公司企业行政管理制度

PAGE公司企业行政管理制度第一节办公室管理制度第二节文印管理制度第三节印章管理制度第四节微机管理制度第五节保密制度第六节档案管理制度第七节总经理办公会制度第一节办公室管理制度一、服从领导，遵章守纪，严守公司秘密。二、服饰整洁，行为规范，语言文雅。三、为建立企业形象，进行规范化、制度化管理，公司员工必须佩带工作标牌。四、上班时间必须使用普通话和文明用语，不得在办公区域高声喧哗，打闹，严禁打架、吵架。五、上班时间严禁非工作之占线，如遇特殊情况，拨打电话不得超过3分钟；接听电话必须使用标准用语，通话时音量要低，语气温和文雅有礼。重要事项，应诵一遍，得以确认并作好笔录。六、举止得体，站不抱胸、叉腰，坐不趴桌，严禁坐在办公桌、文件柜上。七、进入领导及其他部门办公室应先敲门，得到允许后方可进入。八、办公区域禁止吸烟、化妆、吃零食及用餐，不得随地吐痰，乱扔垃圾。九、公司电脑未经总经理许可不得随意上与工作无关的网站，否则按相关制度进行处罚。十、不得在上班时间谈论与工作无关的事情、看与工作无关的书报，哼小调及打免提电话。十一、严禁酒后工作；严禁在办公场所打牌、赌博、玩电脑游戏。十二、爱护公共设施、设备，不得随意破坏毁损。十三、办公桌面的文具应摆放整齐，地面、办公桌椅、办公用品及电脑等用具、物品要勤打扫，离开办公桌时，必须将办公椅归位。十四、为体现公司团队意识，每位员工应保持公司办公区域的整洁卫生，提高公司员工爱岗敬业的高尚品德，下班后必须做好清洁，如遇特列情况，应提前通知办公室经理。十五、厉行节约，随手关水，下班时随手关灯，关闭电脑、空调和饮水机。公司员工不得使用公司一次性水杯。十六、遵守考勤制度，不迟到、不早退、不得随意串岗、离岗或不假外出，如遇休假，必须提前做好交接工作。（1）员工上下班时必须打卡，因公事外出无法打卡时应事先告知部门负责人。（2）员工请假应事前书面申请，并按权限审批后交办公室备案。十七、服从公司的值班安排，不得随意调换，如遇特殊情况，必须提前通知办公室经理，在征得同意后，方可调换。十八、加强保密意识，离开办公桌时，必须将文件及重要资料妥善保存，关掉电脑屏幕。十九、非电脑专业人员不得私自使用、拆掉公司电脑，更换其零部件或将其搬离办公区；电脑如出现故障，应立即停止使用并通知办公室联系电脑专业人员维修。二十、严禁在办公场所打牌、赌博、玩电脑游戏。十一、不做有损公司利益的事，对临时性工作不得互相推委，做到令行禁止。二二、员工薪资实行保密制，员工之间不得相互打听。不得散布不利于公司团队合作、公司利益的言语。二十三、员工之间、员工与公司之间不得相互猜疑，不得拉帮结派。二十四、以上条款，公司员工必须熟记在心，自觉遵守。如有违反，公司将按情节轻重，处予50元—100元的罚款，对屡教不改者，予以开除。第二节文印管理制度一、公司的对外文件打印急件由总经理审核批准，一般文件由办公室主任审核批准。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不打印。二、公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，经所在部门负责人签字同意后方予办理，公司总经理不在时，可经办公室主任同意后办理。三、办公室前台文员必须监管，不允许私人资料在办公室打印、复印或用公司传真机传送，否则将受到严厉的处罚。四、办公室前台文员应认真做好本职工作，按时完成任务，对收发到的文件资料，应及时转送有关部门。五、公司所属人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中需保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。六、办公室前台文员对送来打印、复印、传真文件资料，应做好登记，并在月终作好统计核算工作。七、公司的重要文件由办公室负责起草，总经理签发，同时办公室留存一份备档。八、文件签发后，送办公室统一安排，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。九、总公司与本公司文件由办公室分类归档，保存备查。十、客户资料的收发由公司营销部统一管理，出现纰漏营销部经理有直接责任。十一、属于秘密文件，核稿人应注明密级，并确定报送范围，秘密文件按保密规定，由专人编制、报送。十二、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚。秘密文件由专人按规定的范围报送。十三、外来文件与本公司报请总公司的文件由办公室负责签收和签发，并分类登记，由总经理提出处理意见后，签收人应于接件当日按文件要求送给有关部门，不得积压延误。属急件的，应在接件后及时报送。十四、传阅文件由办公室指定专人负责收回，对总公司总裁办有签署意见的文件，办公室应即时组织传达和落实。第三节印章管理制度一、公司印章由办公室负责人或指定专人统一管理。二、使用印章须填写专用登记薄，（专用登记薄分公章使用登记薄、法人章使用登记薄）填写时必须注明用章名称、时间、用途、使用人、加盖份数，经指定领导批准后方可盖章。三、印章管理人员对印章须经常检查和精心保护，印章出现异常情况应及时报告主管领导处理，重要情况立即报总经理。四、印章分法人章（公章）、法定代表人私章。五、法人（公）章使用，一般须由总公司董事长、总经理在所盖文书、文件上及专用登记薄上签字方可盖章；对于文件、会议纪要、通知、介绍信有关非商务性合同、协议等，由总经理签字并注明所盖章类别，方可盖章。六、对要盖公章的文书，公章管理人员要认真阅读，不得随意乱盖，印章管理人员对所知道的文书内容应予保密。如属绝密不宜让印章管理人员审阅的，盖章须总经理亲自办理。七、法人代表印章的使用现金支票、转帐支票等日常使用法人代表印章，需由法人代表指定代理人签字盖章。其余情况必须由法人代表签字同意。八、印章外借管理印章原则上不外借，如有特殊原因，必须外借的，须由董事长或总经理指定专人办理借领手续，法人章（公章）借出时间在四小时内须由总经理签字，四小时以上由董事长签字，部门印章借出由部门负责人批准。法人章（公章）借出时间一般最长不超过一天。经济合同章不予外借。北京沃克应用技术有限责任公司公章使用登记薄公章类别时间用途批准人使用部门经办人加盖份数备注北京沃克应用技术有限责任公司法人章使用登记薄公章类别时间用途批准人使用部门经办人加盖份数备注第四节微机管理制度一、电脑使用1、坚持管理业务与系统维护分开原则，电脑管理业务由使用部门负责；系统的软件、软件维护、业务咨询、技术培训由办公室负责。2、各使用部门有对电脑设备的维护、保管责任，严禁私自拆装电脑设备和退出管理菜单进行其他操作，发生故障应及时通知办公室。3、各部门要对电脑密码保密，并对自己的一切操作负责，出现失误或发现问题，应立即通知办公室管理人员处理。4、在设备运行中，发现有异常声音或异味时，应立即切断电源，并通知办公室。5、使用部门有保证电脑设备在良好环境下使用的义务，严禁在电脑设备上刻画或在设备上放置杂物，确保防尘、防潮、通风，遇高温天气应及时采取降温措施。6、电脑专用电源严禁挪作他用；遇到停电，使用人员应尽快把工作处理完毕，恢复供电后可继续使用。7、暂停使用电脑时，应关闭所有电源开关。二、电脑系统安全保密措施1、各部门使用电脑人员必须严格遵守保密制度，按照规定的职责范围，依照操作规程进行工作，不得使用外来软件，严禁在电脑运行时关机或重新启动。2、各使用部门的负责人要根据本部门人员的职责，设置系统的密码文件使用权限，防止越权操作。3、必须设定密码的部门使用人员可自选确定，并应定期更换。4、系统维护人员必须遵守程序与数据维护分开的原则，不得干预使用部门的管理，除系统问题外，不得直接与操作人员发生联系。5、系统维护人员必须做好系统的安全、防护工作，外来构件需确认无病毒后方可使用，未经许可不得擅自修改数据和程序，严禁把程序、数据或资料擅自拷贝给他人。三、电脑设备操作1、按照操作规程启动，关闭电脑。2、装卸打印时要注意将纸对准传送槽口，装好后要检查纸张进退是否正常再进行打印。3、较长时间不使用的电脑和打印机，应先将电源关闭。4、不宜将显示器的光度调得过高，严禁在其散热孔或键盘上放置其它物品，尤其是金属物和液体。5、做好日常维护工作，严禁在电脑设备上刻画。清洁电脑时应切断电源，使用洁净抹布。突然断电后，应关闭主机和打印机电源。第五节保密制度一、保密的原则1、为保守公司秘密，维护公司权益。2、公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内限一定范围的人员知悉的事项。3、公司所属组织、分支机构以及员工都有保守公司秘密的义务。4、公司保密工作，实行既确保秘密又便于工作的方针。5、对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。二、保密范围和密级确定1、公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：（1）公司重大决策中的秘密事项。（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。（3）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。（4）公司财务决算报告及分类财务报表、统计报表。（5）公司新掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。（6）公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料。（7）其他经公司确定应保密的事项。（8）一般性决定、决议、通告、通知、办公室管理资料等内部文件不属于保密范围。2、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益受到特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。3、秘密的确定：（1）公司经营发展中，直接影响公司权力和利益的重要决策文件资料为绝密级。（2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。（3）公司的人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。（4）属于公司秘密的文件、资料、要确定保密期限，保密期限届满，自行解密。三、保密措施1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密，须立即拷入磁盘交行政管理部保存，并将该资料从电脑中删除。2、对于密级文件、资料或其他物品，必须采取以下保密措施：（1）非经总经理批准，不得复制和摘抄；（2）收发、传递和外出携带，由指定专人担任，并采取必要的安全措施。3、属于公司秘密的设备或产品的研制、生产、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采取相应的保密措施。4、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。5、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：（1）选择具备保密条件的会议场所；（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议人员予以指定；（3）依照保密规定，使用会议设备和管理会议文件；（4）确定会议内容是否传达或传达范围。6、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公众场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。7、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施，并及时报告总经理办公室。办公室接到报告，应立即作出处理。四、责任与处罚1、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资50-500元。（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失；（2）违反本制度相关规定的秘密内容的；（3）泄露公司秘密但采取补救措施的。2、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失。（2）违反本保密制度，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。（3）利用职权强制他人违反保密规定的。五、本制度规定的泄密是指下列行为之一：1、公司秘密被不应知悉的单位或个人知悉；2、使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未泄密的。第六节档案管理制度一、目的。为建全公司文件归档及管理工作，加强公司知识产权、商标相关合同范本等重要资料保护，充分发挥档案的主渠道作用，便于档案的收集及利用。二、档案的收集和管理(一)归档类资料范围及负责部门1、本公司的专利、商标、相关合同范本等知识产权方面的绝密资料（办公室管理）；2、本公司营业证件原件、重要会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、纪要、领导讲话、会议记录；3、公司对外的正式发文及相关文字资料；4、本公司的各种统计报表、广告投放报表等（办公室）；5、本公司工作计划、与有关单位协商工作的来往文书（办公室）；6、总公司及上级单位发来的与本公司主管业务有关的文件（办公室）；7、本公司相关协议、合同、意向书、营业证件复印件（办公室）；8、本公司的企业文化、广告推广的方案及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音带、VCD等（办公室）；9、本公司内部相关资料（办公室）。10、本公司财务、人力资源、往来客户和经销商等经营业务资料（办公室）；（二）档案资料密级划分公司文件和档案的密级度分为绝密级、机密级、秘密级和内部文件。上述的1条属绝密文件，2－4条属机密级文件，5－8条属秘密文件，9－10条属内部文件。三、归档办法1、各部门办理完毕的文件，由各部门助理及时移交办公室行政助理，由行政助理整合后立卷归档，部门文件由各部门的助理保存，由办公室定期督查；2、及时将文件归档，以免散失和积压；根据档案管理相关要求，分季度和年度进行清理和整理工作；3、用电脑准确做好档案索引，以便于查找；4、归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作记录，使所有资料和文件方便随时查阅；5、根据卷内文件之联系，进系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录；6、案卷按年代、部门分类，永久与长、短期案卷分开保管；7、秘密级以上的档案销毁，须派人监销，并立案造册。四、档案资料的借阅和移交1、绝密级——总经理、法人代表的受权人；2、机密级——文件产生部门的经理、办公室主任；3、秘密级——文件产生部门的有关员工、有关的部门经理；4、内部级——文件产生部门的有关员工、其它有关部门的员工。5、因工作需要，借阅文件和档案，按规定程序办理借阅手续，借阅时间不得超过一星期，用完后及时归还。秘密级以上文件和档案，各级领导均不能携离公司；6、公司各部门员工调动或离职时，应将文件清理移交，公司相关文件应及时交档案负责人处登记和保管。没有移交清理的，不予办理调动和离职手续。7、员工任、离职期间，不得携带和泄露任何公司机密，如有违反，参照公司保密制度相关规定给予经济处罚或追究法律责任。第七节总经理办公例会制度一、目的达到公司经营管理的及时性、科学性和有效性与规范性，增进各部门工作的协调性。二、会议成员组成参会成员：公司负责人、办公室人员、工程技术部人员、营销部人员、车间班组记录：办公室行政助理.三、会议职能1、修订、批准公司的重要管理规章制度；2、审定公司的经营计划、营销规划、广告推广方案；3、决定公司内部管理机构的设置、重要职务的任免；4、督导各部门工作的进度以及公司内部工作的调整；5、综合协调、控制及追踪公司各项业务工作的开展；6、讨论决定公司的其他重大事宜；四、召开时间1、总经理办公会每周召开一次；2、如有重大事情则随时召开；五、会议组织1、由总经理主持2、办公室行政助理负责会务准备及通知