论秘书处理人际关系的技巧

论秘书处理人际关系的技巧

每个人都需要处理社会事务的技能，人际关系也不例外。只有掌握一定的技能才能处理得更完美。本文简要介绍了几种处理人际关系的技能，希望你能帮助我。一、文化知识类书籍涉外秘书之所以会引起外国人的不满,是因为他们缺乏中外文化知识,对其他国家的文化、历史、习俗、禁忌等不了解,要想消除这种不满,就要在业余时间多阅读些介绍上司国家的文化、礼仪、历史知识的书籍,进而扩大范围阅读世界名著,重要国家的历史、文化等书籍,还可以通过电视、电影、报纸、杂志等广泛学习,日积月累,就会积累一定的外国文化知识、风俗礼仪与禁忌。例如,美国人非常大方、随便,不拘小节,第一次与人见面就会直接叫出对方的名字。日本是注重礼仪的国家,礼节繁多而又细密,在日常交往中都彬彬有礼。他们与人第一次见面时通常不握手,用鞠躬代表礼仪。与此同时,我们也应该注重宣传中国的文化和传统节日,增强中国文化的影响力,并且多与其他国家进行文化交流,使中国文化早日走向世界。二、坚持与受害者沟通在横向人际关系中,同事关系对涉外秘书来说最为重要。涉外秘书每天都与同事一起共事、朝夕相处。所以,涉外秘书要想提高亲和性,首先,要与同事相处融洽,加强横向联系;其次,要从自身入手,提高自身素养,加强亲和性的练习。(一)加强横向关系1.．对他人的思想观念、态度和动机的认识尊重对方是涉外秘书处理好同事关系的基础,对别人的尊重可表现在多方面,如涉外秘书应当对同事的思想观念、态度、需求和动机有较强的认识,以敏锐地洞察别人的真正需求和真实动机,使对方感到你理解他,懂得尊重他。与此同时,对同事的私事也不要过于好奇,要与同事保持一定的距离。2.注意言行一致涉外秘书位于上司和同事之间,负责传达双方的意见。当传达上司的意见给全体同事时,要站在上级的角度,把上司的意思传达清楚,同时,要注意语气语调,切莫言辞过重,有发号施令之嫌。当反映同事的意见给上司时,要站在下级的角度,要先深入的观察、分析,然后再作结论,千万不要按照自己的理解,贸然向上司汇报,造成大家的误解。(二)树立为他人的态度涉外秘书要想提高自己的亲和性,就要在日常工作和生活中,加强练习,努力做到,经常面带真诚的微笑,让微笑成为涉外秘书人员的名片。提高自我表达能力,学会主动热情地与人打招呼,以揭开人际交往的序幕。经常赞美别人,赞美别人与其说是一种技能,不如说是一种心态和习惯,涉外秘书要学会用一种发现美的眼光,不断发现他人的优点和长处。己所不欲、勿施于人,涉外秘书人员要时刻站在别人的角度思考问题,经常为别人着想,这样就不会因为一句话伤了别人而无法挽回,做了一件错事叫别人知道而不自知。与人为善、乐于助人,一个亲和性强的人,不会是一个自私、狭隘、趋炎附势的人,也不会是一个处处与人为难的人,更不会是一个对别人的困难袖手旁观的人。涉外秘书人员要善于体察别人的难处和意愿,能够时时为别人着想,而不看那个人是否对自己有帮助,这样别人在与他交往的过程中就会感受到他的善心、宽容,而乐意与他在一起。李娜之所以会不受同事和上司的待见,是因为她缺乏亲和性,傲慢无礼,目中无人。她在以后的工作中要经常面带微笑,拉近和同事之间的距离;在和同事说话时,要多考虑对方的感受,学会换位思考;在分配任务时,语气要温柔,要学会用拜托的语气,而不是命令,不要把自己看得太高,要一视同仁,这样才能增加亲和性,营造和谐的工作氛围。三、认识自己,保持对吾涉外秘书向上司进言是为了改进工作,或规劝上司,利于提高或保持上司的权威。所以,要想进言有艺术,首先,要对上司进行一定的了解,加强纵向联系,所谓知己知彼才能百战百胜。其次,进言时必须注意方式方法,以使进言收到成效。(一)加强纵向联系1.了解自己的个性、工作方法。对于工作内首先,要了解上司的思路。上司是一个企业或部门的决策者和指挥者,他的思路反映出企业或部门的经营思想、经营目标。涉外秘书了解上司的思路,能更好地发挥助手的作用。人们常说秘书是上司的影子、喉舌,就是涉外秘书了解上司思路,双方合得来的反映。其次,要了解上司的个性。如果上司是谨慎小心、事必躬亲的,涉外秘书在工作中就必须格外谨慎、仔细,并且随时与上司保持联系,经常请示汇报;如果上司是比较豁达、放手,他所关心是工作的结果而非过程,涉外秘书就可以思想解放一点,当然,这实际上是给予涉外秘书更大的责任和压力,提出更高的要求,涉外秘书应该有自己的观点和想法,将上司交代下来的事情办好。所以,要和上司建立起良好的人际关系,就要了解上司的个性。最后,要了解上司的工作方法。只有了解上司的工作方法,涉外秘书才能适当地为上司安排工作日程,清楚什么事安排在什么时间、场合最为合适,什么工作在何时、何种情况下向上司请示、汇报效果最好,据此安排自己的工作时间表。只有涉外秘书了解上司的工作方法,才能更好的为上司服务。2.市场的引流上司看上去位高权重,十分荣耀,实际上他们都处于市场经济的激流之中,苦斗着,市场如战场,稍微有点不慎,就可能从此败北。因此,他们身上的压力很大,有着种种苦衷,涉外秘书应该体谅上司的苦衷,尽量为上司分忧。(二)适言的时机、适度进言涉外秘书在进言时必须注意方式方法,以使进言收到成效,在以后的工作中要努力做到五适:适事,涉外秘书进言,一定要是大事,急事,或者是需要改正的事,而不是无中生有,想到什么就说什么,因为那样不仅会影响上司的工作,而且还会让上司觉得你办事不稳重。适言,涉外秘书与上司进行交往和沟通时要正确的运用语言,又要善于使用辅助手段,例如,可采用图片、实物、实地考察等方式。适时,涉外秘书进言,要考虑进言的时机,特别重要的事,要马上向上司汇报,以免影响事务的处理进度;不是特别重要的事,可等到上司没事的时候,再向上司汇报。适地,涉外秘书在与上司讨论事情时要选择合适的地点和场合。工作上的建议,可以在公众场合或会议上提出来;提醒