大学毕业晚会项目管理计划书(甘特-鱼骨图等)

大学毕业晚会工程管理方案工程小组成员：小组成员专业：工程指导教师：2010目录工程背景……………………….3工程目标……………………….3角色分析……………………….3生命周期……………………….4范围管理……………………….4进度管理……………………….5资源管理……………………….6费用管理……………………….8质量管理……………………….9沟通管理……………………10风险管理……………………11收尾管理……………………14一、工程背景对于即将毕业的学子而言，七月是一个收获的季节，在这个美好的时刻，他们满载着几年的知识积累，勇敢而自信的走向社会，去追求他们的未来，去实现他们的理想。几年的学习生活，让毕业生们有了深厚的岭南情谊，为了表达学院对毕业生的祝福之情，同时也为了给毕业生们一个向母院表达感谢之情的平台，XXX学工部决定举办一场毕业晚会，并将该工程的筹备工作委托给我们工程小组，为此，我们用所学的工程管理的知识做了如下工程筹划。二、工程目标总体目标：晚会顺利进行并充分表达对毕业生的祝福时间目标：保证晚会前各项准备工作都按时完成本钱目标：将晚会本钱控制在赞助商提供的赞助费之内效果目标：让大家都快乐，有更多欢声笑语；让大家有感动，更珍惜岭南情谊。三、角色分析角色需求毕业生在晚会上能充分的表现自己对中大和岭院的感情赞助商对其产品和公司要有宣传作用院方祝福毕业生，增强他们对母院的感情晚会表演者各个配套设备完整，使演出顺利晚会工作人员各项流程和要求准确清晰，使任务明确工程小组保证工程准时完成，保证各个参与者都满意四、生命周期资源工程执行阶段工程准备阶段工程结束阶段时间时间五、范围管理下面是WBS表格：1前期总体筹划2晚会负责人与各班班长会议2.1前期通知确定日期会议内容预告2.2会议召开晚会负责人介绍根本情况各班就晚会主题和内容提出意见将各班的意见进行整理2.3会议后进一步征集毕业班意见将整理好的最终意见上报学工部3研究生会、团总支工作安排3.1成立各个功能小组明确各个功能小组的任务明确各个功能小组的负责人3.2联系赞助商寻找有合作意向的商家细节谈判3.3联系舞台公司筛选舞台公司细节谈判3.4节目筛选确定筛选标准和程序筛选过程最终确定入围节目3.5邀请嘉宾向学工部咨询需邀请的对象联系嘉宾并派发邀请函3.6晚会举办通知明确晚会时间和地点其它考前须知4赞助商4.1前期宣传找赞助商拿宣传资料宣传产品摆放与传单散发赞助商介绍支付赞助费4.2赞助效果反应宣传总结赞助商满意度反应5场地布置与舞台公司5.1联系学院学工部申请活动产地联系场地设备管理员提供支持5.2联系舞台公司舞台布置舞台效果调整5.3联系研究生会和团总支明确场地布置时间流程明确场地布置要求与晚会运作流程6活动宣传6.1横幅和海报宣传确定横幅和海报内容确定宣传时间地点相应功能小组执行6.2传单宣传确定传单内容确定传单派发时间和地点相应功能小组执行6.3网络宣传确定网络宣传的内容通过QQ群、BBS等媒介相应功能小组执行7物资准备物资采购7.1与各个节目负责人明确晚会物资需求方案采购相应物品核实物资是否满足需求并进行相应调整8晚会舞台支持8.1联系主持人主持人化装与服饰确认主持稿8.2晚会后勤人员将晚会后勤人员分组明确各小组任务晚会应急处理9会后清场9.1物资整理各项设备回收物资核实与统计9.2现场环境整理将现场清扫干净将各项物品摆放归位10晚会总结10.1晚会报道稿10.2向学工部汇报晚会总结报告核算各种开支各种资料归档下面是WBS的局部截图：六、进度管理甘特图网络图〔局部〕工程里程碑七、资源管理资源使用图〔局部〕责任矩阵图〔D为主要负责，P为辅助〕八、费用管理本工程预计支出有以下几项：

〔1〕 舞台公司费用：4700元①舞台搭建：3500元②音效设备：700元③现场布置〔气球，鲜花，小型烟花〕：500元备注1：地点暂定为本校区内，无需场租费。

〔2〕 节目费用：1300元①主持人4套服装租用费用：600元②主持人发型化装费用：200元③赞助各节目服装道具费共：500元

〔3〕 宣传费用：500元①横幅制作费用：50元②海报制作费用：200元③传单印发费用：200元④邀请函印发费用：50元

〔4〕应急费用:500元

综上，预计支出总计7000元备注2：预计收入由预计赞助费组成，包括现金及等价物如发型化装效劳，气球横幅等布置现场用品，预计在7000元以上。九、质量管理我们认为最可能会出质量问题的环节可能有以下这几方面:邀请：学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏物资准备：采购数量缺乏物资质量不及格采购人员发生意外，物资不能及时到位宣传：宣传品未及时制作出来并张贴派发舞台设置：联系不到场地设备管理员舞台公司未能及时到位舞台设备临时发生意外晚会现场：主持人由于意外未能及时到位演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接演出过程发生失误会后：设备回收、物资清点、归位时发生混乱以下用鱼骨图展示导致质量问题发生的一些原因PDCA质量控制：工程质量控制是一个由事前控制、过程监控、检查比照和偏离处理等局部组成的主动控制闭环系统。我们可以通过PDCA来实现这个系统：PLAN：用质量目标说明确所要到达的质量要求DO：用监控记录表记录工程实施过程中的情况CHECK：用检查比照表来找出偏离目标的差异ACT：采取措施纠偏各个具体活动的负责人，负责本活动高质量的完成，再由一个人对晚会所有活动进行检查跟进与协调，确保整个晚会工程高质量地完成。我们可以用简单的质量核对表来检查和核对某些必要的步骤是否已经付诸实施，从而实行对质量的控制和追踪：质量核对表工程实施谁负责这件事？这件事开始做了吗？这件事完成了吗？这件事完成情况怎么样？十、沟通管理(1)工程小组的沟通沟通手段：主要是沟通频率：每周3次〔必要的话随时〕为了确保每一项活动的按时按量完成，工程小组每个活动的负责人必须及时的把活动的进展情况向工程的负责人汇报，工程负责人及时的把相关信息通发布给各个信息需求者。这种轮式的的沟通方式能够快速的解决问题，并且确保了信息传递的准确性。针对这一方式可能难以提高成员的士气，这里成员间也可以相互的沟通，但前提是工程小组的负责人必须掌握活动的进展情况，不然工程就难以控制。活动活动2负责人活动2负责人活动1负责人工程负责人(2)赞助商的沟通沟通手段：当面、沟通频率：一星期两次为了确保活动经费的准时到位，工程外联的负责人员必须与赞助商保持沟通，确认赞助商的宣传需求，以及将工程的需求情况及时通知给赞助商。(3)与上级的沟通沟通手段：、当面沟通频率：一星期两次与校方的沟通需注意的是，必须准确将举办晚会这一申请，及时向上级提出，并尽快得到具体的回复。因此应采用双向沟通。向校方协商，把岭院的具体情况汇报给校方，例如具体的毕业完结时间，学生的准备时间等等。通过双方协调来尽早确定活动的举办时间，以便后面的工作展开。(4)与晚会表演者的沟通沟通手段：，当面沟通频率：需要时工程负责人应及时的收集晚会表演者的需求信息，如服装，道具的租借情况等，并提前及时把晚会的安排信息向各位晚会表演者传达，如彩排时间，地点，节目次序和晚会的具体安排。如双方在需求和安排上有何变动应及时的通知对方。(5)与学生的沟通沟通手段：传单，横幅，海报沟通频率：长时为了确保同学参加晚会的积极性和热情，工程小组应长时间的向同学们宣传晚会，这里可以通过传单，横幅，海报等方式。并及时的的把晚会举办的时间地点等信息传递给同学们。十一、风险管理一、风险识别与评价通过审视我们的WBS，我们认为风险主要来源于以下几个方面：注：风险危害评价1为最低，10为最高。风险来源风险名称风险危害评价邀请学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚5联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏6物资准备采购数量缺乏5物资质量不及格6采购人员发生意外，物资不能及时到位5宣传宣传品未及时制作出来并张贴派发6舞台设置联系不到场地设备管理员8舞台公司未能及时到位10舞台设备临时发生意外9晚会现场主持人由于意外未能及时到位7演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接7演出过程发生失误8会后设备回收、物资清点、归位时发生混乱6二、应对措施风险名称应对措施学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚向学工部反复确认邀请对象名单联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏在发出邀请函时对照邀请对象名单进行审核采购数量缺乏采购比需要数量多一些的物资物资质量不及格在采购过程中仔细检查采购物资的质量采购人员发生意外，物资不能及时到位在采购过程中派三名采购人员确保物资的及时到位，并且提前进行采购宣传品未及时制作出来并张贴派发确定宣传品的的日程表，确保一切按照方案进行联系不到场地设备管理员提前联系好场地设备管理员并且舞台公司未能及时到位转移演出场地或中断改期举行舞台设备临时发生意外准备两份舞台设备主持人由于意外未能及时到位要求主持人提前到位演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接上一个节目演出时，其后两个节目在后台准备，演出过程发生失误确保演出者在表演节目前已经做好充分的准备，尽量平抚其紧张情绪设备回收、物资清点、归位时发生混乱派出小组负责此项并在回收前确保每个人的职责三、补救措施风险名称补救措施学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚尽快邀请学工部未交代邀请的对象，并抱歉联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏发现遗漏后尽快再次发出邀请函并抱歉采购数量缺乏时间允许进行再次采购；时间不允许那么向学工部紧急调配物资物资质量不及格时间允许进行再次采购；时间不允许那么向学工部紧急调配物资采购人员发生意外，物资不能及时到位想方法解决意外确保物资到位，假设意外无法解决派人去取物资，假设无法联系那么再次采购，假设时间不允许那么向学工部紧急调配物资宣传品未及时制作出来并张贴派发假设未能制作出宣传品那么抓紧时间制作或者使用替代宣传品，并在宣传品制作出来之后就抓紧时间张贴联系不到场地设备管理员运用各种关系取得设备管理员的联系方式并联系舞台公司未能及时到位催促其尽快到位并在之后抓紧时间布场舞台设备临时发生意外使用备用设备，依旧无法使用那么向学工部或别的学院紧急调配主持人由于意外未能及时到位紧急调配人员暂时充当主持人演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接由再下一个节目及时跟进演出过程发生失误由节目领演人迅速组织演员重演此节目；假设重演仍出现问题，那么该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消设备回收、物资清点、归位时发生混乱要求负责人维持秩序并清点物资十二、采购管理采购工程清单采购工程规格计量单位数目估算单价估算总价需求时间采购方式横幅8.0m*0.6m条21002005.20询价采购宣传单A4张20000.153005.20询价采购节目表A4张5000.2100询价采购舞台、音响、灯光设备舞台搭建及设备，音箱设备、灯光设备及备用设备套1350035005.30询价采购充气棒60*10cm套202405.12~5.22询价采购手掌拍27.5*13.5cm个203605.12~5.22询价采购气球10cm个3000.15455.12~5.22询价采购打气筒手动，28cm个35155.12~5.22询价采购荧光棒5*200MM个300.5155.12~5.22询价采购哨子6字型口哨个251255.12~5.22询价采购化装费用化装及发型个5301505.30询价采购饮用水550ml瓶501505.30询价采购服装根据需要套4301205.30询价采购道具根据需要个3061805.12~5.22询价采购纪念品根据需要个20102005.12~5.22询价采购2、备选单位清单十三、收尾管理(1)收尾阶段要求完成的