文件的完整和安全。2.档案封存时应注明封存日期和封存责任人，并进行相应的封存手续。第四章档案的借阅管理第十一条档案的借阅申请1.公司内部人员借阅档案应提出正式申请，并注明借阅目的和时间等信息。2.借阅申请应得到上级主管部门的审批，确保借阅的合法性和必要性。第十二条档案的借阅手续1.批准借阅的档案应由库房管理责任人进行借阅手续，包括添写借阅记录、办理借阅手续等。2.档案的借阅期限一般不超过30天，并可根据实际需要进行适当延期。第十三条档案的返还与销毁1.档案借阅者应按规定归还档案，并注明借阅情况和使用效果等。2.档案库房管理责任人应定期核对借阅档案，逾期不归还或不能归还的应及时采取相应措施。3.档案的销毁应经过审批并按照相应的程序进行，以确保档案信息的安全和保密。第五章档案的维护与保护第十四条档案的维护工作1.档案库房管理责任人应定期检查和保养档案，以确保其完好无损。2.档案库房的环境应保持干燥、通风，并定期进行清洁和防虫处理等工作。第十五条档案的安全和保密1.档案库房应严格控制进出口，避免非法人员进入并窃取档案信息。2.档案库房的防火设施应符合相关要求，并进行定期的检查和维护。3.档案库房内的档案信息应进行严格的保密控制，严禁泄露或外传。第十六条档案的数字化和备份1.公司应根据实际需要进行档案的数字化处理，以提高档案信息的获取和使用效能。2.档案的数字化应符合相关规定，包括数据安全、备份和恢复等方面的要求。第六章管理制度的执行和监督第十七条监督人员和监督方式公司应设立档案管理监督机构，负责对档案库房的管理制度执行情况进行监督和检查。第十八条违反管理制度的处理对于违反公司档案库房管理制度的行为，将按公司相关制度予以纪律处分，并追究相关人员的法律责任。第十九条本制度的修订本制度的修改和修订应经公司领导同意，并按程序制定并实施。第七章附则第二十条本制度自发