(管字002)合同管理规定

文件名：合同管理规定文件号：管字002号版本/修改状态：A/6-PAGE1-编写：物流管理部审核：伍思球审批：伍思球受控状态：发布：2003.6.11修改：2010.5分发号：1.0目的对物流服务、物资经销和经营场地租赁等合同的起草、评审、签订和履行过程进行管理，确保公司有能力满足客户的要求，并按要求履行合同条款，降低责任风险。2.0适用范围适用本公司各种销售合同的评审、协调、履行、监督和修订管理。3.0职责3.1公司物流管理部负责制定《合同管理规定》，并对实施情况进行监督检查。3.2公司贸易管理部负责对物资经销合同评审与履行实施监督检查，开展经销业务的各单位负责制定合同管理实施细则。3.3事业部负责对所辖各单位合同管理的履行情况实施监督检查。3.4各单位分管经理负责组织、协调本单位的合同管理工作。3.5各单位业务部门、设备部门、运输部门、安全部门、法律部门、财务部门等参与相关业务合同的管理工作。4.0工作过程描述合同签订合同评审、填写意见客户要求的识别履行情况监督合同履行合同签订合同评审、填写意见客户要求的识别履行情况监督合同履行4.1合同分类4.1.1常规合同。针对本公司现提供的以下服务项目所订的合同。4.1.1.1仓储保管业务；4.1.1.2配送、运输业务；4.1.1.3经营场所租赁业务；4.1.1.4集装箱业务；4.1.1.5物资经销业务。4.1.2特殊合同。常规合同外的合同均视为特殊合同，包括针对新的服务项目或对服务设施、设备及人员等有特殊要求的服务项目所订的合同。4.2合同起草4.2.1合同签订部门应明确客户要求，根据客户要求起草合同，并将合同主要内容记录到《合同评审表》中，以便于评审时使用。4.2.2合同的内容应符合1999年10月1日发布的《中华人民共和国合同法》，严格遵守国家法律、法规和政策规定。坚持协商一致、平等互利、诚实守信的原则。4.2.3除即时清结的情况外，签订合同必须采取书面形式。合同文本可采用公司的标准合同范本或各单位自定的文本或使用客户提供的文本。合同条款应填写完整，用词准确，意思表示详尽，必要时增加补充条款加以约定。4.2.4仓储保管合同必须在合同中规定预留提货凭证样本，详细要求见《仓储业务管理规定》。样本原件由合同管理部门交仓储部门管理使用（仓储部门要签收），4.3合同评审4.3.1合同评审应在合同签订前进行，以确保合同的合法性、完整性和明确性，以及合同双方对合同内容理解一致，本单位有能力满足合同要求。4.3.2各单位应制定具体的合同评审制度，按合同标的金额和合同性质规定审批权限。4.3.34.3.4合同签订部门负责填写《合同评审表》中相关内容（包括客户的潜在要求）4.3.4.1仓储部门负责评审货场、仓库条件能否满足要求；4.3.4.2配送运输部门负责评审配送、运输能力，交付时间能否满足要求，并确保货物在运输途中不破损、不短缺；4.3.4.3设备保障部门负责评审设备能力能否满足要求；4.3.4.4安全保卫部门负责评审货物的防火等级和本单位防火、防盗条件能否满足要求，对货物安全性的评价执行《安全工作管理规定》中的相关要求；4.3.4.5经销业务部门负责评审所提供物资的品种、规格、数量等能否满足客户要求；4.3.4.6贸易管理部门负责评审此笔业务操作是否规范、可行；4.3.4.7在合同评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或修改意见时，由合同签订部门与客户联系。合同修改后必须重新评审。4.4合同的签订与履行4.4.1合同签定的授权4.4.1.1各分公司的物流业务合同和租赁经营业务合同签定由公司法定代表人授权各分公司总经理签定，各分公司总经理可以转授权。根据各分公司总经理的任期，公司法定代表人每三年向各分公司总经理签发一次授权书。分公司总经理职务发生变更时，原授权书自动失效，由公司根据新的任命重新进行授权。4.4.1.2未经授权的人员无权代表企业签订合同。委托代理人必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。4.4.2经办人员在外地参加订货会或商谈业务需要签订合同时，可在授权范围内预签合同，但须回本企业后要按规定的审批程序完备各项手续。4.4.3不方便当面签订合同时，可以以传真的方式签订合同，传真合同上必须有双方印鉴4.4.4合同签订后，由合同签订部门将合同及附件的复印件交给合同履行4.4.5合同的履行部门对合同的履行情况负责，必要时通过合同签订部门及时与客户4.4.6各单位质管办、业务部门共同组织合同履行情况的检查工作，检查内容为是否按合同要求履行合同。新签订的合同应在合同履行一个月内进行检查，其它合同应每半年进行一次抽查4.5合同的变更和终止4.5.1合同履行过程中对合同条款进行的任何修改，都必须重新进行评审和审批，并在《合同评审表》中具体注明，同时及时发放到相关部门。4.5.2客户提出修改合同时，要有客户的书面请求；我方提出修改合同时，要经过客户同意。4.5.3如对方不履行或不完全履行合同，经调查核实后我方有权单方面决定变更或终止原合同，并以书面形式通知对方。如因此对企业造成损失，除不可抗力等原因可免除责任外，应要求对方负责赔偿。4.5.4不允许签订显失公平和无法履行的合同。如发现此类合同，经办人员应及时向法院或仲裁机构申请办理变更或终止手续。因不及时办理合同变更或终止的手续而发生经济纠纷，并给本企业带来损失的，应追究直接责任人和有关领导的责任。4.6合同的管理4.6.1应建立合同台帐，实行档案化管理。合同档案包括：合同文本、授权委托书、协议书、补充协议书、洽谈纪要、数据电文、电报信函、电话记录、对方资信材料和各类凭证、单据等。合同档案和评审记录由各单位办公室（总经办）或指定相应部门负责分类、编号、归档、保管，并填写《业务合同目录》。4.6.2应指定专人保管合同专用章，制定合同专用章的管理及使用规定。因合同专用章管理不严和使用不当，给企业造成经济损失的，应追究有关人员的责任。4.6.3应加强合同管理的宣传和教育，组织合同管理人员、经办人员进行有关法律知识培训