文件制作的基本要求-EXCEL操作基础篇(ppt 24)

文件制作的基本要求------EXCEL操作基础篇文件制作的基本要求

------EXCEL操作基础篇设定Excel的操作环境『检视』设定Excel的操作环境『计算』设定Excel的操作环境『工具栏』表格的制作格线的合理运用文字的输入日期的输入数字及金额的输入储存格内容的对齐方式工作表的设定－冻结窗格工作表的设定－自动筛选版面设定『页面』版面设定『边界』版面设定『页首』『页尾』版面设定『工作表』表格制作与公式设定工作表的管理E-mail传送档案注意事项设定EXCEL操作环境『检视』操作路径：『工具』→『选项』→『检视』常用工具：网格线：EXCEL中用做参考定位的背景网格线，常用于表格制作完成检视使用。零值：将数字或计算后的答案为零的格位显示空白。设定EXCEL操作环境『计算』操作路径：『工具』→『选项』→『计算』常用工具：手动：EXCEL采用『自动计算』，如果工作表十分庞大或有循环参照的格位时，便需勾选『手动』计算以节省时间及避免重复计算循环参照。

重算所有文件：当勾选『手动』计算，在数据输入完成后记得按『F9』取得计算结果。设定EXCEL操作环境『工具栏』1、操作EXCEL时，如果资料太多而画面太少，希望看到更多画面时，可至工具栏中设定要缩放的比例。(如：100%→75%)2、将不常用的字段拖开，以加大检视及操作范围。(如不用到绘图的快取图案可将其取消)3、将常用的快捷键调至工具栏。(例：取消合并单元格)

操作路径：『工具』→『自定义』→『指令』→『格式』，将『单元格取消合并』拖至工具栏。EXCEL表格的制作制作表格时需要把A栏空出，由B栏开始制作，为的是可清楚的浏览到表格的框线。EXCEL表格的制作『网格线的合理运用』制作表格时，常用网格线来区分内容主次及重点 最粗线---外框虚线或直线---内线第二粗线条---标题栏、合计字段的区分或区块的分割

外框最粗线条标题栏区分用第二粗线条

内线用虚线或直线文字数据的输入字体：『新细明体』：EXCEL自设字体。『细明体』：可将字体的字符宽度统一。『标楷体』：常常显示不清楚笔划较多的文字。『TimesNewRoman』：常用表示英文或数字格式。在表示标题及重点数据时，常常会加大字体或加粗，以示突显。在以浅颜色填充标示重点字段时，须考虑视觉效果及打印的清晰度。如有设定计算式或函数的字段，亦可用颜色标示出来。标楷体显示不清笔划较多的文字细明体可将字符的宽度统一日期的输入如果输入正确的日期格式，日期会自动靠右对齐，如果错误的日期格式，会被当成文字处理而靠左对齐。日期的间隔可用『/』或『-』,为统一日期的表示方法以“YYYY/MM/DD”格式，如：2003/03/23就表示2003年3月23日。当企业日趋国际化，亦可表示成：“DD-MMM-YY”EXCEL自动设定格式会使日期无法对齐，影响表格的美观，可自定义日期格式为『YYYY/MM/DD』，或『DD/MMM/YY』日期的输入自定日期格式的步骤：『格式』或右键单击→『单元格式』→『数字』→『日期』或『自定义』数字及金额的输入数字格式数字一律靠右对齐，加千分位，如有小数位数，统一保留两位或一位小数。金额格式金额需靠右对齐，标示千分位，如加上货币符号，会自动保留两位小数。例：单元格内容的对齐方式垂直对齐：所有位于单元格字段中的文字，均需设定为上下垂直对齐。水平对齐： 文字格式：文字叙述类的以靠左对齐，如姓名、性别及标题栏等可置中对齐。 数字格式：数字统一靠右对齐，特殊状况下如工号等，位数统一不变，可置中对齐。 日期格式：系统自动设定为靠右对齐，如自定义日期格式统一宽度后也可置中对齐。 金额格式：金额统一靠右。 例：工作表的设定------冻结窗格当表格字段较多、数据较大，需要将数据固定住对前后或上下的字段对照检视，可将标题栏或列冻结。操作步骤：『窗口』→『冻结窗格』冻结标题栏：选定要冻结数据下面一整列，点选『窗口』→『冻结窗格』冻结标题栏：选定要冻结数据后面一整栏，点选『窗口』→『冻结窗格』同时冻结栏或列：点选将要冻结数据之栏、列交叉点下方的单元格，按窗口』→『冻结窗格』

蓝色为冻结窗格部份工作表的设定------自动筛选『筛选指引列』

表格在自动筛选时，筛选符号常常会将标题内容给遮住，而且如果标题栏中有选用多列合并的单元格，筛选符号起始点会不统一，所以需要加一列“筛选指引列”。

『筛选指引列』在表格中的功能不可忽视，除可不挡住标题栏外，还可表示各字段的计算式，亦可从中看出哪一栏数据被隐藏。例：

筛选指引列版面设定------页面表格制作完成，需设定版面，以方便需要时便可直接打印，不需再作调整。特别强调如果需要将数据E-mail给其他单位时，一定要设定版面，避免浪费他人的时间来设定格式。 操作路径：『档案』→『版面设定』→『页面』

如果数据太大，无法以100%的比例打印在一张纸上，可使用页面中的缩放比例来调整，可调整整个版面，亦可单独缩放页宽或页高。版面设定------边界表格制作完成，需要设定数据与纸张边界间的宽度：横向纸张可左右宽度相同，但上边界要留出文件归档时的打孔位置，防止数据内容被打掉。纵向纸张除要将表头位置设宽一点，左边也要留出打孔的位置。

横向纵向报表完成，通常会选择『水平置中』，如勾选『垂直置中』会使内容字段较少的表格置于中央，影响美观。版面设定------页首页尾可在表格上方加入『页首』当作标题，可于下方加入『页尾』当作脚注，并打印于档案每一页文件上。页码设定于文件的右上角。版面设定------工作表当文件制作完成，需设定：列印范围：要印出哪一范围的数据。列印标题栏：将指定的整列数据固定印出在每一页上，当作横向标题。列印标题栏：将指定的整栏数据固定印出在每一页上，当作纵向标题。EXCEL制作与公式的设定当一份表格完成(如下图)，要在『No.6活页夹』下面增加需插入No.7,No.8时，计算公式仍是No.1~No.6。虽然增加了空白列会延续原来的网格线，但合计公式中的格位并未自动调整位置，必须手动修改。插入栏列后，一定要检查相关公式是否正确插入栏或列后，一定要检查相关公式是否正确！也可以在制作表格时就留下空位设定公式，以便日后增加字段，公式可同时变更。EXCEL制作与公式的设定在制作表格时就留下空位设定公式，以便日后增加字段，公式可同时变更。工作表的管理表格制作完成后，需要将其命名，以方便档案查阅。文件命名：文件命名应以文件主题命名，体现档案内容，一目了然。活页簿命名：一个活页簿可存放多个工作表，所以每个工作表的命名亦需简洁明了。工作表的管理

当一份工作表一切设定完成之后，要记得优化工作表，尽可能在窗口内，将工作表的画面显