某新能源（风能）公司：控股有限公司合同管理办法（试行）

Q/XYQ/XY211.002—2015合同管理办法（试行）2015-01-30发布2015-02-05实施华润新能源(信宜)风能有限公司   发布Q/XY211.002—2015范围本办法规定了控股公司及下属公司合同管理工作的开展原则、职责分工、程序及要求。2定义控股公司：指华润新能源控股有限公司。区域公司：指控股公司确定的区域公司；未归入具体区域公司的项目公司，按照本办法规定履行区域公司的职责。合同管理：是指对合同立项、资信调查、合同草拟、合同谈判、合同会审、合同签定、备案审核、合同履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。3管理职责3.1控股公司战略策划部3.1.1制定、修订合同管理办法；3.1.2组织编制、修订、发布范本合同；3.1.3监督、检查合同管理和执行情况；3.1.4协调和组织处理重大经济合同纠纷；3.1.5参加合同会审，参加重大合同谈判，根据公司授权履行合同校签职责。3.2区域公司3.2.1制订区域公司合同管理实施细则；3.2.2在控股公司授权范围内，签订、履行合同，合同执行过程中遇到的问题及时向控股公司战略策划、财务等部门报告；3.2.3明确合同管理部门和人员负责区域公司日常合同管理工作。4合同管理原则合同管理必须遵循合法合规原则、风险控制原则、规范化原则、经济性原则。4.1合法合规原则：开展合同管理必须遵循国家法律、及公司制度的规定。4.2风险控制原则：合同管理制度、流程的制定，及合同管理行为的开展均以有效控制合同风险为目的。4.3规范化原则：合同管理应遵循制度化、程序化、流程化的管理模式，统一合同业。务操作方式，提高合同管理效率及质量，保护公司的合法权益。4.4经济性原则：合同管理应讲究成本效率，在确保风险可控的前提下简化合同管理的流程、提升管理的有效性；另外合同管理行为的开展应以提高公司的经济效益为基础。5合同的草拟5.1合同的草拟应遵循以下原则：5.1.1合规性，各类合同条款必须符合控股公司的合同管理规定；5.1.2完备性，合同条款完备，无遗留或缺陷，权利义务明确；5.1.3准确性，合同条款表述清楚、用词确切、逻辑严密，无词语歧义、前后矛盾，文字标点遗漏等。5.2合同文件一般情况下至少应包括以下内容：5.2.1当事人的名称或者姓名和住所；5.2.2标的；5.2.3数量；5.2.4质量；5.2.5价款或者报酬；5.2.6履行期限、地点和方式；5.2.7违约责任；5.2.8解决争议的方法。5.3合同必须采用控股公司统一发布的范本合同，若控股公司无相应范本合同则参照类似范本合同修改后使用，若公司无类似范本合同则参照相关部门制定的合同文本修改后使用。但有下列情形之一的，经办部门在经控股公司审批后可以不采用范本合同：5.3.1政府部门规定必须使用国家规范文本；5.4.2按照惯例，采用垄断或强势单位制定的格式文本；5.5.3合同范本库中没有该种类合同的范本。5.4在使用范本合同时合同经办单位不得自行更改合同内容，如遇特殊情况需对范本合同内容进行进更改的，在履行合同会审程序时需采用修订方式在范本合同基础上作相应修改，若更改范本合同实质性内容的，需同时对变更原因作出说明。5.5公司所有合同必须以书面方式订立。根据法律规定需经相关部门备案、登记或批准的应及时办理相关备案、登记、批准手续。6合同谈判6.1除按规定可以不采用公司范本合同的情形外，一律应以公司范本合同内容为基础开展合同谈判。其中，通过招标程序选择合作单位的情形下，以招标文件中列明的合同格式作为基础，并结合投标文件及澄清文件内容开展合同谈判。6.2对涉及项目并购、风机设备采购、项目总承包施工等重大或需要跨部门协作的合同谈判，合同谈判经办部门应提前与相关部门、项目沟通，确定谈判底线、思路、策略。6.3开展项目并购、风机设备采购、项目总承包施工等重大合同谈判时应组成谈判小组，谈判小组的成员不少于三人，其中除经办部门主谈人员外，应视情况增加技术、法律、项目等人员。7合同会审7.1合同签订时采用合同会签制度，法律职能参与公司所有合同的会审，具体合同审批流程由控股公司制定并另行颁布，合同经办单位应根据合同审批程序履行合同会签流程。7.2区域公司授权范围内的合同按区域公司内部流程会签完毕后签订，超出授权范围的合同按区域公司内部流程会签完毕后报控股公司审批后签订。7.3发标书前，若标书中所附合同为公司范本，则法律职能不再参与会审，若所附合同非公司范本或对公司范本合同做实质性修改，则应经过法律职能会审；在确定中标单位后签订合同前履行合同会签流程时，法律职能需参与会审。7.4合同经办部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况、主体资格和履约能力，必要时应到合同对方所在地进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料；审查合同对方的经办人的代理权限及其有效期和真实性；审查对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容是否完全一致；审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效；杜绝签订无效合同。7.5上报合同会审时应附签订合同的依据性文件，包括公司签报、批复文件及评标报告（如有），或上报合同会审程序时附带上报签订合同的签报。上报补充协议合同会审时应附原合同。同时，应根据实际情况附签订合同的其他依据性文件。7.6上报签订合同的签报程序或上报合同会审程序时，应在上报文件中说明以下内容：7.6.1签订合同的背景、目的、合同主要条款、存在的特别情况。7.6.2若不采用公司范本合同、则应具体说明原因，若对范本合同或招标书所附合同的实质性内容作更改，则应简要说明更改内容及原因。8合同签订8.1应将合同会审意见落实到签订版合同中，合同经办部门不得在合同通过会审后擅自更改合同内容。8.2应根据公司的授权制度及合同会审意见完成合同校签及大签后，再进行合同盖章。8.3合同校签人应严格按照合同会审意见核对签订版合同的内容，对不符合要求的不予以校签。8.4合同必须由双方法定代表人或其委托人签字并加盖各自合同专用章或公章后生效，部分合同有特殊约定的，从其合同生效条款的约定。8.5签订合同时对方合同主体由非法定代表人进行签字的，需提供法定代表人授权签约的委托书。8.6一般情况下合同必须由合同对方先签字盖章后，再由我方签字盖章。8.7通过招标程序签订合同的，自中标通知书发出之日起十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。9合同履行9.1合同实行先签订后履行原则，合同正式生效前，不得实际履行。9.2在合同执行过程中如发现有遗漏问题，合同执行部门应及时采取补救措施，主动与对方协商，签订补充合同。9.3合同履行中合同双方发生争议或合同因特殊情况中止时，合同经办部门必须及时收集与合同争议、合同中止的相关证据和资料报控股公司法律、财务及相关部门，以便法律职能出具法律意见及财务部门调整合同付款。9.4对于合同非正常终止，合同经办部门应做好终止记录，收集履行过程中与合同有关的文件，做好经济往来的结算，办理解除合同的手续。10合同档案管理10.1合同档案的范围包括签订合同的公司签报文件、批复单、合同会审单、合同原件及附件、合同对方主体资质证明文件、授权委托书、履行中的来往函件等。10.2项目公司的合同档案原件由项目公司自行保管；区域公司、控股公司各部门主办的合同档案原件由各单位自行保管；控股公司对合同档案存档有其他规定的按其规定执行。10.3各单位应指定专人负责合同日常管理工作，包括建立合同台帐、合同档案，收集、记录、整理、存储合同及相关资料。11惩罚或责任11.1合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便收受贿赂，假公济私，不准采取强迫、欺诈、诱惑等不法手段洽谈或签订合同。11.2发生下列情况之一的，对有关责任人员给予经济处罚直至解除劳动合同，触犯法律的，移交司法机关处