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文档简介

公章及档案管理制度目的：为了规范公司各部门使用公章，保障企业的各项利益，保证公章使用的安全及有效性，以及为规范档案资料的归档、保管、使用、销毁等工作特制定本制度；范围：本公司各部门及个人；公章管理：公司公章由行政部负责管理，未经总经理或董事长批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理或董事长批准并严格办理交接手续。一般性介绍信及身份证明，须经行政部负责人或公章主管人员审核后，总经理审批，方可盖章，以备查；公司所有对外合同须由董事长审批后，方可盖章使用，其中对外经济合同、保函等标的金额超过二十万元人民币的须有法律顾问意见和董事长审批后方可盖章使用；对于对外经济合同、保函等标的金额超过二十万元人民币的须有法律顾问意见和法人代表审批后方可使用；对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；公章禁止带出公司以外地方使用，如因特殊需要，必须经总经理或董事长批准并办理借出登记手续后方可借出，用后立即交回；公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理或董事长同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理或董事长及相关负责人的签字，不得随意盖章；公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。四、档案管理（一）、归档各部门在工作中形成的档案原件及重要复印件资料（包括公司内外的各种文件、图纸、合同等）均应交行政部统一存档。经手人签字确认。有关人员应先将文件资料等交行政部归档后再按规定使用。交存人交存时要对有关资料的完整性和完好性负责。（二）、保管档案由行政部档案员负责保管。档案归档时要对档案名称、数量、来源等相关内容进行登记。要按照适当分类进行合理归档（如外来文件、合同协议、客户资料、内部发文、工程图纸等），要建立完整的档案目录。档案保管要注意通风、防火、防潮、防霉、防水、防虫等。档案员要合理分类存放，熟记存放地及档案盒内文件，及时提供使用。（三）、使用借阅。由借阅人填写档案借阅登记表，经审批后（在行政部内阅读，普通资料档案由行政部负责人审批，重要资料档案或借出外用由总经理审批）交档案员办理。借阅人要按时归还借阅档案，因工作需延迟归还者要报批，到期未归还者，档案员要催促其归还。各部门可根据工作需要留存有关复印件，具体由行政部审批及办理。档案员及使用人要对档案内容严格保密。重要的资料使用时，就有保密员专送和密函专送。公司资料档案交接，交接双方应进行登记，办理移交手续。（四）、销毁对已过期、无保存意义的档案，由档案员进行鉴别登记，提交清单，由行政部负责人签注意见后报总经理审批后销毁。需销毁材料由行政部指定两人以上在指定地点监销。销毁档案的清单、审批材料应存档备查。每两年进行一次档案清理和销毁工作。（五）、档案管理员：公司档案

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