行政单位内部控制存在的常见问题及对策

行政单位是我国社会体系的重要组成，主要负责国家的文化建设、组织经济建设以及行政管理的公共服务单位，在维护社会公共秩序、促进国家发展中扮演着重要的角色[1]。自改革开放后，我国加大了对行政单位的扶持力度，各地区的社会经济与城市建设脚步在不断加快，各级行政单位得到更多发展空间，取得比较理想的建设成果，但随之而来的，是一系列的发展难题。对于行政单位来说，想要促进行政单位的稳定发展，实现自身的稳定长远发展，就必须要全面加强内部控制管理，逐步营造良好的内部环境氛围，杜绝不良行为的出现。一、行政单位实施内部控制的必要性（一）是防治违规违纪的关键手段相比于社会企业组织，行政单位无论是在社会性质，还是经营方向都大不相同，因此做好内控管理具有重要的现实意义。众所周知，行政单位的财政资金多数来自国家的财政资金扶持，属于国家资产，对于管理工作具有超高要求，需要通过内部控制，对每项工作流程，尤其在财政资金使用方面加强管理，可以保证财政资金的优化配置，避免不良行为的出现，造成巨大的国家财产损失。并且，内部控制的有效实施，可以在“决策、执行、监督”三个环节的管控下，在每个环节甚至源头处规避违规问题，促进行政单位“廉洁文化”建设，进而营造出一个“风清气正”的环境氛围。（二）是提高管理效益的基础保障行政单位属于公共性社会组织，其存在的根本意义，就是维护人民群众的合法权益，为其提供优质的公共服务，因此行政单位的日常工作被公认为整个社会活动正常运转的重要环节[2]。以内部控制为导向的管理工作，可以使行政单位的办理流程得到规范与简化，以部门需求为基础，实现内部资源合理调配，最大限度实现资源节约，杜绝资源浪费，有助于行政单位管理效率的提升。事实上，内部控制已经成为我国行政单位必不可少的管理举措，在制度体系、管理举措的协调配合下，可以使单位内部控制流程变得更加严谨规范，在提高管理效益的同时，树立良好的社会形象，进而不断扩大行政单位的社会影响力。（三）是保证会计信息质量的首要选择会计信息中记录着行政单位每项活动的全部信息，与单位整体发展有着密切的关联。通过内部控制的准确落地，对各部门的工作行为加以管控，使财会部门的工作流程得到有效规范，对财会人员的个人行为进行约束，以此更好开展系统性的会计数据信息搜集、分析、加工、汇总与处理，在保证会计信息质量的前提下，为单位领导干部提供更准确的数据参考，提高会计信息的参考价值，用数据来说话，实现国家资产的合理调配与使用，将社会效益发挥至最大化。二、现阶段行政单位内部控制面临的问题（一）缺乏良好的内控执行环境环境是开展工作的重要场所，也是影响工作效果的主要因素之一。现阶段，许多行政单位缺乏良好的内控执行环境，无法为内部控制提供良好的环境保障。而产生这些问题的根本原因，多数来自领导干部的不关注、不重视，对于内部控制的积极作用认识并不到位，管理重心更加倾向于事业发展与自身政绩方面。个别领导认为，行政单位不同于营利性机构，对于内部控制的需求量并不高，即便已经着重开展内部控制，但更多关注在预算控制管理与政府采购流程管理方面，这使得内部控制的贯彻落实受到严重阻碍，无法充分发挥其根本价值，将会对行政单位的整体发展带来不利影响。（二）制度体系不够健全制度是治理之基，是工作的保障，完善的制度体系能够起到良好的规范与引导作用，严格规范工作流程，约束部门人员的工作行为。无论对任何工作来说，都需要通过制度来提供保障，如果行政单位不能切合实际，落实相应的制度体系，在制度缺位、不完善的情况下，将会失去应有的严谨性与约束性，不能对各项工作流程做出明确规定，执行追踪管控更是难上加难，不利于预期目标的顺利实现。在岗位职责落实方面，如果缺乏完善的管理机制，将会出现岗位职责不清晰的现象，在面对突发情况时，各部门之间相互推诿、推卸责任，整体工作变得更加混乱、无序[3]。此外，财务控制属于行政单位内部控制的核心内容，内部流动资金多数来自财政拨款，如果内部控制不能准确落实到位，在制度体系缺位的情况下，不能对各部门职责进行清晰划分，将会严重影响财政资金的高效利用，降低财务管理水平，还会使内部控制流于表面，无法实现深入渗透。（三）内控管理与会计管控之间不够协调行政单位是国家各项行政事务进行组织、管理、监督和指挥的国家机关。相比于其他社会组织，行政单位的涉及行业与领域比较广泛，加之自身行业的特殊性，难免会产生大量的数据信息，需要通过会计部门进行系统化的分析与处理工作，而会计部门同样也是内控管理中的重要组成。对于行政单位的内部控制来说，会计控制属于本身工作的核心内容，两者之间有着密切的关联，起到“相互牵制、相辅相成”的作用，如果单位人员不能正确认识到二者的关系，借助会计管控助力内部控制，充分发挥协同效应，将会使内部控制执行受到一定阻碍，极易出现不同程度的管理问题，很难顺利达到全面控制的目的。（四）内部控制缺乏规范化就目前来看，虽然大部分的行政单位已经着手开展了内部控制，完成了前期与具体安排，但依然存在一些不规范的弊端问题，无法实现科学合理的内控管理工作，实际执行效果并不理想。例如：行政单位更多关注社会职能履行，对于内部控制的法规政策了解并不深入，现有的制度体系存在一定局限性，不能与行政单位实际情况保持高度配合，并且在会计内控制度不完善、缺位的情况下，许多工作需要进行更深度的强化与改进。此外，人员是工作的参与者、执行者，他们的专业水平将直接影响工作效率，但往往许多行政单位的人员教育培训并不及时，无法保证内部控制的合理性，规范化建设更是难上加难。三、优化行政事业单位财务内控制度对策与建议（一）注重行政单位内控环境的改善作为单位的第一领导人、第一责任人，领导干部需要具备良好的内部控制意识，给予该项工作高度重视，以身作则，充分发挥自身表率作用，全力加大内部控制的宣传力度，在单位内部树立正确的内部控制思想，进而形成一股良好的内控管理风气[4]。在此基础上，行政单位需要适时开展培训与交流工作，在条件允许的情况下，邀请专业人士进入单位内部进行实地培训，面向全体职工讲解内部控制的专业知识与优秀案例，加大内部控制重要性的宣传与普及力度，进而加深基层职工对内部控制的认识与理解程度，杜绝认知空白现象，深刻意识到该项工作在单位整体发展中起到的积极作用，在潜移默化中增强自身思想意识，逐步营造良好的环境氛围，为内部控制的顺利实行打好扎实的人员与环境基础。（二）构建完善内控管理体系第一，梳理业务流程，促进内部控制制度建立。建立全员参与机制，要求各部门给予内部控制高度配合，认真梳理各业务流出，分析并确定风险点，对各项业务活动中可能存在的风险隐患、突发事件做出超前预判，根据其基本性质建立相对应的制衡体系，逐步建立符合自身发展需要的内部控制管理制度，并结合内外部环境，及时补充并调整制度内容，确保切合实际。当需要委托中介机构进行制度编制时，应要求其进入单位蹲点，在确认对单位内部的部门设置、职责划分、业务特点充分掌握后，编制出一套具有科学性、操作性、合理性的内部控制制度。第二，以业务活动为基础，健全项目审核控制机制。充分考虑到行政单位的机构设置、相关活动、社会职责等诸多管理要素，由此进行相关活动岗位的合理设置，保证各个岗位之间保持紧密连接、权限相互牵制，打造“各司其职，相互监督”的美好局面。在此基础上，严格遵循“三权分立”基本原则，建立项目审核与审批制度，针对重大业务事项，要求单位领导全员参与集体决策，按规定权限与程序审批一般业务。第三，明确执行目标，合理划分职责。明确内部控制执行目标，以内控目标为导向开展工作，明确划分内部控制的工作职责，将内控责任准确精细化到各个部门，准确落实到每个岗位和每个员工中，同时需要构建严格的岗位责任制度，使企业全体人员都能清晰认识自己应该做些什么，不应该发生哪些行为，以便后期绩效考核管理工作的顺利进行[5]。第四，完善财务制度，做好预算管控。行政单位要意识到财务制度在内部控制中的核心位置，以提高管理水平、增强风险防范能力为目标，对现有的财务管理制度进行补充、完善，重点强化财政资金、固定资产管理，明确设定财政经费申请、使用以及审批程序，保证做到在制度体系与法律规章的规定范围内合法、合理执行。此外，行政单位应适当引入全面预算管理，结合自身发展战略，灵活选用“固定预算、弹性预算、增量预算、零基预算”等多种成熟的预算编制方法，提前预测未来一段时间内财务活动中的收支情况，加大预算编制与执行管控力度，落实配套的预算审批机制，对各项财政资金实施有效管控，严厉杜绝“徇私舞弊、违规操作”等不良行为的出现。（三）健全内部会计管控制度为推动内部控制的准确落实，行政单位应从大局观角度出发，认真梳理内部控制、会计控制之间的关系，正确认识到二者的协同作用，在此基础上健全内部会计控制机制，最大限度保证二者的协调性，促进共同发展。首先，内控管理机构的设立与健全。以单位发展战略为基础，充分考虑各部门业务情况、内控管理需求，设立独立的内部控制组织机构，赋予该部门足够的独立自主权，免受其他部门或人员的干扰影响。坚持“因事设岗、以岗定人”的基本原则，将不同业务活动合理分配到实际岗位中，并以此为基础，在所分类的工位上安排具体的会计控制人员。其次，落实职务分离机制。为避免出现徇私舞弊、滥用职权等不良情况，行政单位应严格落实“不相容职务岗位分离”制，保证会计工作分工到位，针对重要岗位，应至少配备两名或两名的人员，共同进行会计账目的整理、清算与核对工作，要求双方相互监督和合作，严厉杜绝“一人多岗”，尽可能保证“账实相符”。最后，提高会计信息质量。会计信息作为会计工作的开展前提，需要行政单位给予高度重视，重点加强对会计账簿的监督管理，在启用账簿时需填写相关的内容，经核实确认没有差错情况后，进行账目登记和编号，保证会计信息的准确性、真实性，以便更好为行政单位内部控制提供数据参考，取得更理想的工作成果。（四）开展规范化的内部控制规范是行业发展的生命线，行政单位要加强规范化建设，使内部控制工作的整体质量得到保障。在此期间，应全面彰显制度体系的根本性作用，根据各岗位需求，落实配套的管理机制，在法律法规的正确带领下，对内部控制的工作流程作出明确规范。针对工作执行力管控，需要在做好人员意识建设的基础上，使其正确认识到自身岗位的重要性、社会价值，以此摆脱传统模式下的束缚与局限，对各部门的职责权限作出明确规定，开展内外部监督管理，推动内部控制得以稳定运转，进一步提升工作的有效性[6]。以监督角度入手，对行政单位的财务活动、业务活动等重要项目进行监督管控，充分发挥审计部门的监管作用，对各项业务活动开展系统性的指导、监督、服务、检查、决策辅助等，要求财务部等相关部门参与到其中，及时告知部门实际情况。建立内控管理委员会，