培训教程Office办公软件使用

3Office办公软件使用★

office软件简介：家族成员

Office软件家族主要成员WordExcelPowerPointAccessOutlookFrontPage文字排版数据统计与计算演示文稿建立网站数据库管理

组织电子邮件Office办公软件使用★

office软件简介：发展历程Microsoft

Word

6.0(Office

4.0)（1994年）

Microsoft

Office

97

（1996年）Microsoft

Office

2000

（1999年8月）Microsoft

Office

2002(XP)

（2001年6月）

Microsoft

Office

2003

（2003年11月）

Microsoft

Office

2007（2006年12月）Microsoft

Word

(1989年)

4Office

97中文标准版包括全新的支持html格式的文字处理软件Word97、电子表格处理软件Excel

97、电子幻灯演示软件PowerPoint

97和集日程管理、邮件信息交换等功能于一体的个人事务管理软件Outlook97。在Office

97中文专业版中,还增加了首次实现全部中文化的数据库软件Access

97。为用户提供了集个人办公与网络通信于一体的全面解决方案,将Intranet应用提升到一个新的高度。Office

2007新增功能：§界面更加美观§网络发布功能加强§

强大的结构图制作工具SmartArt§强大的公式编辑器§支持直接将Word文件转换成PDF格式

。。。。。。5

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基础设置：选项

工欲善其事，必先利其器。

提示：

在使用Office之前，有必要对软件进行符合自己操作习惯的设置。

例如：

将常用的命令放置在快捷工具栏上；设定文件自动保存的时间间隔；

给需要保密的文件设定打开权限密码；是否显示段落标记和空格；

Excel表中是否显示网格、行号列标；设定新工作簿内的工作表数等。6

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基础设置：选项

“视图”选项中，可设定：

文本中的空格与段落标记

是否显示；页面视图中是

否显示页间空白等。7

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基础设置：选项

“常规”选项中，可设定：插

入“自选图形”时是否自动创

建绘图画布，定义度量单

位等。8

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基础设置：选项

“保存”选项中，可设定：自

动保存间隔，默认保存格

式等。9

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基础设置：选项

“安全性”选项中，可设定：

打开文件的密码，修改文

件时的密码等。10

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基础设置：定制工具栏

“自定义->工具栏”命令，

可对工具栏进行符合自己

操作习惯的定义。11

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基础设置：定制工具栏

“自定义->命令”命令，可

对快捷工具栏无法显示的

命令进行自定义。12

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使用“快捷键”使工作事半功倍ctrl+b

粗体ctrl+d

字体格式ctrl+f

查找ctrl+h

替换ctrl+j

两端对齐ctrl+n

新建ctrl+p

打印ctrl+s

保存ctrl+v

粘贴ctrl+y

重复ctrl+1

单倍行距ctrl+=

下标和正常切换ctrl+shift+=

上标和正常切换Alt+shift+T

时间ctrl+end

文件尾ctrl+[

缩小字号ctrl+a

全选ctrl+c

拷贝ctrk+e

居中对齐ctrl+g

定位ctrl+i

斜体ctrl+l

左对齐ctrl+o

打开ctrl+r

右对齐ctrl+u

下划线ctrl+x

剪切ctrl+z

撤消ctrl+2

双倍行距Alt+shift+D

插入日期Alt+shift+P

插入页码ctrl+home

文件头ctrl+]

放大字号13

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Word常用技巧

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Word常用技巧之1:另有妙用的Ctrl+Z

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Word常用技巧之2:格式刷的使用

⊕

Word常用技巧之3:使用查找、替换成批更改文字

⊕

Word常用技巧之4:使用页眉、页脚统一文件格式

⊕

Word常用技巧之5:使用绘图工具

⊕

Word常用技巧之6:使用“模板”及“样式”进行快速排版14

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Word常用技巧一:另有妙用的Ctrl+Z

Ctrl+Z

最基本的用法是“撤消键入”。

其它用法：

§

取消编号自动创建

§

取消网址及电子邮件自动添加的下划线

§

取消其它不希望“自动更正”的键入15

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Word常用技巧一:另有妙用的Ctrl+Z

原因：系统有“自动更正”的

功能，可以按照一些约定将

键入的内容自动替换。16

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Word常用技巧二:格式刷的使用格式刷的功能是将某一格式应用到其他文本。格式刷可应用的格式包括字体、字号、填充色等。17

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Word常用技巧三:使用查找、替换，成批更改文字18

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Word常用技巧四:使用页眉、页脚统一文件格式

在页眉、页脚中结合制表位可

实现左、中、右三部分显示。制表位1：

左对齐制表位2：

居中对齐制表位3：

右对齐19

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Word常用技巧五:使用绘图工具

部

长生产副部长

工序主管

领班设备维护员设备副部长

后段设备组长

。。。。。党支部/分工会

主席

。。。。。

小

组

。。。。。

长操作检验员

。。。。。前段设备组长

设备工程师20

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Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版

明确两个概念：

模板：任何Word

文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构

和文档设置，例如字符格式、段落格式、页面格式等其它样式。我们一

打开word时，就是在normal.dot这个模板下创建文档，这个模板就是

采用的宋体、5号字等格式。

我们可以根据需要创建自己的模板，比如规定一份文档的格式：A4纸、

上下左右页边距、分两栏、栏间线、栏间距等，设好后存为模板，以后

创建新文档时直接利用这个模板创建文档就行，不必每次都去设置这些

格式了。

样式：是一组存储在Word中的段落或字符格式的集合，包括有字符样式

和段落样式两种类型。字符样式保存了字符的格式化，段落样式保存了

对字符和段落的格式化。使用样式既可以快速地格式化文档，又可以确

保文本格式前后一致。21

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Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版

（1）使用现有模板

Office

本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”→“新建”，在Word

窗口右侧会出现“新建文档”窗口任务格，单击“本机上的模板”，弹出“模

板”选择窗口，在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web

页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等

几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件

名及模板描述信息，并可预览。

选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的

新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置。22

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Word常用技巧六:使用使用现有模板23

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Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版

（2）定制符合自己要求的模板

途径：修改、改造已有模板

Office

本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可

能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更

符合你的要求。

选择“文件”→“新建”，单击“本机上的模板”，弹出“模板”选择窗

口，从中选择一个类别，如“报告”，然后选择“现代型报告”，再依次

在相应位置填入信息，最后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话

框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹

下。

以后使用时，只要选择“文件”→“新建”，就能在“常用”模板标签中

看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。24

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Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版

使用“样式”进行快速排版：

新样式的定义：

1.执行“格式”→“样式和格式”，打开“样式和格式”任务窗格。

2.单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。25

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Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版新样式的定义：

3.在“名称”框中输入新名称。

4.选择新建样式的类型，“段落”或“字符”。

5.在“样式基于”下拉列表框中选择一种参照的基准样式，或选择“无样式”。

6.如果需要，可指定后续段落的样式，即应用此新样式后回车，新段落将自动应用指定的后续样式。

7.设置新建样式的字符格式或段落格式。

这一新建样式，可选中“添加至模板”复选框;选中“自动更新”复选框，则只要对应用此样式的段落重新定义了新格式，此样式将自动改变并更新活动文档中所有应用了此样式的段落。

9.单击“确定”按钮，关闭对话框，新建样式将自动保存。26

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Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版

样式使用举例：对《压焊工序绩效考核办法》利用样式进行排版。

通过观察，《压焊工序绩效考核办法》主要有三级样式，定义如下：

样式定义：

标题1：黑体，四号

标题3：仿宋，小四号标题1标题2标题3标题2：楷体，四号正文：宋体，五号

应用新设定样式的方法？27

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Excel常用技巧

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Excel常用技巧一：利用“顶端标题行”快速设定每页打印标题

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Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性

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Excel常用技巧三：隔行着色

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Excel常用技巧四：将特定的数据醒目显示

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Excel常用技巧五：快速填充相同数据

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Excel常用技巧六：避开Excel的误差28Office办公软件使用

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Excel常用技巧

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Excel常用技巧一：利用“顶端标题行”快速设定每页打印标题

在平时工作中，经常看到有人在Excel中制表时，将表头在每一页复制一份，以便在打印时在每张表格中都有表头，这样不仅麻烦而且当每页内容多少发生变化时，还得重新调整排版。

事实上这大可不必，只要在整个表格前面设置一个表头，然后将表头设置成打印标题，问题便迎刃而解。

具体方法是选择"文件“->"页面设置"，然后选中"工作表"选项卡，点击"顶端标题行"输入框右边的按钮，然后在工作比标中将需要作为表头的一行或多行选中，点击"确定"即可。29

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Excel常用技巧⊕

Excel常用技巧一：利用“顶端标题行”快速设定每页打印标题30Office办公软件使用

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Excel常用技巧

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Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性

当我们在制作一个EXCEL表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，事实上利用“冻结窗格”功能便可很好解决这一小问题。

具体方法是：将光标停在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然后选择菜单“窗口→冻结窗格”即可，滚屏时，被冻结的标题行便总是显示在最上面，大大增强了表格编辑的直观性。31

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Excel常用技巧

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Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性32Office办公软件使用

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Excel常用技巧

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Excel常用技巧三：隔行着色

我们在Excel中浏览一个非常大的工作簿中的数据时，有时会出现看错行的现象发生。如果能隔行填充上不同的颜色，这种现象就应该不会发生了。我们利用条件格式和函数来实现这一需求。

方法：

1、选中数据区域(或用Ctrl+A组合键选中整个工作表)。

2、执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。

3、单击“条件1”下面左侧方框右边的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“公式”选项，并在右侧的方框中输入公式：=MOD(ROW(),2)=0。

说明：MOD（被除数，除数），该函数的功能是返回两数相除的余数。

ROW(需要得到其行号的单元格或单元格区域)，该函数的功能是返回引用的行号。

4、单击其中的“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框。

5、切换到“图案”标签下，选中一种颜色，确定返回到“条件格式”对话框，按下“确定”按钮退出。

6、隔行填充不同颜色的效果得以实现。33

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Excel常用技巧

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Excel常用技巧三：隔行着色34Office办公软件使用★

Excel常用技巧

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Excel常用技巧四：将特定的数据醒目显示

醒目格式显示出来，以便一目了然，易于查阅。

具体方法:

先选定一块区域，然后选择"格式“->"条件格式"，在打开的窗口中输入条件，

然后单击"格式"按钮，对满足条件的数据的显示格式(字体、边框和图案)进行设

置，若要增加条件，还可按"添加"按钮添加下一个条件。

这样在选定的区域内满足条件的数据都将以您设定的格式进行显示。35

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Excel常用技巧

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Excel常用技巧

四：将特定的数据

醒目显示

条件：

数值介于1000和3000

之间，颜色变红。36 Office办公软件使用★Excel常用技巧 ⊕Excel常用技巧五：快速填充相同数据 （1）如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，则 你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还 比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的 单元格中快速填充同一个数据，具体方法为： A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可 在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中； B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则 刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 （2）用填充柄自动填充工作表 在Excel2003工作表中，如果需要在一行或一列单元格中填入按 顺序排列的项目序号，用自动填充功能可以帮助您快速输入这些数据 序列，而且还不容易出错。37

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Excel常用技巧

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Excel常用技巧六：避开Excel的误差

当用Excel进行复杂算术运算时，其计算出来的结果有时会与电子计算器的结果有些微小

的差别，特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下，算术“误差”很容易产生，究其原

因，就是Excel在除不尽的情况下，不会自动对数值进行四舍五入的操作。这在要求严格的

财务报表上当然是不允许的，避开这种“误差”的途径有两种：

1．

利用Round函数对中间值四舍五入

Excel中Round函数的格式为：Round(数值，保留的小数位数），它的作用就是对指

定数值进行四舍五入的操作并保留指定小数位数。比如Round(8.8888,2）的意思就是对

8.8888的千分位进行四舍五入、结果就是8.89，当然为工作方便，此函数括号内的数值也

可以是单元格地址或别的算术公式，每个中间值经过这样处理后得到的最终运算结果就和计

算器算出来的一致了。

2．

正确设置Excel选项来避开“误差”

上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函

数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的[工具]→[菜单]→[选项]→[重新计

算]，在“工作簿选项”处勾选“以显示精度为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况

下这个小选项是没有被勾选的。38

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Excel中公式的使用

Excel中的公式就是对工作表中的数值进行计算的

等式，通常是以“＝”开头的。

在公式中可以调用许多现成的函数，Excel中的函

数分为财务、日期、统计、逻辑、查找与引用等不

同类别。

举例1：

我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从

1变化到20时y的值：

方法：先在第一列中输入好1到20这些数，然后在

B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到

下面的单元格中，就可以得到直观的结果了。39

Office办公软件使用举例2：从身份证号码中提取出生年月和计算年龄。从身份证号码中

提取出生年月

从身份证号码

中计算年龄40

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Excel中公式的使用

本例中用到的函数：

IF(条件判断,条件成立时值,条件不成立时值)

说明：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。

可以使用函数

IF

对数值和公式进行条件检测。

LEN(文本)

说明：返回文本字符串中的字符数。CONCATENATE

(文本1，文本2,...)说明：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。MID(文本,开始位置,字符数)说明：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。VALUE(带引号的文本)说明：将代表数字的文本字符串转换成数字。YEAR(日期值)说明：返回某日期对应的年份。返回值为1900

到

9999

之间