地产公司文件记录管理办法

-PAGE14-文件记录管理办法（试行）为加强项目操作过程中文件和各项记录的管理，提高工作绩效，为生产经营提供更好的服务，特制订本办法。1.文件控制1.1目的：通过对文件存续各过程的控制，以确保文件的适宜性、有效性和充分性并保证在使用场合都能及时得到相应文件的有效版本。1.2定义：1.2.1外来文件：指政府部门、上级部门下发的与项目工程管理有关的文件、设计院提供的施工图纸、外来的项目工程管理与业务所要求的其它文件或重要的记录、针对产品的技术和质量的标准、规范和规程以及法律、法规等。1.2.2内部文件：指集团或项目公司编制的文件，如：集团各职能部门编制的管理与业务性文件、项目公司编制的管理性与业务性文件等。1.3HYPERLINK工作流程图(见附录二)2.3工作程序2.3.1记录控制范围2.3.1.1集团及项目公司内部应用于工程项目管理的记录。2.3.1.2工程竣工资料要求所规定的记录（A、B、C、D四册内容）。2.3.2记录的编制要求2.3.2.1记录是工程质量达到规定要求，质量管理有效运行的证据，应具有及时性、真实性、准确性、完整性，应能满足向他人证实的要求。2.3.2.2当有可追溯性要求时，应记录产品的唯一性标识。2.3.2.3记录应清晰、易于识别和检索。记录表式应标准化、规范化，进行统一设计、印制和发放，字迹应端正清晰。2.3.2.4记录引用复印件时，要注明原件存放单位，并要该单位盖红印章证明，复印人的签名。2.3.3记录标识：记录应严格按照工程竣工资料、工程项目管理记录的要求进行，记录的标识，当标识为工程项目管理记录与工程竣工资料所共有时，以工程竣工资料标识为准。2.3.4收集和保管2.3.4.1工程竣工资料（含总包方和分包方的记录）由项目公司相关人员记录、收集和保管，工程竣工时经项目公司工程部、项目公司技术部门审查、装订后，由项目公司工程部保管。2.3.4.2公司内部记录由各过程/程序主管部门负责记录、收集、编目、检索和保管。2.3.4.3记录如需移交归档保管，要填写“文件资料移交单”。2.3.5归档与编目：记录经核验通过后统一由项目公司工程部归档与编目保管。2.3.6记录的查阅：对归档记录的借阅、复制或对外提供，须填写“文件借阅（复印）申请单”经项目公司工程负责人批准，并定期归还。同时须设置“文件借阅（复印）记录表”由申请人及提供人签字，手续完备后方可提供，借阅者不得遗失、涂改、填注、拆散或自行转借，违者按情节追究责任。2.3.7监督检查2.3.7.1集团工程管理部应针对记录控制情况进行指导、监督和检查，每半年一次，发现问题应及时采取相应的措施。2.3.7.2各项目公司应对各自管理范围内的记录进行检查，要求每季度不少于一次，并将检查结果报工程管理部备案。2.3.7.3检查结果应记录于“工作抽查情况通知书”中。2.3.8保存期限与处理2.3.8.1工程竣工资料（记录）保存期按分为永久、长期、短期三类，同各档案馆。2.3.8.2公司内部记录，保存期限为15年。2.3.8.3对超过保存期限的记录应由集团工程管理部组织鉴定，如确已失去保存价值，须填写“文件销毁申请表”并列出清单经主管领导批准后，由集团工程管理部会同相关部门一起销毁。2.4工程技术资料归档管理办法2.4.1归档的要求、手续、时间2.4.1.1工程竣工资料（含总包方和分包方的记录）由项目公司相关人员记录、收集和保管，工程竣工时经项目公司工程部及项目公司技术部门审查、装订后，由项目公司工程部保管。2.4.1.2归档的文件材料必须齐全、完整、准确，签字、盖章完备，编制竣工图必须修改到位，每张竣工图上必须在图样标题栏上方空白处加盖竣工章；竣工章要符合当地档案馆要求。2.4.1.3归档的工程技术资料，用纸规范要标准，宜A4规格纸张，小于本规格应裱糊加边，大于本规格应裁剪或折叠。每册资料用纸规格必须一致。16开纸竖式在190mm左侧或横式在上方边留出25mm装订线，A4纸在210mm左侧或横式在上方边留出30mm装订线，在装订边杜绝书写文字。使用纸张的质量要好。图纸一律折叠成297×210mm规格，折图时应图面朝里，图标题栏外露在右下角，图纸按设计号排列序号并抄目录。如与当地档案管理规定矛盾，以当地档案管理规定为准。2.4.1.4文件材料的书写应要规范，图表文字书写内容简明扼要，能说明问题。编制竣工图的须为碳素墨水，字迹清晰、工整、整洁、标注清楚。2.4.1.5归档的材料凡不符合以上要求的，应进行整改，符合要求后方可归档。2.4.2收集与整理。2.4.2.1项目公司工程部在接收工程技术档案时，要对归档的资料详细复核，是否完整、齐全，整理是否符合要求，并逐页清点接收，发现问题立即查明补正或拒绝接受，交接手续必须清楚，必须填写文件资料移交单。2.4.2.2工程技术档案接收后，应本着便于保管利用的精神进行分类、编目、登记、编检索工具。2.4.2.3工程技术档案的编写要简单明了，代字、代号要统一。2.4.2.4为了统一规格，有关档案装具内封面、内目录、备考表、外封面等全部采用国家标准，不得随意采用非标准用具。2.4.3档案编目：编目主要包括卷内文件编目和编制案卷目录两部分。2.4.3.1卷内文件的编目:它的具体流程是:编页号→填写卷内文件目录→填写备考表。2.4.3.1.1编页号：即对卷内文件逐页编号，以固定卷内文件的排列顺序和统计卷内文件数量。页号一般编在文件的右上角；图样、照片等编在其背面。2.4.3.1.2编制卷内文件目录。这种目录以文件为单位著录，具体项目格式为：序号工程档案号目录 所在张号备注；2.4.3.1.3填写备考表。备考表包括内容为:2.4.3.1.3.1介绍和说明卷内的有关情况，如档案的完整、程序、修改补充情况等；2.4.3.1.3.1供组卷人和审卷人签署姓名和日期；2.4.3.1.3.2供日后登记鉴定、并卷、部分交接等变动情况。2.4.3.1.4编制案卷目录：编制案卷目录可分为案卷标引和组织目录两个步骤。2.4.3.1.4.1案卷标引。案卷标引就是通过对卷内文件内容和形式特征的分析，在案卷封面标注检索标识的工作。案卷标引应包括案卷题名、编制单位、归档日期、保管期限、密级、档号等内容。2.4.3.1.4.2案卷标题的标注：案卷标题就是本卷标题，应当用简练的文字概况揭示卷内成分，通常由卷内文件名称和针对内容两部分组成。2.4.3.1.4.3档号的标注：档号即为“档案号”。通常由四部分组成。工程代号、建筑类型号、流水号和卷号。它们之间用破折号隔开。四个代号均使用阿拉伯数字。2.4.3.1.4.4组织案卷目录由项目公司工程部按照《建设工程文件归档整理规范》编制。2.4.4保管与统计2.4.4.1项目公司工程部负责工程技术档案的安全、保密工作，做好“七防”（防盗、防火、防虫、防潮、防鼠、防尘、防高温）工作。2.4.4.2项目公司工程部应对接受、保管、借阅和鉴定销毁技术档案进行登记统计，对档案的数量和利用效果进行登记。2.4.4.3接收的工程技术档案，要在入库前进行检查，发现虫情要先消毒，后入库。2.4.4.4在档案的交接或档案保管人员的更换时，都要将档案点交清楚，分清责任。2.4.4.5档案库房内要经常保持清洁，杜绝食物和其他杂物进入档案库房。2.4.5竣工图编制规定2.4.5.1施工图没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图。2.4.5.2施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，并加盖“竣工图章”后作为竣工图。2.4.5.3施工图的结构、平面等有重大改变，且不宜在原施工图修改的，应根据设计变更文件重新绘制施工图，并加盖“竣工图章”后作为竣工图。2.4.5.4竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容(含被修改部分打印图纸)都必须修改到位。竣工图的修改、注记方法规定如下:2.4.5.4.1对于少量文字和数字的修改，可采用杠改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近的适当位置，填写变更后的内容，并注明修改依据。2.4.5.4.2对于少量图形的修改，可采用叉改法，即用“×”将被修改部分划去，在其附近的适当位置，画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据。2.4.5.4.3对较多图形的修改，可采用圈改法，即将被修改的部分图形圈出，按制图规范在其附近的适当位置，画出修改后的图形，注明修改依据。2.4.5.4.4施工图内，整张作废的图纸应注记“作废”及修改依据。2.4.5.4.5设计单位绘制修改图的，应圈出原施工图修改范围，并注明修改依据。2.4.5.4.6修改依据的注记:技术交底会议纪要，设计变更通知单，技术核定单。业务联系单等修改依据应注明编号或产生日期。在修改依据中，每一条款需注记被修改的图号。2.4.6利用(借阅与复印)2.4.6.1综合办应积极开展技术档案的利用工作，及时地提供质量记录资料为基建工作服务。2.4.6.2对旧档质量记录的借阅、复制或对外提供，须经项目公司工程负责人批准，并定期归还。借阅者对档案必须爱护，不得自行转借、涂改、填注、拆散，违者按情节追究责任。2.4.7鉴定与销毁。2.4.7.1项目公司工程部应定期进行工程技术档案保值的鉴定工作，由集团工程总监组织档案人员和有关科室人员，把已超过保管期限、无利用价值的科技档案剔出，予以鉴定。2.4.7.2鉴定工作结束后，由项目公司工程部提出关于工程技术档案鉴定工作报告，并附上销毁目录，报集团工程总监批准，并报上级机关备案。2.4.7.3销毁档案时，指定两人复核销毁和监销，关在销毁清单上签字。在销毁属保密性质的工程技术档案时，应同时报请公司的保密组织进行审查。附录：工作流程图一文件存档文件存档外来文件收文登记主管部门阅办确定发放范围复印转发内部文件主管部门拟文并确定呈送对象相关部门流转主管领导审批签发批准发布发放范围审批标识发放登记、签收增补文件清单使用有效版本文件识别旧文件回收、作废文件更改更改审批更改申请NY编号、打印、盖章复印并加盖复制文件专用章领导及相关部门流转附录：工作流程图二策划编制和管理要求策划编制和管理要求标识收集和保管归档查阅保存期限与处理集团工程管理部监督与检查记录识别公司内部记录工程技术资料（A、B、C、D）四册文件控制清单部门：序号文件名称编号版本/修改最后修改日期文件更改审批表编号:更改文件名称文件编号申请更改部门申请更改原因： 申请人/日期：更改前内容更改后内容（或另附页） 更改人/日期： 日期：是否涉及其他文件更改是否需要更改文件名称：编号：更改审批意见： 审批人/日期：文件销毁申请表编号：销毁文件名称文件编号文件销毁申请部门申请销毁理由：申请人：日期：部门领导：日期：审查意见：审查人：日期：批准：