科研事业单位科研经费管理存在问题及应对策略

一、绪论（一）研究背景我国聚焦科研机制体制改革，从2014年加强中央科研项目到2021年的完善中央科研项目管理的若干意见，可以看出我国对科研的项目的关注越来越大，为实现社会主义现代化国家夯实基础。随着国家“放、管、服”等有关政策或者会议精神，经分析科研事业单位内外部的情况，可以看出科研事业单位应该加强对科研经费的管理，做好科研经费管理“软、硬件”的支撑，建立高效、有序的经费控制体系。（二）研究意义1．科研项目执行的重要保障科研项目经费管理是科研事业单位财务管理的核心，科研项目规范使用，是科研项目有效实施的重要保障。科研经费涉及项目申报、项目预算、项目批复、资金拨付、经费支出、结题验收、结余资金等全过程，如果在执行过程中发现问题，应该及时进行纠正调整，有效防范科研项目经费使用的风险，保障科研成果的有效产出。2．会计信息准确的基础条件科研事业单位应该健全科研有关的财务管理制度，按照内部控制有关规定，结合不相容岗位分离等有关要求，对科研项目经费中的财务管理实施全环节的控制，加强科研项目经费会计信息的及时和准确。科研事业单位可以借助信息化平台，实现管理人员、财务人员、科研人员的全方位的监管流程，为会计信息准确提供有效支撑。3．科研项目经费管理必然要求科研项目经费来源广泛，财政拨款不仅包括中央财政拨款，还包括地方财政拨款，中央财政拨款又包含之前补助和之后补助两种方式。除了财政拨款之外，还包括单位自筹资金和横向经费收入。因为不同的经费来源所对应的科研项目管理要求也不会完全相同。在保障科研项目经费合法合规的过程中，结合最新的国家政策和单位实际，从广度和深度提升科研项目经费管理，将工作做实、做细，才能管好各个科研项目。4．科研经费效益最大化的重要手段随着对科研项目的不断改革，我国对科研人员也进行了松绑，按照有关“放、管、服”的政策要求，科研人员有了更多的自主权力，但是同时也要注意到，科研经费承担主体的责任。在制定单位科研发展战略的时候，也要注重科研效益，力求将有限的资源创造出更多的科研价值。按照有关文件规定，科研事业单位可以将科研经费的管理、预算编制、经费报销等由科研助理完成，可以让科研人员更加关注在科学研究和试验发展上面，但是科研人员也需要对科研项目经费的使用承担责任。二、科研事业单位及经费管理概述（一）科研事业单位根据国务院的有关文件规定，我国的事业单位一般是利用国有资产设立的，从事有关公益类的事业，包含教、科、文、卫等活动。而科研事业单位一般也是基于国家拨款而举办的事业单位，其主责主业是科学研究和试验发展，与公益一类的行政事业单位有所区别。（二）科研经费的含义科研经费是指科研事业单位根据既定的科学研究目标，完成科研任务所支出的各项经费。三、科研经费管理现状（一）科研经费的来源科研事业单位一般会按照经费来源，将科研经费划分为纵向和横向经费。纵向科研经费主要是财政拨款，由科研事业单位根据国家有关项目要求，进行项目申请，经有关部门审批后，对科研事业单位科研项目按照一定的比例给予资金支持，这类科研项目一般需要符合国家科研战略及科技发展需求。不同于纵向经费，横向经费的来源主要是企事业单位，科研事业单位根据有关单位的需求，提供对应的研发和技术服务而取得的经费收入。（二）科研经费的特征1．不确定性科研活动因受研发内容、研发路径等因素影响，具有一定的不确定性，科研经费的使用与科研活动方案息息相关，如果科研活动方案发生改变，则相应的科研经费也会变化，因此会导致预算与实际经常会产生偏差。2．主观性科研项目经费在编制过程中，由于科研活动不确定，所以对于科研项目经费的使用内容无法做到完全匹配，无法准确测算出各类费用的具体支出方向，随着“放、管、服”政策的颁布，在一定程度上缓解了部分预算编制困难的情形，但是对项目的整体概算仍存在较大的主观性。3．整体性科研项目管理是科研事业单位的所有部门联动的管理机制，包含资产、财务、采购、审计、科技管理等等。因此科研经费的使用需要符合各个部门的规章制度。如果科研经费发生变动，“牵一发而动全身”也会影响其他部门的工作。（三）科研经费管理存在的问题1．内部控制不规范科研事业单位的主责主业是科学研究和试验发展，一般按照“重科研，轻管理”的管理模式，更多地关注科学研究的过程和成果，而对科研项目经费支出却重视不够。仅仅依靠制度的制定，而理想化认为单位已经完成了内部控制的建立，使得内部控制的其他要素，没有起到真正的作用。部分科研事业单位并没有设置内部审计部门，对科研项目经费内部审计缺失，没有发挥内部监督的职责。缺乏内部控制的牵头部门，内部控制的机制没有形成，各个部门仅关注自己的部门事项，没有形成“合力”。2．经费制度不完善科研事业单位科研项目经费来源多元化，因此针对不同的项目经费来源，应该制定不同的经费管理办法。因为不同的项目经费拨款都对应不同的经费管理要求，或者科研事业单位在修订本单位科研管理制度时注明如果国家、省、市有相关经费管理办法的，应按照有关规定执行。不能所有的经费都按照统一的标准进行管理，否则会出现使横向经费“纵向化”，导致在实际执行过程中，与我国颁布的各类科研项目经费管理中的“放、管、服”产生矛盾。3．预算编制不合理科研经费是科研事业单位实施科研活动的重要保障，而科研经费中的预算管理是重要的环节，虽然国家在一定程度上为科研人员进行了松绑，但是对于科研事业单位而言，科研项目的立项必须包含预算支出，即使简化了预算的科目，对预算调整也实施了较为宽松的政策，但是站在整个事业单位的角度考虑，预算必不可少，因此需要对科研项目做一个整体的概算。4．内部监督不到位科研事业单位科研经费一般是项目负责人负责制，在科研事业单位中，很少设置内部审计部门，所以对于内部的审计是缺失的。有些单位虽然设置了内部审计部门，但是在实际执行过程中，因为内部监督的制度并不完善，审计力度较弱，并不能真正发挥审计的作用，导致审计效果不足，而审计只能流于形式。部分单位的审计只针对事后审计，并没有提前介入，导致审计的时效性受到影响。此外还存在部分科研事业单位的科研人员在使用项目经费的时候，财务人员一般就发票、合同等相关附件进行审核，对科研项目的内容并不清楚，对报销的真实性、合理性很难识别。如果经费发生问题，应该由科研人员承担责任，但是由于追责制度不完善，导致无法及时解决问题。5．信息化水平不够高多数科研事业单位在信息化建设方面一般是目前的需求，并没有从科研事业单位的整体业务进行出发，统筹全局进行考虑，因此现有的信息化仅仅能满足部分需求，而无法达到实现科研事业单位整体战略规划的要求。其信息化管理体系不能很好地适应科研事业单位的发展，造成信息的匹配度不高，或者信息的过度分散，无法形成信息的集中化。四、科研经费管理的应对策略（一）健全科研经费管理机构科研事业单位的经费管理主要涉及预算编制、经费支出以及资产管理等相关环节。科研事业单位可以将科研项目经费的统筹管理权利分配给科技管理部门，由科技管理部门的专人负责经费管理工作，根据国家科研项目经费“放、管、服”的文件精神，部分科研事业单位可以探索科研助理的模式，经费有关的工作交由科研助理负责。加强科技管理部门和财务部门的协作，科技管理部门负责项目管理及项目经费的全流程管理，财务部门负责项目经费支出管理。审计部门负责经费的监督管理，确保经费使用的合理性和合规性，有效减少经费使用的不规范。资产管理需要配合科技管理部门及财务部门，做好科研实验仪器和日常设备的管理，确保科研事业单位账实相符。（二）完善科研经费管理制度我国也相继颁发了各种关于科研项目管理或者科研项目经费管理的政策或者文件，规定了各项经费使用的具体操作程序、标准及要求，能够给予科研事业单位具体的经费使用指导，有利于科研事业单位实现科研成果的落地以及提高科研经费的使用效益，更好地保障科研事业单位的科研任务开展和可持续发展。科研事业单位应该根据国家最新的规章制度、事业单位财务规则等有关文件精神，结合单位实际，制定科研项目经费的使用范围和标准，例如差旅费、培训费、劳务费等等。（三）提升科研经费预算编制科研事业单位的科研项目负责人、科研项目管理人员、财务人员应该加强对科研项目经费管理政策的解读，对有关部门发布的项目申报指南应该详细研究，配合项目负责人完成预算编制，确保科研项目预算编制的质量。科研事业单位可以通过落实全面预算政策，按照“全员、全额、全过程”的要求，将管理人员和科研人员参与到预算编制中，并结合科研项目的特点，灵活编制科研项目预算。科研项目研究本身具有较大不确定，受各类因素影响，随着科研项目进展，会适时调整科研经费预算。（四）优化科研经费监督机制科研经费管理应该根据不同的经费来源，实施不同的监督机制。对于财政拨款的科研项目，应该按照国家有关规定及主管部门制定的科研项目经费管理办法实施，应该实行“专款专用”。科研事业单位应该加强对科研经费的监督和管理，不能简单地通过费用报销识别出科研经费中可能存在的问题。如对外拨付委托业务款时，应该根据经费预算及合同有关规定，如果合同有约定按进度拨款，应严格执行，确保经费支出符合有关规定。项目验收时，如果有延伸审计，要事前加强合作单位的沟通和监督，确保资金使用符合有关规定。对于企事业单位合作的科研项目，应该根据合同及科研事业单位的内部横向经费管理制度执行，实行区别于财政拨款的监督机制。完善科研事业单位的追责制度，如发现科研经费使用存在舞弊或者非法套取的情况，应由科研经办人承担责任。（五）加强科研经费信息化建设建立科研项目共享式管理系统，将各项控制要求内嵌在管理系统中，包括预算标准、经费支出标准、会计科目归集、合同管理等。通过系统进行内部控制，减少人工审核，有效提高审核效率，实现科研项目管理的“三化合一”即集中化、规范化、自动化。科研项目管理人员通过集成化的科研管理系统，减少科研项目财务查账的工作量和非必要的工作沟通。建立资源共享的信息化平台，可以将单位的“人、财、物”进行“串联”，打破原先信息分散的状况，科研部门和财务部门都能及时、准确地了解科研项目的全貌。此外科研事业单位可以通过信息化的提升，实现内部控制的有效运行。科研事业单位也可以将各类经费的预算模板和报销模板内置在系统中，科研人员根据不同的科研项目选择不同的经费模板。科研事业单位也可以将制定的费用报销标准、内部报销流程等内嵌在系统中，便于管理人员、科研人员和财务人员清晰明了地知道每项经费支出的要求，提高工作效率。例如将会议费、差旅费、咨询费、培训费等有关科研项目经费的标准都内嵌在系统中，做好事前申请、事中执行及事后反馈的过程。如果发生费用超标准或者预算，则系统弹框出已超标准或者预算字样，更好地实现科研项目的管理。