集团公司事务文书写作技巧课件

事务文书第一节事务文书概述

一、事务文书的含义：事务文书，是指机关内部或机关之间，除法定公文外，处理一般日常公共事务所使用的文书。它是党政机关、社会团体、企事业单位用来交流情况，处理事务的重要工具之一。它虽未被列人法定公文之列，但使用频率较高，自身的特点突出。二、事务文书的特点：1、应用的广泛性与法定公文比较，事务文书处理的是机关一般日常公务，它的使用频率往往超过法定公文，涉及面更广泛。在机关工作中，计划、总结、简报乃至大事记等，都要用到事务文书。它还往往作为正式公文的附件反映实际情况，因此，它是广泛使用的一种文书。2、格式的相对灵活性各类事务文书根据自身特点而形成相对稳定的格式，但具有灵活性，除了必须反映实质的内容外，在文头标准、正文的分段、文尾的具体写法上，往往都具有相当的灵活性。3、联系实际的紧密性事务文书是紧密联系实际的文书。它要反映实际情况，解决实际问题。例如调查报告，既是对实际工作情况的反映，同时在文章中也需提出解决问题的措施方法等。4、较强的政策性与理论性事务文书处理机关日常事务，反映在文书内容上，理论性和政策性都较强。文书的撰写过程，须把握有关的方针、政策，提出解决问题的方法，同时要与党和政府的大政方针及有关的政策界限吻合，否则是不符合要求的。三、事务文书的分类事务文书通常分为以下几类：1、简报、大事记；2、计划、总结；3、调查报告；4、章程、条例；5、会议记录；6、协定、公约；7、汇报提纲、讲话稿。

四、事务文书的写作要求（一）掌握充足的材料写作任何一种事务文书，都需要尽可能详尽地占有材料。没有充分的材料，就找不出规律，得不出正确的结论，也就达不到指导工作的目的。写作事务文书须占有以下材料：一是背景材料：包括用于揭示和说明社会环境和自然环境的材料。

二是现实的典型材料。事务文书都是用事实说话、寓理于事的，作者只有占有能集中揭示客观规律的有代表性的典型材料，才能有效地说明问题。

三是过程性的材料。无论是调查报告、总结还是述职报告等都要反映出客观事实的完整过程。因而，作者必须掌握生活中过程性的材料，即包含着时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素的材料。

四是评价性的材料。写作事务文书，不仅要占有当事人的材料，还应注意听取专家、群众对某人某事某项工作的评议。

（二）要有前瞻意识写作任何一种事务文书，都要具有前瞻意识，即能站在时代和未来的高度，审视和分析问题。

（三）要有实事求是的写作态度事务文书在鲜明的政治性和较强的政策性上与行政公文是基本一致的。因而，写作事务文书，从收集材料、分析材料到撰写成文，都要有实事求是的写作态度，来不得半点的虚假和浮躁。不仅所用的材料要绝对真实、准确，而且对事实的评价也要客观、公允，既不能夸大，也不能缩小。

第二节常用事务文书写作

一、计划（一）计划的含义：计划是为了更好地完成某段时间的工作或某项任务，为作出合理安排而预先写出的一种文书。常见的工作要点、安排、设想、打算以及意见、方案等都属于计划的范畴。（二）计划的分类依据不同的标准，可以分成不同的计划种类。按范围可分为国际、国家、地区、省市、行业、系统、部门、单位、个人计划等。按性质可分为工作、生产、学习、科研、教学、训练、会议计划等。按时间可分为长计划、短安排、年度、季度、月份计划等。按作用可分为指导性、指令性、一般性计划等。

（三）计划的特点：制定计划是为了更有效、有序地开展工作，也是实施管理的重要手段和措施。作为预先拟定的日常工作中的事务文书，计划具有以下特点：

1、明确的目的性。这是制定计划的基本出发点。没有明确目的的计划，就没有作为行动依据的价值。计划是为更好实施管理而制定的，具体要在工作。生产、学习上达到什么样的目的，是计划的出发点，也是工作的最终结果。

社会主义要消灭贫穷。为进一步解决农村贫困问题，缩小东西部地区差距，实现共同富裕的目标，国务院决定：从1994年到2000年，集中人力、物力、财力，动员社会各界力量，力争用7年左右的时间，基本解决目前全国农村8000万贫困人口的温饱问题。这是一场难度很大的攻坚战。为此，国务院制定《国家八七扶贫攻坚计划》，这是今后七年全国扶贫开发工作的纲领，也是国民经济和社会发展计划的重要组成部分。

——《国家八七扶贫攻坚计划》

2、科学的预见性。这是制定计划的基本思路。对未来工作所作的安排与打算，一旦制定就成为实际行动的依据，必须有科学的预见性。3、可变的灵活性。这是执行计划过程中的基本态度。计划只是预测性的打算，应留有灵活性的余地，以便出现问题可根据客观实际情况进行变化、调整。4、切实的可行性。计划应该切实可行，否则便是一纸空文。计划本身既体现方针政策，又与本单位的实际相结合，因此，其目标、要求要明确，通过努力可以实现；办法、措施具体得当，具有切实的可行性。例如：《面向21世纪教育振兴行动规划》一、实施“跨世纪素质教育工程”，提高国民素质1、2000年如期实现基本普及九年义务教育、基本扫除青壮年文盲的目标，是全国教育工作的“重中之重”。“两基”已进入攻坚阶段，要确保全国目标的实现。普及义务教育工作的重点和难点在中西部地区，在“十五”计划期间继续实施“国家贫困地区义务教育工程”，重点放在山区。牧区和边境地区。

进一步加强教育督导工作，健全督导机构，完善督导制度，保证“两基”的质量和素质教育的顺利实施。2．实施“跨世纪素质教育工程”，整体推进素质教育，全面提高国民素质和民族创新能力。改革课程体系和评价制度，2000年初步形成现代化基础教育课程框架和课程标准，改革教育内容和教学方法，推行新的评价制度，开展教师培训，启动新课程的实验。争取经过10年左右的实验，在全国推行21世纪基础教育课程教材体系。(以下略。全计划共分12个方面，具体措施共50条。)

（四）计划的写作

写作计划可以根据不同的需要，选取不同的格式。但不论采用哪种格式，都应有以下内容：标题、前言、主体、制定者、日期。

1、标题（1）单位+时限+内容+文种。如《XX师范大学2007年教学工作计划要点》。（2）计划期限+事由+文种。如《面向21世纪教育振兴行动规划》

（3）单位+关于+事由+文种。如《内蒙古贸易促进会关于对外贸易联络工作计划》

计划的文种名称应根据所制定计划期限的长短、详略的类型选用。未定稿应用括号标注“草案”、“初稿”等字样。

2、正文：一般由前言、计划事项、结尾组成。

前言：这是正文的开头部分，要以简明扼要的语言说明制订计划的指导思想、依据及目的。包括指示精神、政策法律依据、上级要求、基本情况、计划目的等。要统率全文。（例文见18）

计划事项：这是正文的主体与核心。主要写明在一定限期内做什么、怎么做、何时做，做到什么程度，即明确目标、措施、步骤，这也是计划的三要素。

目标即任务和要求，是计划所要完成的具体任务和要达到的基本要求。措施即为完成计划达到目标而采取的具体做法。包括采用的手段，人力物力的安排使用，各部门的分工协作，如何保质保量，采取的奖惩办法等。应明确具体，切实可行。步骤即计划的阶段性和连续性，做法的合理性和措施的可行性。明确分几个阶段，先干什么，后干什么，做到有序又有效。总之，要列清项目，突出重点，分清主次，要言不繁。结尾：主要是表明对实现计划的基本态度，提出希望，号召有关人员为完成计划而努力奋斗。

落款。一般包括制订计划的单位或部门名称，时间，有的需要加盖公章。若计划另有附件或要报送有关部门，则应按机关公文制作及管理的相应要求办理。

二、总结

（一）总结的含义总结是单位或个人对过去一定时间内的工作、生产或学习情况进行回顾检查并作出评估，用以指导今后努力方向的一种事务性文书。

（二）总结的作用

1、提供决策依据，便于指导工作。无论是经验还是教训，都可以成为正确决策的依据，以便于指导今后的计划制订和实践活动。

2、找出经验规律，便于借鉴推广。总结可以将经验或教训上升到理性的高度，找出规律性的东西。成功的经验加以推广，失败的教训给人以借鉴。

3、提高工作效益，推动事业发展。总结可以看到成绩，找出不足，发现困难，看到希望，其目的都是为了提高工作效益，推动事业的发展。

（三）总结的分类1、按内容分可为工作、生产、学习、思想总结等；2、按范围可分为地区、行业、系统、单位、个人总结等；3、按时间可分为年度、季度、阶段、月份总结等；4、按性质可分为综合性和专题性总结等。（四）总结的特点1、材料的真实性：总结的材料不但是自身的实践过程，而且应具有真实性，一是一，二是二，怎么做的就怎么写，以第一人称的方式写作。2、认识的理论性：总结在于把实践活动的感性认识上升到理性认识，从个体的实践中抽象概括出具有理论色彩的经验教训，得出规律性的认识。3、评估的辩证性：总结应当在全面回顾的基础上，对过去的工作既要充分肯定成绩，又要找出存在的具体问题。对经验教训，都应当坚持实事求是的态度，进行辩证的分析和概括。

4、结论的客观性:总结的结论不是靠概念、判断，而是由自身实践活动抽象、归纳出来的，即由对事实的分析、综合找出规律性问题，不允许人为地拔高和夸大其辞。

(五)总结的写作：总结一般由标题、正文、落款三部分组成。1、标题：总结的标题一般由单位+时间+内容+文种组成。也可以使用简化形式或以正副标题的形式出现。正标题概括揭示主题，副标题表述内容或文种。

例如：

XX大学2006年教学工作总结

健全管理机制，强化内部监督——XX公司年度财务检查工作总结

2、正文：由引言和主体两部分构成，内容包括情况概述、成绩经验、存在问题、今后打算等。

陈述性总结的引言一般是概述工作的基本情况，或者简要说明某工作或任务完成的背景、时间以及总的成效，使读者先有一个总体认识，为主体部分的展开作铺垫。要求简明扼要，避免与主体部分的内容重复。论述性总结的前言部分一般采用具体的数据或概括性的语言对主要成绩作简要陈述，以引起下文。

2001年，现代传播学院围绕年初制定的工作计划，团结奋斗，勤奋工作，进一步深化教学教育改革，完成了……在专业规模和内涵管理上均迈上了一个新的台阶。一年来我们除了完成繁重的常规的教学工作外，主要在以下几方面做出了努力。……——现代传播学院2001年工作总结

主体部分是总结的核心部分，一般按主要成绩、存在问题、今后的努力方向三个层次写作，以叙述为主，点面结合。

一般总结虽然提倡实事求是，但仍侧重总结成绩，其构成方式常见的有以下三种：(1)小标题式：即将工作中的经验、体会、成绩、做法等，概括归纳成若干小标题，分别加以阐述。(2)条文式：即用一、二、三等数码将总结分为条文形式，这样可以清楚地显示出各部分内容间的相对独立性和衔接的递进关系。

例如《现代传播学院2001年工作总结》的各部分小标题是：

一、以学校的干部人事制度改革为契机，激活内部管理机制二、以品牌专业为龙头，建立有竞争力的专业群体三、以学生为本位，建构有利于学生成长的平台(3)全文贯通式：即围绕主题，总结工作或学习的全过程，将其因果、做法、成绩、经验等综合在一起，一气呵成。

这三种写法各有特点，采用哪一种写法，要根据总结的内容和要求，灵活掌握，但无论采用哪种结构形式，都要条理清楚，层次分明，一目了然。

3、落款如是单位总结，在标题中又没有标明，那么，在总结最后落款时一定要注明单位名称；如是个人总结，应署个人姓名，最后写明时间，包括年、月、日。三、简报

（一）简报的含义：简报是党政机关、群众团体、企事业单位编发的反映情况、传播信息、交流经验、指导工作的一种摘要性的内部文件。也称“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”、“情况简报”、“XX动态”、“XX简讯”等。

（二）简报的作用

1、汇报工作：它可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新动向、新问题，及时向领导机关反映，便于领导机关及时了解下情，分析问题，掌握动态，指导工作，制定政策，作出决策。

2、指导工作：简报体现了领导机关的一定意图，上级机关在简报中，或通过好的典型，好的经验来推动上级工作，以带动全局；或通过反面典型，严重的教训来警诫下级；或传递新的情报信息，指出新生事物的苗头来启迪下级；或指出不良倾向来警醒下级。

3、协调工作：平级单位之间可以通过简报沟通情况，传递信息，交流经验，相互协调，取长补短，增强合作，共同发展。（三）简报的分类：按时间划分，有定期、不定期和临时性简报；按内容划分，有会议简报、工作简报、动态简报等；按形式划分，有专题性简报和综合性简报等。几种常见的简报：

会议简报：是在重要会议期间反映会议进程、与会者的相关情况或讲座、发言情况的简要报道。也包括发言摘要和会议中的突出问题等。

工作简报：也称“情况简报”，主要反映工作中的情况、经验、教训等，可以是专题性的，也可以是综合性的，比较自由灵活。

动态简报：反映社会情况或各领域中的动态。常以“内部参考”的形式发文，是一种严肃慎重而又具有保密性的简报。（四）简报的特点

1、真：即内容真实、确凿，所反映的人或事不能虚构。又因限于内部使用，表述则更直率。2、新：即指材料新颖、典型，力求提供新情况、新问题、新经验、新动向。3、快：即反映迅速及时，讲究时效，应快写、快编、快审、快印、快发、快报。会议简报尤其如此，常常是一日一报。4、简：即文字简练、朴实，要做到言约而事丰，以简练的语言说明最重要的问题。

（五）简报的写作

1、简报的格式：简报与其他机关应用文相比，一个显著不同点，就是有独特的格式。简报的格式由报头、标题、正文、报尾构成。报头：包括编号、密级、简报名称、期数、编发单位、印发时间等。编号和密级均印在左上角，编号在上，密级在下。密级有以“内部文件。注意保存”代之的。报头应占整个版面的三分之一。报头以套红印成，字体大而醒目。用红色分隔线将报头与标题正文分开。保密000012招生简报第12期包头师范学院编2007年8月23日

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