小公司采购流程及管理制度

4/5小公司采购流程及管理制度为了提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降底采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物质采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

第1项申购程序申购的定义

。申购是指某人或者某部门根据公司经营活动需要确定一种或几种物料，并按照规定格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

一、申购单提报规定。

1.申购单应按照要素填写完整，清晰，由公司总经理审核批准后报采购部门。

2.申购单的更改和补充应重新填写并由公司总经理签字。二、申购单接收规定

。具体负责采购的部门就以下事项对申购单进行审核

。1．应检查申购单的填写是否按照规定填写完整，清晰，检查申购单是否经过公司领导审批。2．

接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则。

3．通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。4．对于不符合规定和撤销的申购单物资应及时通知申购部门。

三、申购单分发规定

。1．对于采购应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。审批人与采购人应职责分离。

2．

对于紧急申购项目应优先处理。

3．

无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。

4．

重要项目的采购前应征求公司相关领导的建议。四、采购周期的规定。

1．询好价后在本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过3天。

2．询好价后非本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过7天。3．采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明相关原因。

4．遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。五、

对于已签订合同的供应商，分次采购需就每次采购的数量、金额、发货时间等事项，与供应商进行书面或邮件确认。未签订合同的供应商按本制度第三章《供应商的选择及合同签订》执行。六、属于相同类型或属性近似的产品应该整理归类集中采购。对于紧急申购项目应优先处理。1.集中采购：凡是有相同类型，共同性的材料采用集中计划采购。采购前，申购部门按计划申请。采购部门集中办理采购。2.紧急采购：紧急采购的物料总金额在5000元以下（含5000元）的，书面报请公司项目分管领导批准。采购的物料总金额在5000元以上20000元（含20000元）以下的，需报请公司总经理书面批准。第2章

供应商的选择及合同签订对第一次合作的供应商，需进行资质考核、询价、比价。询价、比价由总经理负责，并报备董事长。

采购部门应对供应商资质进行考核，考核的方面包括但不限于以下内容：

1．供应商应具备一定的资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能力，产品质量符合我司需求。

2．按照合同约定，达到付款条件的货款进行付款操作。

3．填写费用报销单，该单由财务负责人、总经理审批签字完毕后提交财务部。

二、

合同执行与跟进

1．已签订合同、订单由申购部门负责跟进，总经理进行监督，如出现问题申购部门应及时提出建议或补救措施，并及时通知公司领导。

2．已签订的合同在执行期间应及时掌握合作单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量按时履行。

3.合同在履行期间应按照双方约定严格执行，如遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。第5项

对账调节

每月5日之前，财务部对主要供应商就截止至上个月底的应付未付金额、未