人事档案的数字化建设

人事档案的数字化建设⑴创建流程。人事档案数字化创建基本流程为：档案出库（提卷）一扫描预处理一目录建库一图像扫描一图像处理一高清制作一装订回库。（2）操作步骤。1）档案出库。人事档案管理单位应严格出入库管理制度，档案出库、入库均需履行签字手续。2）扫描预处理。扫描开始前，要根据每份材料的实际情况，进行预处理，确保数字化质量：a.破损严重、无法直接扫描的材料，应先进行裱糊修复。b.折皱不平、影响扫描质量的材料，应先进行压平或烫平等处理后再进行扫描。C.装订在一起，影响扫描工作进行的材料，应先拆除装订，拆除装订物时要保护档案不受损害。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。d.按照《人事档案审核整理工作规范》，对每份材料进行编码（见图左）。横向排版的材料，如奖励证书、学位证书复印件等，应先按照文字方向进行编码，扫描完成后，再按照装订方向，改为纵向编码（见图右）。3）著录建库。a.档案材料著录名称要求遵循档案材料标题文字原貌，并做适当精简。如单位名称可使用规范简称等。b.档案材料无标题的，要仔细阅读材料内容，提炼标题名称著录。c.各类职称、技能鉴定表、优秀人才评定表等应在著录名称体现相应级别，如副高级工程师专业技术资格评定表、高级工职业技能鉴定申请表、山东公司高级优秀人才评定表等。d.奖励材料的著录名称应体现授予机关和称号内容。e.档案材料为复印件的，应在备注栏标注“复印件”。f.职务变动登记表、工资变动登记表为必须登记的信息。4）图像扫描。a.扫描图像应与材料著录名称相吻合，严禁张冠李戴。b.采用最为可靠的扫描方式，坚决杜绝扫描过程中造成档案材料二次褶皱、撕裂、破损等情况的发生。c.扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度。图像太亮则材料字迹模糊不清，图像太暗则高清转换后页面上的杂色较多，确保原始图像扫描与原件吻合。d.扫描过程中，纸张摆放端正，原始图像偏斜度不允许超过5。，以减少后期处理可能带来的图像失真。e.纸张很薄且几页粘在起的材料，每扫一页都要在材料背面附一张白纸，以防漏光。上如出现与纸质材料不符的颜色，多为扫描仪脏污，清洁后重新扫描。g.如果文字或表格贴近页面的边缘，在扫描时不要把纸张紧贴扫描仪，这样有利于对图像进行切边处理。h.扫描要求使用24位真彩色模式，扫描精度为300dpi/in。i.档案图像数据存储格式为单页JPG格式。5）图像处理。扫描后的原始图像需要遵循档案原貌，进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。a.原始图像处理。图像歪斜：对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；采用自动或手动纠偏功能，调整图像偏斜度，高清成品图像偏斜度不超过1。。裁边：为节省存储空间，要对图像进行裁边处理，在切边时，应遵循档案材料原貌，保留原始纸张比例，上下左右尽量预留与页面内容同等边距；去除多余白边；保留分类号和页码。b.高清图像处理。图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。宇迹泅透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画，锐化过程中要注意伽马值的设置，防止去掉字迹的部首和标点符号。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。档案材料为红色、蓝色以及其他颜色衬底，或为复印件时，高清图像可直接引用原始图像。6）整理装订。档案扫描完成后，应按档案原貌重新装订：a.按照原有孔位装订，不允许重新打孔。b.按照原有材料方向装订，不允许更换方向（如改右装订为左装订）oc.需要折叠的页面，应沿已有折痕进行折叠，不允许重新折叠。7）质量要求。a.档案材料著录名称清晰准确，无错字、漏字、多字的情况。b.档案目录、纸质档案、原始图像、高清图像100%正确对应。c.图像页面整洁清晰，并已去除原始图像中的杂点、黑边等。d.高清图像的偏斜角度小于1。，图像偏斜不超过页面内半个文字。e.图像与档案原件一致，字迹清晰、表格端正平直，印章无遗漏、变黑等情况。f.高清图像打印清晰，符合副本制作要求。8）质检要求。质检根据项目进展程度分为初期质检和过程跟踪两个环节。项目开展初期，为确保项目实施机构全面知悉、熟练掌握数字化人事档案创建工作标准、步骤、质量要求，人事档案管理单位应要求项目实施机构创建20~50本数字化成品，并进行全面质检，对于认识不统一、标准不一致等问题进行充分沟通确认，以书面形式记入合同附件。项目实施过程中，多采用抽检的方式进行跟踪质检，抽检合格率低于70%,人事档案管理单位即刻责令项目实施机构停工，查明原因并限期整改。质检结果和处理意见反馈给项目实施机构项目经理。质检内容包括但不限于：a.对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。b.由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。c.发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。d.发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。e,发现错误或不规范、不详细的著录名称、页