有效会议课程教材

有效会议

1一、定义会议2三种不同的人有些人喜欢开会，因为开会让人有理由不办正事，而且很容易打发时间；有些人讨厌开会，因为开会浪费很多时间，没法办正事；有些人也讨厌开会，但自己却喜欢制造会议，浪费别人的时间。关键词：怎样有效的使用会议？3“文山会海”的原因会议的数量失控；会议的时间失控；会议的质量失控。4研讨专题会议占用您的工作时间约为%；您认为那些会议是重要和必须的？您最不愿意去参加的会议有那些？您认为那些会议可以用其他方式取代？取代的方式是：5会议的起源（中国）中国古代：会议形式：“乡饮酒礼”；会议主持：“宰”；会议目的：祭祀、分配；赵匡胤开会：“杯酒释兵权”！关键词：吃、就是开会！6会议桌上与桌下会议桌上：“中庸之道、大智若愚”；会议桌下：“袖里乾坤、台底交易”；传统文化的影响：重会下交易、轻会上决议。7会议的定义几个关键人物聚合在一起；每人扮演他们各自的角色；讨论他们共同关注的问题；通过讨论并取得某些决定；这些决定是预期要达到的。8会议的目的开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。典型的会议有一个明确的目标，并概括于议程上，议程预先在与会者中传阅。9主要观点对会议的成本进行必要的评估；反复核定所举行会议的必要性；确定会议能否有其他形式实现；会议过多将减少责任延误决策；政策、程序、沟通能减少会议。10应该开多少会彼得杜拉克说，假如一位管理者每天花掉四分之一以上的时间在会议上的话，就足以说明这位管理者办事不富条理，值得检讨。管理者每天面对的会议：营销会议、研发会议、生产会议、计划会议、安全会议、事故会议、人事会议……

11会议数量的失控失控的逻辑：企业全面整改、工作全面提升；问题千头万绪、必须日理万机。关键词：文山会海！12避免会议开会的第一个规则就是尽量避免它们，如果避免不了就限制它们；在大多数机构中，如果坚持以快速和经济的替代方法作出决定，只召开不可替代的、有具体目标与方针的会议，那么会议的次数是可以大为减少的。13召集会议前的思考会议的主题是什么？需要达到什么目的？不召开将意味什么？是否有可取代方式？谁是必须的参加者？他们的角色是什么？会前需做什么准备？是否需要会前沟通？14选择参加会议的人员了解会议主题并有贡献的人；代表受决策影响的部门成员；对会议主题有决策权力的人；将会负责执行会议主题的人。15公司绩效评估EVA----经济价值增加值。

EVA=NOPAT—IC*(D/(D+E)*Kd+E/(D+E)*Rf)NOPAT是税后营业利润，IC是投资成本，D是长期负债，E是所有者权益，Kd是长期负债成本，Rf是无风险收益；EVA从投资者的角度着眼，衡量公司利润是高于还是低于投资者所期望的最低报酬。16绩效管理整体流程17董事会系统1/副总1系统2/副总2系统3/副总3系统5/副总5部门1部门2部门3部门4部门5部门6部门7部门8部门1部门2部门3部门4部门5部门6岗位1岗位2岗位3岗位4岗位5岗位1岗位2岗位3岗位4岗位5战略（EVA）BSCKPI1个人考核表KPI2公司/总经理约束（TOC）系统约束以系统的观点思考考核;有效产出对企业才是有效的；而有效产出取决于公司的“短板”;加强对“短板”的管理才是最有效的；对于“长板”的产出增加对于系统来说不一定有意义。18“短板”问题企业的有效产出取决于“短板”；“短板”制约有效产出，提高了“短板”的效率，就提高了企业的效率；“长板”效率提高，有可能会降低企业效率。19有效产出有效的选择会议寻求解决“短板”的会议“短板”是制约企业发展的重要因素，解决了“短板”，企业就可以增加有效“产出”；以系统思考的角度寻找企业的“短板”，针对“短板”组织会议，解决“短板”；寻找下一个“短板”，再组织会议。20最好的会议最好的会议是只有两方的会议。用一对一面对面会议替代多方会议，是一种值得推荐的方法。21会议的最佳时间早上十点左右：部门工作已交待完毕，适合开工作性质会议。中午：适合做信息交换或开高阶主管会议，最好准备午餐给与会者。下午四点以后：适合做信息交换或开高阶主管会议，并利用想准时下班的心理让会议准时结束。星期一与星期五不宜。22会议时间的失控23

明确目的

建议沟通形成决议

具体措施

二、无效会议

24召开会议的误区缺乏任何实际目标，仅仅是因为习惯；把开会作为完成决策过程的一种方式；作为把个人责任转移到团队上的方法；作为一种策略，以开会的方式达到拖延或扼杀某项目的目的。25问题会议（1）8点开会9点到；9点半钟做报告；抓紧时间睡大觉；举手鼓掌散会了！26问题会议（2）香烟要多茶要好；五男四女开会了；七嘴八舌真热闹；一屋臭烟两泡尿；三山五岳全说到；就是主题忘记了！27问题会议（3）开会之前假请好；老婆别把门等了；太太千万别轻信；开会桑拿谁知道！28问题会议（4）稀里糊涂全去了；稀里糊涂开会了；稀里糊涂说完了；稀里糊涂散会了。29问题会议（5）人人都说开会好；就是时间太长了；领导发言咱叫好；散会内容全忘了！30

三、有效会议

31会议成本因必要的事、聚集必要的人；为某个目标贡献集体的才智；会议最大的成本是与会者的时间。关键词：召集会议之前，必须考虑这些成本。32会议的严格核算计算所有会议成员的工资总额并加上工资额的25%-40%作为其他费用。按照一年260个工作日，每个工作日7小时，全年109200分钟，把费用换算到每分钟。会议时间按分钟计算。用第一项乘以第二项得到会议总花费。列出会议预定结构。把上述计算结果呈给主席，咨询预想的结果是否值得付出相应的会议花费。33会议迟到处罚建议三鞠躬：“对不起，我迟到，请大家原谅”！罚款：每分钟10块钱！处罚理由：你耽误了大家的时间，等于直接造成损失，当然需要赔偿！34会议中禁忌用语可能、大概、差不多；尽量、全力、尽可能；争取、万一、看情况……我代表个人意见…...35改变会议的“概念”过去的概念：会议=模糊的概念；今天的概念：会议=决议的概念；全新的概念：开会去=钉钉子去！36研讨专题会议占用您的工作时间约为%；您认为那些会议是重要和必须的？您最不愿意去参加的会议有那些？您认为那些会议可以用其他方式取代？取代的方式是：37

有效的会议:

解决问题，是健全组织的表征；集思广意、博采众长、团队合作；沟通、协商、参与、互动。38会议的目的明确会议目的考虑目的；考虑细节；评估个人目的；强调目标。39确定会议目的决定会议时间保证人员出席会议的种类

简报性会议；检讨性会议；正式会议；非正式会议；解决问题的会议。40非正式会议解决简单问题;解决突发问题;临时性的会议；小型非正式会议；头脑风暴会议。关键词：简短、快速、实效！41正式会议董事会会议；常务委员会会议；专题讨论大会；临时股东大会。42会议类型确定会议的类型。会议规模尽可能小些；放一块表，以便掌握时间。43不要离题传阅议程及所有的相关材料；会前争取可能的同盟者支持；避免陷阱，重视会前的沟通；应确保就会议目的取得一致。当与会者偏离议程时提醒他们。44会议档案的建立45类别主题目的时间地点身份准备成员评估年度举行会议46会议开始依次讨论议程上的问题获得关于每个问题的意见转入目标做出决定结束会议果断而积极的开始把讨论控制在预定的时间内与会者有效地提出建议找到可行的解决办法各种意见都探讨过商讨可行的办法概括要点并取得一致与会者迟到出现偏离议程的情况与会者之间出现分歧允许其继续争吵争论以僵局告终会议没有结果邀请与会者选择出席者；评估贡献；考虑参加者：提供信息提供意见提供特殊专长授权行动通知与会者。47准备议程编排议程。议程应尽可能简短；试将议程限于一页纸；会议议程的要点：会议日期、时间、地点和目的关于会议的主要目的应尽量明确与会者需要确切知道会议对他们的要求分配给每一项的时间应体现出优先次序时间分配。无人会介意提早结束会议但是会议超过预定时间是令人不快的48确定地点慎重选择会议地点；认真评估环境因素；考察各种类型的会议场所；关注会场音响效果。49安排座位安排座位使就座者保持一臂间距；避免让与会者座于直射的阳光下；要求与会者关闭手机及传呼机；不要用太舒适的椅子，（懒洋洋）。案例：交出您的手机！50会议前的探讨事项

目的？何时？何地？何人需要参加？

方式？资料？议程？设备？记录？

议题讨论顺序？时间分配？

有无冲突？是否需事前沟通？

是否有新成员？是否需先作简报？

茶点？其它设施（停车位、接待室等）？51会议室应准备事项出席者名牌；隔音与空调；笔记本铅笔；插头延长线；会议桌椅子；白板；麦克风；挂画架；复印机；投影机；幻灯机；茶水点心。52出席会议前的准备

仔细阅读分发的文件，并查问清楚；明白自己的目的，争取别人的支持。事先准备提案，但需有应变的准备。53会议中应有的表现

认真倾听、直接回答、澄清疑问、重申要点；针对问题、直截了当、心平气和、控制进度；备有正确的资料支持你的论点；非紧急情况不接听电话；不打断、扰乱别人发言，不窃窃私语。54有效会议的程序（会前）1、拟定会议主题（一个主题）；2、决定与会人员（除非必要）；3、制定会议议程（简明清晰）；4、发出会议简报（提前通知）。55有效会议的程序（会中）1、按时召开会议（7：58分）；2、准时结束会议（速战速决）；3、原则人人发言（规定时限）；4、作出会议记录（必须结论）。56有效会议的程序（会后）1、总结会议决议（简明扼要）；2、发出会议文件（迅速及时）；3、跟进会议成效（重中之重）；4、及时反馈协调（有变则通）。57临时性会议的召开没有桌凳的会议室；必须人人发表意见；5分钟内形成决议；立即散会贯彻执行！58

四、会议报告

59会议议程简报模拟

简报编号：2000-1-A会议主题：满汉全席会议时间：

1月4日22：30至：23：00

会议地点：天堂大厦9楼会议主持：孙与会人员：

张、王、李、赵会议记录：周60会议议程：1、孙：主讲内容：吃好（6分钟）带备资料：刀2、张：主讲内容：吃（5分钟）带备资料：锅3、王：主讲内容：喝（5分钟）带备资料：碗4、李：主讲内容：拉（5分钟）带备资料：瓢5、赵：主讲内容：撒（5分钟）带备资料：勺总结：孙：今天吃饱，明天吃好。（4分钟）会议总时间：30分钟61会议总结简报模拟

简报编号：2000-1-B简报起草人：周To：孙CC：张、王、李、赵简报：1、吃：不吃白不吃、吃了也白吃！（还是要吃）2、喝：茅台五粮液、不如二锅头！（云里雾里）3、拉：酒肉穿肠过、佛祖心中留！（罪过罪过）4、撒：啤酒十大扎、不撒是赢家！（谈何容易）

决议：满汉全席好、就是太贵了。下次：萝卜青菜！附件：决议工作流程（萝卜青菜烹饪程序）62有效会议的关键明确召开会议的目的；掌握组织会议的方法。关键词：形成企业会议的文化！63实例1：计划书的构成对工作目标的描述；对工作进程的描述；对使用资源的描述；对人员需求的描述；对问题与困难的评估；对上级支援需求的描述；对相关部门支援的要求；对完成目标的保证。64实例2：汇报书的构成对工作目标的复述；对工作推进的描述；对工作绩效的评估；对问题与方案的描述；对下一步工作的描述；对上级支援需求的评估；对相关部门支援的评估；对团队成员评估及奖惩建议。65优秀管理文本特征简明扼要、纲举目张；立论清晰、段落分明；格式规范、流程严谨；数据准确、结论量化；承前启后、前瞻规划；活力充沛、适当幽默；封面目录、小处着眼。66“附件”的使用当需要一份独立的文件时；对报告书形成支持的资料；调研、统计、数据、图表；计划、申请、建议、方案。67误区1：“一地鸡毛”事无巨细，平铺直述臭又长；不分重点，飞流直下三千尺；华而不实，革命豪情冲九天；答非所需，东拼西凑大杂烩。68误区2：“我为圆心”以自己的角度写报告；只有自己才看得明白。关键词：计划与总结是为企业目标服务的；决策层所关心的，就是你要写的！69误区3：“八仙过海”无规范格式；无基本程序；无标准用语；无量化指标。70五、有效利用会议71积极参与会议开始前拟定发言稿；收集与会议有关的信息；辨认对立方的观点立场；会前与其他与会者讨论议题。72倾听发言聚精会神地倾听，不要打断别人的发言，让他们把话讲完；尊重他人；“剪接”你的发言，当你在谈判时，须找出双方一致的领域。73处理问题鼓励与会者在例行会议上轮流担任主席。找出弱点主席滥用职权的类型：偏袒一方优柔寡断操纵会议发怒74做备忘录撰写清晰的备忘录要点备忘录应当简短，并应写成笔记形式。及时递交备忘录可以促进对讨论的事项采取果断行动。若会议秘书对一个问题不太明了，他应当与主席进行讨论。备忘录应能让缺席者完全理解。利用会议上的记录，会后直接写出备忘录。在备忘录最后定稿前建议主席阅读一遍。分发和跟踪备忘录75有用的建议会议给人的感觉常是检讨性、质询性、报告性的，改变其内容与形式往往效果卓著；利用餐点、饮料、笑话、音乐及游戏，可提高与会者的兴致与注意力。结束后送张卡片给与会者，不仅可聊表谢意、增加印象，还能为下回的会议铺路。76评估与会技巧（1）选项：⒈从不；⒉有时；⒊常常；⒋总是我让发言者讲完他们的观点后才发言。当我发表一个主张或观点时，我是自信的。当我出错时，我能承认。我紧张时能控制自己的语调。我的身体语言显示自信。每次参加会议我穿着得体。77评估与会技巧（2）会上我仔细倾听他人说些什么；我为所参加的每次会议作好全面的准备；我仔细地回顾以前的会议备忘录；我预先调查其他与会者的看法；出席会议前，我知道我的目标是什么；我与其他与会者拥有共同的目的。78分析12-24分：需要全面注意您的技巧。当您参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目的；25-36分：您在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进；37-48分：在会议中您表现得很好，但不要自满，继续为您参加的每个会议作好准备。79六、主持会议80如何主持会议

主持的责任是领导会议产生结论；保护弱者，约束强者；不只注意发言的人，要观察听众的反应；确使会议达成结论和协议；平常心、幽默感、保持理性；作出会议记录，分送与会者及有关人士；决定下次会议日期、时间与地点。81了解职责主席的职责：保证所有出席者作出贡献；倾听别人的观点；阻止任何消极的策略；总结观点和决定；对难对付的人要坚定。主席可对正式或非正式会议的结果施加巨大的影响，他在会议中保持中立是极为重要的。82善用个人技巧坚持正点开会及处理问题时的坚定性；简明总结要点的能力；应付不同风格和类型的与会者时的灵活性；倾听不同意见时的坦诚和宽容；保证所有观点得以发表并给予同等考虑的公正性。83研究出席者开会前研究一些重要观点的领头人；识别各自的利益；了解个性，包容个性；懂得策略；找出谁是关键与会者研究关键与会者以前所用的策略。识别会议中可能的派别。了解各种个性类型。熟悉那些相反的观点。84在会议上抢先行动以对付破坏会议正常

进行的策略85与会者的策略主席的对策各个击破这种手段是会前在与会者中散布矛盾冲突的信息，试图制造对抗。简要说明事实真相找出谁散布错误信息，准备在会议中重新确立事实以消除误解。支配策略盛气凌人者打断别人讲话并大声发言，企图破坏不太强硬的与会者的信心。挑战挑衅者了解谁是盛气凌人的与会者，在会上通过强调纪律性来对付他们。空洞的大话这种浪费时间的做法包括有人对与讨论内容无关的题目作大声的夸夸其谈的讲话。使大声讲话者安静下来在其他人讲话之前避免与潜在的大声说话者进行目光接触，准备孤立他们。发怒有些人在会上利用发怒作为战术武器以求阻止讨论，并让会议延期。保持平静找出那个利用这种高度破坏性的策略的与会者，如果必要，沉着地将他们逐出会议。掌握会议节奏准时开会；履行议程；有效利用时间；45分钟的时间较理想；规定休息时间；使每个与会者清楚地了解会议的目的。86控制会议读出消极的信号；辨别积极的信号；评估气氛，维持秩序；为同一个目标工作；达成会议决议。87自我提问每个人都有机会表达他们的观点吗？是否遵守了组织的程序规则？您是否牢牢地控制了会议？您是否通过向大家提问而鼓励发言？88维持秩序平息争论，以使会议恢复秩序；防止混乱，把与会者中的大多数争取到自己一边，孤立会议中的扰乱者；必要时运用法律程序；通过改变会议话题改变会议的气氛。89处理会议中的一些特殊问题90问题可行的处理方法借口当谈及一项未完成的工作时，与会者会找借口，如“我忘了”，“这不是我的责任”。在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作。约请某人监督这位与会者，并保证他完成此项工作。将任务转给他人。设伏与会者试图暗中破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。通过揭露他的策略来孤立他。若与会者继续试图阻挠会议，则休会。在极端情况下，将发难者逐出会议。对抗与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。严重混乱与会者开始骂人，不守规则，甚至进行人身攻击，将会议搞得混乱不堪。要求大家遵守秩序。要求该与会者离开，或赶他出去。休会，而且不确定重新集合的时间。处理会议中的闹事者91要求闹事者安静正式要求闹事者遵守规则要求闹事者退出会场强制闹事者离开闹事者继续挑起混乱消极结果闹事者进一步引起混乱闹事者拒绝离开并继续引起混乱闹事者以扰乱治安而被控告闹事者立刻安静下来闹事者停止无礼行为闹事者自愿退出会场闹事者被逐出后平静地离开积极结果后续工作批准备忘录；确保会议追踪并监督会议同意要采取的行动；接受会议秘书有关执行会议决定的进度报告；鼓励与会者提交下次会议希望讨论的事项；决定下次会议的议程，包括上次会议讨论期间出现的一些事项，或上次会议中遗漏或未全面涉及的事项。92会议结束，主席的职责并未终止；进一步的责任包括：运用正规程序93会议操作顺序会议开始批准以前的备忘录处理常规事宜提出议案处理动议通过决议会议闭幕解决正式会议上的问题94问题正确的操作未达法定人数与会者人数未达到作出有效决定所需要的最少人数。休会，确定必须重新召集会议的日期。对法定人数的要求是各种各样的，因此需要加以核对。混乱的与会者与会者不守秩序，进行捣乱，招致被驱逐。征得其他与会者的同意后，驱逐捣乱者。主席退席作为会议主席，在议程结束前，你决定退出会议。必须尽快任命一位新的主席，否则会议会自动结束。收购或兼并的建议当面临敌意收购或兼并时，公司的股权结构会变得不稳定。为了批准投标，你必须提出特殊的解决办法，并得到持有一定股份股东的确认。股东收购通过收集多数股票，股东试图接管一个公司。核查公司的条例，建立正确的操作程序。如果公司在证券交易所上市，适