2023年专业电话礼仪

慎而思之，勤而行之。斯是陋室，惟吾德馨。第第2页/共2页精品文档推荐2023年专业电话礼仪收拾专业电话礼仪

作为一名职场人士，良好的电话交流形象可以体现你个人的专业素质、业务能力、文化素质、气质风度、礼仪修养以及所在公司的形象。专业电话礼仪有哪些?下面是我搜集收拾的一些内容，期待对你有辅助。

专业电话礼仪

一、电话交流的几个特点：

首先，只闻其声，不见其人。因为看不见对方，仅凭声音去揣测对方的长相、修为和情绪是有难度的，这也为顺利交流设置了障碍。第二，电话交流具有单面性和异常性。打电话时，4平方米范围之内都较为敏感。当我们打电话时，传递出去的声音不只是自己的语言，还夹杂着4平方米之内的声音(如挪动椅子的声音，其他人嬉笑的杂音等)，因此拨打工作电话时，务须要注意保持安宁的通话环境。

二、注意事项

第一，在打电话前将要说的事情收拾出来。倘若是容易的事情，在头脑中稍加收拾即可;容易且重要的事情，就要预先在本子上列一个提纲，以使谈话弥漫条理性。电话拨通后，要确认对方身份并报上自己姓名，并咨询对方接听是否方便，千万别迅速地自说自话，彻低不考虑对方正在开会还是会见重要客人。

第二，打电话时，应恰当地挑选时光、地点和场合。普通来说在早上8点之前、晚上10点之后，就不要再打工作方面的电话，以免妨碍对方歇息。此外，要考虑一下打电话的地点是否安宁，时光是否方便，不分场合的电话打过去也注定不会有好的效果，所以务须要在打电话之前举行须要确实认。

第三，打电话要言简意赅，长话短说，事情说完后要主动挂电话。道理很容易，打电话给对方，对方并不知道你有几件事，是否说完了，所以不会贸然挂电话，这就要求打电话的人根据交谈情况先挂电话。

第四，要在电话铃响三声之内赶紧拿起话筒，不要让电话铃响太长时光。一则打电话的人暴躁有限，时光太长会感到烦躁，二则电话的铃声也是对办公环境的污染，相信没有人异常爱慕听电话单调而频繁的声音。倘若响铃超过三声接起，应赶紧解释说“抱歉，让您久等了”，容易的'一句话就可以让对方等待时的烦躁一扫而空。

第五，接电话之后应主动报上姓名，但是千万别用机械麻木的声音去完成这个程序。这个过程倘若缺少了诚挚的态度，就像流水线上的产品一样毫无感染力。因此，接电话后绝对要清晰地说出公司名称，并用微笑的问候感染对方。重要的是态度，它能够影响打电话的人对公司的整体印象。

第六，在接电话的同时还应决定好记录。电话旁最好放支笔和小便签，以方便记录一些重要的事情，再好的脑子也不如写在纸上的内容清晰明确。养成记录工作电话的习惯，可以使你的工作更有条理性，同时也是对你工作的一个交代。

第七，接电话还有很重要的一点，就是要保持端正的姿态与清晰明朗的声音。身体姿态的畏缩和懈怠往往能够通过声音传达出去，千万别以为对方看不到自己的行为。微笑着讲话和板着脸讲话都是能够从听筒中区别出来的，你的声音也应清晰明朗，让对方听得清晰明了。

第八，帮别人做留言时，要确认一下信息的价值。看内容能否给予别人有效的信息和辅助，也就是我们通常所说的“5W2H”原则：

WHO(何人)就是来电人的姓名及性别;

WHOM(找何人)是指要找哪一位;

WHEN(何时)包含两个方面，即什么时候打来的电话，以及电话中所提及事项的时光;

WHERE(何处)是指来电提及事项的地点;

WHAT(何事)是来电提及的内容及来电的缘故;

HOW(如何做)是来电期待授话者怎样做和所提及事项的做法;

HOWMUCH(做多少)是指来电所提及事项的数量及有关数字。

第九，听到电话铃响，若口中正咀嚼食物，应迅速吐出食物，再接听电话;若在嬉笑或争执时，绝对要让情绪迅速安稳后，再接电话;讲电话的声音不要过大，话筒离口的距离不要过近;若是代听电话，绝对要主动咨询客户是否需要留言;若来电话时你正在同客人交谈，你应尽快结束通话，并告诉对方有客人在，待会回复;工作时，有朋友来电，你应扼要地结束电话，尽量不在工作时光讲私人话题;接到投诉电话，千万不能与对方争执，应聆听对方的不满，了解情况再做处理。

专业电话礼仪规则

避免晚上22点后至早上9点这个时光段打电话给客人。

普通情况下，晚上22点—早上9点，是歇息时光，尽量不要在这个时光段去打扰客人，倘若不是十万火急的事情建议挑选晚上10点之前，早上9点之后，否则将招致客人的讨厌与不满。

避免周一、周五的上午9点—10点左右，和下午16点—17点这2个时光段给客人打电话。

大部分公司在周一的上午或下午有周例会，部署一周的工作安顿;在周五的上午或下午通常会有周总结，总结这一周的工作，所以，倘若你周一和周五要联系客人，尽量不要挑选这两个时光段，否则客人没偶尔光回答你的问题，你的交流将无法完成。

避免节假日(包括双休日)联系客人交流业务。

节假日(包括双休日)，客人通常在家歇息或者外出游戏，在这个时光段与客人打电话谈业务，只会招来反感，客人会觉得你不懂事儿。

洞悉对方接电话的时机，避免与走在路上的客人通话。

与客人建立通话之后，要注意对方四面的声音，倘若有听到对方导航前景音，这时候客人可能正在开车，这时候建议跟客人确认一下，倘若决定客人正在开车，应该尽快结束通话，并提醒客人注意安全，并婉约咨询客人下次交流的时光。

打电话之前先收拾情绪，摆正态度。

我们在给客人打电话之前，要先收拾一下情绪，端正自己的态度，保持愉快的语气，不要把别处的坏情绪带给电话那头的客人，客人是无辜的，没有义务当你的坏情绪垃圾桶。

通话之前组织好语言，以容易为主。

在跟客人通话之前，我们要容易地组织一下语言，简明扼要地表达自己是谁，要做什么，尽量在3分钟之内把事情讲清晰。

电话基本礼仪

(一)重要的第一声

当打电话给某单位，若一接通，就能听到对方密切、优美的招呼声，心里绝对会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要轻微注意一下自己的行为就会给对方留下彻低不同的印象。同样说：“你好，这里是XX公司”。但声音清晰、婉转、吐字婉转，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象”的意识。

(二)要有喜悦的情绪

打电话时要保持良好的情绪，这样即使对方看不见你，但是从欢笑的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，因为面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着”的心态去应对。

(三)清晰明朗的声音

打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒惰的姿态对方也能够“听”得出来。倘若你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒惰的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会密切婉转，弥漫活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿态。

(四)迅速确切的接听

现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应确切迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种，若长时光无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会异常暴躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，四面没有其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。倘若电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会异常不满，会给对方留下恶劣的印象。

(五)仔细清晰的记录

随时铭记5WIH技巧，所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥HOW如何举行。在工作中这些资料都是异常重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要容易又要完备，有赖于5WIH技巧。

(六)了解来电话的目的

上班时光打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都异常重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清